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文檔簡介

1、    “5s”管理方法在圖書館中的應用    陳秋萍摘要:介紹了“5s”的涵義,圖書館實施“5s”活動的具體內容、方案、原則以及圖書館實施“5s”活動的誤區。關鍵詞:圖書館;管理;5s;工作環境1.“5s”的涵義5s最早起源于日本,是日本工業成功的管理方法之一,是指對生產現場各生產要素(主要是物的要素)所處狀態不斷進行整理、整頓、清潔、清掃和提高素養的活動。由于整理(seire)、整頓(seiton)、清掃(seiso)、清潔(seiketsu)和素養(shitsuke)這五個詞日本語中羅馬拼音的第一個字母都是“s”,所以簡稱“5s”。2.圖書館實施“

2、5s”管理方法的內容與步驟2.1.整理(seiri):整理是徹底把需要與不需要的人、事、物分開,再將不需要的人、事、物加以處理。整理應包括兩方面的內容:一是工作人員辦公區(如書庫)的整理;二是讀者使用區(如大廳、閱覽室、儲存柜)的整理。把這兩個區的物品區分為必要和不必要,常用和不常用,工作現場留下必要和常用的。通過整理使圖書館閱覽室和工作場所空間得以擴大,寬敞明亮一目了然,從而也減少空間的浪費,節省借閱和整理圖書的時間,節省尋找物品的時間,提高工作效率。2.2.整頓(seiton):整頓是把需要的人、事、物加以定量和定位。把物品和書刊進行科學合理的定位和擺放,定位要根據物品的使用頻率和使用便利

3、性,并設有醒目的標志,以便在最快速的情況下取得所要之物。可以將所需物品及存放位置編成一覽表。在每一排書架上,統一標明藏書的起止分類號及相應圖書類目的名稱,方便讀者查找。也方便圖書館工作人員上架。2.3.清掃(seiso):清掃是把工作場所打掃干凈,對出現異常的設備立刻進行修理(如掃描儀、監測儀等等),使之恢復正常。清掃過程是根據整理、整頓的結果,將不需要的部分清除掉,或者標示出來放在倉庫中,清掃活動的重點必須是按照具體情況決定清掃對象。如徹底清掃館內每個死角杜絕污染源,垃圾廢品及時處理,破損的圖書及時修補,損壞的設施進行維修等。通過清掃,培養館員凡事認真的良好習慣。2.4.清潔(seikets

4、u):清潔是在整理、整頓、清掃之后,認真維護、保持完善和最佳狀態。清潔并不是單純從字面上進行理解,它是對前三項活動的堅持和深入,從而消除各種不安全的根源,創造一個良好的工作環境,使員工能愉快地工作。2.5.素養(shitsuke):在圖書館中,素養是指館員應自覺遵守圖書館的各項規章制度,養成良好的職業道德和工作習慣,增強人人參與管理的意識,培養合作奉獻的精神。樹立為他人著想、為他人服務的理念,養成物品歸位放置的良好習慣,加強個人儀表、儀容整潔,言談舉止文明禮貌,保持良好的心情及精神面貌為讀者服務。3. 圖書館實施“5s”活動的方案3.1 建立“5s”監督機構推行和實施“5s”管理的成功與否,很

5、大程度上依賴于是否有一個強有力推進組織,因此,要推行“5s”就必須有一個組織即監督機構,作為核心力量,來推動“5s”的實施,監督機構由高層領導擔任負責人;并推選具備良好素質的館員擔任監督機構的成員;在各部門設置監督小組,并選出小組長,由負責人帶頭時常對各部門進行巡查,及時發現問題,糾正問題;另外小組還可以吸收讀者加入,聽取讀者的意見和建議,這樣做還可以帶動讀者維護工作環境的整潔和秩序。3.2建立“5s”活動的標準所謂標準, 是指人們為了更好地滿足各方面的共同需求和取得良好的社會效益,在先進的科學技術、管理和實踐經驗的基礎上,對具有多次重復性的事和物,在一定的范圍內所制定的,并經過一定程序批準以

6、特定形式頒發、實施的統一規定。如辦理借、還書手續動作快捷、不拖泥帶水;解答咨詢作風嚴謹;圖書歸架快速準確;圖書編目快速、準確無誤;典藏分配圖書科學、合理等等。要長期堅持“5s”活動的最好方法就是建立“5s”活動的標準,通過“5s”標準化,可以在日常的工作中發現異常問題,及時采取措施加以改善,并運用標準化的方法改善成果、加以鞏固。3.3 建立“5s”活動崗位責任制這是“5s”活動中最重要的一個環節,它將影響到推行活動能否順利進行,要明確制定出每個館員的工作崗位與責任區域,規范館員的工作基準,并且由推行辦公室將其形成文字,發放到各部室和每個館員的手中,作為工作約束與行為規范,經過推行辦公室和監督小

7、組的督察工作,其結果可以張榜公布并與獎金掛鉤。3.4 建立合理的“5s”活動獎懲制度應注意建立合理、公平的獎懲制度,制定評獎機制和懲治方法,與監督機制相結合,加強執行的力度。4. “5s”管理的原則4.1.自我管理的原則良好的工作環境不能指望別人來創造,要自己動手創造一個整齊、清潔、方便、安全的工作環境,自我管理,全員參與。4.2.勤儉節約的原則開展“5s”管理活動,是要從工作環境中清理出無用的物品,有的只是在現場無用,但可用于其它地方,有的雖然是廢物,但應本著廢物利用、變廢為寶的精神,該利用的要千方百計的利用,如破損圖書要進行修補、裝訂再利用,需要報廢的應按報廢手續辦理。廢紙要變賣后作為館內

8、收入,不要當作垃圾一扔了之。4.3.持之以恒的原則“5s”管理開展起來比較容易,可以搞得轟轟烈烈,在短時間內取得明顯的效果。但要持之以恒,不斷優化就不太容易。因為素養的提高不是一朝一夕就能夠做到的。是靠整理、整頓、清掃、清潔長期堅持下去,使我們養成良好的習慣后逐步提高的。4.4.真誠溝通的原則充分利用會議、工作日志等進行有效的溝通,讓員工明白實施“5s”的目的,關注“5s”實施的效果,參與制訂實施“5s”的計劃,人人參與,和諧共處。endprint5. “5s”管理的誤區圖書館開始實施“5s”管理,有人也許認為“5s”無非就整天掃地、整理物品以及將物品進行定位。在這種想法的作用下,認為“5s”

9、管理圖書館為了領導進行參觀、視察的時候打掃一下,給外界留下一個良好的形象而已。主要有以下誤區:5.1. “5s”就是大掃除認為5s活動僅僅是一種大掃除,只是為了改善圖書館形象所開展的活動。實際上,“5s”不僅能夠使整個圖書館保持清潔,更重要的是通過持續不斷的改善活動,使工作環境達到一定的高度,促使員工養成良好的工作習慣,提高員工的素養。“5s”活動與大掃除的根本區別在于:“5s”是持續的活動,大掃除是臨時性活動。二者過程不同,目標也不同,結果更不同。5.2.“5s”活動只是服務部門要推行的流通部門是圖書館的窗口,他的服務質量的好壞直接影響到圖書館的形象。要推行“5s”活動,也許有人認為這只是流

10、通部要進行的活動,與己無關,圖書館領導要讓每一個人都認識到“5s”活動的意義,積極地參與,并使每一件事情都有嚴格的標準和良好的合作氛圍,充分調動員工的積極性來形成強大的推動力與凝聚力。5.3.“5s”活動是形式主義有人認為整理、整頓、清潔和素養等5s活動過于注重形式,缺少實質性的內容,因而對“5s”活動的實施效果始終保持懷疑的態度,一般來說“5s”活動的實施確實需要一些形式,如標準、宣傳等。但是“5s”活動的目的是為了使員工通過不斷的重復,養成良好的工作習慣。因此“5s”活動是形式主義的觀點是錯誤的??傊?,“5s”管理是圖書館管理和改善的基礎和有效工具,只要長期堅持下去,認真嚴格地做好檢查、評比、考核和獎懲等工作,才能從根本上提升館員的品質修養,并且注意帶動和影響讀者,進而提升讀者的道德品質修養,盡力去實現雙方的共同理想。參

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