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文檔簡介

1、    淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理    摘 要:隨著社會的進步與人類文明的發(fā)展,辦公室檔案管理工作在其中起到了越來越重要的作用。文書檔案的收集和歸檔工作作為文書檔案管理工作中的重要組成部分,在文書檔案管理中扮演著重要的作用。所以,在日常生活中,我們一定要密切關(guān)注文書收集和歸檔工作進程,不斷提高檔案管理工作人員的管理觀念,提升工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。只有這樣,才能讓文書檔案管理發(fā)揮最大的價值,滿足日益增長的社會需求。本文根據(jù)目前文書管理工作中存在的主要問題進行研討,淺析當(dāng)代文書管理中存在的問題,并根據(jù)這些問題提出相應(yīng)的解決措施。關(guān)鍵詞:文

2、書檔案管理;信息技術(shù);解決方案1 前言文書檔案是指那些記錄社會歷史變遷,準確反映社會出現(xiàn)的問題和相應(yīng)解決方案的社會成果。辦公室內(nèi)部的文書管理在人們社會的進步中起到至關(guān)重要的作用,在人類文明史上占據(jù)著重要地位。文書檔案管理中的收集與收檔本身是一個極具技術(shù)性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)的項目。最近幾年,伴隨社會的發(fā)展與時代的變遷,文書檔案管理工作在許多行政單位、事業(yè)單位中都產(chǎn)生了越來越深遠的影響,并且得到了眾多單位的認可。可是只有實現(xiàn)文書檔案的完整性和真實性,不斷提升文書檔案管理質(zhì)量,才能充分發(fā)揮文書檔案的價值,充分利用文書檔案資源,實現(xiàn)社會的更好、更快、更強的發(fā)展。2 增加管理者文書檔案管理的意識文書檔案管理的

3、收集與歸檔工作是各個機構(gòu)單位的關(guān)鍵部分,也是各個單位提高工作效率與工作質(zhì)量的前提條件。除此之外,文書檔案能夠?qū)γ恳粋€單位的發(fā)展進程和前進歷程進行詳細客觀的記載,從而為單位以后的發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。同時,文書檔案的種類十分多,只有將他們進行準確詳細的劃分,歸類并整理,在保障每一份文書檔案的正確性的同時,好要確保文書檔案的時效性,幫助管理者進行管理決策,從而調(diào)整單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標。在這個方面,辦公室文書檔案管理工作應(yīng)該被單位的管理者視為探究的重點工作內(nèi)容,在得到管理者重視的同時,加大投資力度,改進文書檔案管理工作模式,從而提高文書檔案管理工作的效率。3 文書檔案管理工作現(xiàn)有的缺陷3.1 歸

4、檔文件的內(nèi)容不全面在辦公室工作時,經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中,存在歸檔文件不健全的狀況,具體沒有概括進去的材料有檔案人員沒有顧及到的文件材料。這種文件材料的內(nèi)容十分多樣,涉及的方向也繁雜,來源途徑更加豐富,具有十分重要的參考價值。文件材料如果被遺留在別的地方或者是遇到意外情況就難以被重新采集,就會干擾到檔案管理人員的歸檔工作效率再加上由于很多文書檔案管理人員大多都是單位的實習(xí)或兼職人員,沒有足夠的時間和精力來調(diào)整與保存整理文書資料,或者由于其他原因而沒有方法實現(xiàn)文書檔案工作的管理。這些狀況都會造成文書檔案文件材料難以被及時的收集與整理。3.2 檔案管理工作人員的工作強度不夠目前,由于很多檔案管理

5、人員對文件收集與整理具有充足的意識,所以在收集文件時注意力不集中,最終導(dǎo)致很多文件丟失,缺乏其真實性。詳細的原因有:1.很多單位內(nèi)部的檔案管理程序不規(guī)范,很多重要資料都被隨意放置在辦公室的各個角落。2.不同單位的歸檔形式難以統(tǒng)一,由于需要進行歸檔整理的檔案數(shù)量較多,但是很多企業(yè)對于檔案管理的歸檔工作沒有十分的重視意識。3.很多檔案都存在不完整性,很多資料都出現(xiàn)斷章、沒有公款等現(xiàn)象,當(dāng)遇到需要使用的情況時,必須找到相關(guān)部門進行補章,或者將不完善的材料變得完善,再交給補救部門進行填補。4.文件材料的可靠性很多單位或者行政部門為了對付上層領(lǐng)導(dǎo)的核查,會針對過去幾年的數(shù)據(jù)進行模擬計算,導(dǎo)致很多文書資料

6、的可靠性和有用性比較低,讓檔案管理的價值難以發(fā)揮到最大。3.3 檔案管理工作人員尚未形成強烈的責(zé)任意識在文書檔案管理程序里,因為檔案管理部門的責(zé)任觀念比較淡薄,僅僅重視重要文件的處理,很難在沒有序號的資料上花費精力,直接導(dǎo)致歸檔工作效率,讓很多材料難以保存的全面,使得很多文件的真實性不高,難以區(qū)分檔案管理原件的效果,讓這些原件的可靠性降低,法律的有效性不高,所以,根據(jù)這些問題,我們應(yīng)該提出相應(yīng)的解決措施,進行檔案歸類與收集工作有效性的提高,從而讓檔案管理工作可以順利進展。4 提高檔案管理辦公室文書檔案管理的收集與歸檔效率4.1 加強文化蘇檔案管理人員的培訓(xùn)工作身為一個合格的檔案管理工作人員,必

7、須有豐富的檔案管理經(jīng)驗和高效的檔案管理工作技能,在利用工作的時間提高自己技能的同時,還可以參與省級檔案管理的相關(guān)培訓(xùn),從而提高自己的檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)水平。針對檔案管理收集過程中存在的問題,檔案管理工作相關(guān)人員要向上級部門及時反饋,并且提出修改意見,保障檔案管理工作的順利進行。對于不熟識的人,應(yīng)該進行專業(yè)技術(shù)指導(dǎo),降低相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)之后,讓檔案管理工作可以按照科學(xué)的流程進行下去,從而確保管理效率。4.2 健全文書檔案管理和歸檔工作第一,檔案管理工作人員應(yīng)該知道文書檔案管理的詳細時間、歸檔規(guī)模、保管時間等工作的具體流程,然后再結(jié)合每個部門不同的狀況,按照相關(guān)制度,明確各個部門的責(zé)任

8、,確定不同類型檔案的管理程序。另外,檔案管理部門應(yīng)該對檔案采取集中保管的形式,不可以擅自留下使用,同時根據(jù)不同時期時代的變化更新檔案管理的秩序,來滿足不同時期檔案管理的社會需求。4.3 重視臨時檔案的收集與歸檔任何單位都存在人員調(diào)動和人員離職情況,通常會有少量的重要文件遺落在這群人手中,讓這些文件難以及時歸檔。所以,在進行檔案收集過程中,要專門安排工作人員管理收集上一年度的文書檔案,強調(diào)臨時檔案收集的重要性。例如,在討論大會結(jié)束后,要及時通知檔案管理部門收集整理會議記錄,通報會議事件。當(dāng)產(chǎn)生人員調(diào)離時,應(yīng)該讓這些人及時交出手中的文件,并且負責(zé)人要認真查閱這些文件的真實性和全面性,使其價值實現(xiàn)最大化。4.4 及時更新文書資料的收集與歸檔方式文書檔案管理工作在社會的發(fā)展中有著重要的作用,文書檔案管理人員應(yīng)該實時關(guān)注社會動態(tài),及時更新文書檔案的管理形式,加強信息化建設(shè),構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng),提高文書檔案管理效率,全面掌握檔案材料的內(nèi)容、時間及保管期限,在實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理的同時,能夠及時交出符合使用者需求的檔案,滿足社會對文書檔案逐年提升的要求。參考文獻1文書檔案管理對文書整理歸檔現(xiàn)實意義的若干思考j.張廣玲.黑龍江史志.2015(11).2談電子文件的歸檔在我院檔案管理中的影響及應(yīng)用研究j.李秀云,李莉,段慧.大家健康(學(xué)術(shù)版).2014(12).3機關(guān)文件管理

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