1、檔案管理制度及管理表格公司檔案管理制度修訂記錄名目第一章總那么 . - 3 一、目的 . - 3 二、釋義 . - 3 三、管理原那么 . - 3 四、適用圍 . - 3 五、管理職責 . - 3 其次章工作程序 . - 4 一、檔案資料的搜集 . - 4 二、檔案資料的標識： . - 5 三、資料歸檔制度： . . - 6 四、檔案保管 . - 6 五、檔案借閱 . - 7 六、檔案銷毀 . . - 7 七、檔案保管規定 . - 8 八、保存期限： . . - 8 第三章獎懲 . - 8 第四章附那么 . - 9 檔案管理制度第一章總那么一、目的加強檔案管理，便于查找利用，做好搜集、立卷、保

2、管、借閱、統計、銷毀等工作，確保公司檔案的完好性、精確性和系統性。供應符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據；更好地為各項工作效勞，特制定本制度。二、釋義一檔案是指公司過去和如今的各部門及員工從事生產、經營、管理等活動中，所形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、聲像、照片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。二檔案管理：就是指檔案的搜集、整理、鑒定、保管、統計、供應利用等活動。三、管理原那么一集中統一管理原那么。二維護檔案完好與平安原那么。三利用原那么。四、適用圍本制度適用于公司全部部門的檔案管理。五、管理職責一行政部為公司檔案的歸口管理部門，負責：1. 建立與完善檔

3、案管理制度、工作標準與流程；指導、監視和檢查執行狀況；2. 公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責催促指導部門檔案管理。3. 公司檔案的搜集、保管、利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的平安；指導公司的檔案管理工作。4. 制定檔案工作方案并組織施行；5. 搜集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料6. 指導各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；7. 進步檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；8. 組織學習和培訓檔案管理方法、用法學問。二各職能部門須建立檔案，負責：1. 制定檔案工作方案并組織施行；2. 按規定向行政部移交合同或文件資料等檔案。3.

4、 協作行政部進展檔案管理的監視、指導工作4. 負責本部門文件資料或合同復印件的日常搜集、標識、貯存、保管、利用、歸檔5. 遵守公司制定的管理制度、工作標準與流程6. 負責在工作變動時，做好或幫助移交工作，并準時通知行政部；7. 財務管理部負責按財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料、執照及資質年檢資料原件、公司各種證書、合同的原件；8. 各部門主管人員批準對自己部門資料或合同復印件的處置。三檔案管理人員1.行政部負責人為公司檔案管理責任人，負責規劃管理本單位檔案建立工作和檔案管理的綜合管理工作。2.各部門需指定一名員工為本部門的檔案管理員，負責本部門文件資料或合同復印件的日常搜集、標識、貯存、保

5、管、利用、歸檔的工作其次章工作程序一、檔案資料的搜集一各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進展搜集，并編制部門文件合同管理記錄名目。二各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進展整理，并編制移交清冊每月度向行政部移交。- 5 -1公司召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及要求執行的文件；主要搜集部門：行政部 2公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。主要搜集部門：行政部 3公司制訂的方案、統計、預算、決算及工作總結；主要搜集部門：行政部 4公司各職能部門在工作中形成的工作方案、總結、報告；主要搜集部門：行政部5. 公司的統計報表、統計分析材料包括計算機電子盤

6、片等、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；主要搜集部門：財務部6公司部組織機構在工作中形成的重要文件材料和公階段性文件；主要搜集部門：行政部 7公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；主要搜集部門：行政部8公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽嘉獎證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；主要搜集部門：行政部9. 公司制定的章程、制度等文件材料；主要搜集部門：行政部10公司員工任免包括備案、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、辭退職等工作及干部獎懲等文件材料；主

7、要搜集部門：行政部11公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；主要搜集部門：財務部、行政部 12公司營業執照、稅務登記證等重要文件主要搜集部門：財務部 13各工程完成后的最終紙質版本、電子版主要搜集部門：行政部 14. 員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、訓練等文件二、檔案資料的標識：1. 公司代碼部門年號數字流水號以行政為例：zy行2010001、 zy行20100011 如一份文件包含多少小項，在數字流水號后添加號2. 行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規章見公司檔案管理規定。3. 文件立卷應依據其互相聯絡、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完好，能反映公司的主要

8、狀況，以便于保管和利用。4. 文件承辦人員應準時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，搜集齊全，加以整理后歸檔。5. 檔案文件材料應區分不憐憫況進展排列，密不行分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的親密聯絡并進展系統的排列。三、資料歸檔制度：1本公司資料面廣量大，工程局部散，為了保證資料的質量和有利于查閱，故實行統一領導，分級管理。公司資料管理統一搜集，分類歸檔。公司各部門必需指定專人負責，各部門及個人原那么上不保存任資料，如的確需要備用的可保存復印件，各部門把指派人員上報行政部，以后人員如有

9、更換請準時通知。2各有關部門領導要重視文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一工程工作告一段落之后，應歸檔的資料必需歸檔。3歸檔的文件材料，要做到齊全、完好、精確。文字材料必需字跡清楚，不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，否那么資料管理人員不予接收。4資料歸檔的時間：各部門指派專人負責平常的資料保管和整理，每月向公司行政部進展歸檔操作，進展歸檔整理。5文件材料歸檔時，應由歸檔部門編制資料移交清單，一式二份，雙在歸檔單上簽章。 6. 電子類或其他需要保管的電子文件，應當準時存放于行政部指定電腦硬盤進展編號保存。 7. 文件、合同資料要登記具體信息，并編制文件合同管理記錄名目，以便檢索利用。 8.

10、 文件資料、合同要科學排列，按編號挨次存放于文件盒，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。9. 以上檔案搜集整理無誤后，管理員填寫檔案存檔記錄由本部門保存，作為本部門檔案管理臺帳。四、檔案保管1檔案必需入框上架，科學排列，便于查找，避開暴露或捆扎堆放。 2照片要專柜密封3庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發覺破損變質準時修補或復制4. 歸檔的文件資料必需完好、真實、精確，請示和批復、印本和底稿、正本和副本必需立在一起。5. 歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須精確；分類清晰、歸類精確、組卷合理、編目清楚；案卷排列法必需全都，并保持案卷之間的聯絡。6. 外單位的檔案原件由本單位自行保管，交行政部檔

11、案室電子掃描件及臺帳備案。7. 每年形成的會計檔案，應當由財務部門根據歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。8. 工程文件：連同配套照片等，在工作完畢后1個月歸檔。9. 其他未特殊說明的文件材料，應隨時歸檔。10. 各種實物檔案獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾等歸檔必需有原件，并保持其完好無損。11. 歸檔時交接雙依據移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認。移交清單一式二份，雙簽字后各執一份。五、檔案借閱1. 檔案要履行借閱手續，公司部人員借用資料，都必需填寫調卷單，注明借用時間、文件名稱、文號、份數、歸還時間，并經借用人簽字確認。2. 外借一般只借復印件，需借原

12、件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必需當面點交清晰，如發覺遺失或損壞，應馬上報告挺直上級；3. 檔案用完后，應準時送還，由檔案管理人員當面查點清晰，并在借閱登記簿上準時注銷。如超過借閱時間，資料管理員必需準時予以追討，填寫閱檔催還單，并于資料歸還時認真檢查資料是否完好，假設發生喪失、泄密或其他損壞行為由借用者擔當責任，視情節輕重予4. 必需愛惜檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；5. 檔案要留意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。6. 時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明狀況，辦理續借手續

13、。7. 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必需經公司領導批準，否那么一律不準借閱、抄錄、復印。六、檔案銷毀1. 對保管期滿，確無保管、利用價值的檔案，須由行政部織鑒定小組確認是否需要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領導、存檔部門領導。2. 銷毀任務時，必需由行政部監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀清冊上簽字。最終，把銷毀清冊和部門經理、副總經理和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。3. 確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。4. 部門或個人非經允無權隨便銷毀公司資料；保存期滿的資料，經有關部門審核，報總經理批準

14、賜予銷毀，由審核人及經辦人簽字確認以備后查。七、檔案保管規定1. 檔案均須按制度向行政部門移交，集中保管。任部門和個人不得私自留存檔案。2. 具有永久保管價值的檔案原件須進展掃描備份，重要檔案須異地備份保存。3. 電子檔案應定期進展抽樣檢查，發觀問題應準時實行進展修復。4. 檔案工作人員要守機密，檔案存放要專人保管，無關人員不準接觸。5. 不得傳播、議論有關機密問題。6. 檔案資料不準帶到公共場所。八、保存期限：1永久保存：公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經營方案、經營總結；年度財務報表；不動產全部權狀及其他債權憑證；人力資源資料；大型活動圖片；其他核定須永久保存的文書。2十五年保存：會計憑

15、證；其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務資料的保存期限按相關規定執行)3五年保存：期滿或解除的合同協議；結束后的工程一般案、資料；其他經核定須保存五年的文書。4一年保存：部門工作方案及工作總結；結束后的部門懇求報告；結束后無長期保存必要文書。 5全部文件期滿銷毀后必需保存電子檔文件。第三章獎懲一. 行政部門對各部門檔案管理狀況進展不定期檢查與評估。二. 公司資料屬于公司財產，任人不得據為己有和外泄。有以下行為之一，據情節輕重，賜予扣薪處理，構成犯罪的依法追究：一毀壞、喪失或擅自銷毀公司資料；二擅自向外界供應、摘抄公司資料；三涂改、偽造資料；四未準時上報歸檔或資料管理不善者。三. 對有以下行為的單位或個人，據情節輕重賜予懲罰：一檔案管理不符合要求，管理混亂；二不按規定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；三涂改、偽造、損毀、喪失、有意隱藏檔案；四明知所保存的檔案面臨危急而不實行措