1、文件編號:WI-4.5-02單證系統錄入操作應用規范深圳市金運達國際物流有限公司作業指導書單證錄入操作應用規范發放編號（受控文件印早）本版修改記錄修改狀態日期修改原因及內容摘要修改人審核人批準人擬制：審核：批準：日期：日期：日期：1.0目的規范單證系統錄入的操作步聚，提高工作效率，減少差錯率。2.0適用范圍本程序適用于公司倉儲部單證錄入操作。3.0職責錄入員必須熟練的掌握單證系統錄入操作步聚，準確、快捷完成系統錄入單證工 作，調度員、跟單員配合操作。4.0系統應用程序及工作程序4.1系統設置4.1.1系統設置包括：修改密碼、公司信息、銀行帳號、用戶資料、角色權限、操 作日志、系統參數設置。4.

2、1.2進入系統后，可以通過這里的修改密碼功能，重新設置登錄系統的密碼。（除 了可以修改個人使用密碼外，其余的參數都由專人來設置）。4. 2訂倉單4.2.1用于查詢客戶通過EC平臺下達的訂倉單（委托任務單）。（目前尚未使用）4.3入庫單：窗口受理打單4.3.1正式受理客戶進倉委托，如果客戶已通過EC下了訂倉單，則可以直接根據訂 倉單調入客戶委托的所有信息，目前都是手工錄入。4.3.2進入入庫單界面：點擊“新建”按鈕，窗口錄入員接到客戶的入倉委托，審核報關資料無誤后，在主界面及基本信息頁面中錄入：訂倉編號（訂倉編號回 車后會有3種相關聯的提示：1、錄入訂倉編號后系統會自動檢測是否存在客 戶直接通過

3、EC平臺下達該訂倉編號的訂倉單，并帶出來，如果不存在則無顯 示；2、自動判斷此訂倉編號是否在報關委托中使用過，如果不存在，系統則 提示“此訂倉編號無報關資料”，如果存在，系統無提示；3、自動判斷該訂倉編號是否已經使用過，如果使用過，系統則提示：“該訂倉編號已經有入 庫單號使用過，是否繼續？否則無提示”，如果系統提示：“該訂倉編號已經 有入庫單號使用過，是否繼續？”，則需通知跟單員與客戶書面確認，跟單 員依照貨物進倉異常情況處理方法確認，確認回復后將書面確認單據與訂倉單裝訂后方可錄入系統）、預計入庫時間、入庫類型（清關入庫、轉關 入庫、保稅入庫、普通入庫）、包裝類型、客供體積、包裝數量、總箱數、

4、 貨物類型（監管貨、保稅貨、普通貨）、客戶名稱、廠家名稱、車型、車牌 號碼、備注（錄入內容：無資料、拼車貨或封條號）、金額、幣種”， 錄入完畢點擊“保存”按鈕保存信息，系統自動生成入庫單號（入庫單號的生成 規律：I+客戶代碼+年+月+四位流水號）；入庫單支持復制新增功能，一車多 票貨的，可點擊復制按鈕，即可復制并新增需要復制基本信息（可復制新增 的字段是：入庫類型、預計入庫時間、客供包裝類型、貨物類型、客戶名稱、 廠家名稱、倉庫代碼、車牌號碼、裝卸方式、倉管員、工班、幣鐘）。（復核項目：客戶名稱、訂倉編號、入庫類型、貨物類型、金額、幣種。）4.3.3在貨物明細頁面中錄入：貨物品名、毛重、凈重。

5、（復核項目：毛重）4.3.4輸出打印、現場收費：轉關入庫、保稅入庫打印一份進倉表（卸貨用）；清關入庫有報關資料打印二份進倉表（一份報關用，一份卸貨用）；清關入庫無報關 資料打印三份進倉表（二份報關用，一份卸貨用）；打印完畢，判斷是否需要現 場交費。a. 清關入庫需現場交費的進倉表一份與訂倉單二份裝訂、報關資料一套（有報關資料）交送貨人到9號窗口交費，送貨人交費完畢，將資料交報關窗口報 關；無費用的進倉表一份與訂倉單二份裝訂、報關資料一套（有報關資料） 交送貨人直接交到報關窗口報關， 見報關部接單跟單員工作規范；之后， 送貨人將卸貨用的進倉表與訂倉二份交調度派工，見調度崗位操作規范。b. 轉關入

6、庫需現場交費的進倉表與訂倉單二份裝訂、司機本、報關資料一套交送貨人到9號窗口交費，送貨人交費完畢，將資料交回調度窗口；無費用的 進倉表與訂倉單二份裝訂、司機本、報關資料一套交送貨人交調度窗口，轉調度崗位操作規范。4.4補錄4.4.1補錄貨物入倉信息：a. 倉管員將作業完畢的進倉表、訂倉單送交單證組進行補錄，錄入員在入庫單“基本信息”頁面補錄：倉庫代碼、倉管員、工班、特別提示（裝柜要求、裝柜提示：貨物超大、超長、超高、超重、易碎、兩種以上包裝等相關提示）b. 在貨物明細處補錄：P/0 NO.、ITEM NO.（前二項只適用CAFFCO金喜利、瑞 橋等客戶）、嘜頭、附加說明體積已復核、特殊包裝類型

7、、托盤包裝材質、裝 柜要求、裝柜提示：（貨物超大、超長、超高、超重、易碎、兩種以上包裝等 相關提示）、明細包裝類型、明細包裝數量、貨物三碼（長、寬、高）、明細 箱數、異常情況（按托測量的每托的三碼等），貨物明細支持復制新增功能，一個入庫單號對應多條貨物明細的，可點擊復制按鈕，即可復制并新增需要復制基本信息（可復制新增的字段是：P/0 NO.、貨物品名），（復核項目：貨物 三碼合計欄：包裝類型、包裝數量、體積、總箱數、總件數。、c. 在碼放處補錄：庫位、墊板數、體積，并核對。d. 體積補錄完畢，必需與客供體積進行比較，超出正常誤差范圍的將進倉表交跟單員復量，沒問題的交理單員處一起整理、裝訂、歸檔

8、保管，轉單據整理操作規范。4.4.2貨物進倉信息反饋：a. 及時跟蹤貨物進倉信息及體積補錄完成 情況，并作記錄，此項工作由單證組 指定人員完成。b. 貨物進倉，窗口辦理打單至完成貨物信息補錄，時間不得超過3個小時,貨物 異常或超過3個小時未補錄體積的貨物必須記錄原因，并匯報給主管。貨物 進倉體積3小時內未補錄情況跟蹤記錄表 QR-4.5-074.4.3補錄貨物金額、毛重、凈重：a. 貨物進倉時是無資料的，資料后補之后，報關部接單跟單員提供寫有金額、 毛 重、凈重的進倉表給單證組。b. 單證錄入員依據報關員提供進倉表在 WM系統將金額、毛重、凈重補錄到入庫 單里，補錄完畢存放指定位置，一個月后作

9、廢處理。4.4.4補錄報關信息：a.接報關部對單報關員操作規范，報關部將“監管貨物入倉清單”（綠聯、交 倉儲部單證組，錄入員根據“監管貨物入倉清單”（綠聯、備注欄報關員填寫 的入庫單號或訂倉編號核對報關品名、項號、數量確認為該票貨后，檢索出對 應的入庫單，在貨物明細報關信息欄補錄：報關倉單號、倉單項號、每項報關 數量、每項報關個數。b. 無毛重、凈重、金額需補錄進去并核對。c. 報關倉單號補錄完畢，寫上該票貨所在的庫位 ，按庫位分A倉、B倉、C倉整 理好后交接給現場倉管員，倉管員將“監管貨物入倉清單”（綠聯）粘貼到對 應貨物上，轉庫內貨物管理規定。d. 注意事項：合報單要準確分項，有報個數、雙

10、數的需在“報關個數”欄注明具 體個數、雙數等。（復核項目：報關單號、項號、報關數量、報關個數）4.5未確認入庫表：確認入庫4.5.1錄入員對當天所有報好關的貨物進行確認入庫。4.5.2點擊進入“未確認入庫表”，依照“監管貨物入庫清單”（黃聯），錄入報 關倉單號，檢索出對應的貨物，雙擊進入“確認進倉表”核對各項數據，無 誤后確認，成功入庫。4.5.2核對事項：檢索出對應的貨物后，核對入庫單號、訂倉編號、貨物品名、車 牌、數量，確認是否與該票貨相符，并核對客戶代碼、貨物類型、入庫類型 是否正確，然后雙擊入庫單號進入到“確認進倉表”，核對包裝數量、箱數、 客供體積、體積、毛重、凈重、幣種、金額、附加

11、說明，再核對報關倉單號、 項號、每項報關數量、每項報關個數、合計數量是否相符。無誤后點擊確認 按鈕確認入庫。4.5.3 “監管貨物入倉清單”（黃聯）有未報齊或合報單未知分貨方法無法確認入庫 的，黃聯交單證組長處理；已確認入庫的黃聯交理單員整理、裝訂、歸檔保 管，轉單據整理操作規范。4.6數據修改4.6.1貨物進倉后，客戶根據自己的情況需要更改某票貨物的數據，或單證組錄入 員人為出錯時，必須及時更正數據，并反饋給 單證組長或跟單員，單證組長 或跟單員再根據當時修改的情況反饋給客戶。4.6.2若需更改數據的貨物已確認入庫,需填寫倉儲WM數據修改申請表，經部 門主管、經理、結算組人員簽字批示后交IT

12、部更改數據庫。4.7移庫單：轉倉4.7.1移庫（轉倉）：是處理根據不同要求或特定原因而進行倉庫間及貨位間貨物的移動。4.7.2進入移庫單界面：點擊“新建”按鈕，根據倉管員送回的單據在移庫單頁面 中錄入：客戶名稱、入庫單號（自動帶出訂倉編號）、倉管員、工班、裝卸 方式、選擇新倉庫代碼，再保存，揀貨（分為全部分揀：整票貨移庫，部 分分揀：一票貨沒有完全移庫只移動一部分），揀貨完畢后可在貨物明細處 查看，并碼放新倉位，完畢點擊“保存”按鈕保存信息，系統自動生成移庫 單號（移庫單號的生成規律：T+客戶代碼+年+月+四位流水號）；（復核項 目:客戶名稱、入庫單號）4.7.3點擊“確定移庫”，更新移庫貨物

13、明細的庫存庫位信息，同時更新移庫單狀態為“已移庫”，記錄移庫時間，并刷新原庫位和新庫位的已用墊板數。4.7.4轉倉單存放指定位置，一個月后作廢處理。4.8庫存調整4.8.1庫存調整：針對部分單據貨物信息實際情況進行庫存調整。4.8.2進入庫存調整單：在“庫存調整單”卡片中錄入：倉管員、工班、調整日期、調整原因、檢索出需調整的單據，點擊“保存”按鈕保存信息，系統自動生成調整單號（調整單號的生成規律：年+月+日+四位流水號），然后點擊新庫 位信息，再按新增按鈕后，彈出新庫位信息窗口，在新庫位信息窗口 修改對應的品名，包裝類型、包裝數量、體積、庫位等。修改完畢點擊“保存”按鈕保存信息，關閉新庫位信息

14、窗口。（復核項目：需調整的數據）4.8.3調整完成點擊“審核”，同時更新庫存。4.9預配單4.9.1用于查詢客戶通過EC平臺下達的出庫指令（預配單）。（目前尚未使用）4.10出倉單：做出庫預配單4.10.1正式受理客戶出倉委托，如果客戶已通過EC下了出庫預配單，則可以直接根據出倉預配單調入客戶委托的所有信息，目前都是手工錄入。4.10.2接跟單員審核過的出倉工作單，做出庫預配單。4.10.3進入出庫單界面：點擊“新建”按鈕，依照出庫工作單在 出庫單主界面中錄 入：貨物類型、預計出庫時間、客配單號、目的港、備注（HK加貨、早關、公證、未到、未報、體積大、順序入柜等特殊裝柜要求、提示），在基本信息

15、 頁界錄入：客戶名稱（主拼貨代名稱）、箱型、箱號、提單號等，客戶如果沒 有提供暫不錄入，錄入完畢點擊“保存”按鈕保存信息，系統自動生成出庫 單號（出庫單號的生成規律：0+客戶代碼+年+月+四位流水號）。（復核項目: 客戶名稱（主拼公司）、提單號、特殊裝柜要求、提示）4.10.4揀貨，在出庫單主界面點擊“揀貨”按鈕，彈出“揀貨”窗口，再點擊“新建”按鈕，彈出“選擇庫存物料”窗口，依照出庫工作單開始揀貨，先揀“庫 存數量”，然后揀“報關數量”：a. 揀“庫存數量”，直接在庫存數量列表中找出出倉工作單上需要出庫的入庫單號或訂倉編號，在“選擇框”內打“V” ，也可以依據出倉工作單上提供的客 戶名稱或入

16、庫單號或訂倉編號檢索出該次要出的單票或多票貨物，在“選擇框”內打“V”或點擊全部選中，一票貨需分批出庫的手工調整此次揀貨的包裝數、 件數、體積、墊板數。b. 揀“報關數量”，點擊“報關數量”按鈕，在庫存數量列表中選取了對應的入 庫單號或訂倉編號后，報關數量列表會自動帶出此入庫單號或訂倉編號相對應 的報關數量，在對應的“選擇框”內打“V”或點擊全部選中，分批出庫的手 工調整此次揀貨的報關出庫數量、報關個數，點擊“確認”按鈕，關閉揀貨窗 口。c. 揀貨完畢，在出庫單“貨物明細”處查看扣減庫存信息，在出庫單“海關庫存 扣減信息”處查看扣減海關庫存信息，在出庫單“基本信息”頁面里查看總墊 板數。d.

17、異常情況的處理：當輸入“訂倉編號”或“入庫單號”無法檢索出相應的記 錄時，分析是否是以下幾種原因之一： 貨物已報關但還未確認入庫；貨物未報 關或貨物未到（即到即出）；出倉工作上客戶提供的入庫單號、訂倉編號錯誤； 該入庫單已揀貨。如果是未確認入庫的，在“入庫委托跟蹤二”里面查詢報關 狀態，如果報關狀態顯示已報關或海關已放行，需找出對應監管貨物入倉清單（黃聯），進行確認入庫，如果報關狀態顯示未報關或貨物未到倉的，則在公 司輔助系統里導出該出庫單號手工補錄該票貨，如果是后二種情況需讓跟單員 跟客戶確認，轉貨物出倉跟單員操作規范。4.10.5 WMS系統輸出打印：點擊“輸出輸出模板預覽”，初步核對，

18、無誤后打印一份。4.10.6輔助系統輸出打印：登錄公司輔助系統，點擊“報表中心” 一“出庫預配單”， 錄入“出庫單號“回車點擊“預覽”，在輔助系統預覽，初步核對，無誤后 打印一份。4.10.7輔助系統導出、手工補錄、打印：錄入“出庫單號”，點擊“導出”，出庫 預配單數據導出到EXCEL表格，對未報、未到的貨物進行手工補錄，未報的 貨物在WMSS統拷貝數據粘貼到相對應的表格欄位里，未到的依照客戶提供 的數據錄入到相對應的表格欄位里，數據補錄完畢，加總出庫件數、報關件 數、總體積、總重量、總墊板數。初步核對無誤后打印一份。4.10.8核對出庫預配單：錄入員依據出倉工作單核對打印出來的出庫預配單，基

19、本 信息核對項：客戶名稱、船務提單號、箱型、箱號、裝柜特殊要求、提示等， 明細核對項：核對每一票貨的入庫單號、訂倉編號、包裝類型、包裝數量、 報關數量、體積、重量。加總：出庫件數、報關件數、總體積、總重量、總 墊板數，如果一票貨在該出庫預配單上未全數出庫的 （分批出庫的）需要提出 質疑,交跟單員向客戶確認，核對完畢簽名，將出倉工作單及出庫預配單交跟 單員復核，轉貨物出倉跟單員操作規范。4.11補錄出倉信息4.11.1接貨物出倉管理規范，倉管員將已裝柜完畢的出庫預配單交單證組，錄 入員補錄出倉信息：將基本信息項補錄完整（倉封號、相片號、柜號、船封號、 提單號、車牌號、發貨倉管員、監裝倉管員、工班等），出庫預配單貨物明細 中未在WM系統里揀貨的，需補揀進去，并預覽核對。4.11.2副拼公司向主拼公司結算的注意修改結算單位：具體操作如下：點擊“貨物 明細”按鈕，雙擊需修改的結算單位的那條記錄，彈出“出庫貨物明細”窗口， 在“結算單位”處將副拼客戶代碼修改成主