1、.文控中心管理制度第一章 總則一、目的為規(guī)范公司技術文件和質量文件的資料管理，加強產品資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本管理制度。二、資料范圍文控中心的資料范圍確定為：a) 公司的質量手冊（質量管理體系）b) 公司的程序文件； c) 產品圖樣（包括內部設計的產品圖和從客戶發(fā)來的產品圖）和設計文件及產品在過程開發(fā)各階段所形成的相應的技術文件；d) 外來產品圖樣和設計文件；e）產品工藝文件（過程流程圖、FMEA（產品或過程）、控制計劃、作業(yè)指導書、零件入口檢測單、產品更改通知單等）；f) 產品生產過程中的各類質量記錄

2、（生產過程報告、檢驗報告等）g) 公司制定和購買的各類標準；三、義務公司內部各部門和個人應當遵守本管理制度，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。第二章 管理體制及其機構職責四、實行集中與分散管理相結合的體制由文控中心負責文件的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。文控中心配備文控專員分管，由質量管理部部長直接領導。文控專員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。五、職責文控中心既是公司產品及質量文件永久保存和保護的機構，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責： 1負責規(guī)劃、收集、整理公司的技術、質量文件，并對

3、各部門的技術、質量文件進行監(jiān)督、指導和檢查。 2制訂和組織實施公司關于質量、技術文件和資料工作的規(guī)章制度。 3負責公司技術、質量文件及有關資料和標準的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。 4嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料查閱、下發(fā)活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。 6做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件資料的管理工作六、文件資料的收集1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。 2對遺缺

4、不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3及時催促辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。 七、文件資料的歸檔、立卷與管理1區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2分類：依據供應商和產品的項目代號將資料分類。分類除按大類外，同時按是否保密、保密程度來分。2.1 大類分為：質量文件：A質量手冊；B程序文件；C質量記錄技術文件:D產品資料；E工藝資料；標準類文件：F公司標準；G國家標準；H企業(yè)標準2.2保密用Y表示，非密級則用N表示。2.3密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。4.資料排列：資料按技術文件和質量文件依次放在一起，有左右件區(qū)

5、分的左件在前，右件在后。并編制資料目錄。5.對所有公司質量文件和技術文件系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），并按一定次序排列和存放。6.每年年末對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的資料進行修補和復制。7.對文件資料的收進和移出、數量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。技術部產品工程師及質管部檢驗員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員；文控專員將報送的資料原件保存，并建立臺賬。8.公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規(guī)定進行鑒定銷毀。9. 公司應采取嚴密管理

6、措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管1防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全； 2公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料； 3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。九、文件資料借閱、利用工作1.資料一般僅供在文控中心保存，公司工作人員如需借閱時，須登記后方能調閱。 2.公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統(tǒng)負責人批準；跨系統(tǒng)的由

7、總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。3.借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。 4.借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時報告主管領導。 6.外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。 7.公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3）根據各部門需要下發(fā)資料復印件。第四章文件資

8、料的發(fā)放1.產品圖樣（包括內部設計的產品圖和從客戶發(fā)來的產品圖）和設計文件，由文控中心文控員按以下要求統(tǒng)一發(fā)放。1.1產品圖樣和設計文件的發(fā)放范圍規(guī)定如下：公司內部一套，加蓋原件受控章后放入原始文件檔案柜；供方由制造采購部發(fā)放加工零（部）件產品圖樣一份。 1.2由供方提供的產品圖樣和設計文件由制造采購部填寫復印申請單（），并在文件和資料發(fā)放清單（）上簽字后，從文控中心文控員處領取。采購部填寫資料發(fā)放清單，將該清單和資料一同發(fā)給供方，并要求供方在接到資料后，將該發(fā)放清單簽字后返回，以確認資料是否發(fā)放到位。2.外來產品圖樣和設計文件外單位發(fā)來或各單位待會的外來產品圖樣和設計文件（包括顧客提供的資料

9、），應及時到文控中心文控員處歸檔，由文控員統(tǒng)一建立臺賬。3.工藝文件3.1過程流程圖、FMEA（產品或過程）、控制計劃、作業(yè)指導書、入廠檢測報告等在文控中心文控員處歸檔，供相關單位查閱。3.2作業(yè)指導書由產品工程師發(fā)放到各車間使用，出廠和入廠檢驗報告由檢驗員統(tǒng)一保存后定期交給文控中心處歸檔。3.3產品更改通知單由技術專責發(fā)放到技術部、質管部、生產采購部等單位，試制與更改的圖紙簽字蓋章后交文控中心文控員處復印，原件存檔，復印件由技術專責隨更改通知單發(fā)放到入口檢驗和制造采購部。技術專責需把更改通知單及圖紙發(fā)放到相關單位的技術員處，再由技術員發(fā)放至本單位相關人員。接收人需在設計更改發(fā)放清單（）上簽字。4標準資料公司制定和購買的標準及其他企業(yè)標準、國家標準由文控中心文控員建賬發(fā)放。5其他更換或增加的技術文件隨更改通知單一起發(fā)放，不在單獨建立發(fā)放臺賬，作廢的技術文件由技術專責在發(fā)放更改通知單及新圖時收回，送交文控中心文控員，由文控員加蓋“作廢保留”印章予以標識，并建立臺賬。第五章 文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文控專員填寫公司文件資料銷毀審批表交部門主管人員審核，經總經理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經理批準后方可銷毀。 2銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監(jiān)