1、.xcel 2000速成教程第二部分 使用公式查詢數據 第一講 認識中文Excel 2000的計算公式一旦在中文Excel 2000中建立起了電子報表，就可以按前面課程中所述的操作計算并顯示某一列單元格區域內各值的總計值。其實，中文Excel 2000提供有自動計算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態欄中就將顯示各項數據記錄的總值：求和=￥5,010.00；若選定“年齡” 列中的各單元格，狀態欄中顯示的總計值為：求和=184。這種顯示總計的操作，也可以用于某一行，或者某幾行所有或者部分單元格。這就是中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6最大不同之處，不但能輕易的建

2、立起計算公式，還能在指定位置顯示計算的結果。此外，若選定單元格后右擊狀態欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內各數字的平均值、最大值或最小值。若選擇此快捷菜單中的“計數值”命令，中文Excel 2000會自動計算將要統計含有數值的單元格個數，選擇“計數”命令則自動計算將要統計的已填充單元格數目。在中文Excel 2000中，“公式”是在單元格中執行計算的方程式，如一個執行數學計算的加、減就是一種簡單的公式。在前面的操作中，對工資額的總計就使用了這樣的公式，此時若單擊顯示工資額總計的單元格D9，當它處于選定狀態，“編輯欄”中就會顯示所使用的公式，如圖 1所示。圖 1 在“編輯欄”中

3、觀看計算公式這里，D9單元格中的公式 = SUM(D3:D9)所要計算的是單元格D3至D9中各數值的和，其值將顯示在D10單元中。您一定還記得前面是如何在D10單元格中進行操作來顯示統計數字的，若想要在別的單元格中也顯示該值，而且還是讓中文Excel 2000自動計算它，那么就單擊那個單元格，接著在該單元格中輸入這個公式吧！當然了，如果想在“編輯欄”進行操作也行，只要您記住公式的應用法則，無論在單元格中，還是在“編輯欄”中總能準確無誤的建立并使用公式的。而公式的應用法則呢又是那樣的簡單，如下面的公式即可將單元格 B4 中的數值加上 25，再除以單元格 D5至E5單元格的數值不過，這一條公式的建

4、立就不同了，不能使用前面的方法來建立，而需要在“編輯欄”中使用編輯的方法。注意：如果正確的創建了計算公式，那么在中文Excel 2000的默認狀態下，其計算值就會顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示公式內容與顯示結果之間切換，可按下CTRL+組合鍵（位于鍵盤左上側）。一旦建立起了計算公式，中文Excel 2000將根據公式中運算符的特定順序從左到右進行計算，也可以使用括號更改運算順序，而且與小學課程中四則混合運算法則相同。第二講 創建計算公式下面將要為某公司的經營情況創建一張電子報表，并使用計算公式做一些統計，請先按下列步驟進行操作。步驟一、單擊屏幕左下角

5、處的Sheet 3標簽，然后在A1單元格中開始書寫“北京分公司本月收支一攬表”字樣，并設置好字體與字號(即字的大小尺寸)，如圖 2所示。圖 2 輸入新的報表標題 圖 3 輸入縱、橫欄目與標題名步驟二、在B2、C2、E2、F2單元格中分別輸入“收入/月”、“支出/天”、“員工工資”、“盈利”欄目名稱，如圖 3所示。接著分別在A3、A4、A5、A6單元格中輸入“第一營業部”、“第二營業部”、“第三營業部”、“總結余”項目名。注：上面輸入文字的操作說明，若輸入的文字不能被當前單元格完全容納時，中文Excel 2000會自動占用鄰近的單元格。書寫完畢后，通過設置較小一點字號的方法，或者擴大單元格，就可

6、以在單元格中完整地顯示它們。圖 4 適當調整一下文字字號步驟三、選定A列與B列中的所有欄，并設置較小一點字號，以便在單元格中完整地顯示它們，如圖 4所示。上面建立好了該分公司本月的報表，所要填入的數據資料如下表所列：部門 收入(元) 每天支出費用（元/天） 第一營業部 8000000 50000 第二營業部 7000000 30000 第三營業部 0 70000元 這些數據可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖 5所示。下面的操作將創建一些公式來自動生成“盈利”與“總結余”欄中的數據，此后無論什么時候，只要公式有變動，單元里的內容也會自動產生變化。步驟四、單擊F3單元格，選定它后單擊編輯框，

7、輸入： =B3-C3*30注意：公式應以等號開頭，公式內容緊接在后面。 如果輸入了一個錯誤的公式，按下鍵盤上的Enter鍵后，屏幕上將顯示一條出錯信息，并詢問處理方式，并讓您選擇是否通過一個向導來處理問題。一旦輸入的正確的公式，單元格中就會顯示相應的數字，如圖 5所示。圖 5 顯示第一營業部的盈利值步驟五、選定F4單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B4-C4*30選定F5單元格后在編輯欄中輸入公式輸入：=B5-C5*30選定F6單元格后在編輯欄中輸入公式：=B6-C6*30此后，各營業部的盈利數字就會自動計算并顯示出來，如圖 6所示。圖 6 自動計算并顯示各營業部的盈利值步驟六、選定A6單元格

8、，并在編輯欄中輸入公式：=E3+E4+E5圖 7 自動計算并顯示“總結余”上述操作完成后，一張電子報表就制作好了。此表的最大特點是可以在變更收入/支出數據后，自動更新“盈利”與“總結余”單元格中的值。第三講 認識中文Excel 2000的運算符由上可見，公式用于按特定次序計算數值，通常以等號(=)開始，位于它之后的就是組成公式的各種字符。其中，緊隨在等號之后的是需要進行計算的元素操作數，各操作數之間以算術運算符來分隔的，如在上面的這個公式中就使用了加法、除法兩種運算符。運算符就是這樣的一種符號，用于指明對公式中元素做計算的類型，如：加法、減法或乘法。中文Excel 2000中的運算符四種類型：

9、算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，它們的功能與組成如下所述。1.算術運算符用于完成基本的數學運算，如加法、減法和乘法，連接數字和產生數字結果等。各算術運算與用途如下表所列。表：算術運算符算術運算符 名稱 用途 示例 + 加號 加 3+3 - 減號 “減”以及表示負數。 31 * 星號 乘 3*3 / 斜杠 除 3/3 % 百分號 百分比 20% 脫字符 乘方 32 （與 3*3 相同） 2.比較運算符用于比較兩個值，結果將是一個邏輯值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。與其它的計算機程序語言查類似，這類運算符還用于按條件做下一步運算。各算術運算符名稱與用途如下表所列。表：

10、比較運算符比較運算符 名稱 用途 示例 = 等號 等于 A1=B1 大于號 大于 A1B1 小于號 小于 A1= 大于等于號 大于等于 A1=B1 = 小于等于號 小于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1 3.文本運算符這實際上是一個文字串聯符&，用于加入或連接一個或更多字符串來產生一大段文本。如North & wind，結果將是North wind。4.引用運算符引用下表的運算符可以將單元格區域合并起來進行計算。表：引用運算符引用運算符 名稱 用途 示例 : 冒號 區域運算符，對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有單元格進行引用。 B5:B15 , 逗號 聯合操作符將多個引用合并為一個

11、引用。 SUM(B5:B15,D5:D15) 如果公式中使用了多個運算符，中文Excel 2000將按下表所列的順序進行運算。如果公式中包含了相同優先級的運算符，例如，同時包含了乘法和除法運算符，則將從左到右進行計算。如果要修改計算的順序，可把需要首先計算的部分放在一對圓括號內。表：運算的順序運算符示例:（冒號）引用運算符（空格）, （逗號）(負號)1%百分比乘冪* 和 /乘和除+ 和 加和減&連接兩串文本第四講 應用計算公式在中文Excel 2000中，時常用到的計算與公式示例如下：1.計算收支平衡若要在中文Excel 2000中創建支票登記簿來記錄銀行交易，那么作為電子表格的一部分，就能創

12、建公式來計算收支平衡。如假設單元格F6中含有上一次交易的余額，單元格D7中含有第一筆交易的存款總數，而單元格E7中含有任意的現金收入額，則要計算第一筆交易的余額，可在單元格F7中輸入公式：=SUM(F6,D7,E7)如果又做了新的交易，那么可將此公式復制到與每一筆新的交易相對應的單元格中。2.合并“姓”和“名”通過公式能將存儲在某一列中的“姓”和存儲在另一列中的“名”連接起來，如假定單元格D5包含“名”，單元格E5包含“姓”，若要以格式“名 姓”（如“John Smith”）顯示全名可輸入公式：=D5& &E5要以格式“姓,名”（如“Smith,John”）顯示全名則輸入：=E5&, &D53

13、.合并日期與文本使用&（與）文本運算符即能將兩個值合并（或連接）為一個連續的文本值。如若要將保存在單元格中的數字、日期或時間值與字符串相連，就可通過TEXT工作表函數(參閱后面的內容)來達到目的。例如，如果單元格F5中含有5-Jun-96這樣的一個日期值，那么可以使用以下公式顯示文本：時間：5-Jun-96。=時間：&TEXT(F5, d-mmm-yy)4.按百分比增加存儲在單元格中的數值還能增長若干個百分點。如假定單元格F5中包含一個初始值，那么下列公式將讓其值增長百分之五：=F5*(1+5%)如果百分點數值存儲在某單元格中，如單元格F2，還可以使用下列公式：=F5*(1+$F$2)注意：這

14、里對單元格F2的引用是“單元格的絕對引用”，所以這個公式可以被復制到其它單元格，而不會改變對F2的引用。“絕對引用”指的是不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置。絕對單元格引用的形式為：$A$1、$B$1，以此類推。有些單元格引用是混合型的。絕對行引用的形式將為A$1、B$1，以此類推。絕對列引用的形式為$A1、$B1，以此類推。與相對引用不同，當跨越行和列復制公式時絕對引用不會自動調整。5.基于單個條件求和如果您不想只對某一行，或者某一列中數據記錄求和，那就是要對某一個區域中位于不同行與列的單元格求和了，通過使用SUMIF工作表函數(參閱后面的內

15、容)就能如愿了！如對于區域B5:B25中包含數值Northwind的每個單元格而言，以下公式可為區域F5:F25中相對應的單元格求和。=SUMIF(B5:B25,Northwind,F5:F25)6.基于多個條件求和若要對區域F5:F25求和，而且要以區域B5:B25中所包含的Northwind，區域C5:C25中所包含的Western為條件，就可以使用公式：=SUM(IF(B5:B25=Northwind)*(C5:C25=Western),F5:F25)在這個示例中使用到的中文Excel 2000的數組公式，這里不要求您弄懂如此高深的理論，以后有時間再說吧！第五講 認識TEXT工作函數上面

16、“合并日期與文本”公式中的TEXT是一個常用的工作表函數，能將一數值轉換為按指定數字格式來表示的文本。與別的同類計算機程序一樣，此函數也有自己的語法：TEXT(value,format_text)圓括號中的內容為操作數：Value 若為數值、計算結果為數值的公式，或對數值單元格的引用。Format_text 所要選用的文本型數字格式。即在“單元格格式”對話框中打開“數字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式。Format_text 不能包含星號(*)，也不能是常規型。順便說一句，TEXT工作函數還能圓整數值，或者轉換日期格式，如：TEXT(2.715, $0.00) 結果等于 $2.72TEXT

17、(4/15/91, mmmm dd, yyyy) 結果等于 April 15, 1991第六講 認識SUMIF工作函數 這是上面“使用單個條件求和”公式中出現的工作函數，用于根據指定條件對若干單元格求和。 語法：SUMIF(range,criteria,sum_range) 其中： Range 為用于條件判斷的單元格區域。Criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為 32、32、32、apples。 Sum_range 為需要求和的實際單元格。只有當 Range 中的相應單元格滿足條件時，才對 sum_range 中的單元格求和。如

18、果省略 sum_range。則直接對 Range 中的單元格求和。 例如，假設A1:A4單元格中的內容分別為四種產品的屬性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的內容為每個屬性值所對應的銷售傭金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以運行公式：SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4) 最后的求和結果將是$63,000。 注：中文Excel 2000還提供有其他可根據條件來分析數據的工作表函數：用于計算單元格區域內某個文本字符串或數字出現次數的COUNTIF；用于要讓公式根據某一條件返回兩個數值中的某

19、一個值（例如，根據指定銷售額返回銷售紅利）的IF。 第七講 注意公式中的數值轉換對于初學者來說，在公式應用中要準確的輸入字符是很困難的。不過，盡管每個運算符都需要特定類型的數值與之對應，但如果輸入數值的類型與所需的不同，中文Excel 2000還是有可能做些力所能及的轉換，并完成計算，雖說不是所有的轉換都能成功，但下表中所列的常見輸入錯誤都能被很好地處理。表：公式中的數據類型自動轉換公式 產生結果 說明 =1+2 3 在中文Excel 2000中，文本與字符串都是由一對雙引號(英文)來引用的，也就說雙引號中的內容應當視為文本。但當公式中使用加號(+)時，中文Excel 2000會認為運算項為數

20、字。雖然公式中的引號說明“1”和“2”是文本型數值，但是還是會自動將它轉換成數字。=1+$4.00 5 當公式中需要數字時，中文Excel 2000會將其中的文本轉換成數字。 =6/1/2001-5/1/2001 31 中文Excel 2000將具有 mm/dd/yy 格式的文本看作日期，將日期轉換成序列號之后，再計算它們的差。=SQRT(8+1) #VALUE!(#值！) 中文Excel 2000是不能將文本轉換成數字的。因為文本“8 + 1”不能被轉換成數字。如果使用“9”或“8”+“1”代替“8 + 1”，則將把文本轉換成數字并返回 3。 =A&TRUE ATRUE 當需要文本時，中文E

21、xcel 2000將數字和邏輯型數值轉換成文本。 表中的SQRT工作表函數用于計算圓括號中的數操作數的正平方根。語法為： SQRT(number) Number為需要求平方根的數字，如果該數字為負，則將返回錯誤值#NUM!。如：SQRT(16) 等于 4SQRT(-16) 等于 #NUM!SQRT(ABS(-16) 等于 4總結： 這一部分介紹了中文Excel 2000的自動計算功能，以及輸入與使用化工的方法。也許當您使用這個軟件開展工作后，隨著大量的數據積累，還需要通過鏈接或者外部引用來共享其它工作簿或工作表中的數據。如下例中，AVERAGE工作表函數將計算同一工作簿中Marketing工作

22、表B1:B10區域內的平均值：在這個例子中，工作表的名稱和感嘆號 (!) 位于區域引用之前。這種鏈接工作簿中工作表的用途很廣，您可以很容易的理解到不但可以用于計算，也可以在指定的單元格中引用計算的結果。構建鏈接層次。例如，一組銷售部門可以跟蹤各自工作簿中的數據，然后將數據輸入到按區匯總的工作簿中，接著再輸入到按區域匯總的工作簿中。如果為鏈接提供數據的單元格發生了變化，那么只有當包含該鏈接的工作簿處于打開狀態時，中文Excel 2000才會自動更新該鏈接。如果確實鏈接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，請一定更新其從屬工作簿。如果修改源工作簿時其從屬工作簿是打開的，中文Excel 2000就

23、會自動更新從屬工作簿。中文Excel 2000可通過兩種方式顯示鏈接到其他工作簿上的公式，這取決于源工作簿（為公式提供數據的工作簿）是否打開。當源工作簿打開時，鏈接中包含工作簿的名稱（在方括號中），然后是工作表名稱、感嘆號（!），接著是公式所在的單元格。例如，若Budget.xls打開，則可以使用公式：=SUM(Budget.xlsAnnual!C10:C25)Excel 2000速成教程第三部分 管理數據清單 第一講 創建數據清單在中文Excel 2000中，排序與篩選數據記錄的操作需要通過“數據清單”來進行，因此在操作前應先創建好“數據清單”。“數據清單”是工作表中包含相關數據的一系列數據

24、行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報表就包含有這樣的數據行，它可以像數據庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地將數據清單用作數據庫，而在執行數據庫操作時，例如查詢、排序或匯總數據時也會自動將數據清單視作數據庫，并使用下列數據清單元素來組織數據：數據清單中的列是數據庫中的字段數據清單中的列標志是數據庫中的字段名稱數據清單中的每一行對應數據庫中的一個記錄那么數據清單與電子報表的區別是什么呢？其實沒有多大的區別，前者的第一行含有列標題，后者是包含數據清單在內的數據庫，而且還有標題！所以，您能很容易的建立數據清

25、單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務”、“工資額”，這些就可以作為數據清單中的列標題，使用鼠標器選定如圖1所示的單元格區域，一份數據清單就建立好了。圖1 選定這個區域建立數據清單其實，若選定一個區域，中文Excel 2000也會在需要的時候自動建立一份數據清單，只是該數據清單將包含所有的單元格，自動找到的列標題也不一定正確。注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數據清單。您也應避免在一張工作表上建立多份數據清單，因為某些數據清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數據清單中使用。一旦建立好了數據清單，還可以繼續在它所包含的單元格中輸入數據。無論何時輸入數據，初學都應當注意遵循下列準則

26、：1.將類型相同的數據項置于同一列中在設計數據清單時，應使同一列中的各行具有相同類型的數據項。這一點在前面建立“員工工資表”時就體現了出來，這是初學者一眼就能看明白的。2.使數據清單獨立于其它數據在工作表中，數據清單與其他數據間至少要留出一個空列和一個空行，以便在執行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于中文Excel 2000檢測和選定數據清單。3.將關鍵數據置于清單的頂部或底部這樣可避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在中文Excel 2000篩選數據清單時可能會被隱藏。4.注意顯示行和列在修改數據清單之前，應確保隱藏的行或列也被顯示。因為，如果清單中的行和列沒有被顯示，那

27、么數據有可能會被刪除。圖2 進入“邊框”選項卡5.注意數據清單格式如前所述，數據清單需要列標，若沒有的話應在清單的第一行中創建，因為中文Excel 2000將使用列標創建報告并查找和組織數據。列標可以使用與數據清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標之前，應將單元格設置為文本格式。6.使用單元格邊框突出顯示數據清單如果要將數據清單標志和其他數據分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。其操作步驟如下：步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，進入“單元格格式”對話框后單擊“邊框”選項卡。步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區域

28、的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。圖3 選擇邊框線的樣式步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。圖4 單擊要使用邊框線的邊線步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文Excel 2000的工作窗口中單擊數據清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。圖5 上述操作的結果7.避免空行和空列避免在數據清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 2000檢測和選定數據清單，因為單元格開頭和末尾的多余空格會影響排序與搜索，所以不要在單元格內文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進單元格內文本

29、的辦法來代替鍵入空格。圖6 進入數據記錄單第二講 編輯與查詢數據記錄對于數據清單中的數據記錄，中文Excel 2000允許您做與Visual FoxPro 6中相同的編輯操作，即可新建、刪除數據記錄、按某些條件查詢數據記錄，而且操作更加簡單，只需要從“數據”下拉菜單中選擇“記錄單”命令，進入圖6所示的數據記錄單對話框就能完成這些操作。注意：圖6所示的數據記錄單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的是“當前記錄號/總記錄數”。在數據記錄單中，查閱數據記錄與Visual FoxPro 6中建立表單的操作相類似，這里就不多說了。若要制定一個查詢條件，只需單擊“條件”按鈕，進入圖7所示的數據記錄單對話框，

30、然后在各字段框中輸入查詢內容即可。圖7 此時可輸入查詢條件注意：在圖7所示的數據記錄清單對話框中，“新建”按鈕的上方顯示的內容是Criteria(判據)。此時，“條件”按鈕將變成“記錄單”按鈕，單擊它可以返回圖6所示的對話框。隨便說一下，數據記錄單是一種對話框，利用它可以很方便地在數據清單中輸入或顯示一行完整的信息或記錄。當然了，它突出的用途還是查找和刪除記錄。當使用數據記錄單向新的數據清單中添加記錄時，數據清單每一列的頂部必須具有列標。中文Excel 2000也將使用這些列標創建記錄單上的字段。注意：在數據記錄單中一次最多只能顯示32個字段。第三講 排序數據記錄 在中文Excel 2000中

31、也可以根據現有的數據資料對數據值進行排序。按遞增方式排序的數據類型及其數據的順序為： 1.數字，順序是從小數到大數，從負數到正數。 2.文字和包含數字的文字，其順序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & ( ) * + , - . / : ; ? _ | A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.邏輯值，False在True之前。 4.錯誤值，所有的錯誤值都是相等的。 5.空白（不是空格）單元格總是排在最后。 遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 日期、時間和漢字也當文字處理，

32、是根據它們內部表示的基礎值排序。 圖8 單擊這個按鈕按升序方式排序 最簡單的排序操作是使用“常用”工具欄中的按鈕。在這個工具欄上有兩個用于排序的按鈕，圖標上有AZ與向下的箭頭的哪一個按鈕，用于按降序方式重排數據，參見圖8。按鈕上標有ZA與向下的箭頭的哪一個按鈕用于遞減排序，參見圖9。 注意：若選定了某一列后來使用圖8與圖9所示的操作，排序將只發生在這一列中，其它列的數據排列將保持不變，其結果可能會破壞原始記錄結構，造成數據錯誤！圖9單擊這個按鈕按降序方式排序 第四講 設置排序條件圖8與圖9所示的操作真是太簡單了！利用“數據”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數據內容較多的數

33、據清單特別有用，若只想對某區域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設備各種各樣的排序條件，并讓中文Excel 2000自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖10所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。圖10 進入“排序”對話框1.主要關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。2.次要關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”列中出現了重復項，就將按次要關鍵字來排序重復的部分。3.第三關鍵字通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控

34、制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設置的“主要關鍵字”與“次要關鍵字”列中都出現了重復項，就將按第三關鍵字來排序重復的部分。4.有標題行在數據排序時，包含清單的第一行。5.無標題行在數據排序時，不包含清單的第一行。在使用“排序”命令時，若要排序的只是某一個區域，那么招待此命令時屏幕上會顯示“排序報警”對話框，如圖11所示。圖11 屏幕上將顯示此對話框在這個對話框中，若選擇打開“擴展選定區域”單選按鈕，則在單擊“排序”按鈕后將排序鄰近的相關字段。若打開“以當前選定區域排序”則僅排序選定的區域。注意：如果排序結果與所預期的不同，說明排序數據的類型有出入。若想得到最好的結果，就要確保列中所有單元

35、格屬于同一數據類型。為了排序，輸入的數據可以是數字或文字，但應避免在連續的單元格中交替輸入數字或文字，而確保所有數字都要以數字或文字方式輸入是排序是否成功的關鍵所在。若要將數字以文字方式輸入，如郵政編碼或產品編號，請在數字之前加上一個省略符號()，如：610000，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如：610000。第五講 自動篩選數據若要查看數據清單中符合某些條件的數據，如本月中已有哪些用戶與本公司有業務聯系，就要使用篩選的辦法把那些數據找出來。篩選數據清單可以尋找和使用數據清單中的數據子集。篩選后只顯示出包含某一個值或符合一組條件的行，而隱藏其它行。中文Excel 2000提供有兩條用于篩選的命令：“自動篩選”和“高級篩選”。“自動篩選”命令可以滿足您的大部分需要，當需要利用復雜的條件來篩選數據清單時就可以考慮使用“高級篩選”命令。為了使用“自動篩選”命令，可以按下列步驟進行操作：步驟一、參見圖12，從“數據”下拉菜單中選擇“篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“自動篩選”命令。圖12 選擇“自動篩選