1、寇增偉 高級工程師 在美資企業從事四年3D軟件開發，在中興網管二部 GSM一科從事網管軟件研發 信條： 想的到就能做的到！ 時間管理必要性 時間管理基本法則 提高工作效率 溝通的概念 溝通的障礙 有效傾聽 工作中的溝通 時間管理的必要性(一) -白領的存狀態 學歷貶值 經驗飽和 錢途渺茫 精神壓抑 能力褪化 健康透支 時間管理的必要性(二) -10美元的小故事 注意事項注意事項 工作繁忙的人工作繁忙的人 與配偶或其他家人 有意義的交流平均 每天少于2分鐘， 與孩子有意義的交 流平均每天少于30 秒鐘。 人們一般每8分鐘收到 一次干擾，每小時約七次 ，即每天50-60次。每次打 擾約5分鐘，每天

2、約4小時 ，也就是占50% 80%的打 擾無意義或極少有價值。 在過去20年 里，工作的時 間增加了15% ，娛樂閑暇時 間減少了33% 。 統計數據統計數據 重重 點點 一些統計數據 一些統計數據 時間花哪了？ 7.5小時小時白日夢白日夢多一倍多一倍 一個人如果工作一個人如果工作 桌亂七八糟，桌亂七八糟， 他平均每天會他平均每天會 為找東西多耗為找東西多耗 費一個半小時費一個半小時 ， 每周每周7 7個半小時個半小時 。 75% 75%的人都說自的人都說自 己很累，己很累，1010個個 人有人有9 9個會在會個會在會 議開始的時候做議開始的時候做 白日夢。白日夢。 我們會記住我們會記住10%

3、10%的閱讀信息，的閱讀信息，20%20%的聽覺信息，的聽覺信息，30%30%的視覺信息；的視覺信息；50%50%的的 視覺和聽覺信息，視覺和聽覺信息，70%70%的表達信息，的表達信息，90%90%的行為信息。的行為信息。 做一件事情實際做一件事情實際 花費的時間往往花費的時間往往 會比預期的時間會比預期的時間 要多一倍。要多一倍。 時間管理任務樹 時間管理基本法則（一） 帕金森法則 英國著名歷史學家，揭示機構或公司管理人員持續膨脹的規律。 任 務的重要性和復雜度與所分配的完成任務的時間密切相關，往往有不斷迫近最 終時限的魔力。 帕雷托法則 意大利經濟學家帕雷托1897年提出，管理界熟知的“

4、80/20原理”， 又叫二八法則。 在投入與產出、努力與收獲、原因和結果之間，普遍存在著不 平衡關系。少的投入，可以得到多的；關鍵的少數，往往是決定整個組織的產 出、盈虧和成敗的主要因素。 時間管理基本法則 80/2080/20法法 則則 帕金森帕金森 法則法則 確定幾件影響重大的確定幾件影響重大的 重要事情，用非常短重要事情，用非常短 和清楚的時限來計劃和清楚的時限來計劃 并執行他們。并執行他們。 減少工作時間來做最重要的事情減少工作時間來做最重要的事情 只做重要事情以減少工作時間。只做重要事情以減少工作時間。 時間管理基本法則(二) 艾森豪法則 將事件按重要性依照A、B、C、D的優先順序安

5、排，把時間盡 量用在B上，也就是作好計劃，這樣，A類所占用的時間縮短到最少（救 火的工作）。C的部分可以授權，D的部分能不做盡量不做。 時間管理基本法則 很重要很很重要很 緊急緊急 -立刻立刻 親自處理親自處理 很重要不很重要不 緊急緊急 -計劃計劃 性處理性處理 不重要很不重要很 緊急緊急 - - 授權授權 委任委任 不重要不不重要不 緊急緊急 -當作當作 沒看見沒看見 核心依據核心依據分配資格分配資格矩陣考核矩陣考核項目成本項目成本 小練習 按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？ 下午五點鐘，科長分給我一下午五點鐘，科長分給我一 個外部故障，要明天早上解個外部故障，要明天早上解 決。決。

6、 下午四點鐘，文員發郵件要下午四點鐘，文員發郵件要 下班前提供打的發票。下班前提供打的發票。 借得書今天到期，下午需要借得書今天到期，下午需要 去趟圖書館。去趟圖書館。 已經中午已經中午1212點了，還有活沒點了，還有活沒 干完，中午就不吃飯了，吃干完，中午就不吃飯了，吃 飯這件事？飯這件事？ 經典實踐科長催了好幾次，經典實踐科長催了好幾次， 要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完 經典實踐科長催了好幾次，經典實踐科長催了好幾次， 要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完 小練習 按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？ 科長月初布置了任務，安排科長月初布置了任務，安排 本月

7、中旬提供一篇經典實踐本月中旬提供一篇經典實踐 家里孩子生病發高燒，奶奶家里孩子生病發高燒，奶奶 不知道怎么去醫院看病。不知道怎么去醫院看病。 馬上要下版本，剛來了個馬上要下版本，剛來了個ECEC 要處理完做到版本要處理完做到版本 收到問卷調查，對其他部門收到問卷調查，對其他部門 和科長考評。和科長考評。 又要做廣播操，真煩，還不又要做廣播操，真煩，還不 如上會網。做操這件事？如上會網。做操這件事？ 上班打來電話，說孩子高燒上班打來電話，說孩子高燒 需要去醫院，又收到開發經需要去醫院，又收到開發經 理郵件一個理郵件一個ECEC要處理完做到要處理完做到 今天版本。科長打電話催今今天版本。科長打電話

8、催今 天提交經典實踐，怎么辦？天提交經典實踐，怎么辦？ 每日行事安排技巧 -德式時間管理 執行樂事執行樂事 經常檢討經常檢討 事件取舍：以完成自己 人生目標一小步為主， 不是只為別人做事，勇 于拒絕說“NO”。 性質分析：授權（委外 代工）誰適合做，定完 成時間和時段，相關任 務一并處理。要包含 20%彈性時間。 “一個沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。一個沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。” 排定順序排定順序 執行時段執行時段事件取舍事件取舍 性質分析性質分析 排定順序:按重要性排序， 按順序一件件做。 執行時段: 利用80/20法 則執行，每天只安排 50%時間，其

9、余留給彈 性時間，突發事件及休 息時間。 執行：人喜歡“快樂” 感覺，做自己喜歡的事， 目標引起強烈的動機。 避開干擾，專心做事， 集中聯絡和瑣事處理。 檢討：利用寧靜時間自 我省察，訓練自己習慣 漸漸的改變 重重 點點 小王的 一天 倒霉的一天 快樂的一天 提高工作效率(一) -桌面保持干凈 整理工作環境整理工作環境： 讓一切看起來更整潔和有條理，需要時能花最 少的時間最小的力氣以最快捷的獲取最需要的東西。 整理你的檔案柜。 清理你的辦公桌。 給個人電腦桌面和文件存儲打掃衛生。 提高工作效率（二） -郵件處理 溝通方式選擇 電子郵件書寫技巧 電子郵件的整理 收件箱成為未處理工作的備忘錄 提高

10、工作效率（三） -開會 正確管理開會時間正確管理開會時間 開會一定要非常慎重 開會要注意的細節 節省時間好方法 對目標、任務等按優先級進行排序，從優對目標、任務等按優先級進行排序，從優 先級最高的事物著手。先級最高的事物著手。 1 為自己創造一小時的寧靜，集中精力完為自己創造一小時的寧靜，集中精力完 成最重要的事。成最重要的事。 2 不要把時間表排得滿滿的，留下機動時不要把時間表排得滿滿的，留下機動時 間應付突發事件。間應付突發事件。 3 處理重要事情使用大塊時間，聚精會神處理重要事情使用大塊時間，聚精會神 地做手頭的事情。地做手頭的事情。 4 3當你有重要的事情要處理時，學會對別人說當你有重

11、要的事情要處理時，學會對別人說“不不”。 節省時間好方法 和拖延做斗爭，如果事情重要，和拖延做斗爭，如果事情重要， 馬上做。馬上做。 1 把大的、艱難的任務細分為小的、容易把大的、艱難的任務細分為小的、容易 部分。部分。 2 減少例行事務，委派、減少或推遲優先減少例行事務，委派、減少或推遲優先 級低的任務。級低的任務。 3 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會迅速處理困難的事情，等待和拖延不會 使它們變容易使它們變容易 4 3 學會委派別人做事，相似的事情放在一起處理學會委派別人做事，相似的事情放在一起處理 節省時間好方法 避免完美主義避免完美主義 1 設時間限制。如做決定時，不超過設時間限制。

12、如做決定時，不超過3 分鐘。分鐘。 2 在行動以前，徹底地思索整件工作。在行動以前，徹底地思索整件工作。 3 溝通 溝通是一種能力，不是本能(如果我們) 我們在年輕的時候，就應該訓練 著名的成功大師卡耐基說：“所謂溝通就是同步。每 個人都有他獨特的地方，與人交際則要求他于別人一 致。 溝通目的 表達情感表達情感 流通信息流通信息 激勵員工改善績效激勵員工改善績效 控制成員行為控制成員行為 溝通的基本問題 別人的事與我無關 心態 Mindset 我的想法就是答案 自私自私自我自我自大自大 關心關心 五倫五倫 以內以內 溝通的基本原理 關心關心 concern 注意他人的注意他人的 狀況和難處狀況

13、和難處 會不會想到別人會不會想到別人 注意他人的注意他人的 需求和不便需求和不便 注意他人的注意他人的 狀況和難處狀況和難處 溝通的基本要求 溝通的過程 收訊者收訊者 編碼編碼 發訊者發訊者 渠道渠道 解碼解碼 技巧技巧 影響編碼的四個條件影響編碼的四個條件 態度態度知識知識文化背景文化背景 溝通渠道 渠道（扭曲） 課堂練習 每兩個人共分一張A4白紙 將半張紙撕成一樣大小四條。 將每一條放到另一條中間部分。 找一個人說明下列的寫法。 開會（一） 通病：沒有明確的目標和程序、沒有準備、主管失控、 無法發言或離題、盲從或默然、無人負責也無人跟蹤、 太多人參加。 開會是一種癮。開會是一種體現自己權威

14、和滿足感的 表現欲。 開會（二） 誰參加、誰主持、誰控制 誰先發言（由下而上，有外而內） 誰負責與誰跟蹤。 誰在浪費時間（材料不該在會場讀） 誰結論 溝通障礙 地位之差異(專門術語) 來源的可信度 認知的偏誤(忌諱招女員工) 情緒的影響(大門、側門、偏門) 溝通組織障礙 組織氛圍 負面、人性、改善決策 信息過濾 從上往下(power), 從下往上(危機) 缺乏反饋 如何解決 分析和思考分析和思考 講話有重點講話有重點 善用比喻善用比喻 要求回報，事前弄清楚，事后負責任要求回報，事前弄清楚，事后負責任 簡化語言簡化語言 主動傾聽主動傾聽主動傾聽主動傾聽 利用反饋利用反饋 有效傾聽 提問題 不要批

15、評 控制情緒集中精神 不要打斷 停止講話 溝通的方向 往上溝通沒有膽（識） 水平溝通沒有肺（腑） 往下溝通沒有心（情） 讓上司了解你 自動報告工作進度。 - 讓 上司知道 對上司的詢問有問必答，而且清楚 讓上司放 心 充實自己，努力學習才能理解上司的言語 -讓上 司輕松。 接受批評，不重復犯三次錯誤 讓上 司省事 不忙的時候，主動幫助他人 讓 上司有效 毫無怨言的接受任務 -讓上司圓滿 對自己的業務，主動提出改善計劃。 -讓上司 進步。 Q&A 寇增偉 高級工程師 在美資企業從事四年3D軟件開發，在中興網管二部 GSM一科從事網管軟件研發 信條： 想的到就能做的到！ 時間管理基本法則 很重要很

16、很重要很 緊急緊急 -立刻立刻 親自處理親自處理 很重要不很重要不 緊急緊急 -計劃計劃 性處理性處理 不重要很不重要很 緊急緊急 - - 授權授權 委任委任 不重要不不重要不 緊急緊急 -當作當作 沒看見沒看見 核心依據核心依據分配資格分配資格矩陣考核矩陣考核項目成本項目成本 小練習 按照艾森豪法則，分析下列事情屬于哪一類？ 下午五點鐘，科長分給我一下午五點鐘，科長分給我一 個外部故障，要明天早上解個外部故障，要明天早上解 決。決。 下午四點鐘，文員發郵件要下午四點鐘，文員發郵件要 下班前提供打的發票。下班前提供打的發票。 借得書今天到期，下午需要借得書今天到期，下午需要 去趟圖書館。去趟圖

17、書館。 已經中午已經中午1212點了，還有活沒點了，還有活沒 干完，中午就不吃飯了，吃干完，中午就不吃飯了，吃 飯這件事？飯這件事？ 經典實踐科長催了好幾次，經典實踐科長催了好幾次， 要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完 經典實踐科長催了好幾次，經典實踐科長催了好幾次， 要今天下班提交，還沒寫完要今天下班提交，還沒寫完 每日行事安排技巧 -德式時間管理 執行樂事執行樂事 經常檢討經常檢討 事件取舍：以完成自己 人生目標一小步為主， 不是只為別人做事，勇 于拒絕說“NO”。 性質分析：授權（委外 代工）誰適合做，定完 成時間和時段，相關任 務一并處理。要包含 20%彈性時間。 “一個沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。一個沒有時間管理的人，將成為別人時間管理的一部分。” 排定順序排定順序 執行時段執行時段事件取舍事件取舍 性質分析性質分析 排定順序:按重要性排序， 按順序一件件做。 執行時段: 利用80/20法 則執行，每天只安排 50%時間，其余留給彈 性時間，突發事件及休 息時間。 執行：人喜歡“快樂” 感覺，做自己喜歡的事， 目標引起強烈的動機。 避開干擾，專心做事， 集中聯絡和瑣事處理。 檢討：利用寧靜時間自 我省察，訓練自己習慣 漸漸的改變 重重 點點 節省時間好方法 避免完美主義避免完美主義 1 設