1、打造完美的個人管理系統(tǒng) 個人時間管理方面的書很多，從柯維的七個習(xí)慣、要事第一到戴維艾倫的盡管去做，從圓夢記事本的力量到晨間日記的奇跡，從時間投資法到番茄工作法，從把時 間當(dāng)作朋友到奇特的一生，每本書各有側(cè)重點，也都有許多閃光點，引導(dǎo)我們?nèi)ヒ?guī)劃我們的生活，管理自己的時間。但每本書似乎又都很片面，沒有形成系統(tǒng)。經(jīng)過一段時間的閱讀、實踐，參考了大量的書籍，感覺時間管理似乎可以挺簡單，不外乎三個方面，借鑒組織能力的楊三角，也把它劃分為三個部分，分別是： 記事本、晨間日記和統(tǒng)計記錄，這三個部分作用各不相同，但又互有聯(lián)系，相輔相成，如果利用好這三個部分，想信每個人都會打造出一個適合自己的完善的個人管 理系

2、統(tǒng)。首先，記事本是基礎(chǔ)，是原始數(shù)據(jù)的積累，是隨身的生活秘書，是生活和工作的點滴記錄，是生命軌跡的顯現(xiàn)形式，其它兩個部分都與它有一定的關(guān)聯(lián)。其次，晨間日記是一汪清泉，是寫給自己的文字，記錄自己的夢想、重要記事、家庭生活、健康狀況、人際交往，以自己的視角記錄自己，把時間濃縮在一張電子表格中，縱向和橫向地觀察自己，提醒自己。最后，統(tǒng)計記錄是財務(wù)報告，每周每月的時間消耗，會以圖表的形式表現(xiàn)出來，工作和學(xué)習(xí)的重大事件，會以時間記錄的形式展現(xiàn)出來，得與失，會在統(tǒng)計中給你以警示，以便指導(dǎo)下一步的行動。在稍后會詳細(xì)地記錄各個分系統(tǒng)地目的、用法以及效果，希望同對時間管理有興趣的朋友廣泛交流。打造完美的個人管理系

3、統(tǒng)（二）-記事本的種類這里說的記事本是紙質(zhì)的記事本，凡是工作或?qū)W習(xí)的人，都有使用不同記事本的習(xí)慣，有的是學(xué)習(xí)筆記，有的是讀書筆記，有的是備忘錄，有的是會議記錄，可見，我們的生活離不開各種各樣的記事本。它主要的功能是幫助記憶，以便查清過去的某一年某一天干了些什么事，在我們的工作和生活中發(fā)揮著不可替代的作用。根據(jù)人們的習(xí)慣不同，使用的筆記本的大小也不一樣。我使用時間最長的是b5活頁本，用了三年多，從今年年初改為a5的活頁本。原來b5的活頁本雖然容量也比較大，但攜帶起來不方便，內(nèi)容不易查找，今年受一些朋友的影響改為了a5活頁本。通過這一段時間的實踐，感覺a5活頁本有很大的便利性，比別的方式的筆記本具

4、有一些優(yōu)點，具體有1、易于攜帶，雖然加上封皮體積也很大，但比b5的強(qiáng)多了，可以很方便的塞進(jìn)電腦包和大部分的公文包內(nèi)；2、大小適中，適合所記錄的內(nèi)容，原來用b5的活頁紙，可能在一張紙上會記錄幾天的事情，查找起來不方便，但a5活頁紙正好，周一到周五用一張紙的正反面記錄一天的工作生活，周六周日各用一頁記錄，頁眉處可以記錄天氣和星期等信息，非常方便；3、便于文檔統(tǒng)一，轉(zhuǎn)換起來方便：活頁本中會經(jīng)常用空白頁做一些自制的信息，用電腦打印出來，a5因為是a4的一半，而a4是絕大部分文檔采用的格式，所以無論從電子檔的轉(zhuǎn)換還是紙質(zhì)文件的轉(zhuǎn)換都很方便。4、攤開來正好，活頁本除活頁的便利外，還有一個就是硬質(zhì)的封皮，可

5、方便地把筆記本平攤開，左右兩頁的內(nèi)容很方便瀏覽，不論放在膝頭還是桌面，使用起來都非常方便。記事本使用的最大特點是習(xí)慣，雖然本人推薦使用a5本，但并不排除其它的記事本，主要的問題是如何把記事本的功用發(fā)揮最大化，并且把原先已養(yǎng)成的習(xí)慣揉合在一起，因為一種習(xí)慣的養(yǎng)成不是靠一天兩天能形成的。如果你還在徘徊用什么格式的筆記本，還是建議用a5的活頁，活頁的好處不用說了，有好多記錄活頁記事本的文章，豆瓣上也有diy活頁的小組，如果想做到完美，必須要做到形式和內(nèi)容的完美結(jié)合。打造完美的個人管理系統(tǒng)（三）-記事本的內(nèi)容前面說過，記事本是你的隨身秘書，它就不單單局限于工作筆記之類的單調(diào)內(nèi)容，可以記你任何想記的東西

6、，最好把你的一點一滴的時間軌跡，一絲一毫的生活感悟，全部的任務(wù)和材料，夢想和習(xí)慣都收錄進(jìn)來。這是屬于自己的一套系統(tǒng)，你可以做的有自己的特色。根據(jù)這段時間的研究，我形成了自己的記事本內(nèi)容，分述如下，然后詳細(xì)地就每一項內(nèi)容的記法與大家交流。1、個人使命宣言：這是體現(xiàn)你的個人價值觀的地方，我把它放在首頁，每天看一看它，以它們?yōu)樘幨聹?zhǔn)則。2、夢想記事本：抄襲了熊谷正壽的夢想記事本格式，將未來10年自己的夢想以及要達(dá)到的目標(biāo)列在2頁a5紙上，攤開來，正好顯示為橫向a4紙的大小，10年的輪廓一覽無余。3、 夢想涂鴉：打印出來的東西雖然看起來方便，但有點太正式，并且夢想也會隨著時間的變化而變化，那么給夢想留

7、出一片地方，用思維導(dǎo)圖的形式，把你想要的都畫在這，管它能不能實現(xiàn)。等空閑和冷靜的時候再整理，那時候，有的已初具雛形，具備可實施的條件；有的純粹是心血來潮，笑一笑，把它勾掉。4、 時間四象限：有價值的東西都要保留，象圣間和代的時間四象限，我覺得比柯維的還要形象，按她的方法做，記下來，看哪些時間是需要投資的，哪些時間是需要摒棄的，時時提醒自己。5、 每年計劃：夢想要靠每年的計劃去落實，在這里依照夢想記事本的格式，把一年12個月的任務(wù)和計劃分配下來，以便指導(dǎo)每周和每日的行動。6、 每周計劃：我是按照要事第一的原則和gdt的思想，把自己的生活分為磨刀（學(xué)習(xí)）、健康、財富、家庭、人際、事業(yè)六個方面，分別

8、制定一周的目標(biāo)，去實施之。每周計劃的背面預(yù)留了空白頁面，以備將來/也許事件和靈感記錄。7、 每天日程：這是最核心的地方，上面是今日安排，寫下今天要完成的幾件事；中間空兩格，防備突發(fā)的任務(wù)穿插進(jìn)來；后面是時間記錄，每時每刻的時間花銷和事件都記錄在案，一定要記好，以備時間統(tǒng)計時用。8、 讀書：最近讀的哪些書，把書名、作者、讀完日期和簡要內(nèi)容記錄下來，做為空閑時加強(qiáng)加憶的索引。9、 會議：專門預(yù)留了一個地方記錄會議內(nèi)容，因為共產(chǎn)黨的會太多了，基本上是一頁一次會議，會議內(nèi)容多時可以記錄在幾頁，待一兩個月后把會議單獨(dú)整理出來做為會議記錄本。10、 生活竅門：有什么好的經(jīng)驗、做法都可以在此處記錄，比如看到

9、書上一個有意思的菜譜，關(guān)于健康的小知識等都可以記錄。11、 備忘錄：重要的事件記錄下來，特別是跟錢有關(guān)的，時間長了會忘掉。12、 習(xí)慣養(yǎng)成：應(yīng)該是放在記事本靠前的地方，有助于養(yǎng)成習(xí)慣，比如每天喝五杯水，你可以用劃“正”號的方法記錄每一杯水，其它關(guān)于“是否”的問題可以打勾顯示。13、生活感悟：記錄你的所思所想和發(fā)人深思的話和引起共鳴的句子，閑下來翻一翻，咀嚼一下，形成自己的東西。14、 其它：比如通訊錄、遺囑、參考資料等，都可以記錄在記事本中，我除了通訊錄外，其它的并沒有記。就象財務(wù)記帳一樣，記事本是你的原始憑證，其它明細(xì)帳和總分類帳都要靠它去完成，所以一定要記錄的及時、準(zhǔn)確。我們的生活首要的是

10、平衡，所以不能局限于工作，其它有價值的東西都要記錄；記事本可記的內(nèi)容太多了，象臺灣筆記女王那本書里所述，什么都可以記，但關(guān)鍵要適合自己，形式要服務(wù)于內(nèi)容，而不能單純追求形式（我在記事本的誤區(qū)里講過）。通過對記事本內(nèi)容的分類也是對我們的工作和生活的整理，使我們的目標(biāo)更清晰，方向更明確，有條不紊，高效生活。打造完美的個人管理系統(tǒng)（四）-個人使命宣言為什么個人價值觀對你是否成功和高效很重要？因為它會決定你在工作和生活中，面對事情做判斷的時候，是“頭腦清晰果斷”還是“充滿矛盾遲疑”？摘自高效冠軍讀本你曾在生活中猶豫不決嗎？碰到一件事情，不知道是對還是錯，應(yīng)該這樣做還是那樣做？有時候會深受這種猶豫的折磨

11、。專家說，這就是缺乏個人價值觀的結(jié)果，因為你對自己的價值判斷不明確，墻頭草，隨風(fēng)倒，或者是人云亦云，外界環(huán)境一變，就不知該如何處理事情了。我也是個猶豫不決的人，經(jīng)常為此煩惱，發(fā)現(xiàn)的確跟價值觀不明確有很大關(guān)系。于是關(guān)注有關(guān)價值觀的很多書籍，當(dāng)我在設(shè)計記事本格式的時候，花了很多時間來規(guī)劃自己的價值觀，因為它比任何的形式都重要。關(guān)于價值觀，有很多的培訓(xùn)課程，很多的書本都有“尋找”方法的介紹，看來這不是一件輕易能得到的事情。看了很多的書之后，我偶爾從高效冠軍讀本這本書中找到了方法，依據(jù)書中的方法去嘗試發(fā)現(xiàn)自己的價值觀，并且逐漸清晰起來。他那種方法很有效，但并不是唯一的，并不一定適合所有人。我認(rèn)為，無論

12、任何的方法，其核心都是“傾聽自己的聲音”，從你的潛意識中去判斷事物的對錯和遵循的標(biāo)準(zhǔn)。方法只是個方法而已，并不重要，因為高效冠軍讀本這本書已看過一次了，并且存在自己電腦中有好幾年了，為什么這次能起作用呢？一是認(rèn)識到了個人價值觀的重要性，認(rèn)真去尋找；二是通過長時間不斷地去尋找實踐判別關(guān)注，才會在某個時刻借助某種方法使它漸漸清楚起來，只有通過自己不斷地認(rèn)識，才會形成深刻的觀念。價值觀是一個人判斷事物的原則，為人處事的準(zhǔn)則，它有可能是你多年潛移默化形成的，有可能是你經(jīng)過某事的觸動后形成的向善的念頭，有可能是你畢生追求的目標(biāo)，關(guān)鍵在于“你認(rèn)為它正確”。下面是我的“個人價值觀”，放在了我的記事本的首頁，

13、拿出來與大家分享。健誠果：健康成長 誠信自信 果決耐心思謙奉：思考慎獨(dú) 謙遜創(chuàng)新 奉獻(xiàn)平衡健康成長身體是革命的本錢，是時間投資的基礎(chǔ)。人沒了，一切都是白扯！在健康上面的投資是值得的，少生病，不但節(jié)省自己和他人時間，更可節(jié)約金錢，所以必須保證在健康方面的投資時間。健康最重要的是鍛煉和飲食，這兩者都可和其它事結(jié)合起來做，所以是節(jié)約時間的蓄水池。成長比成功更重要，哪怕到老！包括學(xué)習(xí)、修煉、讀書等，總之，各方面都要不斷進(jìn)步，循序漸進(jìn)。誠信自信誠實信用，說到做到，能獲得別人的信任是一個人最大的價值，他就象儲蓄一樣，一定會得到回報。有信心不一定成功，但沒有信心一定不會成功！信心是興奮劑，會調(diào)動你的潛能和思

14、維。果決耐心遇到要果斷，要有決心，不能猶豫，婆婆媽媽，猶豫是時間的最大敵人，但不排除事先的思考。對人對事，都要耐下性子，不急功近利，好酒是釀出來的，十年磨出的劍必是好劍。思考慎獨(dú)一定要堅持獨(dú)立思考，別人的話要走一下自己的腦子，這是特別可貴的一種品格。慎獨(dú)，修養(yǎng)和學(xué)習(xí)，為人與做事，都沒必要靠別人監(jiān)督，關(guān)鍵在于自己。謙遜創(chuàng)新水之所以包容成物，是因為它的姿態(tài)很低；人之所以要謙虛，因為你不懂的很多。不驕不躁，淡泊明利。創(chuàng)新沒什么難的，關(guān)鍵在于用心，現(xiàn)在社會的小改小革更易于得到機(jī)會。奉獻(xiàn)平衡授人玫瑰，手有余香；予要得，必先舍。奉獻(xiàn)是一種精神，當(dāng)死后多年，希望別人說：他曾經(jīng)對社會對人類的發(fā)展做出過貢獻(xiàn)。生

15、活就象翹翹板，不能七上八下一團(tuán)糟。工作生活財富健康一個都不能少。打造完美的個人管理系統(tǒng)（五）-夢想記事本關(guān)于夢想記事本的種種好處，已經(jīng)在另一篇文章“圓夢記事本的力量”中有所敘述，這里主要談一下夢想記事本在記事本系統(tǒng)中的用法和具體寫法。建議在看這篇文章之前先讀一下熊谷正壽的記事本圓夢計劃，我大致按他所說的去做，但細(xì)化了一下具體做法。首先，反映在記事本的“未來年表”是攤開來看的，這也是活頁記事本的好處。制作時，用電子表格制作，我用a5紙縱向制作，記著留夠左右邊距，因為雖然是a5活頁本，但活頁紙的寬度要比實際a5的要小，打印時可以分開打印，具體制作時會有很多問題，需要自己去總結(jié)。“未來年表”中的內(nèi)容

16、，依據(jù)自己關(guān)注方向，也分為健康、個人成長、家庭、人際、事業(yè)和財富6個方面，只不過是在結(jié)果階段增加了旅游一項，希望可以到很多地方去走一走看一看。對終極目標(biāo)分解后，把目前、將來和差距都寫上，揀主要的寫，因為格子太小，不可能把什么內(nèi)容都寫進(jìn)去；在每一年中寫下到達(dá)這一年需要達(dá)成的目標(biāo)，也是寫主要目標(biāo)。“今年計劃”跟“未來年表”的格式一樣，把總體目標(biāo)分解到每個月的目標(biāo)上，然后去指導(dǎo)每周的計劃。圓夢記事本的這個“未來年表”的最大好處是可以全面、直觀地掌握你的目標(biāo)，使自己對人生的規(guī)劃有一個基本輪廓，之前也用過李踐的行動日記，但感覺不如這個來的直觀，所以改掉了。下面提供“未來年表”的圖片。打造完美的個人管理系

17、統(tǒng)（六）-時間四象限我們的人生設(shè)計應(yīng)該是：盡量做自己擅長的事情，把賺來的錢用于請別人做自己不擅長的事情。在豐田，“做和昨天同樣的事情”叫做“勞動”，而“為明天能夠做的更好而準(zhǔn)備”才叫“工作”。以上兩句摘自圣間和代的時間投資法第一次接觸時間管理四象限是柯維的要事第一，提出了號稱是第四代時間管理的模式，主張先做重要而不緊急的事情。我曾經(jīng)寫過一篇文章討論了要事第一、盡管去做和精力管理的關(guān)聯(lián)性。通過幾年來的實踐，后又閱讀圣間和代的時間投資法，感覺她對時間管理四象限的分析更透澈，淺顯易懂，并且有比例分配。這本書我看了不下三遍，基本上對她所論述的問題有了深入地了解。關(guān)于時間四象限的分布和各自的意義在所附的

18、思維導(dǎo)圖中有所顯示，下面主要強(qiáng)調(diào)幾點需要特別注意的問題：1圣間的四象限的排列跟柯維的四象限的排列并不相同，顯示的一二三四的象限號不一樣，但“重要而不緊急”列于第二象限是相同的，四個象限也都是按重要和緊急程度去劃分的。2重要度強(qiáng)調(diào)此種行為帶來的回報，對未來價值的影響；緊急度強(qiáng)調(diào)是否有時間上的制約，那種時間大多不是自己可自由支配的。3由于圣間和代用四象限法統(tǒng)計時間消耗過于籠統(tǒng)（我看過幾遍后也沒弄白她是如何統(tǒng)計時間的），我以四個象限為原則，又把時間分布在成長、健康、財富、家庭、人際和事業(yè)六個方面，把價值不大的浪費(fèi)和閑耗單獨(dú)列示（會在后面的每日日程中介紹）。4同一類事情可以根據(jù)產(chǎn)生價值的不同而把它記在

19、不同的象限，比如人際聚會，有的時候是迫不得已，可有可無，純粹是浪費(fèi)時間，我就會把它記在消耗中；而有的聚會有利于獲取信息，結(jié)交朋友，我就把它記在投資中。5要充分利用好“統(tǒng)合高效”（這是要事第一中的提法），幾件事情一起做，創(chuàng)造更多的時間價值，比如開車時聽英語，散步時思考問題等等，會為你有限的時間創(chuàng)造價值。后附時間四象限的導(dǎo)圖以及在記事本中的應(yīng)用圖片。打造完美的個人管理系統(tǒng)（七）-周計劃材料定義：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實世界中但尚未找到歸屬的事情；所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的事情。摘自gtd周計劃是個人管理系統(tǒng)中極為重要的一部分，拿足球的術(shù)語來說，可以稱得上是“前腰”，直接決定著“

20、前鋒”的輸出成果。我分別從重要性、計劃構(gòu)成以及具體做法三方面介紹一下周計劃。1、重要性我們有夢想、有年計劃、有月計劃，但都不如周計劃離落實層面這么近，它是連接月計劃和每日日程的紐帶，是反省和總結(jié)的加速器，是旋轉(zhuǎn)的螺旋上的每一圈螺紋。因為貼近每日日程，對每天的事件記錄、得失總結(jié)都保持著新鮮的記憶和深刻的體會，所以很方便對事件進(jìn)行總結(jié)。它除了具有規(guī)劃性外（規(guī)劃一周之內(nèi)的生活和工作），還具有調(diào)節(jié)器的作用。由于不可預(yù)見的因素，每日計劃不是每天都能完成的，這就需要在每個星期內(nèi)進(jìn)行調(diào)節(jié)，以免使自己壓力過大。2、計劃構(gòu)成我的每周計劃是一張a5的活頁紙，正面是本周的計劃安排，分別有日歷項、內(nèi)容項、總結(jié)項、提醒

21、項、評定項等幾部分構(gòu)成；背面空白，記錄將來也許清單和偶發(fā)的靈感。我的每周計劃安排吸取了要事第一、gtd、李踐的行動日志等書籍的精華，成為記事本系統(tǒng)中的重要部分。原來自己用b5活頁紙的時候是這樣設(shè)計自己的系統(tǒng)的：因為b5的本子比較大，不易攜帶，我經(jīng)常隨身攜帶兩張活頁紙，一張是周計劃，把它縱向橫向分別對折分成四部分，在背面分別記錄將來也許、靈感涂鴉、業(yè)務(wù)疑問、讀書清單等內(nèi)容，外出的時候?qū)φ燮饋硌b在口袋里；另一個是每日日程，記錄每天的日程，記滿了就歸檔進(jìn)活頁本中。這兩張隨身攜帶的紙構(gòu)成了我的個人管理系統(tǒng)，有一段時間還為自己的這份“創(chuàng)舉”而得意。但有一次投標(biāo)時整理資料，把兩張紙混在桌子上，找不到了，我

22、一下子失去了方向，不知道自己該干些什么了，跟丟了魂似的，想一想，兩張紙雖易于攜帶，但畢竟不保險，還是本子牢靠，隨換成了a5的活頁本。一開始記錄周計劃的時候，感覺頁面有點小，記錄的內(nèi)容多了放不下，后來慢慢習(xí)慣了，一張紙，足夠規(guī)劃每周的安排了，記不下，你就精簡，留主要的事情，或發(fā)揮提醒的功能，這也從另一方面鍛煉了自己要事第一的思維。3、具體做法正面首先是日歷項，我是從萬年歷的頁面上復(fù)制的，包括農(nóng)歷公歷以及節(jié)氣和具體節(jié)假日，顯示的內(nèi)容都比較好，唯一不好的是萬年歷中的星期是從星期日開始到星期六結(jié)束的，跟自己的行為習(xí)慣不一樣，我不知道星期按那么排列有什么科學(xué)的說法，讓我復(fù)制起來比較麻煩。日歷項有兩個作用

23、：一是將來某個確定日期事件的提醒，比如某人生日，某天需要干什么事；二是簡單記事，在某一天的日期上記錄一些事情。從這里可以看到切實的每一天，我們的生命就是由這每一天構(gòu)成的，所以更應(yīng)該好好度過。個人使命：在前面的個人使命宣言中已經(jīng)有所敘述，記錄在這里，濃縮成六個字“健誠果、思謙奉”，用紅色顯示，時刻提醒自己。角色內(nèi)容：來源于要事第一中的規(guī)劃，我們不單單是一個下屬，還是一個丈夫和父親，以及其它人的朋友，牢記自己的不同角色，演好自己，在六個方面構(gòu)筑生活和工作的平衡。在這一部分中，會對各方面的內(nèi)容做規(guī)劃，這是在周日晚上或周一早上需要做的事，學(xué)習(xí)和健康一點也不比工作不重要，所以要好好規(guī)劃好。因為工作是主體

24、，事務(wù)的主要部分，所以留的空白地方比較大，也可以根據(jù)自己的需要調(diào)整行間距。性質(zhì)更新：內(nèi)容右面窄小的一列顯示的是性質(zhì)和更新，有兩個作用，一個是分類任務(wù)的級別，可以用abc顯示，a類事項排在首位；一個是對任務(wù)做標(biāo)記，完成的打勾，看著所有的任務(wù)都完成了，有一種成就感。協(xié)作增效和核查：這是最右邊的一列，源自于要事第一。協(xié)作增效指的是幾件事一起做，有感于那個案例：我們又想鍛煉身體，又想增進(jìn)和家人的感情，那何不和家人一起鍛煉身體呢？生活中有很多可以用協(xié)作增效來處理麻煩事件的案例。核查就是對任務(wù)的完成進(jìn)行檢查，備注說明一下完成的任務(wù)，有什么得失，重要時間記錄一下。下面一個空格還有通訊錄、未完事項等的字，這是提醒自己要及時更新這些事件，特別是通訊錄，每周都可能有新認(rèn)識的人，要記著更新；個人管理系統(tǒng)要定時備份，數(shù)據(jù)丟了可就麻煩大了。評定：這是在下一周記錄前對上一周的總結(jié)，來源于李踐的行動日志，感覺得這幾個方面很有用，每周完成后都要審視一下，目標(biāo)完成情況、未完成原因、創(chuàng)新與突破以及改進(jìn)對策四個方面，以便于總