1、精品會議室管理辦法目錄1. 目的 22. 適用范圍 23. 術(shù)語和定義 24. 引用文件 25. 職責(zé) 26. 管理內(nèi)容和規(guī)定 27. 業(yè)務(wù) / 管理流程 48. 記錄 49. 附則 410. 附件 4附加說明： 6可編輯1. 目的為規(guī)范公司會議室管理，規(guī)范會議室服務(wù)，使會議室資源得到合理、高效利用，保證各項會議的順利進行，特制定本辦法。2. 適用范圍本規(guī)定適用于公司辦公區(qū)所屬會議室的管理。3. 術(shù)語和定義3.1. 會議室： 會議室分為專用會議室和一般會議室。 包括公司辦公區(qū)的各類公共會議室、 報告廳、培訓(xùn)室和接待室。3.2. 專用會議室：召開公司級重要會議及重要活動的會議室。3.3. 一般會

2、議室：除公司專用會議室外的其他會議室。4. 引用文件無5. 職責(zé)5.1. 綜合部負責(zé)公司專用會議室的日常管理工作，其中包括會議室預(yù)訂管理、會議服務(wù)、運維管理、會議室設(shè)備維護等。5.2. 工程部負責(zé)公司會議室的工程改造施工工作，其中包括室內(nèi)改造、空調(diào)改造維修及線路改造等。5.3. . 生產(chǎn)部負責(zé)公司會議室的照明設(shè)施的維護及改造。5.4. . 各部門負責(zé)公司專用會議室的預(yù)訂申請和其他使用相關(guān)事宜的配合；負責(zé)部門屬地區(qū)域劃分的一般會議室的日常管理工作，包括預(yù)訂管理、設(shè)備維護等。6. 管理內(nèi)容和規(guī)定6.1. 會議室的預(yù)定6.1.1 專用會議室預(yù)定：各部門可通過綜合管理部查詢公司專用會議室的使用情況并進

3、行預(yù)定，預(yù)定時應(yīng)提供會議時間、會議名稱、參會人數(shù)、會務(wù)需求、預(yù)定人姓名、聯(lián)系電話。按照先預(yù)定先使用的原則，在會議安排沖突時按照重要會議優(yōu)先的原則，由綜合管理部統(tǒng)一進行協(xié)調(diào)，并告知相關(guān)部門。6.1.2 一般會議室預(yù)定：會議室申請部門或個人可直接與會議室責(zé)任部門進行預(yù)定，填寫會議室使用預(yù)約登記表 （附件二） 。一般會議室按申請的先后順序預(yù)約使用。特殊情況下，經(jīng)各會議室申請人協(xié)商后可以調(diào)整先后使用順序。6.1.3 各部門或個人應(yīng)當(dāng)在會議召開前24 小時進行預(yù)定。6.1.4 同一會議室相鄰兩場會議之間預(yù)定間隔應(yīng)不少于15 分鐘，以便下一場會議的準(zhǔn)備。6.2. . 會議服務(wù)6.2.1 公司一級會議（如經(jīng)

4、營管理類、生產(chǎn)運營類、重大研發(fā)項目、重要投資等），提供茶水、會議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.2 各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的二級會議或其他會議，不提供茶水與會議服務(wù)人員等相關(guān)服務(wù)。6.2.3 公司級外部接待活動根據(jù)需求提供茶水、飲品、會議服務(wù)人員等相服務(wù)。6.3. . 會議室使用規(guī)定6.3.1 會議室使用期間，申請部門有權(quán)合理使用會議室相關(guān)設(shè)施，包括投影儀、視頻會議設(shè)備等，使用方需自帶筆記本電腦，若需借用筆記本電腦、投影儀等設(shè)備，應(yīng)填寫會議用品借用登記表（附件三）。會服人員根據(jù)會議使用需求提供麥克風(fēng)、音響、投影傳輸線、接線板等會議器材，并在前對相關(guān)設(shè)備調(diào)試連接，確保狀態(tài)穩(wěn)定，符合使用要求。6.3.2 使用方要

5、保持會議室整潔，尊重會議服務(wù)人員的勞動，愛惜設(shè)備設(shè)施。在使用設(shè)備過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時告知會議服務(wù)人員進行設(shè)備調(diào)整、修復(fù)。6.3.3 綜合管理部負責(zé)對會議室合理布局，使用方不得隨意改動，不得擅自搬挪會議室內(nèi)的設(shè)備、家具等。如需移動，需提前與綜合管理部聯(lián)系，經(jīng)同意后方可挪動，使用結(jié)束后應(yīng)立即復(fù)位。6.4. 會議室運維管理6.4.1 專用會議室： 綜合管理部負責(zé)對會議室內(nèi)的家具及相關(guān)設(shè)備進行日常的維護保養(yǎng)。 定期對設(shè)施進行檢測，發(fā)現(xiàn)故障后及時進行處理，最大限度地保障會議室的正常使用。6.4.2 一般會議室：各部門應(yīng)設(shè)立兼職會議室管理人員，負責(zé)責(zé)任區(qū)內(nèi)會議室日常管理工作。（ 1）愛護會議用桌椅，規(guī)范布

6、設(shè)會場，保持會議室整潔；（ 2）會后清點會議室設(shè)備設(shè)施，并做記錄，發(fā)現(xiàn)故障及時報修；（ 3）假期期間鎖門關(guān)窗、切實做好防火、防盜等安全工作。6.4.3 會議室內(nèi)應(yīng)張貼統(tǒng)一樣式的資產(chǎn)種類、資產(chǎn)數(shù)量、責(zé)任部門和責(zé)任人標(biāo)識。6.4.4 會議室內(nèi)設(shè)備、家具等物品的損壞、丟失，如無法確定責(zé)任人，應(yīng)由會議室責(zé)任部門承擔(dān)。6.4.5 綜合管理部對各會議室的使用和維護進行定期檢查。發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，將要求相關(guān)部門進行改正。7. 業(yè)務(wù)/管理流程無8. 記錄9. 附則9.1. .本制度自發(fā)布之日起施行。9.2. .本制度由綜合部負責(zé)解釋。10. 附件附件一：會議室管理職責(zé)劃分附件二：會議室使用預(yù)定登記表附件三：

7、會議用品借用登記表附件一：會議室管理職責(zé)劃分會議室類別會議室號碼會議室功能可容納人數(shù)責(zé)任部門會議室類別會議室號碼會議室功能可容納人數(shù)責(zé)任部門專用會議室a10-04視頻會議室、多功能會議室 （有投影儀）42a10-05vip接待室12a10-08會議室、培訓(xùn)室10a09-08視頻會議室、多功能會議室 （有投影儀）34a09-09多功能會議室 （有投影儀）14一層報告廳多功能會議室、培訓(xùn)室200工廠101會議室vip接待室12工廠102會議室視頻會議室、多功能會議室 （有投影儀）48一般會議室a09-13會議室、培訓(xùn)室10a08-11會議室、培訓(xùn)室20a08-10會議室、培訓(xùn)室14a07-06會議

8、室、培訓(xùn)室14a07-07會議室、培訓(xùn)室14a07-09多功能會議室 （有投影儀）40a06-09多功能會議室 （有投影儀）36a06-07會議室、培訓(xùn)室14a06-06會議室、培訓(xùn)室14a05-08多功能會議室 （有投影儀）22a05-06會議室、培訓(xùn)室14a05-05會議室、培訓(xùn)室14a04-06會議室、培訓(xùn)室14a04-07視頻會議室、多功能會議室 （有投影儀）36a04-10會議室、培訓(xùn)室20a04-15會議室、培訓(xùn)室14a03-05會議室、培訓(xùn)室14a03-06會議室、培訓(xùn)室14a03-08多功能會議室 （有投影儀）36會議室類別會議室號碼會議室功能可容納人數(shù)責(zé)任部門a03-19會議室、培訓(xùn)室25a03-20會議室、培訓(xùn)室28a02-01會議室、培訓(xùn)室14附件二：會議室使用預(yù)約登記表會議室使用預(yù)約登記表表號：生效日期：順序號：在舁 廳p會議名稱申請部門使用日期預(yù)約時間申請 人聯(lián)系方式備注開始結(jié)束1234567891011121314151617181920說明1.會議室由所轄部門管理，若沒有預(yù)約登記，任何部門和個人不得擅自使用會議室、 不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。2.使用人應(yīng)愛護會議室設(shè)施，活動結(jié)束后，應(yīng)進行必要的檢查，關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè) 備的電源，關(guān)好門窗，對會議室進行清掃和整理，附件三：會議用品借用登記表會議用品借用登記表表號：生效日期：順