1、檔案管理檔案管理 檔案管理的業務環節檔案管理的業務環節：8 8個個 收集、整理、鑒定、保管、檢索、收集、整理、鑒定、保管、檢索、 統計、編研和提供利用。統計、編研和提供利用。 第一節第一節 檔案收集檔案收集 檔案收集檔案收集 是檔案館（室）獲是檔案館（室）獲 取和豐富檔案資料的取和豐富檔案資料的主要渠道主要渠道和和 手段手段。 檔案收集的內容和渠道檔案收集的內容和渠道 檔案收集的 內容、渠道 檔案室接收本單位 需要歸檔的文件材料 檔案館接收 現行機關具有 長遠保存價值檔案 檔案館接收撤銷機 關、散存社會的 檔案；與圖書館等 交換檔案。 收集要求收集要求 科學組織科學組織 制定收集工作制度、名冊

2、、計劃、方案制定收集工作制度、名冊、計劃、方案 ( (歸檔制度：科學、可操作性；接收范圍、序列歸檔制度：科學、可操作性；接收范圍、序列) ) 信息完整信息完整 保證歸檔和進館（室）檔案信息的完整性保證歸檔和進館（室）檔案信息的完整性 是檔案收集工作必須堅持的是檔案收集工作必須堅持的核心要求核心要求。（從制度上保證從制度上保證 該歸檔、該進館（室）的沒有遺漏）該歸檔、該進館（室）的沒有遺漏） 結構優化結構優化 館（室）藏檔案門類是否齊全、是否具有館（室）藏檔案門類是否齊全、是否具有 可用性；（各種門類、載體檔案）可用性；（各種門類、載體檔案） 標準控制標準控制 制定標準和執行標準都要嚴格。（接收

3、檔制定標準和執行標準都要嚴格。（接收檔 案標準要科學、可操作）案標準要科學、可操作） 檔案室的收集檔案室的收集 加強對歸檔制度的宣傳加強對歸檔制度的宣傳（行動先導，建立網絡）（行動先導，建立網絡） 對文件形成的超前控制對文件形成的超前控制 實施超前控制，把好實施超前控制，把好 文件質量關文件質量關 對文件積累、歸檔的監督和指導對文件積累、歸檔的監督和指導（做好平時立（做好平時立 卷、整理歸檔的檢查指導）卷、整理歸檔的檢查指導） 各中門類、載體檔案各中門類、載體檔案 全面檢查歸檔的質量全面檢查歸檔的質量（把好歸檔接收質量關）（把好歸檔接收質量關） 加強平時收集工作加強平時收集工作 做好零散文件（

4、歸檔范圍以外做好零散文件（歸檔范圍以外 文件）和文件）和“帳外帳外”文件收集工作文件收集工作 檔案館的收集檔案館的收集 接收范圍接收范圍 建國前檔案；同級機關，二、三級建國前檔案；同級機關，二、三級 代表性單位形成的檔案；重大活動、重點建代表性單位形成的檔案；重大活動、重點建 設項目檔案；已公開現行文件等。設項目檔案；已公開現行文件等。99號令：法院、號令：法院、 檢察院；各民主黨派機關；涉及民生的專業檔案等等檢察院；各民主黨派機關；涉及民生的專業檔案等等 接收期限接收期限 現行機關檔案進館的期限（省級、現行機關檔案進館的期限（省級、 設區的市級館文件形成滿設區的市級館文件形成滿2020年、縣

5、級館滿年、縣級館滿1010 年）；年）；提前移交提前移交或或延期移交延期移交的條件、審批的條件、審批 （經同級檔案局批準）規定。（經同級檔案局批準）規定。 接收方法接收方法 逐年接收或定期接收（一般間隔逐年接收或定期接收（一般間隔3 3 年年或或5 5年年接收一次）接收一次） 接收要求和手續接收要求和手續 1.接收要求：接收要求：保持全宗的完整性，按規定分類保持全宗的完整性，按規定分類 整理；正確劃分保管期限，具有長久保存價值；全整理；正確劃分保管期限，具有長久保存價值；全 宗介紹、檢索工具，移交目錄（案卷級、文件級電宗介紹、檢索工具，移交目錄（案卷級、文件級電 子目錄）等，并在交接文據上簽名

6、蓋章。子目錄）等，并在交接文據上簽名蓋章。 2.交接文據：交接文據：檔案交接文據是在變更檔案保管檔案交接文據是在變更檔案保管 者或所有者的過程中形成，并具有法律效力的文件。者或所有者的過程中形成，并具有法律效力的文件。 嘉興市檔案館檔案移交（接收）憑證嘉興市檔案館檔案移交（接收）憑證 根據根據檔案法檔案法、機關檔案工作條例機關檔案工作條例及及檔案館工作通則檔案館工作通則的有關規定，經雙的有關規定，經雙 方商定，將本單位方商定，將本單位19931993年至年至20002000年在各項工作活動中形成的檔案材料，向市檔案館移交年在各項工作活動中形成的檔案材料，向市檔案館移交 。本次移交的內容有：。本

7、次移交的內容有： 組織機構名稱組織機構名稱 嘉興市檔案局嘉興市檔案局 全宗號全宗號 138138 目錄目錄 號號 檔案類別檔案類別所屬年代所屬年代移交原因移交原因 檔案數量（卷）檔案數量（卷） 案卷級案卷級 條目（條目（ 條）條） 排架長排架長 度（米度（米 ） 備備 注注 永久永久長期長期定期定期小計小計 001001 文書檔案文書檔案 1993-1993- 20002000年年 機構變更機構變更200200123123 3233233233231.01.0 002002 照片檔案照片檔案 1993-1993- 20002000年年 機構變更機構變更151151張張151151張張數碼數碼

8、合計合計200200 123123 151151張張 323323 151151 張張 3233231.01.0 移交檢索工具：文件級條目移交檢索工具：文件級條目35003500條，案卷級目錄條，案卷級目錄323323條。條。 全宗卷全宗卷材料：全宗介紹材料：全宗介紹1 1份。（大事記、檔案利用情況統計、檔案信息化情況等等）份。（大事記、檔案利用情況統計、檔案信息化情況等等） 該移交憑證一式二份，交接雙方各執一份，作為檔案移交依據，并歸入檔案該移交憑證一式二份，交接雙方各執一份，作為檔案移交依據，并歸入檔案全宗卷全宗卷。 移交單位：移交單位： 接收單位：接收單位： 嘉興市檔案館嘉興市檔案館 移

9、交人：移交人： 接收人：接收人： 移交日期移交日期: : 年年 月月 日日 撤銷機關檔案的接收原則、方法撤銷機關檔案的接收原則、方法 1.撤銷機關撤銷機關：由撤銷機關負責整理和鑒定，移交有關：由撤銷機關負責整理和鑒定，移交有關 檔案館或主管機關代管；檔案館或主管機關代管； 2.一個機關撤銷劃歸幾個機關一個機關撤銷劃歸幾個機關：由其中一個機關代管：由其中一個機關代管 或交有關檔案館；或交有關檔案館； 3.一個（或幾個）機關并入另一個機關一個（或幾個）機關并入另一個機關：由合并后的：由合并后的 新機關代管或移交有關檔案館；新機關代管或移交有關檔案館； 4.一個機關內一部分業務（或一個部門）劃歸另一

10、個一個機關內一部分業務（或一個部門）劃歸另一個 機關：機關：檔案不得抽走，可以借閱或復制；檔案不得抽走，可以借閱或復制； 5.機關撤銷或合并時機關撤銷或合并時：未處理完畢的文件材料，可移：未處理完畢的文件材料，可移 交新機關繼續辦理，并作為新機關檔案整理和保存。交新機關繼續辦理，并作為新機關檔案整理和保存。 重大活動檔案的接收重大活動檔案的接收 重大活動檔案：重大活動檔案：是指在重大活動過程中直接形是指在重大活動過程中直接形 成的具有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性成的具有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性 實物等不同形式的歷史記錄。實物等不同形式的歷史記錄。 范圍和內容：范圍和內容

11、：領導人、重大影響的活動、事件、自領導人、重大影響的活動、事件、自 然災害、事故等。然災害、事故等。 時間和方法：時間和方法：組織承辦單位（承擔組織、承辦主要組織承辦單位（承擔組織、承辦主要 工作的單位）結束工作的單位）結束4個月內，移交同級國家檔案館。個月內，移交同級國家檔案館。 社會散存檔案的征集社會散存檔案的征集 征集的主要方法征集的主要方法 接受捐贈、有償征集、國家接受捐贈、有償征集、國家 收購和征購、交換。（寄存、代保管、復制）收購和征購、交換。（寄存、代保管、復制） 征集的主要途徑征集的主要途徑 （1）有關機關團體、企事業單位有關機關團體、企事業單位 ； （2）有關地區（包括國內外

12、）有關地區（包括國內外) ) ； （3）有關個人；）有關個人； （4）圖書館、文化館、博物館、紀念館等。圖書館、文化館、博物館、紀念館等。 第二節第二節 檔案整理檔案整理 全宗及其構成全宗及其構成 全宗全宗 是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯 系的系的檔案整體檔案整體。通俗地說，全宗是一個機關的。通俗地說，全宗是一個機關的全部全部檔案。檔案。 全宗構成者（即立檔單位）全宗構成者（即立檔單位）需要具備怎樣的條件需要具備怎樣的條件 1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文； 2.是一

13、個會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；是一個會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算； 3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。 （有發文權、經濟獨立、有任免權）（有發文權、經濟獨立、有任免權） 立檔單位變化全宗如何處理？立檔單位變化全宗如何處理？ 1.1.新成立單位新成立單位( (建立新全宗建立新全宗) ) 2.2.撤銷單位（自然終止）撤銷單位（自然終止） 3.3.合并或兼并后形成新的單位合并或兼并后形成新的單位 a- a- b b 合并（兼并）合并（兼并）-d-d c-c- 4.4.原單位分立成若干個單位原單位分立成若干個單位a -ba

14、 -b -c -c 5.5.內設機構獨立或并入內設機構獨立或并入( (前后分開歸檔前后分開歸檔) ) 一個單位的內設機構，獨立為一個新的立檔單位，其獨立前形成的一個單位的內設機構，獨立為一個新的立檔單位，其獨立前形成的 檔案檔案 ，仍為原立檔單位全宗的一部分，仍為原立檔單位全宗的一部分 檔案整理內容檔案整理內容 1.系統化工作系統化工作區分全宗、全宗內檔案分類、立卷區分全宗、全宗內檔案分類、立卷 （組卷或組件）、卷內文件排列、案卷（件）排列等。（組卷或組件）、卷內文件排列、案卷（件）排列等。 2.檔案編目檔案編目卷內文件編號（頁號）、卷內文件目錄卷內文件編號（頁號）、卷內文件目錄 編制和備考表

15、的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄編制和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄 的編制或的編制或件號件號、歸檔文件目錄的編制歸檔文件目錄的編制等。等。檔案整理步驟檔案整理步驟 二者關系二者關系系統化是編目工作的系統化是編目工作的基礎基礎，編目是系統，編目是系統 化的化的體現體現，用以鞏固系統化成果。，用以鞏固系統化成果。 復式分類法復式分類法 全宗是一個復雜的檔案整體，全宗內檔案的分全宗是一個復雜的檔案整體，全宗內檔案的分 類往往需要兩種以上分類法的結合使用，即采類往往需要兩種以上分類法的結合使用，即采 用用復式分類法復式分類法。 年度年度組織機構分類法組織機構分類法 年度年度問題分類法

16、問題分類法 組織機構組織機構年度分類法年度分類法 問題問題年度分類法年度分類法 常用的分類方法（新立卷）常用的分類方法（新立卷） （1）年度）年度保管期限保管期限 （2）年度）年度組織機構（問題）組織機構（問題）保管期限保管期限 分類方案的編制分類方案的編制 應以應以本單位本單位職能職能 活動中形成的各種門類和載體的活動中形成的各種門類和載體的全部檔全部檔 案案為對象，依據工作職能、結合檔案內為對象，依據工作職能、結合檔案內 容和載體形式特點，進行科學分類。容和載體形式特點，進行科學分類。 機關分類方案表機關分類方案表 一級類目一級類目二級類目二級類目三級類目三級類目 文書類文書類按年度按年度

17、按組織機構分（可根據情況取舍）如：按組織機構分（可根據情況取舍）如： 保管期限保管期限件號件號 業務類業務類按業務類型分按業務類型分如：教學檔案如：教學檔案 科技類科技類基建類基建類按項目分按項目分 設備類設備類按型號分按型號分 科研類科研類按課題分按課題分 會計類會計類按年度分按年度分會計憑證類會計憑證類 如：各類報銷發票如：各類報銷發票 會計賬簿類會計賬簿類 如：銀行賬簿如：銀行賬簿 財務報告類財務報告類 如：年度財務報告如：年度財務報告 其他類其他類 特殊載體特殊載體 類類 照片類照片類如：紙質、數碼照片如：紙質、數碼照片 錄音錄像類錄音錄像類如：錄音帶、錄像帶如：錄音帶、錄像帶 光盤（

18、磁盤）類光盤（磁盤）類如：光盤、移動硬盤如：光盤、移動硬盤 實物類實物類如：獎杯、印章、錦旗、如：獎杯、印章、錦旗、 檔號的編制檔號的編制 檔號檔號 是檔案館（室）在是檔案館（室）在整理和管理整理和管理檔案的過程中，檔案的過程中， 以以字符形式字符形式賦予檔案的賦予檔案的一組代碼一組代碼。檔號是。檔號是存取存取檔案檔案 的的標記標記，并具有統計監督作用。，并具有統計監督作用。 傳統方式：傳統方式： 全宗號全宗號- -目錄號目錄號- -案卷號案卷號- -頁號。頁號。 例：例： 125-002-010-006125-002-010-006 新立卷方式：新立卷方式：全宗號全宗號- -年度年度- -保

19、管期限保管期限- -件號。件號。 例：例： 008 008- -19971997- -永久永久- -0002500025 檔號的編制應遵循以下原則檔號的編制應遵循以下原則 1. 唯一性原則（不能有重號）唯一性原則（不能有重號） 2. 合理性原則（與分類整理相適應）合理性原則（與分類整理相適應） 3. 穩定性原則（不能隨意改動）穩定性原則（不能隨意改動） 4. 擴充性原則（遞增容量）擴充性原則（遞增容量） 5. 簡單性原則（簡短明了）簡單性原則（簡短明了） 件號的編制方法件號的編制方法 五位阿拉伯數字標識。按照五位阿拉伯數字標識。按照 歸檔文件整理規則歸檔文件整理規則整理的檔案，同一個類目下整理

20、的檔案，同一個類目下 的文件按排列次序流水編號。的文件按排列次序流水編號。不應有空號不應有空號。 注：注： 1.如果在分類整理時，不設機構（問題）如果在分類整理時，不設機構（問題） 這一級類目，機構代號可省略。這一級類目，機構代號可省略。 2.列入檔案館接收單位的，要求檔案室編制列入檔案館接收單位的，要求檔案室編制 盒號盒號。 0121991 00008 永久永久 2 2、歸檔章格式、歸檔章格式 全宗號全宗號年度年度室編件號室編件號 機構或問題機構或問題保管期限保管期限館編件號館編件號 目錄的編制目錄的編制 立卷立卷：案卷目錄：案卷目錄 組件組件：歸檔文件目錄：歸檔文件目錄 歸檔文件目錄的編制

21、格式已在文件材歸檔文件目錄的編制格式已在文件材 料管理中介紹料管理中介紹 具體的錄入要點在檢索章節中介紹具體的錄入要點在檢索章節中介紹 第三節第三節 檔案鑒定檔案鑒定 檔案鑒定檔案鑒定 是判定檔案是判定檔案真偽真偽和和價值價值的過程。的過程。 檔案鑒定的內容檔案鑒定的內容（體現在三個階段）（體現在三個階段） 1.1. 歸檔鑒定歸檔鑒定 （是否屬于歸檔范圍，（是否屬于歸檔范圍，實質實質 是否具有保存是否具有保存 價值）價值） 2. 2. 保管期限鑒定保管期限鑒定 3. 3. 到期鑒定到期鑒定 一、檔案價值鑒定的原則一、檔案價值鑒定的原則 1.1.從國家和人民的整體利益出發從國家和人民的整體利益出

22、發 ( (這是鑒定這是鑒定 工作的指導思想和核心原則工作的指導思想和核心原則) ) 2.2.全面的觀點全面的觀點 （內容特征為主要因素，結合來（內容特征為主要因素，結合來 源、形成時間等因素；整體作用和個別價值相源、形成時間等因素；整體作用和個別價值相 結合；多方面利用需求）結合；多方面利用需求） 3.3.歷史的觀點歷史的觀點 （時代背景、歷史條件）（時代背景、歷史條件） 4.4.發展的觀點發展的觀點 （前瞻性，長遠的歷史作用）（前瞻性，長遠的歷史作用） 二、檔案價值鑒定的標準二、檔案價值鑒定的標準（三類）（三類） 1. 1.自身屬性標準：自身屬性標準：是指以檔案自身所擁有的主要屬性作是指以檔

23、案自身所擁有的主要屬性作 為價值鑒定的標準，包括為價值鑒定的標準，包括 （1 1）職能標準職能標準 是指按立檔單位所在社會系統中的是指按立檔單位所在社會系統中的地位地位和和 重要程度重要程度來決定其檔案的價值。來決定其檔案的價值。 （2 2）來源標準來源標準 是要突出檔案形成者在檔案鑒定中的地位，是要突出檔案形成者在檔案鑒定中的地位， 即即“以我為主以我為主”的標準。的標準。 （3 3）內容標準內容標準 檔案內容是決定檔案價值檔案內容是決定檔案價值最重要最重要、最本質最本質 的因素。強調了檔案內容的的因素。強調了檔案內容的重要性重要性、獨立性獨立性和和時效性時效性。 （4 4）形式特征標準形式

24、特征標準 是指文件的名稱、文本、外形特征等，是指文件的名稱、文本、外形特征等， 是判定檔案價值的是判定檔案價值的參考因素參考因素。 2.社會需求標準社會需求標準 社會對檔案的需求具有客社會對檔案的需求具有客 觀性。包括需求方向，需求面、需求時間等觀性。包括需求方向，需求面、需求時間等 方面。（社會利用價值）方面。（社會利用價值） 3.相對價值標準相對價值標準 是指被鑒定的檔案與其他是指被鑒定的檔案與其他 檔案和保管費用之間相比較而存在的價值。檔案和保管費用之間相比較而存在的價值。 只有當只有當利用價值利用價值大于大于保管檔案的成本保管檔案的成本時，才時，才 真正具有保管價值真正具有保管價值 （

25、完整程度、可替代程（完整程度、可替代程 度、重復程度、保管費用等因素度、重復程度、保管費用等因素 ） 三、檔案保管期限表的類型三、檔案保管期限表的類型 1.1.通用通用檔案保管期限表檔案保管期限表 它是由它是由國家檔案局編國家檔案局編 制制的，供全國的，供全國縣以上縣以上機關、團體、企業、事業單機關、團體、企業、事業單 位鑒定檔案通用的標準和依據，是全國各級機關位鑒定檔案通用的標準和依據，是全國各級機關 和單位和單位確定一般性檔案保管期限的標準確定一般性檔案保管期限的標準和制定其和制定其 它類型檔案保管期限表的指南。它類型檔案保管期限表的指南。 如：如：20062006年國家檔案局第年國家檔案

26、局第8 8號令頒發的號令頒發的機關文件機關文件 材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定參參p62p62 2.2.專門專門檔案保管期限表檔案保管期限表 3.3.同系統同系統機關檔案保管期限表機關檔案保管期限表 4.4.同類型同類型機關檔案保管期限表機關檔案保管期限表 5.5.機關機關檔案保管期限表檔案保管期限表 注注： 1.標準的保管期限表對其他幾種保管期標準的保管期限表對其他幾種保管期 限表限表 有有指導意義指導意義； 2.機關檔案保管期限表必須以機關檔案保管期限表必須以標準的和上級標準的和上級 的的各種通用保管期限表為依據；各種通用保管期限表為依據； 3.各種類

27、型的保管期限各種類型的保管期限不能縮短不能縮短標準規定的標準規定的 保管期限。保管期限。 檔案保管期限表的結構檔案保管期限表的結構 1.順序號：一般采用層累制結構，每類目下流水編號。順序號：一般采用層累制結構，每類目下流水編號。 2.條款：條款：一組文件的來源、內容和形式。（有內在聯系，一組文件的來源、內容和形式。（有內在聯系， 價值相同）價值相同） 3.保管期限：保管期限：保存年限保存年限 4.附注：對條款及其保管期限所作的必要注解和說明。附注：對條款及其保管期限所作的必要注解和說明。 5.總的說明：指出檔案保管期限表的適用范圍、制定依總的說明：指出檔案保管期限表的適用范圍、制定依 據、結構

28、、批準施行時間，及保管期限的計算方法等其據、結構、批準施行時間，及保管期限的計算方法等其 他應說明的事項。他應說明的事項。 四、檔案保管期限的劃分四、檔案保管期限的劃分 檔案保管期限檔案保管期限 是指對檔案劃定的存留年限。是指對檔案劃定的存留年限。 文書檔案的保管期限分文書檔案的保管期限分永久永久和和定期定期兩種，其中兩種，其中 定期又可分為定期又可分為3030年、年、1010年。年。 永久保管永久保管 就是無限期地盡可能長遠地保存下去。就是無限期地盡可能長遠地保存下去。 如如：本機關活動中形成的重要業務文件材料，本機：本機關活動中形成的重要業務文件材料，本機 關機構演變、人事任免等文件材料。

29、關機構演變、人事任免等文件材料。 定期保存定期保存的的計算方法計算方法：一般是從文件產生后的第：一般是從文件產生后的第 二年二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失 效、結案后算起。效、結案后算起。 例：例： 文書檔案保管期限表文書檔案保管期限表 5 5機關聯合召開會議的文件材料機關聯合召開會議的文件材料 5.1 5.1 本機關為主辦的本機關為主辦的 5.1.1 5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、請示、批復、通知、名單、日程、報告、 講話、總結、決議、決定、紀要講話、總結、決議、決定、紀要 。永久。永久 5.1.2 5.1.2 典型材料

30、、代表發言材料、交流材料、簡報。典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報。3030年年 5.2 5.2 本機關為協辦的本機關為協辦的 5.2.1 5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、 總結、決議、決定、紀要的復制或副本總結、決議、決定、紀要的復制或副本 。3030年年 5.2.2 5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、典型材料、代表發言材料、交流材料、 簡報的復制件或副本。簡報的復制件或副本。1010年年 五、檔案鑒定的組織和方法五、檔案鑒定的組織和方法 檔案鑒定的基本方法檔案鑒定的基本方法 是是直接鑒定法直接鑒定法，即直接、，

31、即直接、 具體地審查檔案。具體地審查檔案。 直接鑒定法要求直接鑒定法要求 檔案鑒定人員檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁逐卷逐件逐頁 地審查檔案材料，從它的內容、作者、題名、可地審查檔案材料，從它的內容、作者、題名、可 靠程度等方面，全面考察分析其價值，而不是僅靠程度等方面，全面考察分析其價值，而不是僅 根據案卷目錄、卷內文件目錄和案卷題名來判定根據案卷目錄、卷內文件目錄和案卷題名來判定 檔案的價值。檔案的價值。 六、檔案銷毀六、檔案銷毀 檔案銷毀檔案銷毀 是指經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅是指經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅 性處置的過程。性處置的過程。 銷毀程序銷毀程序 1. 1. 檔案鑒定人員形成銷

32、毀報告、清冊檔案鑒定人員形成銷毀報告、清冊 2. 2. 由鑒定小組審核提出意見，登記造冊。由鑒定小組審核提出意見，登記造冊。 3. 3. 經機關分管負責人批準。經機關分管負責人批準。 4. 4. 由由二人二人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。 銷毀清冊的結構包括銷毀清冊的結構包括 1. 檔案銷毀清冊封面，項目有：全宗號、全宗名檔案銷毀清冊封面，項目有：全宗號、全宗名 稱和立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱、稱和立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊單位名稱、 編制時間表；編制時間表； 2. 銷毀檔案登記表，項目有：順序號、案卷或銷毀檔案登記表，項目有：順序號、

33、案卷或 文件題名、起止日期、號碼（案卷目錄號、案卷文件題名、起止日期、號碼（案卷目錄號、案卷 號或文件編號）、數量、備注等。號或文件編號）、數量、備注等。 檔案銷毀方式檔案銷毀方式 （1）送指定造紙廠化成紙漿；送指定造紙廠化成紙漿； （2）少量涉密檔案交保密部門銷毀；少量涉密檔案交保密部門銷毀； （3）磁帶、磁盤和漁船等特殊載體檔案，可用物磁帶、磁盤和漁船等特殊載體檔案，可用物 理或焚燒等方式理或焚燒等方式 銷毀；銷毀； （4）兩人以上監銷，并在銷毀清冊上注明兩人以上監銷，并在銷毀清冊上注明“已銷已銷 毀毀”和銷毀方式、銷毀日期。和銷毀方式、銷毀日期。 經批準銷毀的檔案，可經批準銷毀的檔案，可

34、“暫緩執行暫緩執行”，一般可，一般可 保存一段時間后再抽樣復審，以防鑒定有誤。保存一段時間后再抽樣復審，以防鑒定有誤。 第四節第四節 檔案保管與保護檔案保管與保護 一、檔案保管的內容和要求一、檔案保管的內容和要求 檔案保管的內容檔案保管的內容 1. 1. 檔案庫房管理（整潔、有序）檔案庫房管理（整潔、有序） 2. 2. 檔案流動過程中的保護（各個環節）檔案流動過程中的保護（各個環節） 3. 3. 保護檔案的專門措施（復制、修裱）保護檔案的專門措施（復制、修裱） 檔案保管的基本要求檔案保管的基本要求 1. 1. 以防為主，防治結合以防為主，防治結合 2. 2. 加強重點，照顧一般加強重點，照顧一

35、般 二、檔案保管的基本條件二、檔案保管的基本條件 檔案室用房檔案室用房 檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用 房和檔案人員辦公用房組成。做到房和檔案人員辦公用房組成。做到三室分開三室分開。 檔案裝具檔案裝具 檔案裝具是檔案館、室必需的基本設備。目檔案裝具是檔案館、室必需的基本設備。目 前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、 檔案柜、密集架。檔案柜、密集架。 檔案保管設備檔案保管設備 空調機空調機、去濕機去濕機、通風機、通風機、溫濕度測量溫濕度測量 儀儀、防盜和防火報警器、防盜和防火報警器、滅火器滅火器、裝

36、訂機裝訂機、復印機復印機、 縮微拍攝設備、監控設備、消毒設備、縮微拍攝設備、監控設備、消毒設備、信息化設備以信息化設備以 及檔案專用運輸設備等。及檔案專用運輸設備等。 檔案包裝材料檔案包裝材料 無酸材料制成的卷盒、卷皮。無酸材料制成的卷盒、卷皮。 三、檔案庫房管理三、檔案庫房管理 檔案裝具的排列檔案裝具的排列 合理布局合理布局 、避光通風、避光通風 、 整齊有序整齊有序 （裝具應與窗戶墻面垂直）。（裝具應與窗戶墻面垂直）。 檔案裝具的編號檔案裝具的編號 一般以庫房為單位進行，一般以庫房為單位進行， 編號方法：自庫房門口起從左至右、從外向編號方法：自庫房門口起從左至右、從外向 里編架（柜）號，每

37、個架（柜）的格（節）里編架（柜）號，每個架（柜）的格（節） 也應編號，方法是從上向下編順序號。也應編號，方法是從上向下編順序號。 檔案的排列存放檔案的排列存放 檔案室檔案室的檔案，一般根據檔案種類實的檔案，一般根據檔案種類實 行行分類排列分類排列，將同一類別的檔案集中存放，將同一類別的檔案集中存放 在一起。在一起。 存放地點索引存放地點索引 年代年代 （類別）（類別） 檔檔 號號列號（架號、列號（架號、 箱號）箱號） 備備 注注 20012001 （文書）（文書） 138-2001-138-2001-永久永久001-050001-050005005 檔案管理的應急處置檔案管理的應急處置 檔案管

38、理的應急處置檔案管理的應急處置 是指由人為或自然因素引起的突是指由人為或自然因素引起的突 發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序， 需要采取應急措施加以處置的工作。需要采取應急措施加以處置的工作。 1. 1. 檔案管理的應急處置預案（如：檔案管理的應急處置預案（如：檔案工作突發事件應檔案工作突發事件應 急處置辦法急處置辦法） 2. 2. 檔案管理的應急處置措施檔案管理的應急處置措施 及時報警，在及時報警，在第一時間第一時間通知搶險負責人和相關人員，通知搶險負責人和相關人員， 通知專業搶險救援部門等。在可能的情況下，采取行動通知專業搶險

39、救援部門等。在可能的情況下，采取行動 消除事故。消除事故。 四、檔案保護四、檔案保護 庫房溫、濕度控制庫房溫、濕度控制 庫房的庫房的“八防八防” 防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防火、防水、防潮、防霉、防蟲、 防光、防塵、防盜。防光、防塵、防盜。 一般庫房溫濕度控制規定一般庫房溫濕度控制規定 相對溫度相對溫度：14241424 相對濕度相對濕度：45456060 聲像庫的溫濕度規定聲像庫的溫濕度規定 相對溫度相對溫度：20252025 相對濕度相對濕度：50506060 磁帶庫的溫濕度規定磁帶庫的溫濕度規定 相對溫度相對溫度：14241424 相對濕度相對濕度：40406060 膠片庫的溫濕度規

40、定膠片庫的溫濕度規定 相對溫度相對溫度：14241424 相對濕度相對濕度：40406060 檔案修復檔案修復 檔案修復檔案修復 是指受損或退變檔案的恢復或是指受損或退變檔案的恢復或 接近原有特征，或進行加固的一項搶救性接近原有特征，或進行加固的一項搶救性 保護措施。保護措施。 修復技術種類：去污、去酸、加固、修裱、修復技術種類：去污、去酸、加固、修裱、 字跡恢復與顯示技術等。字跡恢復與顯示技術等。 常用搶救方法常用搶救方法 復印、拍攝、掃描。復印、拍攝、掃描。 五、全宗卷五、全宗卷 全宗卷：是檔案管理活動中形成的全宗卷：是檔案管理活動中形成的“檔案檔案”，是管理全宗的，是管理全宗的“檔案檔案

41、”。 全宗卷的主要內容全宗卷的主要內容 1.1.檔案檔案收集收集方面的材料方面的材料（交接文據，接收、征集記錄，檔案來源等）（交接文據，接收、征集記錄，檔案來源等） 2.2.檔案檔案整理整理方面的材料方面的材料（整理工作方案、分類方案、檔案整理情況）（整理工作方案、分類方案、檔案整理情況） 3.3.檔案檔案鑒定鑒定方面的材料方面的材料（鑒定小組成員，保管期限表，鑒定、銷毀情況（鑒定小組成員，保管期限表，鑒定、銷毀情況） 4.4.檔案檔案保管保管方面的材料方面的材料（安全檢查記錄、報告，檔案保護措施）（安全檢查記錄、報告，檔案保護措施） 5.5.檔案檔案統計統計方面的材料方面的材料（收進移出登記

42、，檔案基本情況和利用情況統計）（收進移出登記，檔案基本情況和利用情況統計） 6.6.檔案檔案利用利用方面的材料方面的材料（全宗指南，利用范圍說明，利用實例）（全宗指南，利用范圍說明，利用實例） 7.7.檔案管理檔案管理新技術新技術應用方面的材料應用方面的材料 （信息化情況，電子目錄數量）（信息化情況，電子目錄數量） 全宗卷的整理全宗卷的整理 全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續而逐全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續而逐 漸增加的，平時必須漸增加的，平時必須注意積累注意積累，及時進行整理組卷，及時進行整理組卷， 數量較多的可設分卷。數量較多的可設分卷。 卷內文件材料按卷內文件材料按問題問題時間

43、時間進行系統排列。進行系統排列。 排列順序排列順序 全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記 和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、 現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內現代化管理等方面的文件材料，在此基礎上編制卷內 目錄。目錄。 第五節第五節 檔案檢索檔案檢索 1.1. 檔案檢索的內容檔案檢索的內容 就是就是存儲存儲和和查找查找檔案信息檔案信息 的過程。的過程。 檢索效率檢索效率 是衡量檔案檢索系統性能以及每一個是衡量檔案檢索系統性能以及每一個 檢索過程質量的最基本的指標。檢索過程質量的最基本的指

44、標。 2.2. 檔案著錄檔案著錄 是對檔案是對檔案內容內容和和形式特征形式特征等進行等進行 分析、選擇和記錄的過程。分析、選擇和記錄的過程。 3. 3. 檔案檢索工具檔案檢索工具 是用于是用于存儲存儲、查找查找和和報道報道檔檔 案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、 指南等的統稱。指南等的統稱。 常用檔案檢索工具的編制常用檔案檢索工具的編制 最常用、最基礎最常用、最基礎的檔案檢索工具：的檔案檢索工具： 案卷目錄案卷目錄和和歸檔文件目錄歸檔文件目錄。 1.1.案卷文件目錄（全引目錄）案卷文件目錄（全引目錄） 現已被文件級電現已被文件級電 子目錄所取代

45、。（或歸檔文件目錄取代）子目錄所取代。（或歸檔文件目錄取代） 2.2.專題目錄專題目錄 按照特定專題以一定次序編排而成按照特定專題以一定次序編排而成 的一種檔案目錄。（如：民生檔案專題庫）的一種檔案目錄。（如：民生檔案專題庫） 歸檔文件目錄關鍵字段著錄要點（新方法）歸檔文件目錄關鍵字段著錄要點（新方法） 全全 宗宗 號號 年年 度度 保管保管 期限期限 件件 號號正題名正題名 文件文件 編號編號 成文成文 日期日期 責責 任任 者者 文件文件 頁數頁數 密密 級級 開放開放 情況情況 室編室編 盒號盒號 備備 注注 0 0 0 0 2 2 2020 0303 永久永久0 0 0 0 4 4 5

46、 5 6 6 嘉興市檔案嘉興市檔案 局黨組會議局黨組會議 記錄記錄 人事任人事任 免免 嘉檔嘉檔 200200 335 5 號號 200200 305305 1313 嘉興嘉興 市檔市檔 案局案局 6060限制限制進館進館 單位單位 編制編制 全全 宗宗 號號 目目 錄錄 號號 案卷案卷 號號 頁頁 號號 正題名正題名文件文件 編號編號 成文成文 日期日期 責責 任任 者者 保管保管 期限期限 密密 級級 開放開放 情況情況 備注備注 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 1 1 4564560 0 2 2 5 5 關于關于zzzzzz等等 同志任職的同志任職的 通知通知 xxx xxx、

47、kkkkkk 嘉檔嘉檔 199199 665 5 號號 200200 205205 1313 嘉興嘉興 市檔市檔 案局案局 永久永久限制限制 文件級目錄關鍵字段著錄要點（傳統方法）文件級目錄關鍵字段著錄要點（傳統方法） 3.全宗指南（全宗介紹）全宗指南（全宗介紹） 是介紹和報道立檔單位及其是介紹和報道立檔單位及其 所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。 編制要求編制要求 客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清 楚。全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成楚。全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成 。 正文部分的編寫正文部分的編寫有以

48、下三方面：有以下三方面： （1）全宗構成者沿革簡介。（組織沿革）全宗構成者沿革簡介。（組織沿革） （2）全宗內檔案情況簡介。（檔案數量、保管期限、）全宗內檔案情況簡介。（檔案數量、保管期限、 完整程度，整理、鑒定、檢索工具、利用等情況）完整程度，整理、鑒定、檢索工具、利用等情況） （3）檔案內容與成分介紹。（分類介紹）檔案內容與成分介紹。（分類介紹） 例：例： 嘉興市（縣）人民政府嘉興市（縣）人民政府 （19491983） 全宗號全宗號16 一、機構沿革一、機構沿革 嘉興縣人民政府成立于嘉興縣人民政府成立于1949年年5月嘉興解放之時，隸屬嘉興專署領導。月嘉興解放之時，隸屬嘉興專署領導。 19

49、55年年12月，縣人民政府改稱為市人民政府。月，縣人民政府改稱為市人民政府。.1983年年8月月3日，浙江省人日，浙江省人 民政府浙政（民政府浙政（1983）55號通知，根據國務院號通知，根據國務院1983年年7月月21日批復：撤銷嘉興地日批復：撤銷嘉興地 區行政專署，設立省轄的嘉興市和湖州市。至此，（縣級）嘉興市人民政府職區行政專署，設立省轄的嘉興市和湖州市。至此，（縣級）嘉興市人民政府職 能行使中止。能行使中止。工作職能工作職能 歷任市（縣長）有：鄭寄民、張澄秋、馬吉德、劉慎言、樊家禧、蔡學忠、歷任市（縣長）有：鄭寄民、張澄秋、馬吉德、劉慎言、樊家禧、蔡學忠、 沈如淙、吳根生、周平臣、朱孔

50、宇、李佃杰。沈如淙、吳根生、周平臣、朱孔宇、李佃杰。 二、檔案情況及主要內容二、檔案情況及主要內容 該全宗于該全宗于1983年底由原嘉興市人民政府辦公室移交本館，文書檔案編有年底由原嘉興市人民政府辦公室移交本館，文書檔案編有 三個目錄共計三個目錄共計1338卷，其中永久卷，其中永久925卷，長期卷，長期309卷。另外還有會計檔案卷。另外還有會計檔案2174 卷，照片卷，照片222張，錄音帶張，錄音帶6盒，光盤盒，光盤10片。排架長度片。排架長度19.3m。按規定現已鑒定檔。按規定現已鑒定檔 案案1101 卷，開放條目卷，開放條目9066 條。條。 該全宗按年度該全宗按年度問題立卷，分類清楚。材

51、料比較完整。該全宗利用率高，問題立卷，分類清楚。材料比較完整。該全宗利用率高， 特別是組織史、市志編寫中發揮了重要的憑證參考作用。由于頻繁利用，部分特別是組織史、市志編寫中發揮了重要的憑證參考作用。由于頻繁利用，部分 案卷發生機械磨損、酸化和字跡褪變，需通過裱糊、字跡顯示、無酸處理等措案卷發生機械磨損、酸化和字跡褪變，需通過裱糊、字跡顯示、無酸處理等措 施加以彌補。施加以彌補。 該全宗檢索工具主要有紙質：案卷目錄、全引目錄等；電子：案卷級條目該全宗檢索工具主要有紙質：案卷目錄、全引目錄等；電子：案卷級條目 1338條，文書文件級條，文書文件級19569 條，專題庫條目條，專題庫條目3441條。

52、全文掃描：條。全文掃描：3274 件。件。 三、檔案內容與成分介紹三、檔案內容與成分介紹 1、文件匯集。主要包括縣（市）歷屆人民代表大會、解放初期各界代表、文件匯集。主要包括縣（市）歷屆人民代表大會、解放初期各界代表 會議、各屆各次人代會代表發言、各次烈軍屬、殘廢、復員、退伍軍人代表會議、各屆各次人代會代表發言、各次烈軍屬、殘廢、復員、退伍軍人代表 會議、知識青年下鄉、回鄉代表會議、市（縣）長辦公會議、市（縣）府辦會議、知識青年下鄉、回鄉代表會議、市（縣）長辦公會議、市（縣）府辦 公會議記錄、市（縣）府辦公室發文，市（縣）府各類會議記錄、市（縣）公會議記錄、市（縣）府辦公室發文，市（縣）府各類

53、會議記錄、市（縣） 府辦編印的府辦編印的情況與匯報情況與匯報、地區、全省及全國性的重要會議材料、嘉興地、地區、全省及全國性的重要會議材料、嘉興地 區專員行政公署、浙江省人民政府（人民委員會）、國務院文件等匯編材料。區專員行政公署、浙江省人民政府（人民委員會）、國務院文件等匯編材料。 2、重要的報告及批復、通知和決定。主要有關于職權范圍內的組織機構、重要的報告及批復、通知和決定。主要有關于職權范圍內的組織機構 的撤建、人事干部的任免、勞動工資調整、工業交通、農林水利、財稅商業、的撤建、人事干部的任免、勞動工資調整、工業交通、農林水利、財稅商業、 物資供應、物價政策、文化教育、衛生醫療以及民政、土

54、管、民兵建設等各物資供應、物價政策、文化教育、衛生醫療以及民政、土管、民兵建設等各 項工作的報告及批復，關于市（縣）所轄新豐區、鳳橋區、新篁區、王江涇項工作的報告及批復，關于市（縣）所轄新豐區、鳳橋區、新篁區、王江涇 區、新塍區、王店區等地的劃分階級成份的呈報與批復、決定等，本府關于區、新塍區、王店區等地的劃分階級成份的呈報與批復、決定等，本府關于 落實人民政策的批復，及對人員處理的決定。落實人民政策的批復，及對人員處理的決定。 3、財務。主要有、財務。主要有1961年至年至1978年行政科所形成的會計文件材料，包括會年行政科所形成的會計文件材料，包括會 計報表、帳冊、憑證等。計報表、帳冊、憑

55、證等。 還有，嘉興市（縣）人民政府關于全市（縣）各項工作的重要指示和年還有，嘉興市（縣）人民政府關于全市（縣）各項工作的重要指示和年 度總結，各年度的干部統計年報，干部調動介紹信存根，縣革委辦事組編印度總結，各年度的干部統計年報，干部調動介紹信存根，縣革委辦事組編印 的工作簡報，晉升技術職稱的通知報告，關于計劃生育，人口，檔案管理的的工作簡報，晉升技術職稱的通知報告，關于計劃生育，人口，檔案管理的 報告與通知等文件材料。報告與通知等文件材料。 第六節第六節 檔案統計檔案統計 檔案統計檔案統計 是對反映和說明檔案及檔案工作是對反映和說明檔案及檔案工作 現象的現象的數量特征數量特征進行搜集、整理和

56、分析的進行搜集、整理和分析的 活動。活動。 一、檔案統計的內容和要求一、檔案統計的內容和要求 檔案統計工作的檔案統計工作的內容內容：主要包括檔案：主要包括檔案 的的基本登記基本登記和和綜合統計綜合統計兩部分。兩部分。 我國檔案工作的基本情況統計，基本上分為我國檔案工作的基本情況統計，基本上分為四個層四個層 次次： 其一其一，全國全國檔案工作基本情況統計。由國家檔案局組檔案工作基本情況統計。由國家檔案局組 織實施；織實施； 其二其二，專業系統專業系統檔案工作情況統計。該項統計由各專檔案工作情況統計。該項統計由各專 業主管部門組織實施；業主管部門組織實施； 其三其三，地方地方（包括省、市、地、縣各

57、級）檔案工作基（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基 本情況統計。該項統計由各級地方檔案行政管理部門組本情況統計。該項統計由各級地方檔案行政管理部門組 織實施；織實施； 其四其四，檔案館、檔案室檔案館、檔案室檔案工作情況統計檔案工作情況統計 。該項統計。該項統計 由各檔案館（室）自行組織實施。由各檔案館（室）自行組織實施。 檔案統計的基本要求檔案統計的基本要求 （1 1）準確性準確性（客觀、如實）（客觀、如實） （2 2）科學性科學性（嚴密合理、科學實用、（嚴密合理、科學實用、 明確易行）明確易行） （3 3）時效性時效性（迅速及時）（迅速及時） 二、檔案登記二、檔案登記 檔案登記檔案登記 是指登錄是指登錄檔案檔案和和檔案管理檔案管理有關有關 數據的過程。檔案登記是檔案統計的基數據的過程。檔