項目管理與Project,project基礎使用,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,一、Project概述,項目管理基礎Project實用情況常用的項目管理技術Project與項目管理Project的視圖Project制作項目計劃流程改造Project模版,Project概述,項目和項目管理項目的特性項目生命周期的幾個階段,Project概述,適用行業：汽車、機械制造、電子電氣、IT及通訊、化工、電力、環保、交通、設計、房地產等適用對象：項目團隊、研發團隊、項目經理、企業管理層、人力資源等適用范圍：工程建造、產品研發、系統集成、監理、訂單項目、技改項目、企業管理流程改進等,一些常用的項目管理技術,任務分解結構技術（WBS）甘特圖（GanttChart）項目評審技術（PERT）關鍵路徑法（CPW）,Project與項目管理,項目范圍管理利用Project的項目分解功能，用戶可方便的對項目進行分解，并可以在任何層次上進行信息的匯總。項目進度管理Project提供了多種進度計劃管理的方法，如甘特圖、日歷圖、網絡圖等，利用這些方法，可以方便地在分解的工作任務之間建立相關性，使用關鍵路徑法計算任務和項目的開始，完成時間，自動生成關鍵路徑，從而對項目進行更有效的管理。,Project與項目管理,項目資源管理在資源費用管理中，Project采用了自下而上的估算技術。在人力資源管理中，Project提供了“資源平衡”，“責任矩陣”，“資源需求直方圖”等技術，力求對資源進行更合理的分配。信息溝通管理Project使用豐富的視圖、報表，為項目中不同類別的人員提供了所需的信息。項目管理者還可以利用電子郵件和ProjectCentral直接分配任務，更新任務信息，跟蹤控制任務完成情況。,Project與項目管理,項目綜合管理Project包含了項目管理中多方面重要的技術和方法，可以對整個項目的計劃、進度、資源進行綜合管理和協調，改善項目管理的過程，提高管理水平，最終實現項目的目標。,Project的視圖,甘特圖視圖甘特圖視圖是以工作表和條形圖表的形式顯示的基本的任務和工期，開始和結束時間一級資源的信息。跟蹤甘特圖視圖顯示了項目偏移原始估計的程度，這樣有助于用戶決定如何來調整計劃來適應任何延遲。,Project的視圖,任務分配狀況視圖這種視圖給每項任務列出了分配給該項任務的資源一級每項資源在各個時間段內完成的工時。日歷視圖使用了以月為時間單位的日歷格式，用天或周來計算任務時間。其中，非工作日是灰色顯示的。網絡圖視圖以流程圖方式來顯示任務及其相關性。一個框代表一個任務，框之間的連線代表任務間的相關性。,Project的視圖,資源工作表視圖采用電子表格的格式顯示有關每種資源的信息，如資源名稱，工作組，標準費率，加班費率，使用成本，基準日歷等。資源使用情況視圖使用該視圖可以一次查看所有資源分配信息。在視圖左邊的資源名稱欄里，顯示了資源名稱及其指向的所有任務；工時欄里顯示的是完成每項任務的估計工時。右邊窗口顯示的為小時數。,Project的視圖,資源圖表視圖顯示的是單個資源的分配信息，是基于逐個方式顯示的。它用來突出顯示資源沖突，指出在人員，設備及其他資源種，有哪些是過渡配置的，有哪些是沒有充分利用的。組合視圖組合視圖的上方窗口為甘特圖，下方窗口視圖種顯示了在上方窗體種選定的任務或資源的信息。在下方窗口中，還顯示了指派給該任務的資源。,項目計劃的創建與制定,制定項目計劃的一般步驟：需求分析項目任務分解利用Project制定項目計劃根據實際情況調整計劃,WBS案例分析,“監控中心工程建設”項目的任務分解：（1）工程實施前的準備。（2）設備采購。（3）專線調配。（4）機房布置。（5）網絡配置及調試。（6）軟硬件安裝。（7）聯網調試。（8）運行維護。（9）工程驗收。,第一次試用（改造模版）,開啟MicrosoftProject；由文件/新建打開新建項目，選擇本機上的模版。,改造模版（續）,由項目菜單選取項目信息，以便進行上述信息調整。假設在兩個月內完成，因此我們在日程排定方法中設定由項目完成之日起安排我們的計劃。接著在完成日期中輸入為二個月后，其中，有紅色圓圈的地方按一下可以跳到今天的日期。,改造模版（續）,接著，在日歷中設定自己公司的工作日歷。最后，按下確定改變自己在運作上真正的時間，同時把不要的工作任務刪除，這時，Project便會再自動的幫我們計算最終的結果。,改造模版（續）,當然，如果改變工期同樣也會重新計算的。這樣，我們就快速制作出一份真正屬于自己公司的計劃了！,變更現有計劃,如果文件早已經由之前的人制作完成了，我們也可以拿以往的項目資料直接修改成為新的項目計劃。要直接修改之前的文件，其方法為：1、打開要修改的項目文件。2、由菜單中選擇項目/項目信息。3、試著，變更排程方式、開始或者是完成日期、日歷狀況，按下確定按鈕即可。4、如有必要也可以變更其任務內容或者是工期時間的長短。,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,MP3開發計劃,定義項目定義任務及工作時間定義任務級別顯示項目摘要鏈接任務形成甘特圖,從零開始制作自己的計劃-MP3,如果正巧這個項目從沒有人進行過，而范本也沒有類似的項目，這時，我們只好從零開始了！MicrosoftProject的項目向導（在左窗格），可以幫助你建立一個新的項目、管理任務和資源、跟蹤你的項目和報告項目信息。,定義項目,某公司計劃開發一款新穎的mp3產品，研制時間越早開始越好，項目經理已經在頭腦中構思好了一個行動框架計劃要將它做出計劃向老板匯報在任務窗格中找到并按下新建圖示。選擇空白項目，項目向導會出現在左窗格處。點擊定義項目。項目開始時間就確定在8月1日正式開始。單擊保存并前往第2步。,定義項目,接著，項目向導就會詢問你是否在項目工作組中更新你的項目信息。如果你沒有在服務器上安裝MicrosoftProjectServer，或者目前你不希望發布你的項目信息，那么就請選擇否，反之，則選擇是。由于mp3新產品開發還處于構思階段，項目工作組還沒有正式成立，目前還沒有考慮信息發布問題，故此處選擇否。然后，單擊保存并前往第3步。,定義項目,定義任務及工作時間,這個mp3新產品開發包含的內容,定義任務級別,接著選擇任務4-6，按下降級圖示，使整個項目結構變得更有結構性。,顯示項目摘要,在菜單中選擇工具/選項，在彈出的選項窗口中選擇視圖頁。勾選顯示項目摘要任務,顯示項目摘要,這時，你會發現你得到了項目的情況總覽。,鏈接任務形成甘特圖,由于開發mp3新產品，首先要做的是立項，然后才進行項目具體行動的策劃工作，因此，我們選擇“立項”以及“策劃”兩項任務，按下工具欄中的連接任務。此時，在甘特圖中出現一個連接線代表所選擇的第一個任務完畢后才會進行第二選取的任務，同時，這兩個項目的時間也會相應的進行自動調整。,鏈接任務形成甘特圖（續）,鏈接任務形成甘特圖（續）,重復上面的步驟，很快一份完美的計劃就呈現在面前。包括項目的總工期，開始和完成時間都自動計算出來了。,總工期,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,項目任務設置,項目信息設置日歷設置列出項目任務周期性任務里程碑,項目信息設置,開始日期：如果項目的排定是由項目開始日來排定便可以在此輸入項目開始的日期。完成日期：如果項目排定是由項目完成日來排定便可以在此輸入項目完成日期。,開始時間和完成時間只能設置其中一個,項目信息設置（續）,日程排定方法：設定項目是由項目開始之日來排定或是由項目完成之日來排定。當前日期：通常指的為此Project文件開始建立的日期。狀態日期：由于項目規劃的初期，其所預估的時間、成本等等皆有可能根據實際的情形而需要修正，這時，項目經理除了需要適當修正外，也可能想要保留原本預估的信息以便于后期進行比較時使用，此時，我們便可以在狀態日期中輸入想要保留的日期。如果設定為NA，那么Project便會將目前日期當做狀態日期。,項目信息設置（續）,日歷：設定此項目的日歷。優先順序：Project可以輕易的整合多個項目，當多個項目同時進行時，資源的分配便可能發生不足的情形，此時，當資源在跨多個項目進行分配時，便可以在此設定優先權限。其中，我們可以輸入0-1,000之間的數字；數字愈高表示任務具有較高的優先權。MicrosoftProject會先考慮任務層級的優先順序，然后再考慮項目層級的優先順序。項目統計：可以使你多緯度的一目了然的了解項目的開始及完成時間、工期、工時、成本以及項目完成百分比，隨著項目的進展更會告知實際與計劃的差異情況。,日歷設置,點擊定義項目的常規工作時間，選擇在標準日歷上作修訂。右邊窗格可以預覽標準日歷的工作日設置。接著單擊保存并前往第2步。,日歷設置（續）,接著需要定義工作周，決定一周中的哪些天是工作日，缺省是周一到周五，正是聯信公司的每周工作日安排，故不用變更。單擊保存并前往第3步。,日歷設置（續）,接著出現設置假日和倒休窗格，單擊更改工作時間。接著便會出現更改工作時間對話框。,日歷設置（續）,十一放假為10月1日10月7日，把這一段時間選取上，再選擇設定為非工作日。而9月28日9月29日為調休時間，故應將其選擇上后，設定為非默認工作時間,日歷設置（續）,接著出現的就是定義時間單位窗格，需要我們決定每個工作日的工作工時，每周的工時，每月的工時。標準日歷的缺省為：每日工時：8小時；每周工時：40小時8小時/天5天；每月工作日：20天，如不用變更，直接單擊保存并前往第5步。點擊保存并完成。,日歷設置（其他途徑）,還有其他途徑也可以設定你的項目日歷。在菜單中選擇工具/更改工作時間，你同樣也可以得到更改工作時間對話框，進行上述操作。不用向導創建工作日歷的方法為：在更改工作時間對話框中，按下新建便可建立一個新的日歷。接著，為此項目日歷建立一個名稱，例如：開發mp3新產品，同時選擇復制來至于原來Project中的哪個日歷。按下確定按鈕。,日歷設置（其他途徑）,預設工作時間可以在選項中變更。按下選項后，會出現另外一個對話框。在此可以設定財政年度開始于、默認開始時間、默認結束時間、每日每周工時、以及每月工作日等等信息。按下設為默認值后，可以將改變變更為默認值。在這兒新增的項目日歷與用項目向導新增的項目日歷相比最大的不同是：在這兒并不是設定完畢就好了的！我們還需將這個項目也要套用為新的日歷才行。,日歷設置（其他途徑）,由菜單中選擇項目/項目信息，此時又會回到之前我們所說明的項目信息對話框。在日歷中選擇套用新的日歷開發mp3新產品，按下確定，這樣目前開啟的項目才會套用成為新的日歷。,日歷設置（共享）,由工具菜單中選擇管理器，此時便會出現管理器對話框。在此對話框中選擇日歷。此時我們便可以看到此項目檔案所有的自訂日歷。點選想要分享的日歷按下復制到GLOBAL.MPT中。當信息復制到GLOBAL.MPT后，下回再新建任何項目時便會多了我們所建立的自訂日歷了。在預設狀況下，我們可以在“C:ProgramFilesMicrosoftOfficeOffice2052”找到GLOBAL.MPT這個文件。,列出項目任務,首先，新建一份Project文件。利用上所述方法，使用項目向導建立新項目計劃。其中日程排定方法使用從項目開始之日起，而日歷使用標準。在任務向導中找到并按下列出項目中的任務。接著便會出現列出任務窗口，提示你有兩種方式可以錄入你的項目任務到Project環境中的任務名稱欄位中：其一為人工方式一一把所需的任務錄入；其二為從Excel導入任務。,列出項目任務（續）,在列出任務窗口中，按下導入向導，即可從Excel中導入任務。接著就會出現打開文件對話框，選擇一個目標Excel文件，單擊打開按鈕。選擇默認設置，點擊下一步，直到導入向導映射選項。,列出項目任務（續）,在這里勾選任務,列出項目任務（續）,接著出現導入向導任務映射對話框。這時系統會自動讀出我們要導入的Excel文件的工作表。接著我們要將任務信息從：Excel域映射到：MicrosoftProject域。從到：MicrosoftProject域選擇要映射的MicrosoftProject域名稱，按“回車鍵”即可選定。,列出項目任務（續）,列出項目任務（續）,實際上我們還可以利用剪貼（即復制來至Excel的信息，粘貼到Project的任務名稱中）或是拖曳方式，把Excel中的工作項目信息，轉換到Project環境中。,輸入周期性任務的方法,由菜單中選擇插入/周期性任務。在任務名稱欄中鍵入此任務名稱。在工期方塊中鍵入此任務發生所需要的時間。在重復發生方式下按一下每天、每周、每月、或每年，并指定任務發生的頻率。最后，在重復范圍中設定反復次數或是結束的日期。,里程碑,里程碑為標記項目中主要事件的參照點，并用于檢查項目的進度以及標識計劃中的重要事件。任何工期為零的任務都自動顯示成里程碑；我們也可以將其他任何任務或任何工期特別標識成里程碑。例如：某主要階段的完成。因此，當我們設定一項任務輸入的工期為零，MicrosoftProject將在甘特圖中為其顯示里程碑符號。,里程碑（續）,要建立里程碑的方法為：1、按下視圖菜單中的甘特圖命令。2、在要變更的任務的工期欄中鍵入工期為0。3、按“enter鍵”完成輸入工作。,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,資源設置,指定人員和設備分配人員和設備資源使用情況報告,資源設置指定人員和設備,在Project的項目向導工具欄中找到資源快捷圖示。接著，我們便可以在資源向導的提示下進行與此項目有關的相關資源輸入了。在資源窗格中找到并按一下為項目指定人員和設備。接著就會出現指定資源窗格，要求你指定一種資源的添加方式。一共提供四種選擇方式。,指定人員和設備（續）,按下手動輸入資源，然后就在右邊的窗格中輸入項目所需資源的情況。在資源名稱中輸入資源的名稱，如項目參與者的姓名、項目外包的廠商的名稱、甚至項目所需的材料等。錄入完畢，按一下向導窗格中的完成即可。,分配人員和設備,在資源窗格中找到并按一下向任務分配人員和設備。按下分配資源就會出現分配資源對話框。,點選要進行分配的任務，和要分配哪些資源，按下分配按鈕。,分配人員和設備（續）,資源使用情況報告,當我們一一的將資源分配到工作之后，接著，我們便可能需要了解哪些人分配了哪些任務。會不會有太多的工作在某一個人的手中，如此一來，可能會出現工作負荷太高而無法及時將任務完全的情況。,資源使用情況報告（續）,在菜單中選擇視圖/資源使用狀況。,資源使用情況報告（續）,當我們過度分配某一個人或是資源時我們在資源工作表或是資源分配狀況報表時便會發覺系統會利用紅色的方式標識該資源，同時在標記出也會出現一個驚嘆號要求我們進行資源調配的工作。,資源使用情況報告（續）,如何進行呢？方法如下：由菜單中選擇工具/調配資源，此時便會出現調配資源對話框。在此對話框中我們可以設定由電腦尋找資源過度分配而自動調配還是設定由人工自行來進行、要進行資源調配的范圍等等，一旦選擇好時按下開始調配。接著設定要調配的為整個資源庫的資源還是選定資源，按下確定。如果順利，資源便會調配成功，同時原本的紅色也會變更為黑色。,資源使用情況報告（續）,注意：如果條件設定得太緊，如：一個人同時分配4項任務，而每項任務都需要8小時，這4項任務需要一起開始同時完成。由于每個人一天最多只有24小時，而4項任務各需8小時一共需要32小時，因此再怎么調配也無法讓他一個人完成，此時，我們進行了調配資源后系統依舊無法解決的。,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,關鍵路徑,關鍵路徑：任務中哪些是重要絕對不能延后的任務。在格式工具列中找到甘特圖向導圖示。按下甘特圖向導后便會出現甘特圖向導對話框，在此我們按下下一步。,關鍵路徑（續）,接著，選擇關鍵路徑。按下一步后，接著設定要在甘特圖中顯示哪些任務信息，一般而言，選擇資源與日期。最后，當我們按下開始設置格式，系統便會開始運作。,關鍵路徑（續）,關鍵路徑（續）,可以在甘特圖上點擊右鍵，選擇條形圖樣式，來美化甘特圖。選擇文本設置具體顯示信息。,關鍵路徑（續）,關鍵路徑（續）,假設任務已經執行到一半，有一些任務已經完成，有些任務已經開始。,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,視圖與報表,甘特圖任務分配狀況視圖項目日歷網絡圖資源工作表資源使用狀況資源圖表報表,視圖與報表,點擊菜單中的視圖，然后選擇其中的各種視圖及報表信息，可以提供對項目的更好描述方式。,任務分配狀況視圖,項目日歷,資源使用狀況,資源使用狀況（續）,報表,MicrosoftProject還提供了許多設計好的報表供我們直接套用，一共有5大類22種。選擇視圖報表可以自己選擇要打印的報表。,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,問題提出,隨著項目活動的進行，伴隨著項目而來的問題也接踵而來，例如：這么多的任務同時在進行時，哪些任務在預估計劃時間中？哪些任務嚴重落后？哪些成本超出預算？哪些成本在預算的控制之下,成本監視的例子,在菜單中選擇工具自定義域。接著，便會出現自定義域對話框，選擇域類型為數字。,成本監視的例子（續）,接著，按下重命名，為此檢視的狀況加入一個名稱，舉例而言，我們想要掌握成本情形便輸入如“成本狀況”。接著，按下公式。在公式中選擇插入域功能，這里我們選擇成本成本。按下確定在顯示值中按下圖形標記設計其條件。接著在測試條件中輸入準則，再到值中輸入其數值，最后在圖標中選擇要的圖標。,成本監視的例子（續）,成本監視的例子（續）,注意：由于所加入的域是自訂的域，在預設狀況下是不會出現在甘特圖工作畫面中，因此，我們可以在菜單中選擇插入列再將域名稱中選擇之前自訂好的域如：成本狀況加入進去，燈號功能便看得到了。,成本監視的例子（續）,目錄,一、Project概述二、MP3開發計劃三、項目任務設置四、項目資源設置五、設置關鍵路徑六、project視圖與報表七、項目監控八、項目發布,項目發布,ProjectServer介紹項目發布,ProjectServer介紹,MicrosoftProject不但可以輕易幫助我們規劃與控管項目，更可以輕易的把項目數據更新并放置到Internet環境中，使得經營主管只要透過MicrosoftProjectServer便可輕易掌握與了解目前所有公司有多少項目正在進行、每個項目目前的進度如何、每個項目花了多少成本、每個項目可能有什么問題、共享文檔等等的信息。,ProjectServer介紹（續）,MicrosoftProjectServer提供了一個技術領先的企業協作與項目管理平臺，這一平臺不但具有可測量、安全、靈活等特點，它還可以與您現有的業務系統進行整合。提供了一系列易于使用的工作組項目管理組織工具。可協作的工具和可共享的數據為工作組成員擴展了項目信息和容量，使他們能夠隨時獲悉項目信息同時確保優先級支持公司目標。靈活的平臺和工具可以自定義以適應你的組織的項目管理的需要。,ProjectServer介紹（續）,若要使用MicrosoftProjectServer的網頁作為公司內部透過工作群組合作任務的方法，那么工作群組中的每臺計算機都必須符合以下條件：客戶端需要有瀏覽器，并且連結到Intranet或Internet。MicrosoftProjectServer的服務器計算機，必須已經安裝有InternetInformationServer(IIS)5.0或更新版本以及Microso