文件管理系統設計方案傳統的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、傳閱、審批、進入受控狀態等），文件通常是保存在文件柜中的。 由于文件數量多，版本復雜，在實際使用中經常出現問題，例如：文件版本不一致、文件查找困難、文件管理處理歷史記錄報表工作量過大等。本方案旨在解決單位對大量工程和技術文件的管理，達到并確保工作人員手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同時以實現電子公告、電子通知、電子郵件、公文收發等功能來提高單位日常辦公及管理的自動化。 一、 文件管理系統的建設目標和意義目標： 滿足企業對文件信息進行集中管理、查詢的需要 通過文件的集中管理，使企業實現資料共享，資料同步更新 企業重要文檔的使用權限設置，一方面節約了資本，另一方面自動化管理，保證了資料的保密性和安全性 簡化了員工查找和使用資料的工作步驟，使員工把時間放在其他更有價值的工作上，減少重復勞動，提高工作效率，為企業爭取更多利潤 把無紙化辦公和自動化辦公結合起來，實現了無紙化和物理化文檔管理的有機組合 把先進的數據庫技術運用于文檔管理，促進企業信息化管理的進步文件管理系統建設意義：1、分類、管理企業文件文件管理系統通過數據庫管理，對企業紛雜的文件內容進行分門別類的管理，按照不同的介質（圖片、影音、word、excel、ppt、pdf等）進行存放管理。文件管理系統通過權限管理，對不同的員工開放不同級別的文件庫，最大程度保證企業的文件安全。2、共享、學習企業文件文件管理系統通過內部網絡將文件資本進行共享，讓更多的人分享到企業文件資本，拓寬部門和員工的知識范圍。3、應用、增值文件資本文件管理平臺構建面向企業業務流程的文件管理系統，使得工作過程中顯形知識結構化，隱形知識顯形化。通過文件的不斷重復應用，實現文件增值。有效的規避了人員升遷流動所造成了關鍵業務領域的損失，讓業務運行不輟。4、提升企業競爭力創造企業新競爭價值，增加企業利潤，降低企業成本，提高企業效率。建立企業新文化，鼓勵思想自由，培育創新精神。通過減少反應時間來提高為客戶服務的水平，通過快速向市場提供產品和服務來增加收入。二、文件管理系統的建設要求首先是支持的文件內容要全面，從文件管理的內容角度，至少應該包括： 對信息的發布，比如直接發布各種內容 對文檔的管理，如各類DOC、XLS、PPT等文件 對數據信息的管理，如各類報表等等 有利于充分利用文件： 對鏈接的處理：在內容中可以互相鏈接，它是有效利用文件的非常重要的環節 強有力的索引能力，特別是全文檢索 對于動態數據的強有力查詢能力，比如可以根據各種條件進行查詢 靈活的可配置性： 對于文件目錄、分類等的靈活配置 對于用戶、權限的靈活配置 對于統計分析方法、報表格式的靈活配置 技術的先進性： 強有力的權限控制機制 先進的報表設計模型 可靠地處理大附件的能力 三、文件管理系統的設計思路文件管理系統首先要建立起企業文件庫。文件庫可以將單位所有資料分門別類的存放，便于日后方便的查閱，不同的類別設置不同的目錄，可以使 成功案例、先進經驗、技術方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。可以由相關的人進行負責，由此人負責對這個目錄 賦予相關人一定的權限，允許其是否可以修改還是只讀，這樣就能保證單位的資料不被任何人進行修改。文件管理，既可以按資料來源建不同的目錄，也可以按部門來建不同的目錄，同一部門的人只能進自己部門的目錄來查詢資料，這樣也可以避免各部門之間材料的保密性。文件管理最重要的特點就是能夠通過設置權限來保護機密資料的安全性。文件管理系統的實現手段1. 統一管理文件集中統一管理企業的全部智力資產，建立文件之間的聯系，避免由于文件分散而導致的文件流失和管理混亂現象 2. 文件查詢獲取提供方便的文件查詢檢索工具，讓您輕松獲取您需要的文件 3. 權限控制提供多層次的文件訪問權限控制，讓您在文件的共享和文件的控制之間，得到最好的平衡4. 文件流程管理管理受控文檔的更改審批流程四、文件管理平臺架構采用B/S結構，無需安裝客戶端，輕松實現全網共享。系統主要由以下模塊構成：人員信息管理、權限管理、文件分類體系、文件采集發布、文件瀏覽下載、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文檔存儲管理。五、文件管理系統的功能 文件管理是對與工作有關文件的收集、組織、以及管理，通過對文件管理系統的建設，讓企業內各方面的文件得到充分共享，提高工作效率。文件管理系統具有以下功能：1. 文件收集 離線收集：可通過人工、內部網站、E-Mail等多種方式從相關部門獲取各種業務資料，對業務資料進行采編、整理、分類、入庫； 在線收集：可通過系統所提供的在線文件收集模塊，由相關部門、人員在線提交。2. 文件采編 可對指定管理范圍的文件進行管理，包括采編、審核、修改、添加、刪除等功能； 支持對文件的分類管理，提高文件搜索的效率； 支持對文件內容的格式設置，包括：字體、字號、字色、樣式等； 支持添加各種類型的附件，如：音頻、視頻、WORD等。 提供有效期設置，當文件過期后自動置為無效狀態； 提供關鍵字及新消息標識設置； 提供各類文件的展現方式設置，包括：HTML、語音等； 能設定各文件點的開放范圍。3. 文件發布 最新更新：按照時間順序，羅列最近發布的文檔 ； 文檔庫新聞：發布文檔庫的新聞 ； 與公告欄集成，采編新文件后，可直接發布公告信息，以便使用單位及時了解相關信息；4. 文件搜索 全文檢索：按檢索內容并選擇目錄進行全文檢索，簡單快速找到您需要的信息，根據匹配程度對檢索結果進行排序； 高級檢索：提供按照采編人、時間、關鍵字等條件組合以及查詢范圍進行高級檢索； 可方便地從多個角度定義文檔地圖，通過文檔地圖，找到您需要的信息。5. 文件使用 文檔的共享和訪問權限控制：提供多級別訪問權限控制； 提供多種方式進行文件的展現，如HTML方式及語音方式； 新文件提醒：通過設置新文件欄目，可以詳盡了解到文件內容的最新動態； 熱點欄目：自動或手動匯集熱點資料的目錄或鏈接1) 自動匯集：由系統根據點擊率統計生成的熱點信息；2) 手動匯集：由管理員確認管理的熱點資料后實現； 文件的有效性：即文件只有在審核生效后方可對其查閱，避免了文件的無效性及無關性；另外當文件的失效時間到達后自動失效； 文件的關聯性：當某個文件被展現時，系統將自動展現與該文件相關的鏈接，以便快速定位與該文件相關的內容； 文件瀏覽：提供業務資料的瀏覽功能，通過多維角度關聯來瀏覽資料； 文件下載：用戶可針對文件文章內的附件對其進行查看或下載，加強了用戶對文件的自我收集功能； 我的文件庫：用戶可把自己常用的資料分類收藏到“我的文件庫”，便于查找和檢索，6. 用戶權限管理系統對系統的所有用戶可進行角色設置，針對管理員、角色用戶等進行權限設定和管理。7. 系統備份和還原文件管理平臺創建備份機制，通過數據備份確保文件管理的安全，避免文件災難。數據庫備份文件名采用日期時間進行保存。還原時選擇備份文件即可。六、文件管理系統的特點1先進性：采用多維的文件組織架構，讓文件更加合理、有序、準確、清晰的展現出來。2靈活性：提供多種信息展現方式，同時，提供文件的關聯查詢，可以快速進行關聯文件的定位。3完備性：系統除了提供文件的收集、采編、審核以及各式的文件展現功能外，還提供文件交流功能，同時，還可與網絡學習培訓系統無縫集成，完善文件管理的相關功能。4高效性：提供強勁的搜索引擎功能，可以快速高效的定位到所需的文件。5開放性：采用B/S結構，無需安裝客戶端，輕松實現全網共