1 協調關系 協調關系概述 協調的范圍 內容和程序 協調的原則與方法 第七章協調關系 協調人際關系 秘書基礎與實務 2 協調關系概述 協調是管理工作的一項綜合職能 也是領導工作的重要任務任務 秘書部門作為綜合辦事機構 輔助領導者協調各種關系 已經成為一項重要的秘書職能 協調關系的涵義 協調活動的要素 秘書協調的意義 秘書基礎與實務 3 協調關系涵義 任何管理工作 特別是現代管理工作 都需要有效的協調 前蘇聯學者阿法納西耶夫所說 在管理中還可以分出一項職能 即把其他一切職能聯合起來的統帥職能 他又說 專業化過程把昔日的單一管理工作劃分為多種專業工作 以至最終出現了一種純粹的領導職能 領導者把全部基本職能交給專職工作人員 而只把協調他們活動的工作留給自己 秘書基礎與實務 4 協調關系涵義 協調作為管理學的概念 其表述在國內外尚不統一 有的認為 協調 就是連接 聯合 調和所有的活動及力量 有的認為 協調的職能在于使一個組織中的所有單位的活動同步化與和諧化 以便達到共同的最終成果 有的認為 協調一直被釋為使團隊組織的活動井然有序 具有同步性 從而保證這些活動適時 且對預想工作的質和量來講確鑿無誤 秘書基礎與實務 5 協調關系涵義 協調 一詞引進秘書學后 有的認為 協調就是化解矛盾 有的認為 協調就是協同起來 步調一致的意思 我們認為 秘書學的 協調 是指秘書人員在其職責范圍內 或在領導者的授權下 調整和改善組織之間 工作之間 人際之間的關系 促使各項活動趨向同步化與和諧化 以實現共同目標的過程 秘書基礎與實務 6 協調活動的要素 協調活動是一種復雜的管理過程 它由諸多相互聯系 相互作用的要素構成 秘書協調的要素有 協調者 協調對象 協調目標 協調意圖 協調環境 秘書基礎與實務 7 協調者 即協調主體 秘書協調的協調者 就是秘書人員 由于協調的內容和難易不同 協調者可以是 某個秘書人員 可以是某些秘書人員 還可以是由若干組織派人參加的協調群體 重大的協調活動 往往由機關或部門的領導者負責 這紅協調 已不是秘書協調 而是領導者協調 理由是協調主體發生了變化 秘書基礎與實務 8 協調者是協調活動的主導要素 其綜合素質如何 關系到協調的成功與否 智力 能力 經驗 資格 因此 要增強協調的有效性 首先必須選擇和配備好協調者 秘書基礎與實務 9 協調對象 即協調客體 協調對象至少是兩個以上的 或組織 或工作 或當事人 協調對象的多少 取決于管理幅度和協調內容 一般地說 管理幅度越大 協調內容越繁 其協調對象越多 協調對象的確定 要分清主與次 以便在制定和執行協調方案時 突出重點 秘書基礎與實務 10 協調對象是協調活動的制約要素 它不僅規定著協調的難易 而且影響著協調的結果 因此 熟悉協調對象 并獲得協調對象的配合 是協調活動成功的關鍵 秘書基礎與實務 11 協調意圖 即領導者對協調活動的 指示 意見 要求 這是秘書協調的主觀依據 也是協調能否成功的重要保證 秘書人員在協調的過程中 必須如實而富有創造性地執行協調意圖 如果在協調中出現新的情況 或發生與協調意圖相抵觸的情況 秘書人員應及時請示 再根據新的協調意圖行事 用意 秘書基礎與實務 12 領會 執行 協調意圖 是秘書協調有別于其他協調活動的顯著特點 任何忽視或否認協調意圖的想法和做法都會有害于協調活動 有效的協調 必然是協調意圖與協調實踐相結合的產物 秘書基礎與實務 13 協調目標 即協調要達到的目的與結果 一般地說 協調目標分為 直接目標 最終目標 秘書基礎與實務 14 直接目標 就是統一認識 融洽關系 消除或減少矛盾 秘書基礎與實務 15 最終目標 就是統一行動 齊心協力 保證組織目標的順利實現 秘書基礎與實務 16 協調目標能否實現及其實現的程度如何 是評價協調質量與效率的主要標準 因此 協調目標的制定必須明確 具體而又可行 秘書基礎與實務 17 協調環境 即協調活動的內外部條件 也就是協調活動的背景 協調環境包括 小環境 大環境 就是協調對象的組織氣候 就是開展協調的社會氣候 秘書基礎與實務 18 協調環境是開展協調活動的客觀條件 對協調具有一定的制約作用 如果不熟悉協調對象 不了解內外部條件的變化 協調工作就會脫離實際 協調目標就難以實現 甚至會導致協調的失敗 秘書基礎與實務 19 秘書協調的意義 秘書協調在領導工作 機關工作和秘書工作中都占有重要的地位 具有重要的意義 從領導工作上看 從機關工作上看 從秘書工作上看 秘書基礎與實務 20 從領導工作上看 協調本來是領導工作 如大政方針 重大決策和重要部署的決定與執行 都需要領導者親自協調 工作實踐和經驗證明 領導協調具有很強的權威性和有效性 但是 領導者不可能事無巨細 事必躬親 即使是重大事項的協調 也不必包攬其中的事務性工作 這就需要秘書人員發揮參謀助手作用 或者主動承擔協調任務 或者由領導者授權承辦協調任務 以減輕領導者的工作負擔 從這個意義上講 秘書協調就是領導活動的延伸與補充 有利于領導工作的正常運行 秘書基礎與實務 21 從機關工作上看 由于專業化分工的需要 組織機構一般劃分為領導機關和職能部門 領導機關擔負著決策和指揮的任務 職能部門承掌某一方面的業務 由此組織成統一的工作整體 我們所說的機關工作 就是指一級組織的領導工作和各種業務工作 而任何一項機關工作又都涉及到許多部門和個人 這就需要相互支持與合作 可是 在實際工作中 因目標上的不一樣 認識上的不一致 行動上的不統一 常常會發生各種各樣的矛盾 秘書部門處在機關的樞紐位置上 理應肩負起協調的任務 輔助領導者化解矛盾 理順關系 提高機關工作的質量與效率 秘書基礎與實務 22 從秘書工作上看 在傳統的秘書工作中 協調工作早已存在 因受到社會發展 管理水平和認識能力的限制 秘書協調的地位和作用未得到應有的重視 隨著形勢的發展 秘書工作的轉變 協調工作日益突出 已成為秘書部門的重要職能之一 近幾年 秘書協調工作不僅受到機關領導與各部門的重視 而且受到秘書學界的重視 開始由經驗型走向科學化 可以說 協調工作是新時期秘書工作的新發展 它既拓寬了秘書工作的領域 又提高了秘書工作的水平 從而強化了秘書部門的參謀助手作用 秘書基礎與實務 23 協調的范圍 內容和程序 秘書協調的范圍 秘書協調的內容 協調工作的程序 秘書基礎與實務 24 秘書協調的范圍 秘書協調是綜合性協調 協調的范圍十分廣泛 幾乎涉及到所有的秘書工作 概括起來 有以下三個方面 內向協調 縱向協調 橫向協調 秘書基礎與實務 25 內向協調 內向協調 亦稱內部協調 就是同一組織機構中部門與部門之間各種關系的協調 A B M1 M2 M3 M4 內向協調圖 圖中秘書部門B 根據領導機關A的授意或授權 去協調職能部門M M M M 之間的各種關系 秘書基礎與實務 26 小結 內向協調是秘書協調的重點 在各類協調中所占比例最大 而且也容易見效 由于這類協調屬于平行協調 秘書人員應在相互溝通 有利于工作的前提下 通過協商解決矛盾 秘書基礎與實務 27 縱向協調 縱向協調 又稱上下級協調 就是同一組織系統中不同層次之間各種關系的協調 縱向協調圖 圖中秘書部門B 根據領導機關A的授意或授權 去協調本級組織A與下級組織C 或下級組織C與D之間的各種關系 A C D B 秘書基礎與實務 28 小結 縱向協調又分為上行協調和下行協調 其中 以下行協調較多 而且難度較少 由于縱向協調是上下級關系的協調 秘書人員應按照組織之間的隸屬關系 正確地對待下級 謹慎處理各種矛盾 29 橫向協調 橫向協調 亦稱外部協調 就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關系的協調 S1 S2 A S3 橫向協調圖 圖中秘書部門B 根據領導機關A的授意或授權 去協調同級組織或不相隸屬組織S S S S 之間的各種關系 S4 B 30 小結 隨著商品經濟的發展 橫向協調在秘書協調中日益增多 而且日趨增重 由于這類協調具有較強的開放性和動態性 秘書人員應通過良好的信息交流和公關藝術 去處理本組織與其他組織之間的矛盾 以建立相互信賴的合作關系 秘書基礎與實務 31 秘書協調的內容 秘書協調范圍的廣泛性 決定了秘書協調內容的多樣性 縱觀各級各類秘書部門的協調活動 其主要內容有 決策協調 政策協調 事務協調 計劃協調 人際協調 秘書基礎與實務 32 決策協調 特別是宏觀決策 往往涉及到許多機構 許多工作和許多人員 可以說是一項系統工程 在管理體制 在管理職能 在管理主體 決策機關 咨詢機關 執行機關 監督機關 計劃工作 組織工作 指揮工作 控制工作 決策人員 智囊人員 執行人員 監督人員 秘書基礎與實務 33 秘書人員在輔助決策的過程中 有一系列的協調活動 決策系統的協調 決策程序的協調 決策事務的協調 實踐證明 只有將各種記過 各種力量和各種活動和諧有序地統一起來 才能取得滿意的決策效益 秘書基礎與實務 34 政策協調 政策是由法定組織為實現一定目標而制定和頒發的行為準則 它具有指導 規范 激勵和調節等功能 由于政策的形成 生效和終止關系到許多組織 許多集團和許多人員的利益 因此某項政策的制定和執行 常常會產生各種矛盾乃至沖突 這就需要秘書人員在制定和實施某項政策的過程中 做好下列協調工作 政策要素的協調 政策系統的協調 政策沿革的協調 政策環境的協調 秘書基礎與實務 35 政策要素的協調 政策對象 政策目標 政策手段 協調彼此的關系 秘書基礎與實務 36 政策系統的協調 總政策 基本政策 具體政策 協調彼此的關系 秘書基礎與實務 37 政策沿革的協調 原有政策 現行政策 協調彼此的關系 秘書基礎與實務 38 政策環境的協調 現行政策于現行法律 政策規定與實際情況 政策制定機關與政策執行機關 協調彼此的關系 秘書基礎與實務 39 小結 只有通過上述一系列協調活動 才能維護和增強政策的權威性 完整性 可行性和時效性 秘書基礎與實務 40 計劃協調 就是協調編制和執行工作計劃過程中的各種關系 這里所說的計劃 主要是指各項行政工作計劃 如年度工作計劃 中心工作計劃和決策實施計劃等 這類計劃具有明顯的綜合性 在其制定和執行階段 需要秘書部門統籌兼顧 綜合平衡 以調整各方面的關系 秘書基礎與實務 41 計劃制定的協調 計劃執行的協調 工作計劃特別是綜合計劃的協調工作 集中表現在兩個方面 秘書基礎與實務 42 計劃制定的協調 在制定計劃時 各職能部門或下屬單位 常常從自己的利益出發 過于追求局部的 眼前的利益 容易滋生本位主義和小團體意識 因此 秘書人員要從全局的利益出發 做好計劃編制的綜合協調工作 秘書基礎與實務 43 計劃執行的協調 在執行計劃時 由于主客觀條件的變化 以及計劃本身存在的缺陷 常常會產生計劃與現實 整體與局部 上級與下級錯綜復雜的矛盾或沖突 對此 秘書人員要及時進行協調 以確保工作計劃的順利實施 秘書基礎與實務 44 事務協調 就是協調所做或要做事情的各種關系 在秘書協調中 事務協調最為廣泛和繁雜 幾乎貫穿于所有的秘書工作 這是因為秘書部門是綜合辦事機構 處理事務是秘書部門的基本職能 從一定意義上講 秘書協調就是事務性協調 這是秘書協調與領導協調的主要不同之處 秘書基礎與實務 45 事務協調的主要內容有 辦文方面的協調 辦會方面的協調 臨時交辦事項 辦事方面的協調 突發性事件 秘書基礎與實務 46 辦文方面的協調 聯合行文的協調 聯合承辦的協調 聯合催辦的協調 47 辦會方面的協調 會議議題的協調 會議文件的協調 會議活動的協調 秘書基礎與實務 48 辦事方面的協調 大型調查的協調 規模督查的協調 來訪接待的協調 秘書基礎與實務 49 人際協調 就是協調公務活動中人與人之間的各種關系 秘書部門處在各級組織的中樞位置 秘書必然要與各種公務人員相互交往 并發生某種正式或非正式的關系 因此 人際關系的協調 就成了秘書協調的重要內容 而且也是秘書協調的一大難題 秘書基礎與實務 50 廣泛性 復雜性 秘書人際關系的多樣性 決定了秘書人際關系的 秘書基礎與實務 51 秘書與秘書之間的關系 秘書與其他部門人員之間的關系 領導者與領導者之間的關系 秘書人員要經常協調以下三種人際關系 秘書基礎與實務 52 協調工作的程序 受托 審理 協商 核查 處理 協調活動作為一種綜合性的管理過程 有一套基本的工作程序 根據秘書協調的性質 協調工作有以下重要環節 秘書基礎與實務 53 受托 上級組織或領導者的指示 本級組織或領導者的交辦事項 同級組織或不相隸屬組織的要求 下級組織的請求 就是秘書部門接受他人委托的協調任務 受托行為一般來自 突發性事件 秘書基礎與實務 54 受托者 受托日期 受托內容 受托要求 受托是協調工作的起點 也是秘書協調的依據 秘書人員對于來自任何一方的受托 都要認真進行登記 其內容包括 處理結果 秘書基礎與實務 55 審理 上級組織或領導者明確批示的協調 本級組織或領導者直接交辦的協調 同級組織或下級組織無權也無力進行的協調 就是對受托項目進行審議 以決定是否受理和如何受理 一般地說 如下情況秘書部門應予受理 秘書部門認定的協調 秘書基礎與實務 56 審理是協調工作的 關口 其目的在于限制協調范圍 控制協調數量 以防止 協調升級 和 協調擴大化 為此 秘書部門應制定協調的職責和受理的條件 從制度上規定秘書協調的范圍和任務 57 核查 收集協調對象的背景材料 查閱有關的政策規定 進行必要的實地調查 就是對已受理的協調事項進行調查 核實和研究 以便統一認識和行動 在核查階段 秘書人員的主要任務是 聽取主管部門的意見和要求 在此基礎上擬定協調計劃 秘書基礎與實務 58 核查是協調工作的前提和要求 決定著協調工作的成敗 因此 秘書人員必須堅持 一切從實際出發 的原則 在調查研究上多下功夫 以占有盡可能多的信息資料 無數事實證明 成功地協調首先取決于有效的核查 秘書基礎與實務 59 協商 個別協商與集體協商 當面協商與私下協商 正是協商與非正式協商 就是將處理問題的方案同協調各方見面 并通過共同商量以取得一致的意見 協商的方式有 直接協商與間接協商 不論是選擇哪種協商方式 都要以促進協商的成功為準 秘書基礎與實務 60 協商是協調工作的關鍵環節 也是秘書協調的重要原則 秘書人員應以平等 謙和的態度 善于同協調各方商量問題 形成共識 解決矛盾 如果自以為是 盛氣凌人 不僅無助于矛盾的解決 反而會激化矛盾 秘書基礎與實務 61 處理 就是在充分協商的基礎上 對協調各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實施 從本質上講 協調就是取得共識 協調就是解決矛盾 因此 協調到處理這一環節 協調過程基本結束 協調任務基本完成 秘書基礎與實務 62 處理是協調工作的終結環節 其結果如何 又是對整個協調活動的檢驗與評價 為了使處理決定變成現實 防止意外情況的發生 秘書人員應采用書面形式 會議紀要 協議書 記錄協調的經過與處理意見 共協調各方共同執行 也便于秘書部門的督查 立卷和歸檔 秘書基礎與實務 63 協調的原則與方法 秘書協調的原則 秘書協調的方法 秘書基礎與實務 64 堅持原則性 運用靈活性 秘書協調的過程 從某種角度上講 就是秘書人員很好地運用兩個原則的過程 秘書基礎與實務 65 信息溝通的原則 整體優化的原則 利益均衡的原則 平等協商的原則 分級負責的原則 秘書協調的基本原則有 秘書基礎與實務 66 信息溝通原則 在協調的開始階段 主要是收集與協調內容有關的信息資料 熟悉協調對象的歷史與現狀 并及時向領導者報告有關情況 在協調的進行階段 主要是收集協調對象的現實態度 情緒和要求 并及時在被協調者之間傳遞與反饋 在協調的結束階段 主要是收集協調對象對處理決定的貫徹執行情況 并及時向領導者提供反饋信息 信息時協調的基礎 沒有準確 充足的信息依據 就不可能進行有效的協調 在一定意義上講 協調的過程 就是信息溝通的過程 因此 在協調的各個階段 秘書人員都要十分重視信息的收集 傳遞與反饋 秘書基礎與實務 67 整體優化原則 根據管理的系統原則 任何社會組織都是一個特定的系統 系統的本質特征 就是它的整體性 如何發揮組織系統的整體效應 這是所有管理者追求的最終目的 可是在實際管理中 由于各職能部門和下屬組織都是相對獨立的 又都有各自的目標和利益 因此難免發生總體目標與局部目標 整體利益與局部利益之間的矛盾或沖突 秘書協調的根本目的 就是通過正確處理局部與全局的關系 充分發揮組織系統的整體功能 努力實現組織的總體目標 這就要求秘書人員在協調時 要以全局為重 引導協調各方自覺服從全局利益 秘書基礎與實務 68 平等協商原則 尊重被協調的各方 虛心聽取并采納他們的合理要求 理解別協調的各方 設身處地地為他們的利益著想 支持被協調的各方 真心實意地為他們服務 秘書協調的性質和特點 要求秘書人員必須堅持平等協商的原則 即把自己與協調對象擺在平等的位置上 待人以誠 商量共事 公平合理地處理各種矛盾 為此 要努力做到 另一方面 也要防止協調中不講原則 不分是非的不良作風 避免 各打五十大板 的現象發生 秘書基礎與實務 69 利益均衡原則 秘書協調 就其態勢上而言 一般表現為消極協調 既矛盾出現后的被動性協調 秘書基礎與實務 70 國家 集體 個人 在社會生活中 種種矛盾歸其要點為以下三者利益之間的沖突 矛盾的焦點或根本是經濟利益 秘書基礎與實務 71 既要說服協調各方顧全大局 并以局部利益服從全局利益 同時也要引導協調各方堅持合法利益 并依法維護和滿足他們的正當要求 如何公平地處理各種利益關系 以實現協調各方的利益均衡 這是秘書協調的重要原則 因此 秘書人員在協商處理各種矛盾時 事實表明 那種一味講大局而不顧小局 一味犧牲局部利益的觀念和做法 不僅無助于舊矛盾的解決 反而會產生新的矛盾 正確的結論應該是 統籌兼顧 利益均衡 利益均衡原則 秘書基礎與實務 72 上級組織部不得越級處理下級組織職權范圍內的問題 下級組織也不得將自己職權范圍內的問題交給上級組織處理 按照管理科學的能級原理 哪一級的協調 應由哪一級負責 可是 在協調工作中 卻存在著矛盾上交的現象 把本來可以自行協調的 或者經由綜合職能部門可以協調的事項 概不負責地推給上級組織 其結果不僅加重了秘書部門的協調負擔 而且助長了扯皮 推諉的不良作風 分級負責原則 秘書基礎與實務 73 凡是部門之間能夠自行協商解決的問題 或者由綜合職能部門出面能夠協調的問題 凡是能夠協調而沒有協調的問題 或者是未能先行協調的問題 為了提高機關工作質量和效率 秘書人員必須堅持分級負責的原則 上級組織 特別是秘書部門 也不要予以受理 秘書基礎與實務 74 基本的協調方法 具體的協調方法 秘書協調的方法 可以分為 秘書基礎與實務 75 基本的協調方法 行政方法 經濟方法 法律方法 疏導方法 秘書基礎與實務 76 下達命令 指示和決定 運用行政法規 規章 就是秘書人員依靠行政組織 通過行政渠道 運用行政手段進行協調的一類方法 這類方法憑借組織之間的隸屬關系 常采用以下幾種形式 保障協調工作的正常運行 顯然 行政方法具有較強的權威性 強制性和直接性 往往能受到令行禁止的效果 須注意的是 秘書人員在運用行政方法進行協調時 要把握住自己的職業角色 不可以領導者的身份發號施命 秘書的任務是傳達行政命令 并協助和監督行政命令的貫徹執行 行政方法 采取行政措施 秘書基礎與實務 77 利用價格 工資 稅收 利息 獎金和罰款等手段 就是秘書人員依靠經濟規律 運用經濟手段和經濟形式進行協調的一類方法 使被協調者的行為與經濟利益相聯系 從而促進協調工作的成功 通行證方法相比 經濟方法能起到它特有的作用 即能從經理以上約束被協調的各方 以推動矛盾的解決 達到和諧一致的目的 采用經濟方法進行協調 要求秘書人員必須懂得經濟理論 經濟規律和現行的經濟政策 經濟方法 經濟合同 經濟責任制等管理形式 秘書基礎與實務 78 及時秘書人員依靠現行的法律 法令和法規 運用經濟司法和行政司法手段進行協調的一類方法 如利用由國家權力機關和國家行政機關制定并頒發的計劃法 統計法 計量法 經濟合同法 企業法 水法 土地法 稅法 森林法 和環境保護法 以及各種行政法規等 來規范被協調者的行為 處理協調中的問題 采用法律方法進行協調 要求秘書人員必須懂得法律知識 特別是經濟法和行政法的知識 還必須熟悉司法程序 并具備依法辦事的能力 法律方法 秘書基礎與實務 79 引導 即帶領被協調者向著協調目標行動 就是秘書人員依靠思想教育 運用各種疏導性措施進行協調的一類方法 運用疏導方法 要注意針對性 富有感染力 做到合情入理 在一定意義上說 秘書協調過程 也是一個連續疏導的過程 疏導工作做好了 協調對象的認識統一了 協調工作就有了可靠的保證 疏導方法 勸說 即用啟發 忠告 說理來說服被協調者 激勵 即通過肯定 贊揚 批評來滿足被協調者的某種需求 秘書基礎與實務 80 具體的協調方法 聯席會議法 聯合行文法 現場辦公法 非正式溝通法 感情投資法 秘書基礎與實務 81 協調人際關系 秘書的人際關系 協調同事關系 協調同級關系 協調領導者關系 秘書基礎與實務 82 人際關系的涵義 秘書部門所處的位置及其作用 決定了秘書人員要同各個方面發生正式或非正式的關系 其中 主要是人與人之間的關系 如秘書與秘書 秘書與同級人員 秘書與領導者 秘書與來訪者等人際關系 建立良好的人際關系 對于秘書來說 似乎比做好日常的秘書工作更具重要性 秘書的人際關系 秘書的人際關系 協調人際關系的意義 秘書基礎與實務 83 在社會學中 人際關系是指人與人在社會生活和社會交往過程中形成的相互關系 什么是人際關系 不同學科有不同的解釋 在社會心理學中 人際關系是指人與人之間心理的關系 心理上的距離 在行為科學中 人際關系是指在管理活動中 主管人員與部屬人員之間的關系 在公共關系學中 人際關系是指組織與組織 組織與公眾 公眾與公眾之間的關系 秘書基礎與實務 84 人際關系是指在公務活動中 秘書人員與公務人員或其他社會成員之間所形成的相互關系的總和 秘書學 秘書基礎與實務 85 是一般人際關系的組成部分 在其形成和發展的過程中 同樣具有一般人際關系的共同特征 秘書的人際關系 社會性 歷史性 客觀性 多樣性 秘書基礎與實務 86 秘書的人際關系又具有如下特點 公務性 從屬性 業緣性 綜合性 交往范圍 交往對象 交往目的 秘書基礎與實務 87 公務性 即秘書人際關系的建立與協調 都離不開公務活動 并為了處理公共事務 這一點同公共關系學中的人際關系有相似之處 秘書基礎與實務 88 從屬性 即秘書人際關系的建立與協調 一般要服從并服務于領導工作 也就是說 秘書的人際關系必須以領導工作為導向 秘書基礎與實務 89 業緣性 即秘書人際關系的建立與協調 都是以職業的需要與滿足為紐帶的 社會職業愈發展 秘書的人際關系愈富有業緣性 秘書基礎與實務 90 綜合性 即秘書人際關系的建立與協調 涉及到各種各樣的關系 如上下級關系 同事關系 同級關系 友鄰關系 正是關系與非正式關系 以及人際交往中的政治關系 經濟關系 法律關系和倫理關系等 秘書基礎與實務 91 協調人際關系 可以建立良好的人際關系環境 協調人際關系 建立良好的人際環境 對于提高領導效能 維護領導形象 推動秘書工作和促進秘書成長等 都有著重要的實踐意義 協調人際關系的意義 協調人際關系 可以增強機關工作的整體活動功效 協調人際關系 可以促進秘書人才的健康成長 秘書基礎與實務 92 在現實生活中 人與人之間由于不同的 角色差異 利益差異 信息差異 認識差異 產生了人際矛盾 通過秘書人員的有效協調 能夠消除人們之間的矛盾 融洽人們之間的關系 從而為領導工作和秘書工作創造和諧的人際環境 管理學的研究表明 和諧的人際環境是進行有效管理的重要因素 秘書基礎與實務 93 機關工作是由組成 領導工作 業務工作 秘書工作 秘書基礎與實務 94 領導者與被領導者之間 同級人員之間 職責分工 組織目標 人員素質 原因造成 同事之間 產生程度不同的分歧或沖突 通過秘書人員的有效協調 能夠調整各方面的人際關系 進一步調動各方面的積極性 發揮機關工作的整體功能 秘書基礎與實務 95 能給人以歡樂 使人身心健康 和諧的人際關系 而且能激發人的創造性 最大限度地發揮人的潛能 秘書基礎與實務 96 會使人產生精神壓力 不和諧的人際關系 壓制人的創造才能 影響人的身心健康 秘書基礎與實務 97 通過有效協調 能過減輕各種壓力 促進秘書的 身體健康 交往健康 心理健康 秘書基礎與實務 98 人際關系的千差萬別和千變萬化 決定了人際關系協調的廣泛性和復雜性 秘書在各種人際關系的協調中 首要的 經常的是協調同事關系 協調同事關系 同事關系的涵義 同事關系的特點 如何協調同事關系 秘書基礎與實務 99 是一種業緣關系 同事關系的涵義 廣義 是指同一組織中所有成員之間的關系 包括領導者之間的關系和下屬之間的關系 狹義 是指在同一組織中共事 彼此無隸屬關系的下屬之間的關系 秘書基礎與實務 100 小結 顯然 我們這里所分析的狹義的同事關系 僅指在秘書部門中不擔任領導職務的秘書與秘書之間的關系 秘書學所研究的同事關系 就是狹義的同事關系 至于秘書與其他職能部門無領導職務者之間的關系 則屬于一般的同級關系 另當別論 秘書基礎與實務 101 在日常工作中 秘書與秘書之間的關系 是一種最廣泛 最密切 也是最復雜的一種橫向人際關系 這種關系具有以下特點 同事關系的特點 直接性 頻繁性 平等性 秘書基礎與實務 102 直接性 在一個秘書部門里 秘書與秘書要在一起工作 必然經常發生面對面的 比較密切的人際關系 這種關系 社會學稱作首屬關系 它是長期在一起共事 由共同職業而連接成的一種工作關系 秘書基礎與實務 103 頻繁性 由于工作的需要 秘書自然要與領導者 與其他同級人員 與組織外的人員發生某種關系 但接觸最多的還是秘書與秘書 可以說是朝夕相處 休戚與共 這種關系 要求秘書之間必須保持良好的合作關系 秘書基礎與實務 104 平等性 同事關系不同于上下級關系 它是一種同級之間平行關系 秘書與秘書之間 沒有職務與地位上的差別 而只有分工上的不同 或者是輔佐對象的不同 不管是領導者的個人秘書 還是機關或部門的集體秘書 他們都彼此平等 無上下尊卑之分 秘書基礎與實務 105 如何協調同事關系 秘書與秘書之間 由于直接而頻繁的接觸 既可以建立良好的人際關系 又容易產生某些人際矛盾 根據社會學的研究 人際交往愈頻繁 產生人際矛盾的機會就愈多 因此 協調好同事關系 不僅必要而且重要 秘書基礎與實務 106 如何協調同事關系 要一視同仁 當同事之間發生矛盾而又需要協調時 要根據同事關系的特點 同樣看待各方 不分親疏厚薄 要適時溝通 實踐表明 同事之間信息溝通不暢 是導致人際矛盾的重要原因之一 因此 要消除同事之間的矛盾 必須在協調對象之間適時傳遞與反饋有利于團結的信息 要求同存異 對于協調各方在認識上 性格上和做法上等非原則性問題 要允許存在 允許保留 此外 還要與人為善 寬以待人 秘書基礎與實務 107 從廣義上講 同級關系也是同事關系 但是 就其相互交往的頻率程度和密切程度而言 它又有別于狹義的同事關系 協調同級關系 同級關系的涵義 同級關系的特點 如何協調同級關系 秘書基礎與實務 108 同級關系的涵義 同級關系 是指在同一組織內不同部門人們之間的相互關系 如某一政府機關中秘書部門與計委 財政 交通 文化 教育等職能部門人員之間的關系 某一企業中秘書部門與計劃 生產 營銷 勞資等職能部門人員之間的關系 秘書基礎與實務 109 同級關系與同事關系相比較 存在著某些差異 同級關系是分工與合作的關系 沒有這種關系 組織的總體目標無法實現 同級關系雖是地位相同的平行關系 但又是相互依賴的關系 同級關系是一種非面對面的 不夠密切的次屬關系 秘書基礎與實務 110 秘書部門與其他部門人員之間的關系 不如秘書部門秘書與秘書之間的關系那樣直接和密切 這種平行關系具有以下特點 同級關系的特點 差異性 制約性 對應性 秘書基礎與實務 111 差異性 組織內的不同部門之間 雖然是平行關系 但由于職責范圍不同 其作用和任務也不相同 這種不同 必然使部門與部門人員之間在客觀上存在著差異性 秘書基礎與實務 112 制約性 同級部門之間的差異性 從專業化的角度看 它是分工的產物 有分工就需要合作 只有合作才能實現組織的共同目標 可是 分工容易出現該合作的不合作 致使同級部門之間相互推諉 同級人員之間不相互配合 秘書基礎與實務 113 對應性 在同級關系中 存在著對應的職別關系 如不同部門的廳廠與廳長 處長與處長 科長與科長 科員與科員等 這些不同的職別 反映不同的權力和責任 經驗和能力 秘書基礎與實務 114 如何協調同級關系 協調同級人員之間的關系 是秘書協調人際關系的重要內容之一 其協調的原則和方法 與協調同事關系大體一樣 如一視同仁 適時溝通 求同存異等 不同的是 協調同級關系要把握基本的出發點 強化整體功能 實現組織目標 這是因為 各部門由于分工的不同 往往只追求本部門的目標 而忽視組織的共同目標 只強調局部利益 而不顧全整體的利益 如果協調者只從維護某一部門的利益出發 不僅會貽誤協調活動 而且會危害組織目標 秘書基礎與實務 115 嚴格地說 協調領導者關系不是秘書人員的事情 而是上級領導機關或者上級組織部門的任務 但是 在有條件的情況下 恰到好處地協調領導者之間的關系 也是一位優秀秘書的標志之一 協調領導者關系 協調領導者關系的涵義 協調領導者關系的條件 如何協調領導者關系 秘書基礎與實務 116 領導者關系 是指同級組織中領導者與領導者之間的相互關系 領導者關系的涵義 對于領導者來說 領導者關系是一種平行的同事關系 對于秘書而言 領導者關系是一種縱向的上下級關系 秘書基礎與實務 117 我們所說的協調領導者關系 就是秘書人員有條件地協調領導者與領導者之間的關系 顯然 這種協調是自下而上的縱向協調 工作經驗告訴我們 下級協調上級不僅難度大 而且具有一定的風險性 秘書