一、檔案管理系統的需求分析1系統功能需求簡介檔案管理系統是一個功能強大、操作簡便、實用的自動化管理軟件，包括用戶管理、系統參數設置、檔案數據錄入（分為文件錄入和案卷錄入兩部分）、案卷數據查詢（分為文件查詢和案卷查詢兩部分）、借閱管理、數據維護（分為數據備份和數據操作）、操作日志察查看、報表打印等?？梢詰糜谝话愕臋n案室，也可以應用于網絡中的辦公系統，進行聯網操作。（1）用戶登錄在用戶進入系統前，首先要求用戶進行登錄，登錄時要驗證用戶名和密碼是否匹配，驗證通過后允許用戶進入本系統操作。用戶的密碼需要進行加密算法。用戶的登錄密碼要求加密保存在數據庫中。用戶登錄后需要記入到日志庫中。（2）修改注冊信息用戶登錄以后，可以修改自己的注冊信息，包括修改用戶密碼、每頁顯示行數等信息，不允許修改用戶名、姓名和部門等信息。（3）權限設置本模塊只有系統管理員可以操作。本模塊可以增加系統用戶、刪除系統用戶、修改用戶的相關屬性、修改用戶的權限表。（4）系統參數設置本模塊需要具有“輔助庫設置”權限才可以操作。本模塊設置系統的輔助參數表，這些參數表示輸入數據時作為輔助使用的。每個參數表需要有增加、刪除、修改和查看等操作。另外，需要設置本系統的使用單位名、數據文件路徑等系統運行參數。（5）數據錄入本模塊處理用戶輸入新的檔案文件信息或者檔案案卷信息。輸入數據時要考慮用戶連續錄入的情況，可以從以上條記錄復制數據到新的記錄中。不同的檔案有不同的輸入情況,比如科技檔案只有文件信息，沒有案卷信息。輸入案卷信息之后可以接著輸入此案卷下的文件信息，案卷信息中相應的字段帶入文件信息輸入界面，而且不可更改。（6）數據維護本模塊需要具有“數據維護”的權限的用戶可以操作。數據維護模塊對已經“刪除”（只是做刪除標記）的檔案文件做最后判定，判斷該文件是否需要刪除。此模塊涉及兩種操作:恢復和徹底刪除。（7）數據查詢按用戶輸入的條件查詢相應的檔案文件信息。查詢結果以列表目錄形式顯示，也可以卡片形式顯示。具體檔案處理權限的用戶可以對查詢的結果編輯并保存，也可以“刪除”(做刪除標記)檔案文件記錄。（8）數據修改本模塊主要實現批量修改數據的功能，可以由用戶指定條件，將數據庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求修改某個字段的值。例如可以指定將所有文件年份為“2002”的文件記錄的保管期限改為“長期”。（9）報表打印打印各種檔案的目錄表和統計表?？梢杂捎脩粼O計進行報表的自動生成。（10）檔案借閱此模塊分為外借登記、歸還記錄和電子借閱申請處理兩部分，具有“借閱管理”權限的用戶可以操作此模塊。外借模塊實現檔案文件的借出登記和歸還登記功能。電子借閱申請由具有“借閱管理”權限的用戶處理。一般用戶提出閱讀電子文檔的請求后，被同意閱讀后，文件將被發送給申請人。（11）數據備份及恢復本模塊需要實現數據的備份和恢復機制。數據備份操作可以按年度、檔案種類等條件做部分備份或完全備份。數據恢復就是將備份的數據恢復到數據庫中?？梢詫祿M行備份和恢復，備份的路徑在系統參數設置中指定。備份生成一個XML文件，恢復的時候自動由此恢復。具有批量備份和恢復的功能。（12）查閱操作日志本模塊對系統運行日志操作，具有“日志操作”權限的用戶可以進入本模塊。可以進行查看日志記錄等操作。2、系統功能圖解（1）檔案管理系統圖1 檔案管理系統功能圖解（2）用戶管理模塊圖2 用戶管理模塊1）添加用戶：管理員可以對用戶進行添加操作。2）刪除用戶：管理員可以對已有的用戶進行刪除操作。3）查看用戶權限：每個用戶都具有一定的權限，管理員可以查看用戶的管理權限。4）修改管理權限：管理員可以修改用戶的管理權限。5）添加管理權限：管理員在權限管理中可以添加管理權限。6）刪除管理權限：管理員在權限管理中可以刪除管理權限。（3）系統參數設置模塊圖3 系統參數設置模塊1） 系統表：管理員可以修改單位名稱和卷宗號并保存。2） 檔案種類表：對檔案種類進行添加、刪除操作。3） 文件種類表：對文件種類進行添加、刪除操作。4） 文件類目表：對文件類目進行添加、刪除操作。5） 其他參數表：對其他文件進行編輯 、刪除操作。在編輯時可以修改附件存放路徑和備份文件存放路徑。（4）借閱管理模塊圖4 借閱管理模塊1） 借閱登記：輸入借閱條件后就可以申請借閱登記。2） 借閱查詢：提供對所借出案卷的查詢工作，對歸還日期做詳細說明。3） 網上查詢：網上借閱又提供網上借閱申請、未提交的借閱申請、處理的借閱申請、借閱申請處理和網上答復幾個小模塊。（5）案卷管理模塊圖5 案卷管理模塊1） 案卷查詢：對所需要的案卷進行查詢操作。2） 案卷錄入：保存案卷。（6）文件管理模塊圖6 文