文件編號頁 碼共 3 頁 第 1 頁 版號/修改A/0實施日期2004 1目的通過對質量管理體系文件的管理和控制，確保其嚴格地分類編號，編制，審核，批準，分發管理，有效性控制，保管和更改，使公司的各項工作依據正確的指示進行。2范圍適用于除記錄以外的所有與質量管理體系有關的文件的管理和控制（包括外來文件），有關記錄的控制請參見記錄控制程序。3主要職責綜合辦公室負責公司質量管理體系文件的收集，分類編號，整理，存檔保管，分發及與管理和控制有關的其他工作。 技術部負責公司技術文件的收集，分類編號，整理，存檔保管，分發及與管理和控制有關的其他工作。 各部門負責本部門在用文件的管理和控制。4程序概要4.1質量管理體系文件發放前要進行審批，審批權限如下：文件名稱編制審核批準質量手冊綜合辦公室管理者代表總裁程序文件綜合辦公室公司總經理管理者代表各類作業指導書相關部門部門經理總經理各項管理制度相關部門部門經理總經理對于外來文件由管理者代表對文件的適用性進行審批。4.2質量管理體系文件的編號為了使文件易于識別，檢索快速，所以已審批的內部質量管理體系文件應交于辦公室文件管理員歸口，分類。由文件管理員統一編號，編號方法規定如下：A)程序文件：文件頒布年代文件序號企業代號體系程序代號 TC/SDHB)三級文件編號： ZZ/SDH年份順序號部門代號企業代號二級文件代號文件編號頁 碼共 3 頁 第 2頁 版號/修改A/0實施日期2004 部門代號見下表：01 技術部02 質量部03生產部04營銷部05采購部06綜合辦修改狀態A/0（A表示版本；0表示修改次數）C)外來文件所有已審批的外來文件由綜合辦公室統一歸口，分類。外來文件的編號采用發文單位的原編號，若無編號，綜合辦公室為了管理的方便，可以進行適當的編號。d)產品圖樣、設計文件的編號按圖樣編號分類規定執行，工藝文件的編號按工藝文件編號方法執行。4.3質量管理體系文件的分發a)文件管理員根據文件發放管理規定的份數復印，在封面上加蓋“受控”印章并真寫分發號，統一分發給規定的有者，同時，接收人應在文件分發回收記錄表上簽字。4.4質量管理體系文件的評審和更改a)文件發布后，管理和使用部門須根據本公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之外提出更改申請。b)提出更改的部門填寫文件更改申請表，部門負責人確認后交綜合辦公室或技術部，由負責人對更改內容進行評審。c)評審完畢后，綜合辦公室或技術部負責人在文件更改記錄表上簽字確認，質量手冊由管理者代表審核，總經理批準。d)更改申請獲得批準后，由綜合辦公室或技術部對文件進行修改。e)文件更改后，應更新受控文件，按4.3）的規定分發并換回舊版文件，填寫文件發放回收記錄表。f) 非受控副本不受文件更改的控制。g) 技術文件的更改按圖紙資料更改制度執行。4.5質量管理質量體系文件的保管質量手冊，質量計劃，作業指導文件（工作計劃，合同，清單，臨時通知除外）的受控原件由綜合辦公室負責同一歸檔保管，相應的受控副本由各部門或持有人負責保管。外來文件由辦公室或技術部和持有人負責歸檔保管。保管者須將持有的文件分類放置，并按放置的順序進行編目，使文件更于識別和檢索。文件在保管和使用過程中需保持清晰，不可隨意涂劃。綜合辦公室或技術部對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監控的目的。4.6質量管理體系文件的廢棄質量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。有必要保留的已作廢的質量管理體系文件原版，由綜合辦公室統一保管，其上應加蓋“作廢”印章，以防止作廢文件的誤用。無必要保留的作廢原版和副本由綜合辦公室或技術部統一收回并銷毀，也可在每頁上加蓋“作廢”印章留作其他用途。4.7外來文件的控制外來文件包括國際，國家，行業，地方的標準和法律法規文件以及顧客提供的圖紙等技文件編號頁 碼共 3 頁 第 3頁 版號/修改A/0實施日期2004 術文件。在公司內使用的外來文件由管理者代表在外來文件登記表內簽名和填寫審核和批準日期，表明其來源可靠，內容對公司適用。審批后的外來文件應在適當位置蓋“受控”印章。技術部，綜合辦公室對可能更新版本的外來文件應及時跟蹤（不超過半年），將跟蹤結果填寫外來文件登記表中，確保使用有關版本的適用的外來文件。更新后的外來文件須重新審批。4.8相關文件4.8.1圖樣編號分類規定4.8.2工藝文件編號方法4.8.3圖紙資料更改制度4.8.4文件發放合理規定4.9相關記錄TJ/SDH0101 受控文件清單TJ/SDH0102文件分發回收記錄表TJ/SDH0103文件借閱、復制記錄TJ/SDH0104文件更改通知單TJ/SDH0105文件銷毀申請TJ/SDH0106外來文件登記表部門受控文件清單TJ/SDH-01-01序 號編 號文 件 名 稱版 本備注編制/日期：審批/日期:文件分發回收記錄表TJ/SDH0102 體系 技術 外來 No：序號文件名稱編號圖號分發號版本發放記錄回收記錄部門簽收日期份數簽回日期份數文件借閱、復制記錄TJ/SDH-01-03 時間文件名稱編號版本受控狀態借閱、復制份數簽名歸還時間文件更改通知單文件名稱編號版本更改位置及原因：更改后內容：TJ/SDH-01-04 編制/日期： 審批/日期:校核/日期： 批準/日期“文 件 銷