ERP環境下內部控制優化探究摘要：隨著當前世界形勢的不斷復雜變化和以及我國國民經濟的高速健康發展，企業內部控制越來越受到經營者的重視。隨著現代科學信息技術的進步和飛速發展,許多先進的電子信息和網絡技術,如物聯網和大數據等信息技術,都已經可以廣泛應用擴大到政府和企業的管理中。ERP的主要功能是幫助企業計劃和控制日常工作的順利進行，實現財務部門和各部門的協調運作。ERP是企業內部控制中應用最廣泛的工具之一，對企業內部控制有一定的影響。對于企業來說，ERP是各個部門進行溝通和自動控制的最有效的手段和工具。ERP投入使用后，企業內部控制應根據環境的變化而變化或升級，使ERP發揮最大的作用，使企業達到預期的控制目標。因此，對ERP的研究是非常必要的，這將有助于進一步優化企業內部控制，使企業更好地實現內部控制目標。關鍵詞：ERP系統；內部控制；財務管理Abstract: with the rapid development of science and technology and economy, the internal control of enterprises is paid more and more attention by managers. With the rapid development of science and technology, many advanced information technologies, such as big data technology, can be applied to enterprise management. The main function of ERP is to help the enterprise plan and control the smooth progress of daily work, and realize the coordinated operation of financial department and all departments. ERP is one of the most widely used tools in enterprise internal control, which has a certain impact on enterprise internal control. For enterprises, ERP is the most effective means and tool for departments to communicate and control automatically. After the ERP is put into use, the internal control of the enterprise should be changed or upgraded according to the change of the environment, so that the ERP can play the largest role and the enterprise can achieve the expected control objectives. Therefore, the study of ERP is very necessary, which is helpful to further optimize the internal control of enterprises, so that enterprises can better achieve the goal of internal control.Key words: ERP system；internal control；financial management隨著中國加入世貿組織，中國企業的相關管理制度不斷更新和完善，特別是在內部控制制度方面。中國企業在與國際接軌后，引進了多種先進的管理模式和工具。ERP系統作為一種先進的內部控制管理工具，已經被國內許多企業引進和使用。ERP在內部控制方面具有許多優勢，這也是我國企業被廣泛應用的原因之一。據相關調查數據顯示，2003年以前，我國引進和使用ERP的企業并不多，但2008年以后，ERP在企業中的使用率達到了95%以上，甚至沒有引進ERP的中小企業也開始引進ERP。ERP相關計劃。從以上信息可以看出，ERP在我國企業正從無到有向大方向發展，顯示了ERP系統在企業內部控制中的重要性。隨著科學技術的飛速發展，各種先進的工具和模型已經應用到企業的生產和管理中。ERP系統作為先進技術的代表，對企業的發展和內部控制的實現起著非常重要的作用。 一、企業內部控制概述1. 內部控制的定義企業內部控制是指企業管理者以及全體員工對企業目標的控制過程。實際上，企業內部控制的目標是保證企業財務資金的安全。企業內部控制涉及企業各部門。由于公司所屬行業性質不同，規模結構等控制方式也不同，內部控制也會有所不同。但總的來說，內部控制的主要要素是相同的，包括企業內部環境、風險評估、各部門內部監督和企業經營等。 2.ERP概念ERP是英文單詞enterprise resource planning的首字母縮寫。它是由美國的一家公司提出并被大多數企業采用的。ERP中的第一個字母代表企業的意義，第二個字母代表資源的意義，第三個字母代表計劃的意義，因此ERP是指企業的資源計劃管理。ERP系統是在企業資源優化配置的基礎上開發的。它是以優化企業資源利用和信息技術為技術支撐的企業內部控制管理系統。物流、資金流、信息流是企業的重要信息，是管理者關注和監督的對象。為了最大限度地優化公司有限的資源，公司可以獲得最大的利益。供應鏈中企業資源的流動有一定的規律。只有充分利用這些流動規律，企業才能充分發揮資源的作用，產生更多的經濟效益。企業內部控制管理計劃是以企業自身管理的三要素、資源流動規律和外部市場環境為基礎的。ERP系統就是基于這三個要素進行設計和開發的，為企業的最大經濟效益服務。3. ERP的應用特點ERP系統的主要特點包括：1、ERP系統將企業管理的各個環節視為一個完整的供應鏈，將企業的各個部門劃分為多個協同工作的子系統。2、ERP系統在一定程度上改變了企業的業務流程。企業管理是全過程的。從采購到付款到開票的所有流程都集成在一起，實現了各部門的業務管理。三、ERP系統的應用極大地改變了企業的內部環境。只有優化和重新設計業務流程，企業才能充分利用ERP系統。二、ERP環境下內部控制現狀1.ERP的本質是管理工程其目的是根據企業的實際情況，提煉先進的管理流程、管理方法、管理技術和管理理念，提高企業的管理效率。內部控制作為一種先進的組織管理制度，在現代管理中發揮著重要的作用。它對保證業務目標的實現、國家法律法規的貫徹執行、財務信息質量的保證、財產和材料的安全以及審計工作的開展都有著非常重要的作用，這些都是密切相關的。在ERP環境下，企業的所有業務流程都是緊密聯系在一起的。供應鏈包括物流、資金流和信息流。 2. ERP環境下內部控制的現狀北京時代峰駿文化藝術開發有限公司是一家新型高分子合成材料生產企業。主要生產經營高效減水劑、樹脂攤鋪機、金屬攤鋪機、不飽和聚醋酸樹脂、水煤漿添加劑等產品。產品已應用于長江藍霞、黃河小浪底水利、青藏鐵路、秦山核電站、峽口海滄大橋、神華煤田、北京奧林匹克體育場等國家重點工程。北京時代峰駿文化藝術發展有限公司年產銷規模超過5億元，年利稅超過8000萬元。2013年公司正式推出ERP系統財務模塊，主要用于財務部門。負責公司資金管理、生產成本管理、員工工資核算等，公司所有財務信息均能自動處理。京華時報峰駿文化藝術開發有限公司使用的ERP系統財務模塊功能比較齊全，但在實際工作中使用率不高。據京華時報峰駿文化藝術發展有限公司內部數據顯示，金融模塊推出以來，約30%的功能從未使用過。京華時報峰駿文化藝術發展有限公司部分領導對ERP系統了解不多。ERP系統在正常工作中的利用率很低，有的甚至手工審批辦公。京華時報峰駿文化藝術發展有限公司有ERP系統，但財務模塊中財務數據不完整。財務報銷僅以表格形式保存，財務數據信息未得到有效審核。總的來說，雖然京華時報峰駿文化藝術發展有限公司推出了ERP系統，但并沒有與實際工作相結合，仍然存在很多風險。（1）預算管理中存在的問題由于北京時代峰峻文化藝術發展有限公司ERP系統財務功能上線時間較短，財務部預算管理人員在系統中應用分析法沒有得到預算結果，而是停留在之前的方法（即采用固定預算法對預算進行匯總分析），各部門根據自己的經驗和去年的情況），因此，債務結果處于固定狀態，不利于預算的動態發展，缺乏預算結果的科學性。目前北京時代峰峻文化藝術發展有限公司沒有將ERP系統中的所有功能模塊連接起來，信息共享能力低下。財務部門無法準確核實各部門收到的預算，容易影響財務部門的預算結果，不利于公司發展的合理規劃。 （2）缺少ERP預算季度預算功能目前北京時代峰峻文化藝術發展有限公司在ERP系統中只做年初預算，對季度或月度預算關注度不高。雖然系統對各部門的預算執行情況進行跟蹤，但公司現有的ERP系統模塊相互獨立，預算執行無法得到有效控制，阻礙了具體預算工作的開展。（3）ERP系統中憑證、賬簿管理功能薄弱由于ERP系統的一些功能缺陷，評審的內容和時間沒有相應的設置對應的內容，導致一些內容與實際情況不符。例如，在認證過程中，將A公司的業務訂單誤寫為B公司的業務訂單，導致后續收款明細與實際情況不符。在ERP系統中，由于缺乏相關的審計工作，一些財務信息缺乏準確性，相關財務人員比較懈怠，沒有及時發現不正確的財務信息。輸入財務數據信息時，未與相關財務模塊合并，導致財務模塊數據分析功能失效。 （4）ERP系統采購模塊未集成供應商管理功能雖然ERP采購管理系統中有供應商管理，但公司尚未啟用這一功能，這使得公司對供應商的管理處于自由流動狀態，不利于公司及時掌握供應商的多重利益，并可能影響公司的采購活動。同時，也存在一些不符合公司要求的公司進入行賄名單的風險。三、ERP環境下內部控制存在的問題1.控制環境方面存在的問題內部控制環境包括公司治理結構、組織結構、治理理念和經營風格、董事會、管理素質和職業道德、權責分配制度、企業文化和信息系統等因素。它是內部控制其他要素發揮作用的基礎，直接決定了內部控制其他要素是否有效。然而，我國企業在實施ERP時，內部控制環境一般難以滿足ERP自身的要求。具體表現為:（1） 公司治理結構不完善。大部分公司為了滿足外部法律法規的要求，許多公司已經按照現代企業制度的要求建立了各種形式的規章制度。 但是，企業最初的管理思想仍然廣泛存在，導致這些規章制度僅僅是形式。相應地，ERP系統的內部化是現代企業管理思想，可以借助ERP系統嚴格實施，這必然與傳統的管理思想相沖突。在公司治理結構不完善的情況下，許多企業大規模資本建設的ERP系統難以發揮應有的作用。 相應地，與此相關的內部控制也是歧管類型。（2）管理層和員工整體素質不高。ERP系統是信息技術固化的先進管理思想。它的功能依賴于高素質的管理者和經營者。然而，由于我國中小企業面臨的人才瓶頸，使得ERP系統僅僅是一個交易處理系統。雖然管理層口頭上非常重視ERP系統，但由于其對ERP的深入理解，這種“高層基調”往往難以影響實施水平。而且，許多ERP系統的內部控制系統在具體實施時主觀上是任意的。例如，由于人員的限制，一些公司甚至采取了出納和會計相同的職位，并在ERP系統中為他建立了兩個帳號。在這種情況下，內部控制的實施將不可避免地得到精簡。2.風險評估方面存在的問題風險評估的初衷是根據業務環境的變化動態調整內部控制系統的控制標準。 但是，當許多企業實施ERP系統時，它們只關注項目實施過程中軟件制造商或咨詢團隊進行的風險評估結果。 風險評估的具體結果也被內部化到ERP系統中。一旦軟件制造商或顧問團隊離開企業，ERP系統的內部控制通常會保持多年不變，從而導致企業面臨的風險因素失效。 在ERP系統中運行，而相應ERP系統的內部控制有效性很難發揮，甚至完全失效。 3.控制活動方面存在的問題與風險評估一樣，企業在其控制活動中依賴軟件供應商或顧問團隊。控制活動常常被制造商嵌入到ERP系統設計中。對特定企業進行二次開發時，將根據企業的具體情況進行。進行調整。我國中小企業在實施ERP系統時，由于只關心ERP系統中的財務核算模塊，往往購買現有的ERP系統，很少注意二次開發，這就產生了不需要二次開發的概念，這就產生了ERP系統其他子系統的內部控制流程。許多控制仍然依靠人工控制來完成ERP系統控制活動的優勢。而且，在控制活動的具體實施過程中，由于人員的限制，高管之間的職責分工不明確，管理人員濫用職權，難以正確、合理地實施內部控制，從而達不到控制的目的。4.信息與溝通方面存在的問題將ERP系統引入企業的初衷是加強企業內部的信息和溝通。然而，在中國中小企業的實際運營中，ERP系統由于在實施ERP系統過程中未能重組企業的業務流程而無法充分發揮其作為信息和溝通的主要渠道的作用。而且，由于管理層對ERP的理解存在問題，企業內部信息仍然依靠傳統的紙質載體進行傳輸，ERP系統的相應功能處于閑置狀態。相反，一些企業具有龐大的組織結構，復雜的結果和太多的層次。 ERP系統無法根據組織結構建立相應的信息交流渠道，影響了信息傳遞的及時性和準確性。一些企業實施了ERP系統，但該系統具有財務會計軟件的功能，導致財務部門與其他部門之間的信息斷開。其他業務部門仍然以紙質形式將文檔傳輸給企業，這導致企業內部“信息孤島”的持續存在，并且難以消除信息和通信中的持久性問題。 5.內部監督方面存在的問題 過去，由于缺乏內部監督或薄弱，內部控制的執行不足。許多內部控制仍保留在紙質文件上，未能在實踐中實施。盡管ERP系統可以鞏固大部分內部控制，但許多ERP系統重視內部控制活動，而忽視內部控制監督，這使許多人認為ERP系統是內部控制的“黑匣子”，很難理解。實施內部控制。目前，只有SAP和其他大型ERP軟件對其ERP產品啟動了持續監控軟件，而大多數中小型ERP軟件制造商尚未實現對ERP系統的持續監控。而且，由于ERP系統技術系統的認知能力，企業內部監督部門無法對ERP系統本身進行審計，從而導致ERP系統的內部控制是否可持續有效。形成具體的結論和意見。內部控制漏洞長期存在，給企業的經營管理活動帶來隱患。四、ERP運用失敗的原因1.型號不適配一些企業選取的ERP型號并不適用于本企業，企業在選取ERP系統時要注意挑選符合自己企業特點的ERP系統2.管理人員素質欠缺管理人員對于ERP的操控過于依賴系統，或企業職工本身缺乏管理素質。ERP是輔助企業管理的工具，并不是企業管理的靈丹妙藥，ERP發揮作用很大程度上取決于企業的管理制度和人力資源素質。3.ERP系統不面向流程ERP系統不具備查錯功能，而是依賴于企業輸入進去的數據，如果數據輸入出錯或流程有誤，很大程度上影響企業整個ERP管理鏈。五、ERP環境下內部控制優化策略1.會計管理的內部優化以獨立于會計憑證出具人的審計人員的原始憑證或復印件為依據，對會計核算的真實性、合法性和準確性進行審查。審核后，通過ERP系統在會計憑證上生成審核標記。會計憑證審核后，由財務部負責人審核簽字或蓋章。每個月，為了確認會計憑證是否在批準的經濟事項范圍內，財務部負責人在結賬前對ERP系統中手工生成的所有會計憑證進行審核。財務部相關人員根據業務部門提交的計提計算表和合同、進度證明等原始成本憑證，逐項核對計提計算表中各項目的金額和報銷金額，并分析輸入信息。結合ERP系統中的財務分析模塊，系統的合理性經審核后，在系統中產生權責發生制或核銷會計處理。系統自動提醒財務主管或其他授權人員對會計憑證進行審核。2.加強企業信息文化建設隨著內部控制理念的發展，企業內部控制強調了控制環境的重要性，而控制環境中最重要的因素就是人。畢竟，ERP是一套由人設計的管理思想，最終服務于人。控制ERP系統實際上就是控制人們的行為，而ERP系統中的控制反過來又對人們的行為產生影響。人是內部控制中最不穩定的因素。強制性制度控制難以達到預期的效果。此時，需要“軟控制”方法。軟控制是指那些屬于精神層面的東西，如管理風格、管理理念、企業文化、內部控制意識等。在ERP環境下，最重要的是要建立企業的信息文化。通過信息文化建設，提高企業員工的信息意識，增強員工對ERP系統的認同感，更好地實現人與機的集成。加強企業信息文化建設，對于企業的管理，必須提高對ERP系統的認識，建立有效的系統組織結構，選擇優秀服務商提供的ERP軟件，提高企業的基礎管理水平。內部控制應用信息系統第18號信息系統規定，企業負責人負責信息系統的建設。企業負責人只有從戰略高度和全局角度組織領導信息系統建設，才能統一思想，提高認識，加強協調配合，從而在保證信息系統建設高效、協調推進的前提下整合資源。對于人力資源部，應選擇與ERP環境兼容的員工。對于現有員工，還應加強繼續教育，以滿足企業ERP系統運行的需要，最終服務于高效有效的內部控制體系。 3.ERP系統的控制優化確保ERP系統各子模塊與總賬模塊之間的整體關系。每月結算前，系統自動檢查賬戶余額是否合理，借款人與借款人之間的余額是否相等。同時，將重要會計科目和重要事項的余額分別列示，并對其合理性進行審查。如果發現異常，系統會自動提醒會計報表編制人員，會計報表編制人員會要求相關人員查明原因并進行必要的調整。每年年末，為了保證數據的一致性和錄入的準確性，財務報表編制人員通過財務報表系統錄入財務數據，生成財務報表。錄入完畢后，財務報表編制人員將數據錄入財務報表系統和ERP系統的財務報表。檢查數據，并在財務報表上簽字確認。對于已填妥的財務報表數據，除系統編制人審核外，其他獨立于編制人的人員也需要填寫審核數據，以確保填寫信息的正確性，并在ERP系統上生成審核評分表進行確認。此外，在編制年度財務報告時，要求編制人保存相關工作文件，以便生成或收集報表數據。以此來促進評審工作，建立責任制。 財務相關人員在ERP系統中系統地建立相關的檢查流程，以便在每個月末，財務系統根據此表傳遞應收、應付、總賬等月末檢查報告，財務人員檢查往來賬戶處理完成情況，審核無效賬戶、轉賬賬戶、結算賬戶、存貨輔助賬戶余額，檢查內部往來賬戶銷售情況，確保結算后報表編制的合理性和準確性。同時，系統設置為每月月末自動檢查ERP子系統相關明細余額和總賬系統相關科目余額，確保明細科目與總賬一致。如果發現差異，財務人員應跟蹤并列出差異原因，形成差異報告并跟進。同時，企業在實施ERP系統時，應選擇在產品系列中具有持續監控支持的軟件供應商。這樣，當ERP運行時，企業可以通過類似飛機座艙的面板實時觀察內部控制的運行情況。及時發現內部控制薄弱環節。在這個過程中，可以充分利用各種基于數據的審計方法。企業內部審計部門應當配備專職人員對內部控制體系進行監督，并建立相應的體系文件，明確崗位人員、內控點負責人的職責和權限，問題處理機制和問責制度。為保持內部控制體系和持續監控體系的有效性，應定期進行專項評價。其主要內容是對信息系統的審計。本次審計在不同階段有不同的側重點。例如，在初始審計期間，應審計整個系統的生命周期。在隨后的定期審計中，只需要對企業資源規劃系統的運作進行審計。4.動態的評估ERP系統風險 內部控制制度是一個動態的過程。只要公司的經營活動不停止，內部控制的風險評估就不會停止。公司的內部控制不能僅僅是一種制度或機械要求。對于新的風險，ERP系統本身也必須進行動態調整，動態評估ERP系統的風險。目前，用來評估ERP系統風險的框架是ISACA的風險IT框架，它將IT風險分為三個方面：風險治理、風險評估和風險應對，并針對各領域制定了相應的評估流程。當然，國外先進的風險評估框架只能為企業提供一般的流程參考。在具體應用中，企業需要根據自身環境及時收集風險因素，并按風險等級進行排序，然后對風險因素進行細化和制定評價標準。在組織機構設置上，也要建立和完善信息技術部門的風險管理組織。符合條件的企業還可以成立風險評估委員會，建立覆蓋企業各級和業務流程環節的各類風險控制崗位。監督和控制這些位置，以有效防范各種風險。在ERP系統中，應建立和完善風險預警機制，充分發揮數據倉庫在ERP系統中的作用，從歷史數據中預測未來，運用智能手段挖掘風險線索，實現風險的智能評估。今天，隨著我們對世界未來發展趨勢的展望，經濟管理模式正在逐步完善，ERP面臨著新的機遇。首先，在ERP環境下，企業的運作由原來的以部門職能為中心向業務流程轉變。企業經營模式的轉變要求企業的組織結構朝著更加扁平化的方向發展，企業的經營具有更高的靈活性；其次，ERP環境下的內部控制可以從點控制發展到線和面控制；最后，在ERP環境下。在一定程度上，企業內部控制實現了實時監控，降低了企業的操作風險；同時，在當今時代的發展和演變下，也面臨著巨大的挑戰；第一，如果在ERP環境下沒有有效的控制，系統將很容易暴露于有被攻擊的危險。這些系統攻擊一旦成功，將給企業的ERP系統帶來不良后果；二是在ERP環境下，數據的所有權和日常維護