x xx x 公公司司盤盤點點手手冊冊 目 錄 2005 年 9 月盤點計劃書 1 5 一 盤點時間 1 二 存貨凍結時間 1 三 盤點參加人員 2 四 盤點范圍 2 3 五 盤點比例 3 六 盤點方式 3 七 盤點表編制方式 3 八 盤點前的準備事項 3 4 九 盤點注意事項 4 十 倉庫盤點核對流程 4 十一 盤點結束的后續工作 4 5 十二 其它注意事項 5 盤點單據作業流程 6 9 一 盤點單據必備清單 6 二 盤點單據收發明細 6 三 盤點單據收發操作細則 6 7 四 盤點單據使用規范 7 9 1 手工 機制盤點表 7 2 盤點表使用清單 7 3 零用金盤點表 7 8 4 銀行存款盤點明細表 8 5 物料盤點表 8 6 存入保證金盤點表 8 7 固定資產盤點明細表 8 8 列管資產盤點明細表 9 9 廣宣用品盤點明細表 9 10 盤點日存貨單據截止號碼清單 9 11 盤點績效評分表 9 倉庫盤點績效評分標準 10 辦公室 含樣品室 及區部盤點績效評分標準 11 盤點培訓計劃 12 附表 13 25 附表 1 手工 機制盤點表 13 附表 2 盤點表使用清單 14 附表 3 零用金盤點表 15 附表 4 銀行存款盤點明細表 16 附表 5 物料盤點表 17 附表 6 物料盤點表 18 附表 7 固定資產盤點明細表 19 附表 8 列管資產盤點明細表 20 附表 9 廣宣用品盤點明細表 21 附表 10 盤點日存貨單據截止號碼清單 22 附表 11 倉庫盤點績效評分表 23 附表 12 辦公室 含樣品室及區部 盤點績效評分表 24 附表 13 2005 年 9 月總部盤點行程表 25 2005 年 9 月盤點計劃書 一 盤點時間 經過財務部 業務部 物流部 商品部采購組的充分溝通后 9 月大盤點時間設定如下 1 昆山總倉 白云總倉 在大貨倉內的樣品及物料及廣宣用品 整理貨品時間 9 月 8 9 日 初 復盤時間 9 月 10 11 日 監盤時間 9 月 12 日 2 固定資產 列管資產 昆山物料倉的產成品及在制品 在辦公室內的樣品及物料及 廣宣用品 初 復盤時間 9 月 27 28 日 監盤時間 9 月 29 日 存放在總倉之廣宣用品 物料監盤時間與貨品盤點時間一樣 存放在辦公室 的廣宣用品 物料監盤時間與固定資產列管資產盤點時間一樣 管理部須在 9 月 14 日前向各部門提供固定資產及列管資產明細表 部門主 管須在初盤時間 9 月 22 日前補齊有關 資產異動單 及 物料借用單 等 如部門主管未能及時作補強工作而拖延盤點時間的 部門主管將承擔行政責 任 監盤完畢后至 9 月 30 日出貨之業績計算在 9 月份 3 貨幣資金 初 復盤時間 9 月 30 日 監盤時間 9 月 30 日 二 存貨凍結時間 1 1 對于總倉之存貨凍結時間 根據以往盤點經驗及商品進倉時間 經過與業務 部 物流部 采購部溝通后 達成以下共識 白云總倉 昆山總倉 倉庫進貨凍結日為 9 月 5 日 18 00 財務審單截止日9月6日17 00 倉庫收單截止日9月6日18 00 出貨凍結 日9月7日24 00 2 2 存貨解凍時間 監盤結束后存貨同步解凍 特別注意事項 1 為配合存貨凍結 請總部業務部 物流部協調一致 若兩個總倉之間調撥出貨 方要充分估算存貨運輸時間 確保收貨方在初盤前做好進倉入庫 不要形成 在途存貨 2 倉庫如果在進貨凍結之后尚有進貨 請單獨存放 不再開箱驗收 等監盤完成 后再驗收入庫 3 因區部樣品是在 9 月 27 日至 9 月 29 日盤點 故請兩個總倉調撥出貨給區部時 要充分估算區部存貨運輸時間 確保區部在初盤前做好進倉入庫 不要形成 在途存貨 三 三 盤點參加人員 本次盤點由總部財務副協理負責 各部門主管對部門負責 1 初盤人員 各倉庫人員 各部門主管指派人員 負 責 人 倉庫主管 部門主管 2 復盤人員 各倉庫人員 部門主管指派人員 各行政部門人員 負 責 人 部門主管 3 監盤人員 財務人員 負 責 人 財務副協理 裕晟七區辦事處初 復 監盤均由區部人員完成 監盤人員規定如下 1 現金 銀行存款 由區經理 區副理 負責監盤 2 固定資產 列管資產或其他 由區部財務負責監盤 四 四 盤點范圍 一 存貨 1 商品 1 庫存商品 2 樣品 樣品室 2 廣宣用品 市場部 僅指庫存廣宣用品 如 促銷用的贈品或供客戶自購之廣宣用品或專案訂購 貨品 如貨架 模特兒 衣架 折疊凳 筆記本 紙袋等有價貨品 POP 目錄等印刷品不用盤點 3 物料 市場部 僅指庫存物料 如 促銷用的贈品或供客戶自購之市場倉迷你鞋 腰帶 員 工服 比賽服 公文包 裁判服 籃球賽球衣 其他 特別注意事項 廣宣用品一經領用 自用 均歸屬 列管資產 二 貨幣資金 1 零用金 2 銀行存款 3 存出保證金憑據 押金收據 三 固定資產 四 列管資產 含各部門自用之廣宣用品 模具 備注 1 貨品在盤點期間不可外借 盤點期間外借未能歸還者 如電腦 UPS 模 具等 可憑借單據證明 否則視為不存在 2 各部門主管對所轄部門的固定資產 列管資產有保管責任 故在 9 月 14 日前管理部將各部門所屬之固定資產 列管資產明細交予各部門主管 各部 門主管需指定專門負責人進行初盤 初盤無誤后將資產明細交由管理部并協 助其進行復盤 監盤時由管理部人員陪盤 3 各部門樣品 廣宣用品 其它物品存放在各倉庫及辦公室者 請盤點前清 理完畢 過期物品未予處理者或不能使用又不報廢或有損壞資產而不在盤點 表加以說明者 監盤人員有權扣分 情節重大者 部門主管予以行政處分 4 昆山財務依 9 月 12 日盤點數加 9 月 13 日 9 月 30 日的進 出貨品明細做 貨品調節表 調節至 9 月 30 日的庫存數 提交給各單位以此為期末庫存數 5 存出保證金明細請昆山財務組分別提供給各區部財務及廣州出納朱惠祺 6 要求存出保證金收條之復印件上記錄存放點及保管人 7 要求存出保證金收條需與合同日期相匹配 五 五 盤點比例 1 初盤比例 100 2 復盤比例 100 3 監盤比例 70 如出現差異需加盤至 100 六 六 盤點方式 本次倉庫盤點初 復 監盤均采用手工盤點 七 七 盤點表編制方式 采用由總部財務提供之規定盤點表式打印 機制一式四聯 注意 盤點表要編序號 編號采用 2 位號碼 八 八 盤點前的準備事項 1 8 月 30 日總部財務咨詢各相關部門初 復 監盤時間及封倉時間 2 9 月 2 日總部財務與總部業務 物流 采購經過充分溝通后確定了盤點時間及 封倉時間 3 9 月 5 日確定監盤人員名單并將盤點計劃送審 4 預計 9 月 7 日前將 2005 年 9 月盤點計劃書 及各項盤點所需表 單 樣表 FAX 及 EMAIL 至各相關部門 5 9 月 20 日 預計 1 裕晟總部 昆山分別召開盤點人員培訓會議 內容包括盤點表及各式其它 表 單之規范填寫及相關注意事項 具體詳見 盤點培訓計劃 2 檢視財務人員樣品帳是否登記齊備 如未執行將記處分 九 九 盤點注意事項 1 監盤比例為 70 以數量計 若有異常情況 則加盤到 100 以確保盤點質 量 2 各倉庫于盤點前應將殘鞋 B 品等庫存商品分開堆放 分別填寫盤點表 3 盤點期間庫存商品不可借出在外 除非事前報告財務部并有憑據證明 否則視 為不存在 4 各存貨點負責人 倉庫主管等 必須如實填寫 盤點日存貨單據截止號碼清單 交易時間不可違反各存貨點之存貨凍結時間 并務必于監盤前附上表中所列 截止單據之復印件 若有漏附單據行為 該單位負責人予以警告處分 5 監盤時若發現某個貨號與復盤有差異 則需對此貨號重盤一次 6 監盤完畢 各權責主管必須簽名確認 總倉 商品部樣品倉 廣宣用品 各部門固定資產及列管資產 各區盤點完 畢 由部門主管在盤點表表尾之 主管 欄右側角簽名確認 部門最高主管 欄右側角由部門最高權責主管簽名確認 7 廣宣用品盤點 1 各部門自用之廣宣用品 視同 列管資產 盤點 2 總部市場部尚未領用之庫存廣宣用品 未編貨號類 如貨架 模特兒等 必須嚴格進行盤點 請市場部認真填寫 廣宣用品盤點表 十 十 倉庫盤點核對作業流程 1 物流部根據 倉庫盤點表 的貨號 規格 監盤實盤數輸入元盛系統中 2 財務部審查元盛系統的數據與倉庫盤點表的正確性 3 財務部審核元盛系統的 盤盈盤虧單 的正確性 十一 盤點結束的后續工作 1 監盤完畢 盤點表經各部門最高主管簽名后 監盤人將盤點表一 二聯帶回 寄回 昆山財務鄧士金 2 其它盤點所需填寫之表 單 如盤點表使用清單 零用金盤點表 銀行存款盤 點明細表 固定資產盤點明細表 列管資產盤點明細表 廣宣用品盤點明細表 盤點日存貨單據截止號碼清單 盤點績效評分表 現金借支單的復印件 銀行 對帳單復印件 銀行余額調節表等 也應由各部門最高主管簽名確認后 由監 盤人將原件或復印件帶回 寄回 昆山財務 以便香港總公司 臺灣總公司會 計師進行查核 3 總部監盤人員需于 10 月 14 日前提報各自的盤點報告 以初步總結盤點情況 盤點費用 總部在 10 月 17 日 初定 由財務部王副協理于例會上向各行政部 門主管 需盤點部門 監盤人員等總結盤點報告 區部盤點會議請區部自行安 排 但報告必須在 10 月 13 日前傳給總部財務何潔菁及昆山財務鄧士金 十二 其它注意事項 1 監盤人員只需自帶計算器 筆 盤點操作手冊 等 盤點單據必備清單 所 列的各種表 單由各部門提供 無需自帶 2 監盤人員須詳細閱讀 盤點操作手冊 之各項規定 熟悉各種表 單之填寫 以利監盤工作的順利進行 3 存貨盤點應確實執行 執行結果依獎懲方案辦理 監盤人員應本著 公平 公 正 合理 的原則 嚴格按照 盤點績效評分標準 所列條款 確實填寫存貨 盤點績效評分表并帶回 寄回 總部財務 不得徇私舞弊 否則 一經發現 將以記過以上處分 4 監盤人員應注意人身安全 切勿只身行動 各監盤組長應確實掌握組員動向 如有特殊情況 需向財務王經理報備 盤點工作完成后之行為安全 責任自負 盤點單據作業流程 一 盤點單據必備清單 1 機制盤點表 一式四聯 2 盤點表使用清單 復印件 3 零用金盤點表 復印件 4 銀行存款盤點明細表 復印件 5 存出保證金盤點 表 復印件 6 物料盤點表 復印件 7 固定資產盤點明細表 復印件 8 列管資產盤點明細表 復印件 9 廣宣用品盤點明細表 復印件 10 盤點日存貨單據截止號碼清單 復印件 11 盤點績效評分表 復印件 二 盤點單據收發明細 一 盤點前單據的發放 1 上述 盤點單據必備清單 第 1 10 點所列之單據樣表 由總部財 務在 9 月 6 日前向各部門提供 E MIAL 二 盤點后單據的回收 1 總部財務及裕元集團共需資料 1 機制盤點表 第一聯 第二聯 2 盤點表使用清單 3 零用金盤點表 4 銀行存款盤點明細表 5 存出保證金盤點表 6 物料盤點表 7 固定資產盤點明細表 8 列管資產盤點明細表 9 廣宣用品盤點明細表 10 盤點日存貨單據截止號碼清單 清單后需附上存貨截止單據之原件 11 現金借支單的復印件 12 銀行對帳單復印件 13 銀行余額調節表 2 總部財務所需資料 1 盤點績效評分表 三 部門保存資料 盤點單據必備清單 之所有表 單 對口的 各部門均需妥善保管 以便 備查 三 盤點單據收發操作細則 1 總部財務準備好各項盤點單據之樣表 EMAIL 至各部門 2 初盤后按格式機制盤點表 作為復盤及監盤之依據 3 各存貨點完成機制盤點表后 領 制表經手人必須在 盤點表使用清單 上填寫 各項必填欄位 并在 領表人簽名 處簽名確認 4 各部門相關責任人需在初盤前將 盤點單據必備清單 之相關單據 上述 盤 點單據必備清單 第 3 9 點所列之單據 認真填寫 以備初 復盤 5 監盤時 各部門需分發 盤點單據必備清單 之所有單據 除 盤點表使用清 單 外 予各監盤人 特別注意事項 盤點日存貨單據截止號碼清單 上所列之截止單據 務必附上復印件 6 每一存貨點監盤結束后 監盤人需根據監盤的實際情況如實填寫各項表 單 當日監盤完畢 需回到辦公室 應將填寫完畢的相關表 單交回各部門指定盤 點負責人 各相關權責主管簽名確認后 由各部門指定盤點負責人將各項表 單分類整理 7 各項表 單整理后 監盤人要對照 盤點表使用清單 核實各存貨點之盤點表 確定完整無誤后 在 收表人簽名 處簽名確認 8 監盤人查核上述盤點后單據的回收所列之全部表 單是否全數收回 如確已收 齊 將所有需帶回表 單帶回總部財務即可 四 盤點單據使用規范 以下 盤點單據使用規范 中所有單據之樣表表尾的 主管 欄 如無特 別說明 均指各部門之最高權責主管 如副協理 經理等 1 機制盤點表 1 盤點表要連號使用 必須標示 全 頁 第 頁 2 盤點表頭的填寫 A 公司名稱統一用裕晟 單位名稱必須完整填寫 不可填簡稱 裕晟 倉庫 樣品室等項必須詳細填寫 如裕晟白云總倉 裕晟鞋品部樣品室等 B 填寫盤點日期 指初盤日 3 盤點表體內容的填寫 A 盤點表之序號 貨號要完整寫出 不能簡寫 序號為自編流水號 兩位 貨品尺碼要對應填寫 B 盤點數量的填寫 初盤人 復盤人必須分別在初盤數 復盤數及相對應 之合計數一欄填上正確數量 監盤人必須在監盤數 盤盈 盤虧及相對 應之合計數各欄填上正確數量 如未出現盤盈 盤虧現象 則此二欄可 省略不填 4 盤點表尾的填寫 3 初盤人 由初盤經手人填寫 4 復盤人 由復盤經手人填寫 5 主 管 由部門主管填寫 6 監盤人 由監盤經手人填寫 7 部門最高主管 由部門最高權責主管填寫 5 第一 二聯由監盤人帶回 2 盤點表使用清單 1 盤點表使用清單 由盤點規劃人 何潔菁 統一保管 白云總倉與樣品共填 寫一份 昆山總倉與物料倉填寫一份 其它區 部不用填寫 2 各存貨點的機制盤點表打印出來后 必須由領表人到各指定盤點負責人處填 報 盤點表使用清單 盤點區域名稱 盤點表總頁數 領表日期等必填欄 應全部填寫 并需在 領表人簽名 處簽名確認 3 收表人簽名 處 必須由監盤人簽名確認 4 監盤人要對照 盤點表使用清單 核實盤點表 完整無缺帶回總部財務 5 盤點負責人 欄位需由各區及各部門指定的盤點負責人簽名確認 主管 欄由各部門權責主管簽名確認 3 零用金盤點表 1 必須填寫單位名稱 截止日期 幣別等欄位 2 現金小計 應填寫庫存現金合計 按面值及張數分別填寫 并需與現金日記 帳余額相核對 3 借支單 填寫尚未沖帳之借款單 4 費用行存折 應填寫費用銀行存折余額 并需與銀行對帳單及銀行日記帳核 對 5 未報銷單據 應填寫已支付但尚未申請撥補之費用單據合計金額 6 賬列數合計 應填寫 現金 借支單 費用行存折 未報銷單據 之合計數 即 前述四項之總額 7 定額零用金 總部無定額零用金 則無需填寫 8 盤盈虧金額 稽核標準 帳列數 現金 借支單 費用行存折 未報銷單據 定額零用金 A 帳列數 定額零用金 0表示正常 盤盈虧 應填寫 0 B 帳列數 定額零用金 0表示盤盈 盤盈虧 應填寫 正數 C 帳列數 定額零用金 0表示盤虧 盤盈虧 應填寫 負數 9 相關人員需在表尾簽名確認 4 銀行存款盤點明細表 1 填寫單位名稱 截止日期 2 由出納對照銀行對帳單 存折 將截止日期之各個銀行帳號余額一一填寫 并注明每個帳號余額之日期 監盤人到達后必須逐一對照銀行對帳單 存折 銀行余額調節表進行核對 并需將此余額與銀行存款日記帳之余額進行核對 3 相關人員需在表尾簽名確認 5 存出保證金盤點表 1 填寫單位名稱 截止日期 2 初盤人 復盤人 監盤人需在表中相應位置填寫初盤數 復盤數 監盤數 3 如復盤數與監盤數出現差異 需將監盤結果標注在 差異數及備注 處 4 相關人員需在表尾簽名確認 6 物料盤點表 1 填寫單位名稱 截止日期 2 初盤人 復盤人 監盤人需在表中相應位置填寫初盤數 復盤數 監盤數 3 如復盤數與監盤數出現差異 需將監盤結果標注在 差異數及備注 處 4 相關人員需在表尾簽名確認 7 固定資產盤點明細表 管理部須在 9 月 14 日前向各部門提供固定資產及列管資產明細表 部門主 管須在初盤時間 9 月 22 日前補齊有關 資產異動單 及 物料借用單 等 1 填寫單位名稱 截止日期 2 各部門務必在初盤前向所屬管理部要求提供 固定資產盤點明細表 完整地 填寫金蝶帳面代碼 資產編號 資產名稱 規格型號 購買日期 單位 數 量 帳面價值 存放地點 所屬部門等各欄 3 初盤人 復盤人 監盤人需在表中相應位置填寫初盤數 復盤數 監盤數 4 監盤人在監盤時要對照此表核對固定資產實際存在情況 如復盤數與監盤數 出現差異 需將監盤結果標注在 差異數量及原因 處 5 監盤人需將固定資產編號貼標情況作詳細說明 如正常 破損 脫落 未貼 標等 6 資產編號需按總部管理部的固定資產編碼原則統一使用 不能漏記 7 相關人員需在表尾簽名確認 請管理部跟蹤各區部之資產標簽及資產編號等是否與總部管理部一致 若未 執行請管理部在初盤前統一 8 列管資產盤點明細表 1 填寫單位名稱 截止日期 2 初盤前管理部需編制 列管資產盤點明細表 完整地填寫資產編號 資產名 稱 規格型號 購買日期 單位 數量 存放地點 所屬部門等各欄 3 初盤人 復盤人 監盤人需在表中相應位置填寫初盤數 復盤數 監盤數 4 監盤人在監盤時要對照此表核對列管資產實際存在情況 如復盤數與監盤數 出現差異 需將監盤結果標注在 差異數量及原因 處 5 監盤人需將列管資產編號貼標情況作詳細說明 如正常 破損 脫落 未貼 標等 6 資產編號需按總部管理部的固定資產編碼原則統一使用 不能漏記 7 相關人員需在表尾簽名確認 9 廣宣用品盤點明細表 1 填寫單位名稱 截止日期 2 必須嚴格填寫廣宣用品名稱 規格型號 單位 數量 存放地點等欄 3 初盤人 復盤人 監盤人需在表中相應位置填寫初盤數 復盤數 監盤數 4 相關人員需在表尾簽名確認 注 市場部寄存于總倉的 CBA 贊助貨品 衣架 紙袋不在此表反映 須編 制 機制盤點表 10 盤點日存貨單據截止號碼清單 1 要在初盤前 按各存貨點分別填寫此表 2 確切填寫 單據號碼 交易日期 交易對象 等 注 存貨截止單據指 所有有關存貨單據的最后一張單據 即 初盤日之前 使用的最后一張單據 在初盤日之后使用的單據均列入下個月 3 相關人員需在表尾簽名確認 11 盤點績效評分表 1 監盤人須對照 盤點績效評分標準 根據監盤時的實際情況公平 公正 合 理地進行評分 并認真填寫評核總結 2 相關人員需在表尾簽名確認 3 總部財務將根據此表的分數匯總評分 并參考存貨盤點差異匯總 綜合評核 各部門存貨控管績效 并排出名次予以獎懲 倉庫盤點績效評分標準 評分要項 所占比 分 評分參考標準 1 存貨盤點有無差異40 分1 實物與盤點表記錄數量出現差異 每一個扣 3 分 2 每串號一個扣 2 分 3 每串尺碼一個扣 1 分 2 存貨是否漏盤 或重復盤 點 10 分漏盤 或重復盤 每出現一個貨號扣 1 分 3 存貨區域整理狀況5 分1 存貨整理混亂扣 3 分 2 存貨應放置干凈 整潔 否則扣 2 分 4 有無違反存貨凍結規定5 分查看存貨最后使用單據是否符合各存貨點的存貨凍結時 間 一經發現違反情況存在 則 5 分全扣 5 有無分類別區分擺放殘 次品 B 品 樣品等 5 分1 殘次品必須嚴格區分 已報廢的需在盤點前離倉 此 項占 2 分 2 B 品及樣品分別標識 此項占 3 分 6 各類表 單是否如實 準確填寫 5 分各類表 單如有涂改 誤填 發現一個扣 0 5 分 7 固定資產 列管資產是 否完整 15 分1 與固定資產明細表核對 固定資產缺失一個扣 3 分 列 管資產缺失一個扣 3 分 2 與固定資產明細表核對編碼 編碼錯誤一個扣 1 分 8 市場部之庫存廣宣用品 盤點是否確實執行 盤點 是否仔細 完整 5 分1 未確實執行 扣 3 分 2 未仔細 認真盤點 且分類不明