某某集團物資管理辦法（征求意見稿）第一章： 總則 第二章： 機構與職責第三章： 物資分類與管理 第四章： 采購計劃管理第五章： 合同的簽訂和管理 第六章： 物資入庫驗收管理第七章： 物資保管和養護 第八章： 物資領發料管理第九章： 物資盤點管理 第十章： 物資報廢管理第十一章：物資結算管理 第十二章：附則附則1： 物資供應計劃編制細則- 16頁附則2： 詢價采購管理細則-20頁附則3： 應急采購管理細則-24頁附則4： 合同管理細則-26頁附則5： 供應商管理細則-38頁附則6： 物資入庫管理細則-41頁附則7： 物資領發料管理細則-46頁附則8： 庫存盤點及呆滯物資管理細則-49頁附則9： 物資倉儲管理細則-52頁附則10：廢舊物資管理細則-56頁第一章 總則第一條 為符合集團公司戰略發展，整合資源，優化管理，貫徹落實“集中、集約”的要求，充分發揮集中采購的優勢，有效降低公司采購成本，建立公開、陽光、透明的采購機制，特制定本辦法。第二條 集團物資供應管理工作的工作方針是統一管理、集采集結、全面推進、分塊實施。第二章 機構與職責第三條 集團物資部主要管理下屬集采物資（商貿）公司及各企業供應處。集團物資部的職責為：負責全集團所需物資的集中采購；負責集團及下屬企業供應人員的管理，負責下屬各企業采購計劃的審核及分配；負責物資管理制度的編制、修訂、落實及考核等工作，負責搭建集采平臺。商貿公司的職責為：商貿公司是集中采購的載體，負責對外采購工作和對內供應工作。各企業供應處的職責為：貫徹落實集團物資管理制度，所在單位采購計劃的審核、上報，負責本單位的物資出入庫管理，保證生產經營所需物資供應，負責集團物資部下達的物資采購任務，負責與指定的商貿公司采購合同的簽訂。第四條 集團下屬企業供應處骨干（處長、副處長、處長助理、備件主管、原料主管、計劃主管，倉儲主管）需要聘任時，下屬企業擁有選聘組織權、人選考察權、人選提名權，提名情況須書面報送物資部審核，審核通過后由集團物資部下文執行，集團物資部可根據實際工作情況對上述人員進行調動，提名升職、撤換、免職等。各下屬企業主管供應的副總經理由集團物資部提名，報集團分管領導批準，由集團公司下文任命。第三章 物資分類與管理第五條 本制度所指物資是指集團下屬各企業所有采購物資的總稱。為便于科學化管理，推廣信息化技術在物資管理中應用，物資按品種多少和資金占用額大小實行 ABC 分類管理。A類：品種數量少（物資品種累計占全部品種的 5%10%）、占有資金多（占全部物資資金總額的 70%）的物資；C 類：品種數量多（累計占全部物資品種的 70%）、占用資金量少（資金累計占全部資金總額的 10%）的物資；其它物資品種累計占全部物資品種、資金累計占全部資金占用總額均為 20%的物資為 B 類物資（見附表）。 集團涉及到的行業較多，物資部根據工作需要對物資進行分類。同行業物資分類逐步實現統一。第六條 集團物資部管理方式是：商貿公司以A 類物資采購為主、下屬各企業供應處以 B 、C 類物資采購為主，可根據具體情況調整物資分類，但所有對外的采購合同必須有商貿公司簽訂。第四章 采購計劃管理第七條 各單位根據集團年度生產經營計劃、物資消耗定額及適當余量的物資儲備編制年度、季度、月度、臨時物資采購計劃，報集團物資部批準后執行。 第八條 按計劃采購，按定額儲備，計劃、采購和驗收必須由不同的人員擔任，專人負責。采購申請人員和各級審核、批準責任人，嚴格按規定流程實施采購。第九條 采購流程必須公開、公平、公正。采購物資屬于招標項目范圍的，具體執行招標管理辦法。不進行招、議標的必須由下屬企業供應處提出書面報告，作出市場價格分析，說明該物資或設備的真實成本及市場正常價格，經物資部主管領導確認同意。 第十條 加強采購合同管理。嚴格按合同簽訂的付款進度支付款項。財務部門必須杜絕無合同付款行為；根據生產經營需要和合同約定及時、合理組織和調配貨源，滿足生產用料，節約費用。 按照集團合同管理辦法的規定，與集團或各單位合同主管做好溝通配合，做好合同評審,預防合同風險。在滿足物資均衡供應的前提下，最大程度地降低物資采購合同風險。 第十一條 生產中零星急用物資經主管供應領導批準后優先安排采購；生產經營急需的 A 類物資臨時采購必須請示集團主管領導（或下屬管理型公司主管領導），經同意后辦理，采購完成辦理入庫手續后，以書面形式將本次采購過程逐級上報至集團物資部，接受監督和管理。詳見附則1。第五章 合同的簽訂和管理第十二條 某某集團所屬企業所有采購合同必需依據合同法簽訂執行，確保所簽合同的真實有效，合同其它事項和編號編制規則遵照某某集團合同管理辦法執行。 第十三條 各分、子公司供應部門負責合同的簽訂與實施，合同必須要有相關部門會簽和具有最終審批權限的領導審批意見。 第十四條 除零星物資外，各單位采購時均應簽訂合同。應簽訂而未簽訂合同購進的物資，一律不予結算。 第三十一條 特殊情況下，無法簽訂合同時，經分、子公司分管領導批準，可草簽供貨協議書，但分、子公司總經理必須在供貨協議書上簽字，否則，財務不予結算。 第十五條 對所需的特殊物資因技術含量高，簽約合同時會同生產技術部門簽約技術附件。第十六條 各分、子公司于每月 3 日前將上月屬統管的物資采購合同（電子版）報備物資部。第十七條 合同簽約后交財務加章備案，做結算支付的依據。 第十八條 合同資料整理完善后要有專人負責，進行有程序地整編、歸類、建檔工作，所有合同都要登記并建立合同臺帳，對合同執行情況進行記錄。第六章 物資入庫驗收管理 第十九條 物資到庫前，計劃員、采購員和倉儲保管員要做好物資驗收前的準備工作，包括資料、運輸工具、檢測工具在內的各項準備工作。 第二十條 核對貨物證件。凡要入庫的物資，應檢查下列資料：主管計劃人員的計劃單，核查供貨單位發票，發貨明細表，裝箱單和產品合格證等質量證明書（妥善處理保管，如入賬、歸檔等），承運單位的運單等。第二十一條 當場做好詳細驗收記錄。記錄內容主要包括貨物的品名、規格、供貨單位、運單號、到達日期、應收數量、實收數量（長度、重量、面積）、驗收完畢日期及驗收負責人。 第二十二條 進入料場的原材料、燃料，驗收人員要到現場驗收。驗收中必須要核實隨車票證、磅碼單、成份單，并對照實物名稱、產地、規格指定位置卸車。記錄車號，督促來車卸空，并注意檢查原材料、燃煤、廢鋼鐵中是否有易燃易爆物品。 第二十三條 辦理入庫手續。貨物驗收完畢，應立即辦理入庫手續，登帳，建卡。登帳：每一種規格、不同級別的物資明細賬。建卡：實物標簽，標明物資名稱、規格、型號、級別、儲備定額和實物數量，掛在貨位上。第二十四條 驗收時凡需要經過取樣理化試驗才能決定質量合格與否的物資可先入庫，但要做好明顯待檢標記，并及時通知檢驗。對檢驗不合格的物資報主管領導組織處理。主管領導要及時采取補救措施補充貨源。第二十五條 對驗收不合格物資的處理。報告部門領導，與對方確認。通知供貨商將物品退回或暫存侍處理。對暫存物資應寫明暫存原因，擇地堆放并注意避免二次損壞。 第二十六條 物品實物數量與進貨物資名細表不符、物品丟失、物資損壞或包裝箱損壞等，應在貨運單、交接單上詳細注明。并用照相等方法作取證材料，與對方確認。上述記錄資料歸檔妥當保管，作為處理合同糾紛和結算款項原始憑證。 第二十七條 工程用物資可按照工程建設項目管理規定進行管理。集團物資部負責為工程提供材料，項目經理、工程技術人員、工程監理對物資質量共同把關驗收；隱蔽工程用物資質量要更為嚴格控制；發貨時要做到按定額發料和按進度發料。 第七章 物資的保管、防護和保養 第二十八條 各單位充分利用現有保管場所，根據安全、方便、多儲的原則，采取分區分類倉儲，實行貨位編號。 第二十九條 倉庫保管員要對入庫的物資采用科學保管方法和合理碼垛，建帳建卡，堅持日清月結，做到帳、卡、物相符合。 第三十條 不能混放的物資（如氧氣和乙炔）要分開存放并保持規定距離。易燃易爆物品、化工物品如油漆等應設專庫存放，保持通風，并設有明顯的警示安全標識。 第三十一條 有特殊要求的物資（如儀器儀表等）的存放，要做好防腐、防霉、通風工作。瓶裝氧氣、二氧化碳外部溫度不得超過規定溫度。對有防潮要求的物資（如水泥等）要離地 200mm 以上存放并有防雨措施。室外放鋼材下方要用枕木或砼柱墊平。精密設備存放要上蓋下墊。交換器等設備管道裝置要封口，防止物品堵塞；設備專用油和普通用油、成品油和廢油應明顯標識。 第三十二條 設備隨機裝置、專用工具、試驗器材、文件資料要做好標記，拆檢后要恢復裝箱隨主機同存，安裝單位使用應辦理借用手續，保管人員應負責借用人員及時歸還。 第三十三條 通用工具記入個人工具領用臺帳，其它工卡量具辦理借用，丟失損壞由責任人按規定賠償；使用人離職要辦理完退庫手續后方可辦理離職手續。 第三十四條 各單位料場堆放的不易移動的物資，要制作料牌，寫明名稱、規格，產地，牌隨貨移。不同規格物料不準混堆，其間留有運輸通道。 第三十五條 搞好庫存物資的維護保養工作，對不同性質的物資采用不同的養護方法。對發生霉變、腐蝕的物資應報告主管領導，經技術人員鑒定確認不能用的物品，堅決做到不流入生產環節。 第三十六條 認真做好庫存物資的檢查工作，發現問題要及時解決，減少庫存物資損耗，降低物資儲存成本。 第三十七條 做好倉庫的安全保衛工作。非經許可任何人不得進入倉庫。按物資種類配備適合的消防器材，并定期檢驗其有效性。 第八章 物資領發料管理 第三十八條 材料領用單由集團統一格式，印發領用。領料單一式四份，分單位留存、財務記賬、倉庫保存、出門備查。第三十九條 各單位必須明確申請領料審核批準人。審核人應對領用物品的用途、規格、數量和領用人簽字認真審定，審核完畢由審核人簽字。財務部門加蓋財務專用章，并實行監督。 第四十條 倉儲保管員憑領料單發放物資時，要認真審核領料單，查看領料單手續是否完全，把好物資出庫復核關，防止發貨出錯。對料單不真實，填寫不符合規定的，倉庫保管員可拒絕發料。料單不允許私自涂改，不準用白條子領料。 第四十一條 發放物資要堅持先進先出原則，物資發放要先進先發，易損先發，保證物資在有效期內使用，減少浪費。 第四十二條 物資發放要選擇適用的計量方法、計量單位和計量標準，做到發放物資與領料單載明的品質、規格、數量相符。 第四十三條 領用倉庫沒有儲備的物資按第十一條辦法處理。 第四十四條 雖然經過辦理入庫手續，但還需經過理化分析才能最后確定是否合格的物資需要緊急進入生產環節時，需通過技術人員和檢驗單位同意并報分管領導批準后才可發貨。 第四十五條 發料后，保管員要隨時進行清點，保證帳、卡、物相同。第四十六條 退料處理 （一）使用單位對于領用的材料，在使用時遇有材料質量異常，用料變更或用余時，由使用單位提出申請，材料計劃員開退料單，使用單位應把退料單連同材料交回庫房。同時技術人員應會同生產工人對巳經流入生產的同批物料進行跟蹤處理。 （二）材料質量異常欲退料時，應先將退料品送質量管理部門檢驗，并將檢驗結果記錄在退料單內，連同退料交回庫房。 （三）對于使用單位退回的材料，保管人員應根據檢驗退回的原因，配合計劃和采購人員研究判斷處理對策，如原因系由于供應商所造成者，采購人員應立即通知供應商處理。 第四十條 外單位提貨或本單位有貨物外運必須持有出門證并接受門衛檢查。 第九章 庫存盤點管理 第四十七條 集團集中盤點。每年進行一次全系統物資大清查，統計標準時間定于每年的九月三十日二十四時，與集團資產清查同步進行。庫存物資盤點是保證庫存物資達到賬、物、卡完全相符，摸清家底的重要措施，各單位要高度重視。 第四十八條 日常盤點。由保管員自己盤點，要求每日對有動態的物資盤點一次；另外每月抽查盤點自己所管庫存物資的 30，須與料卡的結存數相符，盤點應有盤點記錄。每月倉庫管理人員要協助財務人員簽帳。第四十九條 臨時盤點。一般根據特殊需要而進行。如保管員因調離庫房要與接替人員進行交接或日常收發料中，因數量交接不清，堆垛排列混亂而引起的數量疑問時進行。 第五十條 每年集團組織的集中盤點，物資類盤點報表經主管領導簽字后以書面和電子版形式報集團物資部。 第五十一條 盤庫中發生的物資盈虧，應有保管員及時查清原因，屬于物資合理損耗的，填報“材料損耗報銷單”；屬于盤盈、盤虧的，填報“材料盤庫盈虧報告”；屬于較大的報損報廢物資，應由技術檢驗人員做出鑒定后逐級上報審批。 第十章 物資報廢管理 第五十二條 庫存物資的報廢工作，應作為物資管理的重要工作內容。每年進行清理，按申報及審批權限進行處理，申報時間為每年十月中下旬。第五十三條 符合下列條件之一的庫存物資可列為待報廢物資，可以申請報廢： （一）因技術落后、耗能高、效率低，國家已公布淘汰的產品，今后不宜再使用的。 （二）因經營計劃大綱變動或項目取消不能使用的專用設備、非標準設備、構件等其它物資，無法對外調劑處理，又不能改制利用的。 （三）儲存時間已超過規定儲存期限，經技術鑒定已無使用價值的。（四）長期積壓變形、變質、嚴重銹蝕和無法降級使用的。 （五）加工改制、利用其費用超過原產品價值的 50%以上的。 （六）由于自然災害和不可抗力等因素造成損壞，無法修復利用的。（七）長期積壓無法處理的物資。 第五十四條 申請報廢物資的程序： （一）申請固定資產報廢的，按集團固定資產管理辦法規定的程序和審批部門上報審批。 （二）屬于非資產的庫存物資申請報廢的，按以下程序申請上報： 首先由各單位物管部門填寫物資報廢申請表，并組織技術人員、業務人員和庫房保管人員一起進行鑒定，審查鑒定簽署意見后，報各分管領導審批。經批準報廢的物資，倉庫憑審批單按規定辦理出庫手續。報廢物資審批后必須報一份申請表到集團物資部備案。 第五十五條 對已批準報廢的物資應實行存放定位，專人管理，明確標識，并建立報廢物資臺賬，做到帳、卡、物三對口。臺賬應標明報廢物資原值，已批準預收回殘值。 第五十六條 報廢物資的處理： （一）屬固定資產報廢物資對外處理，由申請報廢單位提出，報集團物資部審批同意后方可處理。 （二）報廢物資對外處理，各單位必須組織技術、財務人員進行估價，根據貨物原值及可利用程度及市場情況來確定銷售價格。 （三）報廢物資對外處理完畢后，處理清單經分管領導簽字后報一份到集團物資部備案。 （四）各單位應明確廢舊物資對外有權處置部門和處理程序，其它部門和個人不得以任何方式對外處理。處理費用和收入按規定入賬。 （五）對于確實無回收殘值的化工產品等物資，可由本單位物資部門和規定對外處置部門按有關規定共同監督銷毀，并作好銷毀記錄便查。第五十七條 凡屬于報廢物資采購部門不得重新采購，庫房不得驗收入庫。發現重新采購報廢物資的，對當事人要按集團規定或有關法律條款進行處理。 第五十八條 凡屬于報廢物資必須查明原因，對由主觀原因造成的應追究當事人的責任。 第十一章 物資結算管理 第五十九條 采購資金實行“集中管理、歸口使用、統一結算、內部核銷”制，集團物資部負責采購資金集中歸口管理。采購資金支付具體執行集團資金結算管理辦法。第十二章 附則 第六十條 各單位應依照本辦法制定適合本單位實際的物資管理實施細則，報集團物資部。 第六十一條 本辦法由集團物資部負責解釋。附則1：物資供應計劃編制細則一、目的作用物資供應計劃是企業經營中的重要組成部分，是確定計劃期內為保證生產正常進行所需各種物資采購的依據。正確地編制物資供應計劃，對于加強物資管理、保證生產經營有序進行、促進物資節約、降低產品成本、加速資金周轉有著重要作用。 二、管理職責 物資采購計劃應由各生產環節物流控制部門根據本單位的整體生產經營計劃目標來設計編制。財務部門（倉庫）、生產部門、技術（機動）部門、辦公室應積極配合，并及時提供相關資料和需求，以確保計劃的準確度。 三、物資供應計劃的內容 物資供應計劃分為物資需求計劃和物資采購計劃兩種，各自應用于不同的供應渠道，分別按年度、季度和月度編制。 編制物資供應計劃的主要工作內容有：編制物資供應目錄；確定各種物資的需用量；確定計劃期初和期末的儲備量；編制物資申請計劃表；確定物資采購量等。 四、編制物資供應目錄 下屬企業在生產經營活動中需要的物資品種、規格是十分繁多的。但是在實際生產制造產品的過程中，所需的材料在品種、規格上經常是可以選擇或代用的。材料選擇合理，不僅可以節約材料的使用，使資源得到充分利用，同時對于保證產品質量、提高生產效率、促進技術進步等方面均有著重要意義。 為了便于正確選擇和確定需要的物資品種、規格，物資供應部門必須認真地編制一份物資供應目錄（物資供應目錄可用物資倉儲 ERP 信息化管理合成并完善）。在物資目錄中，把單位需用的千百種不同規格的物資，按物資分類的順序，有系統地整理匯總，并詳細列明各種物資的類別、名稱、規格、型號、技術標準、計量單位、購買價格以及物資的供應來源等，不僅是編制物資供應計劃和組織采購的重要依據，也是生產、技術（機動）等部門正確選用物資的必要參考。它對于加強物資統一管理、提高物資管理水平也具有重要作用。五、物資需用量的確定 正確地計算物資需用量，是編制物資供應計劃的主要環節，也是保證完成生產計劃任務的前提條件。物資需要量的確定，是按照每一類物資、每一種具體品種規格分別來計算的。不同用途，不同種類的物資，需用量的計算方法均有不同，但概括起來可分為直接計算法和間接計算法兩種。 直接計算法，是根據生產計劃任務和物資消耗定額（標準成本）來確定物資需用量的方法。這種方法比較準確，凡是有條件的單位應盡量采用這種方法。 間接計算方法或稱比例計算法，它是按一定比例、系數來估算物資需要量的方法。例如。某種物資消耗占主要材料消耗量的百分比，平均每噸位產量（效用小時）的材料消耗等。這種方法主要是用于某些不便于制訂消耗定額的物資，或是耗用量不大的輔助材料。有時，因生產計劃尚未具體確定，而物資供應需要提前準備，為了便于組織訂貨采購，也可先用這種方法初步概算物資需要量，等生產任務明確后，再作調整。 六、編制物資供應計劃的注意事項 （一）加強領導，注意部門之間的協同配合 物資供應計劃是一個綜合性很強的工作，必須從本單位經營的整體視覺考慮問題，同時還需要各個部門的工作配合，因此要加強該項工作的領導力度，特別是要做好部門之間的協調配合工作，防止計劃與實際脫節，造成供與需的銜接不上。 （二）物資采購計劃的審批流程 各分廠、車間提報的物資需求計劃經生產、技術（機動）部門審核后，報本單位主管領導審批；之后匯總到供應處計劃員，由計劃員與倉庫保管員核對庫存量，平衡庫存后錄入信息化系統，形成物資采購計劃單，經倉庫負責人、供應負責人、財務負責人、總經理簽字后交物資部安排采購。（三）把握好時間，工作要有適當的提前期 一般情況，年度物資供應計劃，在新的一年到來之前的兩個月便要進行工作，在上年的12 月中期便應完成，而每月的計劃應在上一個月的 20 日左右便要進行，在月底 30 日應完成。因此，相關工作均應按此制定時間表。生產部門應在每月 25 日前提供下個月的生產計劃；倉儲部門應在每月 1 日前進行盤點，提供庫存物資表；下屬企業生產、機動（設備）部門及其他物資需求部門同樣應將下月的物資申購表及時提供，以便統籌安排。 （四）做好物資供應計劃的動態調整 各單位的物資供應經常會隨著生產任務、技術條件、供應條件的變化而變化，動態調整應充分把握好。供應部門負責人必須參加單位內部的生產調度會。對于生產計劃的追補變更，物資供應也需同步跟進，供應部門應設置緊急采購通知單，對原有采購計劃予以追補。為避免庫存積壓，在生產計劃出現削減時，也要及時調整采購和入庫計劃。 （五）注意信息溝通，做好控制管理 經相關部門會簽和總經理批準的物資采購計劃表應一式四份，倉庫主管一份，用于核查實際進貨情況；供應部門一份，用于具體布置采購活動，檢查工作；生產、機動（設備）部門各一份，用于跟蹤進度并加以督導。每月月初要對上月計劃執行情況進行統計，并及時反饋物資需求計劃部門。通過計算機系統，對物資供應情況進行動態報導，實現信息共享。 附則2：詢價采購管理細則一、詢價采購模式 有三家以上的供應商能夠提供相似質量和服務的物資，只需比價即可選擇符合采購要求或采用招標方式不能滿足時間要求的情況下，以詢價采購方式要求被詢價采購的供應商限時報價，從報價單中經過評審選出方案合理、價格最優的供應商進行洽談，這樣的采購方式就是詢價采購。采購金額超過 50 萬元的項目不考慮詢價采購方式。 （一）詢價采購工作準備 對詢價采購必須做好采購計劃、采購物資技術規范確定、采購立項申請，必須指定專人作為詢價采購聯絡員。 （二）詢價采購預算編制 詢價采購必須通過調查市場行情、以往采購價格、價格咨詢等手段，并考慮到現實情況確定采購預算或者最高限價。 （三）詢價采購項目規模劃分 詢價采購項目規模劃分按采購金額或者采購的重要程度劃分，采購金額 50-100 萬元人民幣為大型采購項目，20 萬元至 50 萬元為中型項目，20 萬元以下為小型采購項目。 （四）采購立項 所有詢價采購項目必須辦理立項申請。立項申請內容包括立項申請表、技術規范要求、供應商名單及基本情況介紹、評審組名單、詢價文件。對于其他采購方式轉換項目，需將原立項申請加注說明后上報批準。 （五）供應商選擇 詢價采購供應商的選擇應以物資部門牽頭，技術、用戶參與共同審定。供應商選擇應按供應商管理細則辦理。 （六）領導小組與評審組 詢價采購項目必須要設立評審組，必須要指定采購聯絡員。大型項目要成立領導小組，組長由集團領導或物資部部長指定人擔任，中型項目負責人由分管物資領導或指定人擔任，小型項目負責人由物資部負責人或者指定人擔任。評審組應按采購規模大小設立，小型項目 3 人以上，中大型項目 5 人以上奇數人數組成。評審組人員構成為項目、技術、物資、財務部門人員，必要時邀請監察或法務部門人員參加。人員組成必須平均分配名額，不得出現評審組成員超過 1/3 來自一個部門的情況，項目負責人不參與評審工作。 （七）詢價采購文件準備 詢價采購文件應規定好下列事項：物資技術規范、采購資金結算方式、驗收標準、履約期限、價格等。 二、評審工作 所有報價必須在送到或者傳真到后由詢價采購工作聯絡員立即密封，并加注收到時間和簽名。 （一）報價文件的初審 在評審組面前公開拆除詢價文件的密封，并當場宣讀報價人名稱、價格、優惠條件以及其他內容。詢價采購人將審查報價文件是否有算術錯誤，若有將按以下方法更正：若計算的結果與總價不一致，以單價為準修改總價；若用文字表示的數值與數字表示的數值不一致，以文字表示數值為準。如果報價人不接受對其錯誤的更正，其報價將被拒絕。 （二）拒絕報價情況 1.實質上沒有響應詢價采購文件要求的報價文件將被拒絕。報價人不得通過修正或撤消不符合要求的偏離或保留從而使其報價文件成為實質上響應的報價文件。 2.報價文件無法定代表人簽字，或簽字人無法定代表人有效授權書的。 3.報價文件載明的部分或全部項目完成時限超過詢價采購文件規定時間。 4.報價有效期不足的。 （三）評審 1.詢價采購人在“詢價采購邀請書”中規定的日期、時間和地點組織評審。 2.評審時可采用集體討論方式，或者打分、投票、舉手表決等方式。 3.詢價采購人要做好評審記錄，記錄包括報價未見的全部內容、參加評審會議的各位評委意見并應在評審記錄匯總上簽字。 4.評審結果至少推薦兩家供應商、大型項目至少三家供應商進入中標侯選名單。 5.評委對集體決策有不同意見的，應采取書面表達的方式。三、確定中標供應商 大型項目由集團詢價采購領導小組、中小型項目由物資部采購負責人依據評審小組推薦結果確定中標商，原則上符合詢價文件要求并且價格最低的供應商為中標供應商。 （一）第二次詢價 當所有報價超出預算價或者最高限價后，可選擇重新邀請新的供應商加入第二次詢價，或者將所有報價公開后，邀請已報價單位進行二次報價。 （二）簽定合同 1.中標供應商確定后要發出中標通知，未中標人也要發落選（或電話）通知，但不向未中標人做任何解釋。 2.中標供應商在接到中標通知書后應及時按照通知書中規定的地點、時間與采購方簽訂供貨合同。 3.采購方對報價人提交的文件將于保密，但不退還。 （三）詢價采購文件管理 所有詢價采購文件，在詢價結束后歸檔保管。 附則3：應急采購管理細則因生產搶修或事故等需要緊急采購物資，并且正常的采購程序已無法滿足時間需要時，采購工作選擇應急采購模式，采購人員必須嚴格按本細則進行操作。 1.采購預算的確定 根據同類物資以往采購價格，或者價格咨詢結果確定本次采購預算。 2.采購規模劃分 預算采購金額 100 萬元人民幣及以上項目為大型應急采購，10萬元及以上 100 萬元以下項目為中型應急采購，10 萬元以下為小型應急采購項目。 3.采購批準程序 應急采購需填寫應急采購申請，大型項目由物資部部長或者指定負責人批準采購，中型項目由集團物資部分管領導或者指定負責人批準采購，小型項目由分、子公司總經理批準，但采購后要報物資部備案。應急采購如果時間緊急，可先口頭或者電話申請，事后補辦申請表。 4.采購方式的確定 時間允許，則采取簡化的詢價采購模式。時間緊迫，也可采取定點談判采購方式。價格和重要事項談判可直接與本次采購負責領導聯系確定。 5.供應商選擇 應急采購供應商必須從供應商數據庫中獲得。特殊情況另行尋找其它供應商，必須要補辦推薦和批準手續。 6.操作程序 詢價和談判過程不得單人完成，必須兩人以上，分別負責供應商推薦、供應商聯絡，價格談判必須兩人以上參與。 7.合同執行和反饋 應急采購是對供應商生產能力、服務和應急水平的考驗，有關合同執行情況必須要反饋到供應商數據庫中。 8.采購文件編制 應急采購開始后，必須編制相應采購文件，采購結束后，必須補辦應急采購相關的所有文件。 9.文件歸檔管理 所有應急采購中以及采購結束后補辦的文件都應保留存檔。附則4： 合同管理細則第一章 總 則第一條 為加強集團公司集中采購物資合同管理工作，規范集中采購物資合同管理行為，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，防范法律風險，避免經濟糾紛，維護集團公司的合法權益，根據中華人民共和國合同法等相關規定，制定本細則。第二條 本細則適用于以集中采購物資合同的管理。第三條 本細則所稱合同是指物資采購合同，包括日常采購合同、戰略采購協議和代儲代銷（寄售）合同等。（一）日常采購合同是指明確合同標的物的單價、總價、供貨數量和供應商，并根據合同規定進行交貨、驗收、結算后即履行完畢的采購合同。包括材料采購合同、設備采購合同和配件采購合同；（二）戰略采購協議是指與戰略供應商簽訂的僅規定供貨品種、供貨時間段、價格或價格計算方式，而未對供貨數量進行固定限制的框架性供貨協議；（三）代儲代銷（寄售）合同是指與供應商確定某一時間段內供貨物資的價格后，供應商將其產品存放在需方倉庫進行代儲代銷，發生使用后根據實際使用數量和合同單價進行結算的長期供貨協議。第四條 本細則所稱合同管理包括合同起草、合同審核、合同審批、合同簽署、合同履行、合同變更、合同解除、合同存檔、合同考核獎懲等全過程管理。第二章 合同管理機構及其職責第五條 集團物資部物資采購業務部門為集團公司集中采購物資合同主辦部門，負責合同的準備、內部業務風險的識別控制及合同履行。 第六條 物資部是集團集中采購物資合同的管理部門，負責辦理合同統一編號、審核審批手續、組織簽署、合同檔案管理、合同統計、合同監督履行等。 第七條 集團公司法務部是總部集中采購物資合同審查部門，負責對需經集團公司審批合同的合法性、嚴密性和可行性進行審查，負責合同合規風險、法律風險的識別控制。第八條 集團公司財務管理部門是總部集中采購物資合同會審部門，負責對需經集團公司審批合同財務風險的識別控制。第三章 合同的準備第九條 合同主辦部門應使用集團公司總部集中采購物資標準合同文本。第十條 集中采購物資標準合同文本應包括商務與技術文件，內容一般應包括且明確約定：（一）當事人的名稱和住所；（二）標的物；（三）數量；（四）質量；（五）價款與付款；（六）履行期限、地點和方式；（七）違約責任；（八）解決爭議的方法；（九）適用法律等。第四章 合同的審批第十一條 合同審批流程：（一）合同主辦部門按照本細則規定制訂合同文本后，填寫合同簽署審批單。（二）合同主辦部門進行業務風險評價，并由主辦部門負責人在合同簽署審批單上簽字確認后提交綜合管理部；（三）綜合管理部提交采購中心分管副總經理、總經理分別審核簽字確認；（四）物資部提交法律事務部門進行合同審查。對需出具法律風險評價意見的，應出具法律意見書，并由法律事務部副總經理或總經理審簽；（五）綜合管理部提交財務管理部門進行會審。對需出具財務風險評價意見的，應出具財務風險評價表，并由財務部管理部副總經理或總經理審簽；（六）集團公司總法律顧問進行審核；（七）國產物資采購金額小于500萬元人民幣的合同，由采購中心總經理審批；（八）代儲代銷（寄售）合同和國產物資采購金額大于等于500萬元且小于2500萬元人民幣的合同，由集團公司總會計師審核后，報集團公司分管副總經理審批；（九）戰略采購協議、進口物資合同和國產物資采購金額大于等于2500萬元人民幣的合同，由集團公司總會計師和分管副總經理審核后，報集團公司總經理審批；（十）綜合管理部組織合同簽署事宜。第十二條 合同審批關鍵點：（一）業務風險審核：主要包括對采購物資技術參數、數量、質量、價格，供應商資質、信用、供貨能力等進行初步預判，對合同條款進行風險控制修正；（二）財務風險審核：主要對合同付款條件審核，并對資金來源等進行核實及評價；（三）法律風險審核：主要對合同合法性和嚴密性進行審核。第五章 合同的簽署第十三條 未按照本細則規定審查批準的合同，合同主辦部門不得對外簽署。第十四條 各類合同都必須以書面形式簽訂；合同的簽署時間應為簽署合同的真實時間。因特殊原因導致合同補簽的，應按照本細則規定履行相關審批程序。第十五條 合同簽署程序：在合同完成審批后，由綜合管理部準備待簽合同文本份數，履行集團公司合同簽署程序；主辦部門組織協調供應商等外部單位完成合同的簽署。集團公司內部合同簽署按本細則規定的合同簽署權限執行。第十六條 合同簽署權限：（一）戰略采購協議、代儲代銷（寄售）合同、進口物資合同和國產物資采購金額大于500萬元人民幣的合同，由集團公司法定代表人授權副總經理簽署。（二）國產物資采購金額小于500萬元人民幣的合同，由集團公司法定代表人授權采購中心總經理簽署。第十七條 簽署合同時，應檢查簽約人員的資格。 直接簽署合同的人員必須為本單位法定代表人或授權代理人/被授權人。法定代表人直接簽署合同時，應出示加蓋公章的營業執照復印件和法定代表人身份證明書。授權代理人/被授權人簽訂合同時，必須出示加蓋公章的營業執照復印件和授權明確的授權委托書。無本條第二款證明資料者，不得代表法人簽署合同。第六章 合同的履行、變更和解除第十八條 合同生效后，合同主辦部門應及時跟蹤檢查履行情況。如發現問題，合同主辦部門要及時處理；必要時可根據需要實地調查對方履約情況。如簽約對方違約，應注意及時收集、保存有關的書面文件，并應立即會商法律機構研究相應對策，及時采取措施。在合同執行過程中，如簽約對方發生破產、清算、兼并、重組等重大事項，相關單位應立即會商法律機構及時采取措施，維護本單位的合法權益。第十九條 合同的變更、轉讓或解除，必須按以下程序辦理。（一）合同在履行過程中，法律規定或合同約定允許變更、解除合同的條件出現時，可以變更或解除合同；（二）變更、解除合同的審批權限和程序，與原合同的審批權限和程序相同；以備忘錄形式變更或解除合同，應填寫合同變更/解除審批單，按照本細則規定的合同審批流程進行；合同變更后，合同編號不予改變。（三）需要變更、解除合同，應在法律規定或合同約定的條件下，在合理期限內與對方當事人進行協商、書面函告、限期答復；（四）合同主辦部門在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時會商法律機構并請示有關負責人，立即處理。第二十條 合同的變更、解除應注意以下事項：（一）主體變更，應征得合同各方書面同意；（二）有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協議上加蓋擔保單位的印章；（三）經上級主管機關或相關機關批準或登記的合同，變更、解除協議應報原批準機關批準或重新登記；（四）經公證的合同，所達成的變更、解除協議，應報原公證機關重新公證；（五）變更、解除合同的協議在尚未達成或批準以前，原合同繼續有效，仍應履行。第二十一條 采購中心綜合管理部應當將按本細則規定審核批準的當年合同的簽訂、履行等情況匯總，并將匯總情況于當年十二月底前報至集團公司法務部、財務部。第七章 合同的統計和檔案管理第二十二條 綜合管理部負責完成總部集中采購物資合同的年結轉合同量的統計，經采購中心各業務部門負責人簽字確認后，報采購中心分管副總經理和總經理。第二十三條 綜合管理部負責總部集中采購物資合同的管理和統計工作。通過登記審批狀態匯總表監控各項合同的簽批狀態；通過登記借閱情況表掌握合同的出借、存放情況；通過登記簽署統計表反映合同的詳細分類、項目情況。并根據登記詳情分類匯總、管理、分析。第二十四條 合同簽署后，由合同主辦部門將訂立的合同文本正本一份、副本四份交綜合管理部辦理合同登記和存檔。其中：合同文本正本一份由綜合管理部存檔，加蓋副本章的副本合同四份分送合同主辦部門、法律事務部、財務管理部和供應商各一份。綜合管理部根據合同編號設立合同臺帳，對合同的編號、標的類別、當事人、標的規格和數量、履行情況、變更解除等情況進行登記，以便隨時掌握合同的訂立及履行情況。第二十五條 合同主辦部門應建立和完善合同文件、檔案交接制度。在合同訂立和執行過程中，如負責合同談判、執行或合同檔案保管的人員發生工作變動，應認真做好交接工作，及時、全面移交合同文件、檔案，辦理交接手續。未辦妥合同文件、檔案交接手續的，不得辦理離職手續。第二十六條 采用電子簽章方式簽署的合同，合同正本電子文檔的歸檔適用本條規定。第八章 合同糾紛的解決第二十七條 合同主辦部門應以“事前預防為主，事中控制和事后補救為輔”為原則，加強對本單位的合同審查、依法履行和及時處理履約中發生的糾紛。第二十八條 提請處理合同糾紛的程序（一）合同在履行過程中如發生糾紛，合同在糾紛發生后雙方協商未達成一致意見或對方未按調解協議執行的，由合同主辦部門整理有關資料以書面形式及時交法律部門提出法律意見；（二）法律部門收到合同糾紛情況資料后，根據情況在七日內提出處理建議；由合同主辦部門在法律部門的協助下妥善解決；（三）通過協商解決糾紛的，應將協商結果形成書面協議，并按協議執行；（四）協商不成的，需要提起仲裁或訴訟的，根據集團公司法律糾紛管理相關規定辦理。第二十九條 發生合同糾紛時合同主辦部門應及時向集團公司法律事務部提供下列證據（原件或復印件）：（一）合同文本（包括變更、解除合同的協議、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書，介紹信及其他有關資料等）；（二）合同履行的有關票據；（三）有關違約的證據材料；（四）其他與處理糾紛有關的材料。第三十條 處理合同糾紛，應特別注意下列問題：（一）在法律規定的時效內進行，并留足夠的申請仲裁或起訴的時間；（二）在證據可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據保全措施；（三）做好每起合同糾紛情況記錄、存案備查。第三十一條 合同糾紛處理完畢，集團公司法律事務部應及時將有關材料匯總、歸檔，以備查考。第九章 合同的保密第三十二條 各相關部門應根據集團公司保密規定，對合同進行絕密、機密、秘密、非保密的分類。第三十三條 將對物資采購造成重大影響的合同，合同條款中應有保密條款，合同相關人員應簽署保密協議。第三十四條 屬于保密范圍的合同及相關資料，應按照保密級別妥善保管，資料的復制、轉遞應嚴格登記。第十章 合同用章管理第三十五條 各主辦部門簽訂的合同，須加蓋法定代表人章或合同專用章。第三十六條 集團公司合同專用章按集團公司印章管理辦法有關規定備案后方可使用。第三十七條 合同專用章應固定專人保管，該保管人員應在集團公司辦公室備案。第三十八條 印章保管人應建立印章使用記錄，記錄印章的使用日期、簽約份數、承辦人員等。第三十九條 合同主辦人員原則上不準攜帶合同專用章外出簽訂合同；特殊情況應由采購中心總經理特別批準，合同主辦人員使用完畢后應及時向印章保管人歸還印章，并對印章使用情況如實登記、記錄。第四十條 合同專用章若有遺失，應及時登報聲明作廢。第十一章 獎懲 第四十一條 有下列情形的，應視不同情況對合同審查人員、合同主辦人員予以表彰和獎勵：（一）盡職盡責，工作有顯著成績的；（二）預防或者避免風險，使國家和公司利益免受重大損失的；（三）其它應該予以表彰、獎勵的情形。第四十二條 有下列情形之一，視其情節給予相關責任人員的處分：（一）不經合同審查部門審查，對外簽訂合同的；（二）應提交集團公司審查的合同，未提交審查，擅自簽署的；（三）應當簽訂書面合同而不簽訂的；（四）凡未按要求發放、使用或查驗授權委托書，造成經濟損失的；（五）法定代表人或合同主辦人員，如因簽訂、履行合同時未盡到職責而造成經濟損失的；（六）合同主辦人員丟失或擅自銷毀合同及合同附件，造成經濟損失的；（七）未及時追究違約者責任，造成經濟損失的。第四十三條 違反本細則規定，情節嚴重或者給企業造成重大損失的，由集團公司按照人事管理的分工和權限，對相關責任人依法給予紀律處分，同時追究其相關法律責任。有犯罪嫌疑的，依法移送司法機關處理。附則5：供應商管理細則一、總則 （一）為保證供應商選擇、評價和再評價的客觀性、公正性、科學性，加強對供應商的日常管理和質量考核，促使其推進質量改進，確保提供產品的質量以及交付、服務符合集團物資部要求，建立以客戶為中心的差異化供應商管理體系，特制定本辦法。 （二）本辦法適用于各下屬企業、商貿公司對供應商的開發和評價管理。 二、管理原則和職責 （一）供應商管理內容 1.供應商的選擇評價。 2.合格供應商評審。 3.建立和定期維護供應商數據庫。 （二）集團物資部負責直采物資供應商的選擇評價和評審；下屬企業供應處負責非直采物資供應商的選擇評價和評審。相應建立供應商數據庫。 （三）對評價（審）為合格供應商的，方能進入集團物資部采購程序，對連續三年評審為集團物資部供貨的優秀供應商，可不參與招標采購程序，直接進行定點談判采購，簽訂供應合作伙伴協議。 （四）集團物資部負責組織定期對在供貨供應商進行評審，對不合格供應商取消供貨資格。 三、供應商選擇評價、評審指標體系 （一）質量水平 1.物料來件的優良品率。 2.質量保證體系。 3.樣品質量。 4.對質量問題的處理。 （二）交貨能力 1.交貨的及時性。 2.擴大供貨的彈性。 3.樣品的及時性。 4.增、減訂貨的適應能力。 （三）價格水平 1.優惠程度； 2.消化漲價的能力； 3.成本下降空間。 （四）技術能力 1.工藝技術的先進性。 2.后續研發能力。 3.產品設計能力。 4.技術問題的反應能力。 （五）后援服務 1.零星訂貨保證。 2.配套售后服務能力。 （六）人力資源 1.經營團隊。 2.員工素質。 （七）現有合作狀況 1.合同履約率。 2.年均供貨額外負擔和所占比例。 3.合作年限。 4.合作融洽關系。 （八）同行業銷售業績 1.供貨量。 2.合作單位數量。 四、選擇程序 （一）對每類物資，物資供應部門應根據自己掌握的資料，提出 3家以上候選供應商名單，總候選廠商不得少于 3 家。 （二）成立由物資分管領導、物資、生產、技術（機動）、財務部門組成的供應商評選小組,評選小組人數不低于 7 人。 （三）評選小組初審候選廠家，擬定需要考察的廠家后，由采購部門牽頭聯合生產、技術等部門，實地調查廠家，并填寫調查報告表。 （四）具體篩選供應商時，應根據形成的指標體系，給出各指標的權重和打分標準。經對各候選廠家逐條對照打分，并計算出總分排序后決定取舍。 （五）合格供應商（在供貨供應商）實施動態管理，每年評定一次，評定由集團物資部采購供應管理部門負責組織。（六）對供應商進行綜合評價，實行評分等級制度，滿分 100分。評審分數大于或等于 90 分的為優秀供應商；大于或等于 80分，低于 90 分的為誠信供應商；大于或等于 70 分，低于 80 分的為合格供應商；低于 70 分的即為不合格供應商。 （七）建立完善供應商資料數據庫。 五、管理措施 （一）集團物資部對重要的供應商可派遣專職駐廠員監造質量。 （二）各物資使用部門制定采購物資的驗收標準、與供應商的交接驗收規定。 集團物資部定期或不定期地對供應商品進行質量檢測或現場檢查。 （三）各物資供應部門應做好供應商