真明麗集團(tuán)燈飾有限公司采購驗(yàn)收作業(yè)流程編號(hào): ERP-001日期:2003.12.18版次: 頁次: 16/161 范圍：適用于本公司資材類、費(fèi)用類、固定資產(chǎn)類的采購作業(yè)。2 權(quán)責(zé)：作業(yè)名稱制 作審 查核 準(zhǔn)請購單作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理采購單作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理采購變更作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理IQC暫收作業(yè)倉管員倉庫主管相關(guān)經(jīng)理IQC檢驗(yàn)作業(yè)品管員品管主管相關(guān)經(jīng)理采購驗(yàn)收入庫作業(yè)倉管員倉庫主管相關(guān)經(jīng)理采購驗(yàn)收作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理采購?fù)嘶刈鳂I(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理采購?fù)赓徸鳂I(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理固定資產(chǎn)采購作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理采購特結(jié)作業(yè)采購員采購主管相關(guān)經(jīng)理3 定義3.1 資材類物料：原材料、半成品、制成品、間接物料（輔助生產(chǎn)性物料）等存貨料品。3.2 費(fèi)用類物料：低值易耗品辦公用品等。3.3 固定資產(chǎn)：使用年限在一年以上，且單位價(jià)值在人民幣2000元以上的資產(chǎn)。4 作業(yè)流程：4.1 作業(yè)流程圖詳見附頁4.2 作業(yè)說明4.2.1 部門請購作業(yè)(EE1Q1)說明4.2.1.1 請購來源：4.2.1.1.1 來自策劃(物管)執(zhí)行MRP2用料需求的自動(dòng)核料作業(yè)。4.2.1.1.2 來自PMC部門的安全請購資料結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)。4.2.1.1.3 來自物管人員的備料計(jì)劃資料之人工輸入作業(yè)。4.2.1.1.4 來自其它部門請購需求的資料之人工輸入作業(yè)。4.2.1.2 部門請購單申請作業(yè)：4.2.1.2.1 制作：依部門請購單來源新增或由MRP運(yùn)算得來.4.2.1.2.2 打印及簽核：物控部門審核相關(guān)請購資料，依實(shí)際所需調(diào)整“需用日期”和“預(yù)定交期”并打印一式二聯(lián)，經(jīng)部門經(jīng)理簽核完畢，一聯(lián)采購、一聯(lián)留底。4.2.1.2.3 結(jié)轉(zhuǎn)請購單：部門請購單經(jīng)核準(zhǔn)后，物控承辦人員在部門請購單做“轉(zhuǎn)請購 單”。4.3 請購單資料維護(hù)（E/E1/Q2）說明： 4.3.1 請購單核定：采購人員依據(jù)部門請購單資料找出該筆請購單，核定廠商、單價(jià)下單日期。4.3.1.1 切單使用時(shí)機(jī)：適用于同一家廠商不同交期的分割，但結(jié)轉(zhuǎn)采購單時(shí)，不要同時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)，否則又會(huì)結(jié)轉(zhuǎn)成同一張采購單。第一步:輸入采購人員代號(hào)及密碼4.3.1.2 分購使用時(shí)機(jī)：適用于同一料品不同廠商的分購，只要結(jié)轉(zhuǎn)采購單時(shí)，即會(huì)產(chǎn)生多張的采購單。E1/Q2第二步: 采購人員依據(jù)部門請購單資料找出該筆請購單號(hào)碼第四步:按確認(rèn)鍵進(jìn)行確認(rèn)第三步:按廠商核定鍵, 核定廠商,幣別及單價(jià)等項(xiàng)的資料正確性 注意:廠商及幣別兩項(xiàng)資料一定不能為空,否則將無法轉(zhuǎn)出采購單.4.3.2 結(jié)轉(zhuǎn)采購單：由采購承辦人員核定完畢后，執(zhí)行“單筆結(jié)轉(zhuǎn)”或者“多筆結(jié)轉(zhuǎn)”采購單作業(yè)。4.3.2.1 單筆結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)機(jī)：單張請購單的結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)，結(jié)轉(zhuǎn)成依據(jù)廠商別的不同的采購單。4.3.2.2 多筆結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)機(jī)：多張請購單的結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)，結(jié)轉(zhuǎn)成依據(jù)廠商別的不同的采購單，若 需有不同請購單相同廠商相同物料合并成一張采購單時(shí)，則設(shè)定“料號(hào)合并”為。E1/Q2結(jié)轉(zhuǎn)采購單后采購單號(hào)回寫到此字段按此鍵結(jié)轉(zhuǎn)采購單4.4 采購單維護(hù)作業(yè)（EE1Q3）4.4.1 打印及簽核：采購人員依據(jù)請購單結(jié)轉(zhuǎn)過來的采購單號(hào)找出該筆采購單，審核廠商、單價(jià)、下單日期等字段資料無誤后打印一式三聯(lián)，經(jīng)相關(guān)部門簽核后，一聯(lián)財(cái)務(wù)部、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.4.2 確認(rèn)：采購單經(jīng)相關(guān)部門主管(采購總經(jīng)理-財(cái)務(wù)相關(guān)主管-總管理處相關(guān)主管)簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購單確認(rèn)。此處是執(zhí)行單筆確認(rèn)一次可確認(rèn)多張采購單此處可查到進(jìn)退貨狀況此處可查到驗(yàn)收結(jié)果明細(xì)資料E1/Q34.4.3 采購單變更：采購單確認(rèn)后，因交期、數(shù)量、單價(jià)等其它項(xiàng)目需變更時(shí)，則執(zhí)行新增采購變更作業(yè)（EE1Q6）。4.4.3.1 打印及簽核：采購承辦員打印出采購變更申請單一式三聯(lián)，經(jīng)相關(guān)部門主管(采購總經(jīng)理-財(cái)務(wù)相關(guān)主管-總管理處相關(guān)主管)簽核后，一聯(lián)財(cái)務(wù)、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.4.3.2 確認(rèn)：采購變更申請單簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行確認(rèn)。第三步:經(jīng)主管簽核后確認(rèn)變更單第一步:點(diǎn)擊新增按鈕,輸入所需變更之采購單號(hào)第二步:打印采購變更單E1/Q64.5 廠商送料暫收單維護(hù)（II1Q1）4.5.1 資材類物料暫收作業(yè)：4.5.1.1 暫收單制作：廠商送貨至工廠，倉庫人員點(diǎn)收準(zhǔn)確無誤后,在此畫面新增一張暫收單.詳見以下畫面.4.5.1.2 暫收明細(xì)(I1/Q2采購進(jìn)料待驗(yàn)明細(xì)表)打印及簽核：倉庫承辦人員打印暫收單一式兩聯(lián)，經(jīng)倉庫主管簽核后，一聯(lián)品管、一聯(lián)留底。送貨單號(hào)欄必須輸入此為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生I1/Q1此為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生,品管依此檢驗(yàn)單號(hào)進(jìn)行進(jìn)料維護(hù)此畫面打印出暫收未檢驗(yàn)料品 II1R212344.6 采購進(jìn)料檢驗(yàn)單維護(hù)(II1Q2)4.6.1 進(jìn)料檢驗(yàn)單制作：品管承辦人員根據(jù)倉庫提供的暫收明細(xì)表上的檢驗(yàn)單號(hào)找到需驗(yàn)收的資料，在此模塊執(zhí)行驗(yàn)收作業(yè)。4.6.2 檢驗(yàn)單打印及簽核：品管承辦人員驗(yàn)收完畢，打印檢驗(yàn)單一式三聯(lián)，經(jīng)相關(guān)主管(品管經(jīng)理廠長)簽核后加暫收單一聯(lián)給倉庫、一聯(lián)給倉庫，一聯(lián)留底。若不合格而要特收請?jiān)诖诉x擇I1/Q2找到相對應(yīng)之檢驗(yàn)單后按此驗(yàn)收按鈕進(jìn)行驗(yàn)收作業(yè)執(zhí)行驗(yàn)收作業(yè)判定為允收之物料的驗(yàn)收數(shù)量為允收數(shù)量4.7 采購超交作業(yè)4.7.1.1 采購超交:在采購進(jìn)料暫收(II1Q1)時(shí),當(dāng)輸入的數(shù)量多于采購單數(shù)量時(shí),有2種選擇:1.拒收,2.作為備品(一種為不付款,一種是付款)4.7.1.2 采購進(jìn)料檢驗(yàn)單維護(hù)(II1Q2)4.7.1.3 若備品要付款則財(cái)務(wù)員要在采購驗(yàn)收單(EE1Q4)中輸入單價(jià),圖如下:單擊轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)付款對要付款的備品作單價(jià)修改4.8 采購驗(yàn)收入庫單(CC1Q1)4.8.1 打印及簽核：倉庫人員依據(jù)品管提供的 “采購進(jìn)料檢驗(yàn)單”上的檢驗(yàn)單號(hào)找出該筆采購驗(yàn)收資料，核定“庫位”和“料品等級”（空白系統(tǒng)默認(rèn)為良品）后打印一式四聯(lián)，經(jīng)相關(guān)部門(暫收倉存放倉采購財(cái)務(wù))簽核后，分發(fā)給相關(guān)部門。4.8.2 確認(rèn)：入庫單簽核完畢后，由倉庫承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購驗(yàn)收入庫單確認(rèn)。C1Q1單據(jù)號(hào)碼=I1Q2檢驗(yàn)單號(hào)此兩字段需進(jìn)行核定,空白等級代表良品等級C1/Q1按此鍵核定庫位及料品等級4.9 采購驗(yàn)收單維護(hù)（EE1Q4）4.9.1 “各月采購驗(yàn)收對帳單明細(xì)(E1/Q4)”打印及簽核：采購承辦人員每周在系統(tǒng)E1Q4打印“各月采購驗(yàn)收對帳單”進(jìn)行數(shù)量、單價(jià)、金額等數(shù)據(jù)檢驗(yàn),經(jīng)部門主管簽核后，一聯(lián)財(cái)務(wù)部、一聯(lián)留底。4.9.2 確認(rèn)：采購驗(yàn)收單簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購驗(yàn)收單確認(rèn)。當(dāng)執(zhí)行確認(rèn)后,畫面上顯示:確認(rèn) 已轉(zhuǎn)應(yīng)付字樣E1/Q4此兩項(xiàng)牽涉到應(yīng)付款,請保證其準(zhǔn)確性 注意:因此畫面經(jīng)確認(rèn)后即轉(zhuǎn)到應(yīng)付帳款部分,請采購務(wù)必仔細(xì)核對并經(jīng)部門最高主管簽核后才可執(zhí)行確認(rèn)動(dòng)作.4.10 采購?fù)素涀鳂I(yè)：4.10.1 采購待退料品維護(hù)作業(yè)（II1Q5）-此作業(yè)用于入庫后,發(fā)現(xiàn)不良需退廠商若經(jīng)采購部與供貨商協(xié)商決定退貨后IQC在II1Q5做廠商待退品維護(hù)，確定資料無誤后轉(zhuǎn)退貨單系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生兩張單；一張為物流部份的采購?fù)嘶爻鰩靻?CC1Q16)，另一張為帳流部份的退貨單(EE1Q5)給采購。4.10.2若料已發(fā)生產(chǎn)線,發(fā)現(xiàn)不良則要生產(chǎn)線作生產(chǎn)余料入庫(CC1Q5),然后再作4.10.1作業(yè)指定等級指定不良品庫位第一步:按新增鍵做待退料品維護(hù)I1/Q5 第二步:按轉(zhuǎn)退貨單鍵后得出退貨單號(hào),(見詢息列)4.10.3采購?fù)嘶爻鰩靻尉S護(hù)作業(yè)（CC1Q16）4.10.3.1打印及簽核：倉庫承辦人員在此畫面審查數(shù)量等無誤后打印采購?fù)嘶爻鰩靻我皇蕉?lián)，經(jīng)相關(guān)部門(暫收倉存貨倉采購財(cái)務(wù))簽核后，并分發(fā)給相關(guān)部門。4.10.3.2確認(rèn)：采購?fù)嘶爻鰩靻魏灪送戤吅螅蓚}庫承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行確認(rèn)。出庫單經(jīng)簽核完畢后按此鍵進(jìn)行確認(rèn)C1/Q164.10.4退貨/折讓單維護(hù)作業(yè)（EE1Q5）4.10.4.1制作：采購入庫的料品當(dāng)發(fā)生品質(zhì)不良需金額折讓時(shí)（無實(shí)物退貨時(shí)），采購承辦人員根據(jù)貨倉部提供的采購?fù)嘶爻鰩靻沃苯釉诖水嬅嫘略鲆粡埐少復(fù)素?折讓單，選擇退貨識(shí)別碼為“進(jìn)料折讓”或“總額折讓”。4.10.4.2打印及簽核：采購承辦人員審查數(shù)量、單價(jià)、金額等資料無誤后，打印采購?fù)素浾圩寙我皇饺?lián)，經(jīng)部門主管簽核完畢后，一聯(lián)給財(cái)務(wù)、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.10.4.3確認(rèn)：簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購?fù)素?折讓確認(rèn)。狀況一:由I1/Q5轉(zhuǎn)入,退貨單號(hào)=I1/Q5退貨單號(hào),識(shí)別碼為:進(jìn)料退出E1/Q5狀況二:無實(shí)物退出,由采購直接新增,識(shí)別碼為:進(jìn)料折讓或總額折讓為所得折讓總金額 4.11采購?fù)赓徸鳂I(yè) 4.11.1外購物料直接入庫,倉管員在采購驗(yàn)收入庫單(CC1Q1)作業(yè),并打印出來,給相關(guān)部門(暫收倉存貨倉采購財(cái)務(wù))確認(rèn)后,分發(fā)給相關(guān)部門,再到此畫面作確認(rèn)動(dòng)作.并轉(zhuǎn)檢驗(yàn)單.如下圖 4.11.2采購進(jìn)料檢驗(yàn)單維護(hù)(II1Q2) 4.11.3采購驗(yàn)收單維護(hù)(EE1Q4)單擊確認(rèn) EE1Q4單擊此處轉(zhuǎn)檢驗(yàn)單 4.12固定資產(chǎn)（費(fèi)用類）采購作業(yè)只作暫收，不作檢驗(yàn)。不產(chǎn)生入庫單，只有采購驗(yàn)收