九、業務檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了維護XXXXXXX有限公司及委托單位的利益和合法權益，規范本公司的業務檔案管理，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法，結合本公司的具體情況，特制訂本制度。第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對項目進行市場調查、數據分析等績效評價活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條 本公司各類業務檔案的所有權歸本公司所有。各類業務檔案由辦公室統一管理，對各類業務檔案進行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。第四條 本公司業務檔案實行集中統一管理，接受同級檔案行政管理部門、山東省財政廳等有關部門的監督、指導。第二章 業務檔案的收集與管理 第五條 檔案收集：業務檔案是本公司業務活動中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業務活動的真實記錄。業務人員在辦理業務過程中，所需文件，權屬證明、會計資料和其他相關資料應收集充分，以備核查和調閱。第六條 歸檔收集范圍：各項績效評價報告印稿，績效評價工作底稿及業務資料、報表等，包括綜合類、業務類及備查類工作底稿。第七條 業務檔案管理的基本內容包括：按照業務檔案管理規范化、科學化、制度化要求，對業務報告、工作底稿等業務文件材料進行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條 各業務人員在業務工作結束后，必須將業務工作過程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進行收集、分類、整理后及時向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或將信息私留。第九條 各業務項目小組，在每個業務項目完成后，由項目負責人指定專人，按照業務類工作底稿和備查類工作底稿分別進行整理。業務類工作底稿按照業務工作底稿目錄的順序排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規范整潔。第十條 各類業務檔案歸檔內容包括以下四類：1、 相應項目當期檔案紙質版。2、 永久性檔案紙質版（即備查工作底稿檔案）。3、 留存正式的績效評價報告。報告已正式簽字蓋章生效。4、 底稿電子版。第十一條 業務檔案的立卷程序包括以下工作：1、 組卷：按照委托單位項目號劃分，原則上組成一個案卷。2、 公司承接績效評價項目按照年度及項目號排序，卷內的材料按照工作底稿目錄的內容排序。3、 業務檔案復核：檔案歸類、整理完成后，項目負責人對工作底稿全面審核確認無誤后，在相應位置簽字；立卷人將項目復核后的檔案交至檔案復核人，在相應位置簽字。4、 業務檔案裝訂：業務檔案復核完畢后，去除所有文件材料附帶物。要求統一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業務類別、期間、冊書、歸檔日期、歸檔人等相關信息。永久性檔案需單獨裝訂成冊，并注明檔案類別。5、 業務檔案移交：業務檔案立卷完畢后，應及時將業務檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續，檔案管理員需驗收確認無誤后歸檔。第十二條 各業務類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗收后，按照業務項目和業務報告文號順序編制案卷目錄。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對驗收合格的業務檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認。 第十三條 移交后的各業務類檔案，檔案室人員根據移交清單，按照檔案的類別編制皓誠投資咨詢有限公司檔案目錄，編制好的檔案目錄，驗收合格后正式歸檔保存。第十四條 公司業務檔案管理人員因工作需要發生變動時，應辦理檔案交接手續，安排有關人員監交。交接手續辦理完畢后，移交人、接受人、監交人均在移交表上簽章。移交人必須辦理完移交手續后方可一離開。若有一方未按照規定移交檔案，將追究其責任。第十五條 業務人員調（離）職之前，須有檔案管理員在問詢業務人員所在部門經理意見后在人員調離簽單中簽署業務檔案移交檢查是否符合規定的意見。凡有未交業務檔案的，應補交相應的業務檔案；凡造成業務檔案丟失且無法彌補的，按照有關規定辦理；業務檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理員方可在人員調離簽單中簽署業務檔案移交檢查符合規定的意見；否則，簽署不符合規定的意見，人力資源部不辦理調動和解聘手續。第三章 業務檔案的保存 第十六條 為保證業務完整性、保密性和方便實用性，本公司業務檔案統一存放于檔案室。 第十七條 正式歸檔后的各類業務檔案，由檔案室管理員進行分類整理，統一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業務檔案完好無損。第四章 業務檔案的利用 第十九條 業務檔案的利用是指對業務檔案的借閱、復印和摘錄等。第二十條 事公司內部人員借閱業務檔案要嚴格執行借閱手續。檔案的借閱需填制業務檔案借閱審批表，經經理和項目負責人審批后方可借閱。借閱責任人及部門經理應對所借閱檔案負完全責任（包括安全性、完整性、保密性等）。第二十一條 對借閱的業務檔案及本公司內有關文件，需做到嚴格保密，對失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽的，應追究當事人的責任，并視其情節的輕重給予通報批評和經濟處罰。第二十二條 對于繼續為上年客戶提供服務的項目，永久性檔案可在借閱使用后在檔案負責人監督下將內容進行更新，隨本期項目重新立卷歸檔；同時注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號。第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業務工作需要查閱公司檔案時，須經該項目負責人所在部門的部門負責人審批，其他咨詢類公司人員等因業務工作需要查閱事務所檔案時，須經該項目負責人所在部門的部門負責人審批后，由有關部門代為辦理借