大多數組織都有正式或非正式的相應系統來編制一項營運預算。一項預算需要對可能的開支和指定用途資金進行系統徹底的評估，要能幫助企業在規定時期內調配好這些開支。 對實際開支和預算內開支進行比較，便于需要時做出調整，以便處理隨著時間推移而產生的預估變化。 人力資源從業者的責任是在組織指導原則和程序范圍內按照組織戰略目標調整人力資源部的預算。為了確保人力資源被視為一個需要開支費用的伙伴，把人力資源業務與組織的整個工作計劃聯系起來，這一點顯得尤其重要。由于人力資源通常被視為花銷中心，而不具有產生利潤的功能，因此常常被視為開支最容易被削減下來的部門，因此編制預算也就尤為重要了。 一項經過周密計劃和充分論證的人力資源預算，反映出在與組織計劃和活動直接相關的人力資源開支上的深思熟慮。 接下來是一個預算編制過程的概述，之后是人力資源從業者遇到的某些特殊問題以及人力資源部預算中常見的項目清單。 人力資源預算編制過程 預算編制需要系統收集信息和數據，以便規劃支持組織目標所需的資金。大多數組織都有某種程序來編制預算。兩種常用的方法為： ？ 漸增預算法 利用當前預算，在預估的基礎上向上或向下調整每個項目來制定出新的預算。 ？ 零基預算法 每個項目在納入預算前，必須先經過論證。因此，程序必須從頭開始。 編制預算時，需要收集許多類型的數據。從人力資源觀點出發，編制新預算所需的數據包括： ？ 下一年預估員工人數。 ？ 福利成本增長或預估量。 ？ 預計員工流失率。 ？ 本年度實際開支。 ？ 預計新福利/計劃。 ？ 影響支出的政策、商業戰略、法律或法規的其他變化。 ？ 人力資源收入（通過咨詢、節省的開支從提成、福利、降低員工流失率、培訓開支等中、租金收入等）。 預估可以簡單，也可以復雜，可以按照實際開銷來推算，也可以按照猜想，這取決于該項開支的性質和收集到的數據。例如，廣告開支可以比較容易地進行預估，如果一個公司的員工流失率低或者非受邀求職者來源穩定的話，但是如果一個公司員工流失率和人員招聘需求波動很大，這項開銷就比較難于預估。另一方面，如果掌握了下一計劃年度的保險費增加資料以及保險計劃覆蓋的員工人數資料，則比較容易預測健康保險費的總開支。為了作出有根據的預測，第一次參與編制預算的人員必須收集從所有可能來源得到的數據。 在編制預算過程中，利用幾年來的實際開支數據會很有幫助，例如培訓開支或員工成就獎，從而制定出比較切合實際的預算。但是，如果一項開支在過去幾年內波動很大，重要的是調查波動原因，并努力預測下一年度可能會出現什么情況。例如，如果該組織以前常舉辦鋪張的假日聚會，而未來卻沒有此類計劃，則歷史數據就無多大用處。 在仔細審查每一項開支時，可以問下列問題： ？ 此項開支是否是固定（指該項開支這一年內不會改變）或可變（即取決于員工人數或實際利用率）的？ ？ 如果是可變開支，它是否會隨某些確定因素（例如員工不能超過預先批準的最大人數）而波動，或者隨業務需要會出現變化（即在業務量臨時性增長期間使用臨時員工）？ ？ 雇主是否控制開支或開支受外部組織左右（如以小時數計酬的外包費用）？ ？ 根據可用數據，最好和最壞情況是什么？ ？ 該項開支的依據是什么 如果這項開支被取消，業務將受到多大程度上的不利影響？ ？ 有任何影響此項開支的外力嗎（比如：縮減規模、合并、意外增長、中期開支增加等）？ 盡管不可能預計影響人力資源預算的所有方面，但是可以利用以上問題從客觀角度對每一項開支進行細致入微的評估。 一旦年度開支預測確定后，必須設法把該項開支分攤到本預算年度的每個月或者每個季度上。這樣做可以監控該部門的月現金流。此外還可以在業務上有此需要時做出調整。 草案完成后，就該仔細檢查內容，并且把它與該部門過去的開支情況進行比較。 應該核查開支上的大幅增加或減少并且找出原因。應該復查員工人頭開支，看看其變化是否有理有據。如果對某些項目的開支發生疑問，可以查閱預算編制的相關文件。如果可行，可收集行業標準等外部數據與本組織的預測進行比對。 人力資源部預算編制的挑戰 影響預算編制進程的挑戰之一就是員工利用率引起的開支波動。例如，公司重組可能需要進行更多員工重新安置作業，并凍結加薪和晉級。同時，福利開支可能會因為任何外來因素的影響而增加或減少。因為對預算編制過程中涉及到的明顯的預算矛盾而產生的疑問，人力資源從業人員可以借助編寫嚴謹的文件庫給以解答。 人力資源部門同樣會出現意料之外的未分配到預算資金的開銷。意外事件可能需要進行咨詢，新增業務需要更多使用招聘廣告或職介機構，而員工不端行為的傳言需要增加培訓和調查作業的開支。任何情況的發生都會打亂精心編制的預算。把這些意外事件納入規劃是需要智慧的事情。恰當的辦法是為業務相關的意外事件安排一筆雜項資金。 另一個在人力資源預算編制過程中發生變化的因素是，預算資金分配給組織內各個部門或者由人力資源部門集中管理的比例。根據部門旗下管理的員工人數，可以將工資、工資稅、培訓費和招聘資金分配給各部門。這是一個應該和組織的其他預算項目統籌評估的宏觀問題。例如，如果將電話和其他辦公設備的開支分攤到各個部門，那么預算中員工個人開支至少在某種程度上也可以這樣處理。 人力資源部預算項目 人力資源部預算可能會包括或者不包括許多項目，以下是需要考慮的最常見的項目清單。盡管以下清單不是無所不包，但是為人力資源預算中最為常見的項目種類提供了一個堅實的基礎。 員工選拔和招聘 ？ 招聘廣告 ？ 中介費 ？ 臨時聘用 ？ 公司員工推介計劃 ？ 技能測試 ？ 毒品試驗 ？ 背景調查 ？ 招聘相關出差 ？ 校園招聘贈品 ？ 印刷費用 申請表、招聘小冊子 ？ 網頁開發/維護 ？ 申請者追蹤系統費用 培訓和發展 ？ 外部項目 ？ 住宿費 ？ 差旅費 ？ 證照查驗費 ？ 內部項目 ？ 咨詢費/培訓師工資 ？ 項目文檔材料 ？ 食品與飲料 ？ 受訓人文具 ？ 視聽設備租賃 薪資與福利 ？ 員工工資 ？ 薪資成本 ？ 加班費 ？ 獎金 ？ 保健、牙科、配鏡 ？ 人壽保險 ？ 短期和長期傷殘保險/資助 ？ 養老金/利潤分成 ？ 食堂計劃管理 ？ 電信費 ？ 調查報告 員工與勞工關系 ？ 成就獎項 ？ 工作獎 ？ 意見調查管理 ？ 績效評估軟件 ？ 出勤獎勵 ？ 職業律師費 ？ 員工轉崗費 ？ 建言計劃獎 ？ 勞工關系費（律師、咨詢顧問） ？ 多元化管理項目實施 保健、安全與保安 ？ 員工協助計劃 ？ 戒煙 ？ 健身器材 ？ 安全培訓/宣傳 ？ 職場暴力預防/培訓 收入 其他 ？ 戰略規劃（數據/咨詢顧問） ？ 慈善捐贈 ？ HRIS （人力資源信息系統管理） ？ 人力資源數據庫/報刊訂閱/會員/書籍