人才市場人才市場 OAOA 協同辦公系統協同辦公系統 建設方案建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 二O一三年七月 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 1 頁 目錄目錄目錄目錄 目錄目錄 1 1 1 1 項目概述項目概述 4 4 1 1項目背景 4 1 2建設目標 4 1 3用戶特點 4 1 4假設和約定 4 1 5運行環境 5 2 2 平臺總體描述平臺總體描述 6 6 2 1平臺總體結構 6 2 2平臺功能模塊框圖 7 3 3 系統功能模塊描述系統功能模塊描述 8 8 3 1協同辦公 8 3 1 1待辦工作 8 3 1 2待閱工作 9 3 1 3在辦工作 9 3 1 4辦結工作 9 3 1 5已閱工作 9 3 1 6我的在辦工作 9 3 1 7我的辦結工作 9 3 1 8我的退回工作 9 3 1 9我的撤銷工作 10 3 1 10工作轉交 10 3 1 11工作催辦 10 3 2個人辦公 10 3 2 1日程管理 11 3 2 2工作計劃管理 11 3 2 3工作日志管理 11 3 2 4工作匯報 11 3 2 5任務中心 11 3 2 6內部聯系人 12 3 2 7個人聯系人 12 3 2 8個人工具 12 3 2 9個人設置 12 3 3綜合辦公 12 3 3 1資源使用 13 3 3 2車輛管理 13 3 3 3物品管理 13 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 2 頁 3 3 4會議管理 14 3 3 5問卷調查 14 3 4人事管理 14 3 4 1人員基本信息 15 3 4 2培訓管理 17 3 4 3員工關懷 17 3 4 4基礎設置 18 3 4 5溝通管理 18 3 5考勤管理 19 3 5 1請假 銷假 20 3 5 2銷假核準 20 3 5 3加班 確認 20 3 5 4加班核準 21 3 5 5生成考勤統計 21 3 5 6考勤統計查詢 21 3 5 7個人考勤信息查詢 21 3 5 8全部考勤信息查詢 21 3 5 9考勤參數維護 21 3 5 10休息日設置 22 3 6公文管理 22 3 6 1發文管理 22 3 6 2收文管理 23 3 6 3文件送審簽 23 3 6 4公文設置 24 3 7資料管理 24 3 7 1資料信息維護 25 3 7 2借閱申請 25 3 7 3借閱回復 25 3 7 4借閱登記 25 3 7 5歸還登記 26 3 7 6缺庫登記 26 3 7 7缺庫查詢 26 3 7 8資料統計 26 3 8客戶管理 26 3 8 1銷售人員管理 27 3 8 2客戶信息管理 27 3 8 3客戶聯系記錄 27 3 8 4訂單情況 28 3 8 5銷售情況 28 3 8 6客戶聯系人 28 3 8 7產品信息維護 28 3 9信息管理 28 3 10用款管理 29 3 10 1用款申請 29 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 3 頁 3 10 2用款審批 29 3 10 3用款登記 30 3 10 4用款歸還登記 30 3 10 5個人用款查詢 30 3 10 6全部用款查詢 30 3 10 7用款統計 30 3 11報銷管理 30 3 11 1填寫報銷單據 31 3 11 2審批報銷單據 31 3 11 3報銷領款登記 31 3 11 4個人報銷查詢 31 3 11 5全部報銷查詢 32 3 11 6報銷統計 32 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 4 頁 1 1 1 項目概述項目概述項目概述項目概述 1 1項目背景 1 軟件名稱 OA 協同辦公系統 2 項目軟件提出者 人才市場 3 軟件用戶 人才市場 4 軟件開發者 合肥海麗信息科技有限公司 1 2建設目標 本軟件旨在幫助人力資源有限公司搭建一個便利的日常辦公平臺 使得公 司的管理層和員工層能夠分別通過該平臺溝通和交流 提高信息共享水平 消 除信息孤島 通過電子化辦公實現企業辦公無紙化 節約辦公費用 協同辦公 平臺系統同時為公司的工作更為方便的開展 并能夠有利于公司的規范化管理 1 3用戶特點 本 OA 辦公系統軟件的最終用戶是面向人力資源有限公司的全體員工和相 關管理人員一套軟件 操作人員需要有一定的計算機操作基礎 對于系統管理 員不僅要有一定的計算機基礎 還要求有一定的網絡管理經驗 1 4假設和約定 用戶全部基于瀏覽器的使用方式最為流行的 B S 模式 通過 IE 瀏覽器 即 可進入系統的登錄畫面 方便用戶使用 降低了系統維護的工作量 完善的用 戶登錄及安全機制登陸系統提供用戶名和口令后才能訪問系統 保證系統的安全 性 人員權限集中設置 系統可以將人員根據其崗位職責和職務劃分成不同用 戶群 從而按業務需求和使用權限進行分類 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 5 頁 1 5運行環境 產品需要的運行環境 如表所示 類別配置 瀏覽器IE5 以上 操作系統Windows 2000 以上 開發工具JAVA SQL server 2008 Microsoft Visual SourceSafe 等 接口可支持 TCP IP IPX SPX 等多種通信協議 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 6 頁 2 2 2 平臺總體描述平臺總體描述平臺總體描述平臺總體描述 2 1平臺總體結構 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 7 頁 2 2平臺功能模塊框圖 O OA A協協同同辦辦公公系系統統 考考 勤勤 管管 理理 綜綜 合合 辦辦 公公 資資 料料 管管 理理 客客 戶戶 管管 理理 信信 息息 管管 理理 協協 同同 辦辦 公公 個個 人人 辦辦 公公 公公 文文 管管 理理 人人 事事 管管 理理 用用 款款 管管 理理 報報 銷銷 管管 理理 OA 協同辦公系統功能結構框圖 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 8 頁 3 3 3 系統功能模塊描述系統功能模塊描述系統功能模塊描述系統功能模塊描述 3 1協同辦公 協同辦公實現跨單位 跨組織的人與他人之間進行溝通協作的基本工具 支持簡捷的文字編輯 信息流轉 回復 意見加載 以及附件和內部相關協同 的加載 協同辦公是個人 團隊 組織之間傳遞信息和執行計落考管理事務的快速 處理工具 它幫助實現工作的發起 處理和管理 并記錄工作的發展過程和結 果 由人通過流程規則來完成工作的辦理 并支持規則的成型和管理 規范管 理流程 執行企業制度 使得管理與協作過程透明化 支持分時異地工作 共 享傳遞信息 提高執行效率 降低傳遞中的信息衰減與變形 沉淀管理過程與 結果 實現業務信息在系統中的展現 待待 辦辦 工工 作作 待待 閱閱 工工 作作 在在 辦辦 工工 作作 辦辦 結結 工工 作作 已已 閱閱 工工 作作 我我 的的 在在 辦辦 工工 作作 我我 的的 辦辦 結結 工工 作作 我我 的的 退退 回回 工工 作作 我我 的的 撤撤 銷銷 工工 作作 工工 作作 轉轉 交交 工工 作作 催催 辦辦 協協同同辦辦公公 協同辦公功能模塊 3 1 1 待辦工作 需要我審批或交由我辦理的工作 一般情況下 如果我不辦理 則這個流 程不能繼續 直到我辦理結束后 才能流轉到下一個步驟 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 9 頁 3 1 2 待閱工作 只需要你閱覽的文件 如果你暫時沒有閱覽 則這個流程仍然可以繼續流 轉下去 3 1 3 在辦工作 待辦文件中的流程 我辦完了 如果整個過程沒有結束 則自動轉移到 在辦工作 中 我作為流程參與人 可以在這里查閱它的辦理進度 3 1 4 辦結工作 如果整個流程辦理完畢 則從 在辦文件 中自動轉移到 辦結工作 中 3 1 5 已閱工作 在 待閱工作 的內容查看頁面 點擊 辦理完畢 按鈕 則 待閱工作 轉移到 已閱工作 列表中 3 1 6 我的在辦工作 尚未辦理完畢的工作 作為發起流程的用戶 可以在這里監控它的辦理進 度 可以催辦下一步的辦理人 3 1 7 我的辦結工作 已經辦理完畢的工作 可以在這里查閱它的辦理情況 3 1 8 我的退回工作 我發起的 被后面的辦理者退回的工作 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 10 頁 3 1 9 我的撤銷工作 我發起的流程 已經提交出去了 忽然因為某種原因需要撤銷它 則撤銷 后的工作在這里顯示 3 1 10 工作轉交 流程管理員 則可根據流程處理的需要 進行手工的自由流轉控制 3 1 11 工作催辦 已經超期未完成的工作 系統自動催辦仍未完成的 若需要手工進行催辦 則在工作催辦顯示 3 2個人辦公 系統集合了個人辦公過程中需要處理的事情 個人信息 辦公工具等功能 有助于提高用戶的工作效率 日日 程程 管管 理理 工工 作作 計計 劃劃 管管 理理 工工 作作 日日 志志 管管 理理 工工 作作 匯匯 報報 任任 務務 中中 心心 內內 部部 聯聯 系系 人人 個個 人人 聯聯 系系 人人 個個 人人 工工 具具 個個 人人 設設 置置 個個人人辦辦公公 個人辦公功能模塊 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 11 頁 3 2 1 日程管理 管理個人工作日程安排 可共享日程安排 日程安排提供日 周 月 列 表多種表現視圖 在事件顯示方式上當天內分時段事件 全天事件 跨天事件 循環事件等均以不同方式顯示等多種表現形式 支持循環事件 另提供日程提 前提醒 共享日程到達時可以短信提醒 即時通訊提醒等多種方式提醒 3 2 2 工作計劃管理 填寫個人工作計劃安排 查詢下屬工作計劃安排 可按周 月等方式填寫 個人工作計劃安排 記錄今后一段時間內個人的工作安排 3 2 3 工作日志管理 填寫個人工作記錄 查詢下屬工作記錄 可按天 周 月等方式填寫個人 工作日志 記錄日常工作情況 3 2 4 工作匯報 可向領導匯報工作 工作匯報提供了周報 月報 其它報告等多種形式 并提供了工作匯報模塊的設置 用戶可根據模板匯報工作 匯報時可自動顯示 工作日志內容供用戶抽取工作日志內容作為匯報的內容 領導可評價下屬工作 匯報并將工作匯報作為考核的一種方式 人事部門可導出月績效匯總作為考評依 據 3 2 5 任務中心 領導可通過任務中心安排任務給下屬員工 員工也可以通過我的任務自己 創建任務 員工收到任務后 負責人可以創建子任務 領導安排任務后可修改任務 任務變更后即時通訊提醒任務的負責人與參 與人 任務默認顯示最新版的任務并可以查詢歷史任務 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 12 頁 3 2 6 內部聯系人 內部聯系人為公司內部的員工通訊信息 可按部門查詢 可設定查看權限 范圍 3 2 7 個人聯系人 個人聯系人為員工個人聯系人信息分類進行管理 使員工能夠很方便地查 找到所需要的有關人員信息 3 2 8 個人工具 是個人使用的一些小工具 包括便箋 筆記本 常用網址 萬年歷等小工 具 3 2 9 個人設置 提供個人的基礎設置功能 包括修改密碼 個人信息設定等相關個人信息 的設置 3 3綜合辦公 綜合辦公平臺為日常工作中的各項辦公事務提供了豐富的管理功能 系統提 供的基礎模塊是資源使用 車輛管理 物品管理 問卷調查 會議管理 資產 管理等模塊 資資 源源 使使 用用 車車 輛輛 管管 理理 物物 品品 管管 理理 會會 議議 管管 理理 問問 卷卷 調調 查查 綜綜合合辦辦公公 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 13 頁 綜合辦公功能模塊 3 3 1 資源使用 從用戶的角度 將當前用戶都會使用的車輛資源 圖書資源 會議室資源 設備資源等列出并標記狀態 讓每個用戶可查自己可以使用的資源及其狀態 并可以進行預訂操作 預訂可以與流程相結合 審批通過則表示預訂成功 3 3 2 車輛管理 基本信息 對單位的車輛進行詳細信息的描述 包括車輛的增加 車輛 的刪除 車輛基本信息的更新 車輛的使用權限的控制 此處的授權 只有車輛管理部門才可授予的權限 車輛管理部門將權限分配給哪個 用戶 那么那個用戶登錄系統后 才可在車輛預定信息中對車輛進行 申請 車輛預定 清晰地展現可用車輛的基本信息 在此可進行對車輛的預定 申請 以列表的形式展現出 最近兩周的車輛安排 在哪天有車輛預 定的 可顯示出一輛黃色車輛標志 點擊可查看預定車輛的一些基本 信息 車輛維護 對車輛的日常維護并記錄 包括加油 保養 維修和其它維 護 其中每個子模塊都有增 刪 查 改的功能 此處用到的費用會 在車輛統計中以報表的形式展現 安全管理 對車輛日常的安全管理的記錄 包括違章管理 事故管理 安全學習記錄和安全駕駛宣傳 其中每個子模塊都有增 刪 查 改 的功能 使用記錄 記錄了車輛的使用信息 每輛車的出車情況 駕駛員管理 車輛駕駛員信息的管理 包括增 刪 查 改 3 3 3 物品管理 物品管理功能包括 基本信息 入庫登記 申請領用 領用登記 供應商 信息 計量單位維護 類別維護 易耗品統計 物品管理包括 辦公用品信息維護 辦公用品的入庫管理 物品的領用管 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 14 頁 理 辦公用品的分類統計 辦公用品的庫存余額查詢 用品供應商信息管理 3 3 4 會議管理 會議管理提供與會議相關的資源與信息管理 實現會議通知 會議室及相 關設備預訂 等一體化管理 具體包括會議通知 會議室信息 會議室預訂情 況及預訂流程設置 以及與會議相關的會議設備的情況及預訂 基本信息 對會議室的基本信息的描述 其中包括會議室的增加 修改 查詢 刪除和授權 這里的授權是對會議室權限的控制 只有會議室 管理員才有此權限 會議室管理員給哪個用戶賦權限了 哪個用戶才 會在會議室預定界面中看到此會議室才可進行預定 會議室預定 普通會議的預定 可直觀的看到會議室的個時間段使用情 況 根據時間使用情況 直接快速的進行會議室的預定和退訂 例會申請 對例會進行申請的記錄 其例會的展現形式與普通會議一樣 已直觀的表格形式展現 可清楚的看到例會的預定情況 使用記錄 會議室使用記錄 包括普通會議和例會的使用情況的查看 3 3 5 問卷調查 可面向特定的用戶群設計多種類型的題目 包括單選 多選 問答等組成 問卷 用戶在線進行答題 系統自動計算結果 3 4人事管理 人事中心將為企業提供全面的人事資管理解決方案 旨在滿足快速成長的 企業管理信息化需求 使人力資源部門借助此管理模塊從重復煩雜的日常管理 事務中解脫出來 提升人力資源部對企業的價值 有效地提升企業的核心競爭 力 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 15 頁 人人 員員 基基 本本 信信 息息 培培 訓訓 管管 理理 員員 工工 關關 懷懷 基基 礎礎 設設 置置 溝溝 通通 管管 理理 人人事事管管理理 人事管理功能模塊 3 4 1 人員基本信息 主要圍繞著人力資源部門進行功能處理 個人檔案 當前登錄用戶只能查看自己的信息 并且只能修改基本信息頁簽中的內容 且能夠修改的字段有 性別 傳真號碼 辦公電話 分機號碼 移動電話 住 宅電話 電子郵箱 昵稱等信息 個人檔案又分為 基本信息 詳細信息 工作信息 培訓記錄 獎懲記錄 人事變動六項 在職員工 展現為在職員工信息 信息以組織管理中的部門排序 部門下得人 員以排序碼為準進行排序 實現雙層排序 刪除 刪除的記錄將在歷史員工中進行展示 更新用戶信息 可以進行手動更新在職員工信息 查詢 可按照查詢條件對數據進行篩選 修改 修改員工信息 查看 員工信息查看 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 16 頁 此功能模塊為授權模塊 只有相關人員才能進行操作 歷史員工 數據展現為歷史員工信息 可恢復和批量恢復員工信息為在職員工 批量恢復 選中的歷史員工 可以為多條 即可被恢復為在職員工 導出 可將文件下載到本地 查詢 可按照查詢條件對數據進行篩選 任職記錄 數據來源分為兩種 一 人事變動 二 手動錄入 此處添加的數 據可在人員基本信息人事變頁面中看到 新增 添加員工信息 刪除 選中想要刪除的項即可刪除選中記錄 導出 可將文件下載到本地 查詢 可按照查詢條件對數據進行篩選 編輯 修改員工任職記錄 培訓記錄 添加的數據可在人員基本信息培訓記錄頁簽中看到 新增 添加培訓記錄 刪除 選中想要刪除的項即可刪除選中記錄 查詢 按照查詢條件對數據進行篩選 查看 打開培訓記錄 修改 修改培訓記錄 獎懲記錄 下屬員工 根據人員信息表中 上級領導 的關系將所有 上級領導 字段中 包含自己的內容篩選出來 進行查看 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 17 頁 查詢 按照查詢條件對數據進行篩選 員工能力評估 任職記錄 3 4 2 培訓管理 用戶可以在此處對公司內部人員變動進行各種申請 并將人事變動內容記 錄至每個員工的基本信息中 培訓需求 所有用戶均可在此發布培訓需求 新增 添加培訓需求信息 可進行刪除 查詢 查看 編輯等操作 培訓計劃 人事專員可以在此發起培訓計劃申請流程 審批通過之后 所有用戶均可 以在此處查詢已經發布出來的培訓計劃 安排好參加培訓用戶的時間 培訓記錄 人事專員在培訓結束后將每次培訓的內容登記在此處 提供其他人員查閱 所有 實際參加培訓者 中用戶 都可以對此次培訓進行評價 3 4 3 員工關懷 用戶可以在此處對公司內部人員變動進行各種申請 并將人事變動內容記 錄至每個員工的基本信息中 生日賀卡 對即將過生日的員工發送生日賀卡 節日賀卡 節假日可以發送節日祝福賀卡 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 18 頁 3 4 4 基礎設置 單位設置 人員性質設置 職稱設置 辦公地點設置 人員類別設置 合同類型設置 人員成本批量設置 課程分類設置 培訓方式設置 學員類別設置 獎懲種類設置 培訓需求類別設置 上下班時間設置 工作時間設置 工作周設置 3 4 5 溝通管理 溝通交流包括內部郵件 論壇 短信 即時通訊等 溝通交流不僅作為獨 立的功能應用 還給系統提供豐富的信息提醒手段 其中短信及即時通訊與系 統的各模塊結合實現新信息 新流程 新任務 新催辦等到達時的提醒 溝通交流給組織提供了豐富的打破組織邊界與地理位置限制的溝通方式 彌補傳統溝通方式的不足 使的組織的溝通能力大大加強 溝通成本大幅降低 論壇 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 19 頁 供用戶內部交流 可為某群特定的用戶設立論區 具備記錄用戶 IP 及用戶 的匿名功能 可設定某論壇帖子審核后發布 可設定某論區在某時間開放 可進 行帖子轉移 置頂等充分考慮內部論壇的各種管理需求 短信 短信可作為獨立的模塊供用戶收發短信 也可作為各模塊的消息提醒 把 信息推送給用戶 系統中獨立模塊短信主要是用來收發短信 并對各模塊的消 息提醒進行設置及短信費用使用限制的控制等 內部郵件 方便的選擇收件人及群發功能 與短信結合提醒用戶 無需要擔心郵件收 不到 無需要較高郵件維護成本 具有郵件匿名 收回錯發郵件等功能 郵件 分類管理 郵件容量控制等 3 5考勤管理 考勤管理包括單位內部員工自動簽到 簽退 請假申請 銷假核準 加班 申請 加班核準 生成考勤統計 考勤統計查詢 員工考勤信息查詢 單位考 勤信息查詢等 其中審批請假單 加班申請審批在辦公事務里完成 請請 假假 銷銷 假假 銷銷 假假 核核 準準 加加 班班 確確 認認 加加 班班 核核 準準 生生 成成 考考 勤勤 統統 計計 考考 勤勤 統統 計計 查查 詢詢 個個 人人 考考 勤勤 信信 息息 查查 詢詢 全全 部部 考考 勤勤 信信 息息 查查 詢詢 考考 勤勤 參參 數數 維維 護護 休休 息息 日日 設設 置置 考考勤勤管管理理 考勤管理功能模塊 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 20 頁 3 5 1 請假 銷假 用于員工填寫 刪除 修改請假單 并查看個人請假信息 對于已發生的 請假填寫實際的請假時間 即進行銷假處理 刪除 修改 請假申請 在請假單未審批前或審批情況為不同意的情況下 選中該條記錄前的復選 框后 點擊 刪除 可刪除該條請假記錄 點擊 修改 可修改請假單信息 對審批 不同意的請假單修改后保存可重新審批 增加請假申請 在請假銷假界面點擊 新增 后 彈出如下界面 可填寫請假申請 注 請假申請審批在審批登記模塊由負有該權限的人員完成 銷假 員工請假結束后需填寫實際請假時間進行銷假 注 事后填寫請假單 系統會自動完成銷假 銷假核準 3 5 2 銷假核準 銷假核準是對員工填寫的實際請假情況進行核查處理 查詢請假單信息 銷假核準 3 5 3 加班 確認 用于員工填寫 刪除 修改加班申請 并查看個人加班申請信息 對于已 發生的加班填寫實際的加班時間 即進行加班確認處理 刪除 修改 加班申請 增加加班申請 注 加班申請審批在審批登記模塊由負有該權限的人員完成 加班確認 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 21 頁 3 5 4 加班核準 加班核準是對員工的實際加班情況進行核查處理 查詢加班申請單信息 加班核準 3 5 5 生成考勤統計 月考勤數據統計用于查詢指定部門指定月份的考勤統計信息 生成指定年月的考勤統計數據 3 5 6 考勤統計查詢 本功能用于查詢顯示各組織機構中指定考勤月份內的員工考勤統計信息 可查詢單位所有部門指定月的出勤 缺勤 簽到 簽退 加班 請假等 考勤信息 點擊可查詢指定部門所有人員的指定月的出勤 缺勤 簽到 簽退 加 班 請假等考勤信息 3 5 7 個人考勤信息查詢 個人考勤信息查詢用來查詢顯示當前操作員指定月份的考勤明細信息 3 5 8 全部考勤信息查詢 使用本功能查詢顯示所全單位所有部門員工指定月份的考勤明細信息 3 5 9 考勤參數維護 使用本功能設置本單位的考勤參數 如考勤起始時間 上班時間 下班時 間等 考勤月起計標志可以是 從上月開始計算 或 從本月開始計算 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 22 頁 3 5 10 休息日設置 使用本功能設置當年 當月或下月的休息日 3 6公文管理 公文管理實現了一對多的文件傳遞和跟蹤 并具有催辦 統計 跟蹤的功 能 我們將公文管理分為發文管理 收文管理 文件送審簽 公文設置 4 個部 分 公文流轉方面的設計參考有關標準 保證其在各個階段的可控性 并對其 發放 歸檔等操作做系統記錄 支持 WORD 文件的在線修改并記錄修改痕跡 提供數字簽名 電子印章技術 公文處理環節進行全面信息化管理 通過實現 公文處理和管理的全過程化 使用戶從繁瑣的公文收發事務中解放出來 全面 提高辦公管理水平和工作效率 發發 文文 管管 理理 收收 文文 管管 理理 文文 件件 送送 審審 簽簽 公公 文文 設設 置置 公公文文管管理理 公文管理功能模塊 3 6 1 發文管理 發文管理指文件從擬稿到簽發 編號 送出的整個過程 整個過程有詳細 分為 擬稿 審核 會簽 編號 校對 用印 歸檔 分發等環節 新增發文 主要是處理內部制定的或外來文件轉發的公文 起草的電子 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 23 頁 文件一般需逐級通過各級領導的審批和修改 最后提交相關主管領導 簽發并登記 編號歸檔 手寫批注 可以使用手寫板或者鼠標進行手寫 保存 將文檔保存到服務器 關閉窗口 關閉文檔在線編輯器 排版 在文書編號環節進入正文在線編輯器 對正文進行排版 用印 在用印環節進入正文在線編輯器 對正文進行蓋章操作 流轉過程 查看當前流程的的流轉狀態和流轉信息 發文表單 3 6 2 收文管理 收文管理指文件登記的整個過程 整個過程有詳細分為 收文登記 主管 批分 領導批示 文件處理 收文承辦 結束 來文登記 對一個收文從登記開始一直到歸檔的整個流程進行監控 查詢 統計 退 回 督辦等監督管理 保障收文流程順利進行 3 6 3 文件送審簽 文件送審簽管理實現單位內部文件的領導請示 呈批等 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 24 頁 3 6 4 公文設置 對公文的基本信息的設置 包括主題詞 流水號 批示語等信息 主題詞 對主題詞及類別的設置 流水號設置 對流水號基本信息的設置 批示常用語設置 郵寄單位設置 主 抄送方案 代字設置 文號設置 模板設置 對收文 發文模板進行設置 簽報模板設置 來文機關設置 為來文設置來文機關名稱 方便在新增來文時可以直接選擇來文機關不必 手動填寫 對于有經常公文來往的公司使用起來很方便 3 7資料管理 資料管理部分用于單位內資料的借閱 使用 庫存管理等功能 其中包括 員工借閱申請及申請回復 借閱登記 歸還登記 資料統計 缺庫登記和查詢 資料信息維護 資料字典維護等 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 25 頁 資資 料料 信信 息息 維維 護護 借借 閱閱 申申 請請 借借 閱閱 回回 復復 借借 閱閱 登登 記記 歸歸 還還 登登 記記 缺缺 庫庫 登登 記記 缺缺 庫庫 查查 詢詢 資資 料料 統統 計計 資資料料管管理理 資料管理功能模塊 3 7 1 資料信息維護 資料采購完成后 應及時由單位的指定人員進行資料信息入庫登記 可查 詢 新增 刪除資料 3 7 2 借閱申請 用戶可新增 刪除資料借閱申請或按類別查詢申請 3 7 3 借閱回復 具有申請回復權限的用戶可對已申請借閱的用戶進行回復 3 7 4 借閱登記 具有借閱登記管理權限的人員登記所有員工資料借閱情況 只有員工的資料管理借閱申請經回復批準后才可以借閱相應的資料 因此 需及時地登記員工的借閱信息 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 26 頁 3 7 5 歸還登記 具有歸還登記管理權限的人員登記所有員工資料歸還情況 員工使用資料結束進行資料歸還時 應及時進行資料的歸還登記 3 7 6 缺庫登記 員工在資料列表中沒有看到所需資料時 可以使用缺庫登記功能 向資料 管理員提出申請 資料管理員可以根據系統的資料缺庫情況進行統一的資料采 購 3 7 7 缺庫查詢 資料管理人員使用本功能查詢資料缺庫情況 及時根據資料缺庫情況進行 資料的采購 3 7 8 資料統計 可對所有資料進行類別 出版社名稱 作者 借閱狀態等查詢 3 8客戶管理 客戶資源管理是為企業在激烈市場競爭中 提供一套方便有力的管理工具 它可以幫助企業為客戶提供更加完備周到的服務 通過有效地進行客戶資源管 理 使企業的產品和服務更加滿足客戶的實際需要 從而給企業帶來更加豐厚 的效益 客戶資源管理功能包括 銷售人員管理 客戶信息管理 聯系記錄管理 訂單管理 銷售情況查詢 客戶聯系人管理 企業的產品和服務管理等 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 27 頁 銷銷 售售 人人 員員 管管 理理 客客 戶戶 信信 息息 管管 理理 客客 戶戶 聯聯 系系 記記 錄錄 訂訂 單單 情情 況況 銷銷 售售 情情 況況 客客 戶戶 聯聯 系系 人人 產產 品品 信信 息息 維維 護護 客客戶戶管管理理 客戶管理功能模塊 3 8 1 銷售人員管理 銷售人員管理用來添加 維護系統內的銷售人員 同時設置銷售人員的管 理級別 分為高級管理人員和一般管理人員 高級管理人員可以進行管理級別 控制的操作 可以看到所有的客戶信息 一般管理人員只能看到自己被賦予權 限的客戶信息 3 8 2 客戶信息管理 本功能對于一般銷售人員只包括可以錄入客戶基本信息 默認客戶主管為 錄入人員 普通管理人員可以修改自己為客戶主管的客戶信息 高級管理人員可以修 改任何客戶的有關信息 填寫時要填寫建立客戶檔案日期 3 8 3 客戶聯系記錄 使用本功能查詢或修改客戶的聯系記錄信息 人才市場 OA 協同辦公系統建設方案 合肥海麗信息科技有限公司 第 28 頁 3 8 4 訂單情況 使用本功能查詢或修改客戶的訂單 銷售執行 記錄信息 3 8 5 銷售情況 使用本功能查詢或修改產品的銷售記錄信息 3 8 6 客戶聯系人 使用本功能查詢或修改客戶聯系人信息 3 8 7 產品信息維護 這里的產品是只能夠為客戶提供的相關產品或服務 使用本功能對產品或 服務進行設置及維護處理 顯示已定義的能夠為客戶提供的所有產品及服務 點擊 刪除 按鈕可刪除已被選中的產品 點擊列表中某一產品名稱 可修改該產品的描述信息 點擊 增加 按鈕進入新增產品及服務頁面 可增加新的產品或服務 輸入產品或服務的名稱 描述及說明 發布的時間 產品的報價 選擇該 產品是否有效 在客戶管理中 只能選擇當前 有效 的產品或服務 可為當前產品或服務增加多個附件說明文件 如產品介紹 合同樣本 產 品報價單等 3 9信息管理 信息發布管理是具有指定欄目發布權限的人員 可以在規定的欄目中發布 信息 如果當前操作員要在沒有發布權限的欄目中發布信息時 系統會給出相 應的提示信息 如果當前操作員對指定的欄目有修改刪除權限 則該用戶可修 人才市場 OA 協同辦公系統建設方