水電三局科技檔案管理提綱 王再明2009年9月 科技檔案基本結構 第一部分科技成果移交內容及要求 一 科技獲獎1 報獎依據 報獎材料電子版 獲獎通知 證書原件及掃描件 2 獲獎后一個月內報獎單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 時間 等級 名稱 人員 原件存儲地方等 及證書 其余電子文檔和紙質文件歸檔 二 科研項目 1 立項申請 審批 查新 合同 中間檢查 如有 鑒定 驗收等完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 鑒定驗收后二個月內課題小組將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 后進行結算 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 時間 類別 名稱 完成單位及主要人員 原件存儲地方等 及鑒定證書 其余電子文檔和紙質文件歸檔案室存檔 三 標準1 標準編報計劃及項目任務書 計劃批準文件 征求意見稿 送審稿 報批稿稿件及各級審查會紀要 征求意見函及報批公文等有關文件 標準發布通知 發布標準完整成套的資料一份 電子文檔一份 2 發布后一個月內主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 主編單位及人員 資料存儲地方等 及發布標準的封頁 前言 目錄等 四 專利1 專利申報資料 受理通知 公示 發明專利有 和授權完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 授權后一個月內主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 單位 專利人員 資料存儲地方等 及受理通知 公示 授權掃描件等 五 工法1 工法編報計劃及報送稿 批準公文等有關文件 工法正式發布稿成套的資料一份 電子文檔一份 2 批準后一個月內主編單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 名稱 時間 級別 主編單位及人員 資料存儲地方等 及批準公文 發布工法的封頁 目錄等 六 中國企業新紀錄1 申報的通知及申報資料 新紀錄認定資料 新紀錄活動在企業中的推廣情況等完整成套的原件資料一份 電子文檔一份 2 認定后一個月內申報單位 人員 將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 推廣情況有關資料在推廣中陸續報送 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息有 名稱 時間 種類 申報單位及人員 資料存儲地方等 及認定證書掃描件等 七 專著1 專著發布及批復等相關文件 專著一本 僅一本自留則公司出費用購置一本 至少電子資料一份 2 發布后一個月內編著單位或編寫人員將上述資料移交科技檔案室 工程科技部 3 檔案管理系統網上能夠查詢基本信息 名稱 時間 發行社 編著單位及人員 資料存儲地方等 及專著的封頁 前言 目錄等掃描件等 第二部分科技活動移交內容及要求 一 科技考核及評審1 集團年度科技考核 公司科技進步年終考核 工程檔案考核 節能減排工作考核等 按照考核要求上報資料 原件一套及電子文檔一份存檔 考核結果發文在系統中錄入 2 在建項目施工技術評估 風險評估和檢查 按要求上報計劃 措施和專題報告存檔 評估結論意見分文并在系統中錄入 二 節能減排1 節能減排組織機構 節能減排的考核辦法及實施細則 節能減排工作計劃等資料 節能減排的考核資料 節能減排工作會及會議紀要等存檔 基本情況在系統中可查詢 2 節能減排的宣傳活動 節能減排工作的檢查 公司開展的節能減排工作情況 節能減排取得的成果 節能減排的考核結果 工作完成一個月內在系統中及時錄入 三 重要會議1 科技大會 大會通知 會議指南 會議議程 會務文件 包括講話 報告 通過的決議 交流資料等所有會議資料 原件及電子文檔一套存檔 反映會議基本情況的文字 照片及視頻等在系統中錄入 2 施工組織設計及優化效益評比會 科研項目立項 優秀科研項目 優秀論文等評審會 四新推廣技術革新改造和合理化建議評比會 交流會其他主要科技工作會 按相關要求及時提供參評資料 評審過程形成文檔 如初評意見 專家意見 小組評審意見 領導小組意見 表決結果等 原件一份存檔 文件形式公布評審結果 反映會議基本情況的文字 照片及視頻等在系統中錄入 四 學會 協會活動 交流會 專題研論會 選舉會 評審 比 活動 論文征集 科技成果報送及評比等 報送的論文 科技成果存檔一份 參會主要單位及人員 會議時間 地點 會議主題 會議主要內容 反映會議現場情況的圖像資料等在系統中錄入 第三部分科技文件 包括上級來文 公司發文 部門發文 其他文件四部分 對上級來文和其他重要文件內容應錄入科技檔案管理系統 公司和部門發文如在OA等其他系統中存檔可不錄入 所有文件名稱 編號 收發文單位 時間 存儲地址等基本信息應登錄在系統中 第四部分技術中心 技術中心簡介技術中心組織機構技術中心及其中試基地建設等標準 圖書 資料在設計板塊中體現前述科技活動 文件 成果包含技術中心相關內容 暫不獨列技術中心其他相關檔案資料待中心建設逐步完善時逐步進行建設 科技檔案管理基本程序簡圖 基礎資料收集 資料移交 資料利用 資料整理 確定計劃分工 收集檢查匯集 整理成冊 卷 系統登計錄入 資料移交 資料錄入歸檔 查詢借閱下載 成果開發 資料鑒定驗收 科技檔案基本要求 1 工程文件的歸檔范圍 工程文件的來源和歸檔范圍 密級 保存期限見 科技檔案管理暫行細則 2 工程文件質量要求工程文件應為原件 與工程實際相一致 符合規范規定 內容 真實 數量齊全 檔案系列化 外觀 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字蓋章齊全 3 網上資料管理員每年清理一次 經主管領導批準后形成電子文檔后下網 電子文檔可參照CJJ T117 2007附錄進行 1 水電三局科技檔案管理暫行細則2 建設電子文件與電子檔案管理規范CJJ T117 2007附錄A建設電子文件 檔案 案卷 或項目 級登記表 附錄B建設電子文件