會議室使用管理辦法會議室使用規定一 目的為進一步加強會議室管理，充分發揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程，現對會議室的使用作如下規定：二 定義會議室指的是1008室的1個大會議室和1個小會議室。會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。三 會議室使用規定1、 2個會議室均由行政部統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理；2、 部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向人事行政部提出申請并填寫會議室使用申請表，經人事行政部準許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經人事行政部負責人同意。3、 使用原則：先申請，后使用。沒有經過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。4、 按申請的先后順序使用。特殊情況下，經相互之間協商后可以調整使用順序。但行政部不負責協商，由使用者自己協商。5、 遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，部門或個人應先讓公司層級的重要會議。6、 部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。7、 部門及個人應按預約的時間內使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政部，如在緊接的時間段內已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。8、 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備。如因個人原因造成設施設備損壞，須照價賠償。9、 會議室內的所有設施設備，未經允許，不能帶出會議室。10、 會議室使用期間，使用部門或個人自行負責會議的模式安排，人員接待，會議記錄等會議需求，前臺接待員可以協助。11、 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為；使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調。12、 如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。四 程序1、 申請流程1) 部門或個人到前臺接待員處查詢會議室的使用狀況；2) 部門或個人向前臺接待員申請并提出使用會議室的大小的要求；3) 前臺接待員根據部門或個人的申請需求作出安排，并記錄在會議室使用登記表；4) 前臺接待員將會議室使用登記表張貼在會議室指定位置處；5) 部門或個人按時間使用會議室。2、 使用流程1) 部門或個人按會議室使用規定使用會議室；2) 部門或個人自行指定人員安排會務工作。3、 交還流程1) 部門或個人使用完畢后，前臺接待員檢查會議室，發現不按規定使用的，及時要求部門或個人改正；2) 如部門或個人不改正，前臺接待員應及時上報人事行政部經理協調；3) 如部門或個人拒絕改正，人事行政部經理將出處罰通告，對部門或個人作出處罰。會議室使用流程：部門填寫會議室使用申請表部門經理簽字人事行政部經理簽字行政部登記使用會議室附件：1、 會議室使用申請表2、 會議室使用登記表會議室使用申請表申請部門使用時間擬用會議室 1008大會議室 1008小會議室會議主題