1 第九章會議溝通 2 引導案例 一次常規會議 見書P149企業為了開展必要的商務活動經常會召開各種類型的會議 有關資料表明 一些管理者用于參加各種會議的時間占其工作總時間的三分之一之多 由此可見 會議開得好壞 效率高低 直接關系到管理效能的高低 然而 目前我們的會議卻存在著許多問題 或者過于頻繁 或者過于冗長 或者流于形式 既浪費了寶貴時間 又達不到預期的目的 那么 怎樣才能使會議變得有效呢 這正是我們現在要討論的內容 3 一 會議的目的 交流信息 1 給予指導 2 解決問題 3 作出決策 4 第一節會議的目的與類型 4 二 會議的類型 談判 1 決策 4 通知 2 交流 5 解決問題 3 第一節會議的目的與類型 5 一 會前準備 1 明確會議的必要性 2 確定會議的目標 3 擬定會議議程 4 準備會議文件 5 分發預閱資料 第二節會議的組織 6 6 明確會議主持人 7 明確與會人員 8 預定會議場所 9 補充最新信息 第二節會議的組織 7 0 1 宣布會議的主題和目的 0 2 根據會議議程順序提出每個議題 然后征求有關與會者的意見 0 3 給每個人表述自己意見的機會 0 4 控制討論進程 0 5 如果會上出現各種不同的見解 主持人應該根據自己的理解將各種觀點加以概括 二 會議進程的控制 第二節會議的組織 8 0 6 遵守預定的時間 不要拖延 0 7 在每個問題討論結束后加以概括 以便達成共識或做出決策 0 8 在會議結束時 對已取得的結果進行概括 0 9 確定下次會議的議題和時間 第二節會議的組織 9 三 會后工作 為了貫徹會議精神 執行會議決議 可將會議記錄或會議簡報下發至與會者及其他相關人員 1 根據會議精神 對執行工作進行監督和檢查 2 第二節會議的組織 10 一 會議議程的設計原則 明確議題 1 4 5 確定主次 2 注重實效 3 適時調整 提供背景資料 第三節會議議程 11 二 會議議程的設計步驟 01 突出問題 即根據實際情況列出重要的問題 02 提出新議題 即通過預期目前發展和與會成員的聯系 提出管理活動或工作中的新議題 03 選擇重要議題 即針對諸多需要考慮的議題 確定最主要和最緊迫的事項 04 分清主次順序 即將例行項目放在開始 按邏輯關系或難度大小排列關鍵議題 第三節會議議程 12 05 確定時間 即根據可用時間和與會者情況安排項目 06 表明順序 即議程中的每個議題應用數字排序 07 結束議程 即要求提出下次會議的細節 并在議程結尾處明確下次會議的日程 第三節會議議程 13 會議議程的實例 見書P156 生物燃燒發電項目組會議議程會議時間 上午10 30 11 30 會議地點 第一會議室1 進度安排與決定 20分鐘 討論 各子項目組工作近況介紹 著重通報項目進展中存在的問題 措施 2 確定向電網進電的日期 15分鐘 討論 并入電網期間各部門相互協同的預案 措施 3 高熱卡植物推廣種植及收購政策 20分鐘 討論 1 確保生物燃料供給的兩個預案 2 高熱卡植物種植技術的培訓及財務預算 措施 4 下次會議安排 2分鐘 日期 時間 地點 14 第四節會議記錄 15 16 第五節會議中的角色 17 18 P159各類會議與會人員職責清單 19 第六節與會者的座次排列方式 辦會時的座次排列的恰當與否直接影響到辦會是否成功座次排列的恰當 與會雙方的交談更加方便順暢 使得會議更好的進行 否則 不但主辦方失禮 也會使得客方不自在或是覺得不受尊重 再者也會成為會議交談的障礙 一 正確排列座次的重要性 20 比方說 客方與主人的座位隔得太遠 雙方說話可能就要用喊的方式交談 即使得意思傳達有偏頗 甚至導致會議氣氛僵硬 總之 座次安排得恰當既顯得主辦方的禮數周到 也會讓客方得到尊重 并協調會議順利完成 21 二 座次排列的四種形式 LOREM 散座式 LOREM 環繞式 LOREM 主席式 LOREM 圓桌式 22 散座式 圓桌式 圓桌式排位 指的是在會上方圓桌 請與會者在周圍自由就座 不設立主席臺 把座椅 沙發 茶幾擺放在會場的四周 不明確座次的具體尊卑 與會者在入場后可以自由就坐的形式 茶話會多采取這種形式 主席式 在會議上 這種排位是指在會場上 主持人 主人和主賓被有意識地安排在一起就座 并且就按常規就座 環繞式 散客式排位 室外舉行的茶話會 它的座椅 沙發 茶幾四處自由的組合 甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置 這樣就容易創造出一種寬松 愜意的社交環境 23 1 適合人數較少的 在會場中安放一張大型的橢圓形會議桌 而請全體與會者在周圍就座 2 多邊會談 在會場上安放數張圓桌 可以采取橢圓或圓形桌 座位擺成圓形 方形等 請與會者自由組合 圓桌式排位又分為兩種形式 24 主席式的座次安排 一般以主席臺上就座的人員的職務 職位或是社會地位與有聲望的高低來安排 最高的安排在主席臺第一排正中 其余按職務高低順序 以正中座位為基點 面向會場 按一右一左的順序向兩邊橫排 25 三 排列座次應注意的問題 1 排有固定座次的 應當在出席證 列席證上注明座次是某排某號 2 應當在會議桌上擺放名簽 3 印刷座次表 座次表上應有坐標方向 26 第七節有效會議的組織 一 會議效果的影響因素會議目的不明確由于事先準備工作沒有做好 與會者不清楚會議的議題 致使討論漫無邊際 會議持續太久會導致與會者過于疲倦 降低會議效率 01 02 27 簡單問題復雜化不僅會花費大量的時間 而且往往會使問題變得復雜化 引出許多不必要的矛盾發言者過于健談一些發言者一有機會就滔滔不絕 使多數與會者生厭 03 04 28 二 組織有效會議的策略 有的時候開會是一種既耗時又費力又令人疲倦的活動 因此若要提高會議的效率 掌握一套行之有效的組織策略顯得尤為重要 29 組織有效會議的策略 不搞形式主義 只有在需要多方協商或有較多信息需要在一定范圍內迅速傳達的情況下才召開會議 明確會議的目的和目標 用可書面的形式將會議的目的與目標記錄下來 1 2 30 提前分發會議備忘錄 在會議召開之前應以備忘錄的形式提前通知與會者 以便使他們有充足的準備時間 選擇合適的與會者 主要是邀請那些能對會議起積極作用的人 3 4 31 分發會議簡報 在會議結束的一天之內將會議簡報分發下去 會議簡報應該列出所做的決策以及要求采取的主要措施的具體日期和具體負責人 5 32 總結 一個有效的會議實際上相當于一個群體聚會 在這個聚會里 群體的智慧發生碰撞 進而達成共識 形成決議 提出方案 一個會議成功與否取決于會議主持人 與會者以及會議秘書的共同努力 其中以主持人最為重要 此外 會前做好充分的籌備工作 在會議過程中掌握好時間以及會后做好落實與檢查是提升會議有效性的重要保障 33 案例分析 書163頁 一言堂 李曼如 作為京德制造有限公司的總裁 十分清楚不斷讓員工了解公司發展狀況的重要性 最近 由于競爭激烈 公司產品價格持續下跌 她意識到公司正步入一個嚴峻的時期 為了保持住市場份額 她很清楚公司必須采取降價策略 她相信自己每月一封寄給每個員工的 來自總裁辦公室的信 是一條很好的充分傳遞信息的途徑 然而 現在重大危機爆發了 她召集了所有部門經理在公司裝飾簡樸卻不失威儀的董事會議室開會 選擇董事會議室本身就向部門經理發出了一個信息 他們是管理層的一員 他們正參與重大決策 關于參加此類會議大家都達成了默契 所有與會者必須在預定的時間前就座 當總裁步入會議室時 全體起立 直到總裁讓他們坐下 這一次 李曼如進入會議室時 她點頭示意起立的各位坐下 我之所以召集各位出席這次會議 是想說明一下我們目前所面臨的嚴峻的經濟形勢 我們正與那些眼睛發綠窺視著我們市場的 狼群 狹路相逢 他們迫使我們不斷降價 不斷縮短發貨時間 已經讓我們感到喘不過氣來 如果我們偉大的公司 一座自由企業的堡壘 想繼續生存下去 我們必須團結打拼 講完開場白之后 李曼如注視著每一位正襟危坐的與會者 知道他們不敢隨便發言 的確 沒有人講話 每一個人都知道在這種場合下 開口發言就意味著與李曼如唱對臺戲 讓我進一步解釋我的意思 首先 我們需要發揮想象力 我們需要積極思維 每個人都必須同仇敵愾 我們必須優化生產 絞盡腦汁 不放過任何一個環節 削減成本 為了實施這一項削減成本的緊急計劃 我已經在外面物色了一位高級生產經理來協助完成 34 案例分析 書163頁 其次 我們要提高質量 在本公司 質量意味著一切 每一臺機器 設備都要由生產主管負責定期檢修 當機器轟隆隆作響開始生產 就表示主管已經對該機器的質量 性能作出認可 在質量上 沒有一點東西可以被視為是芝麻點大小的事 微不足道 可以輕視 第三點我認為值得一提的是 要加強我們的銷售隊伍 客戶是我們的生命線 盡管他們不一定總是對的 但是我們仍然要像安撫綿羊一樣溫和地對待他們 我們的銷售代表都要學會 推銷自己 要使每一次拜訪都有建樹 我們對銷售代表的補償是非常公平的 即使如此 我們仍將努力做到 錦上添花 對那些困難重重 進展緩慢的項目提高銷售代表的傭金 我們將在董事會上討論具體事宜 當然 我們不會超出成本 最后一件事是團隊精神 這是我們首當其沖要加強的 除非我們抱成團 否則別想成功 領導風范就是團隊精神 團隊精神就是為實現共同的目標擰成一股繩 你們是管理層的代表 非常清楚我們的目標 現在就讓我們上下同心 齊心協力 去度過這一場危機 記住 我們是快樂的大家庭 當李曼如結束其擲地有聲的總結時 每一位部門經理馬上起