電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐井(山東電力工程咨詢院,健山東濟南250013)摘要:工程項目建設總承包,是我國建設領域近年來快速發展的一種建設管理模式,對于實行總承包方式建設的電力工程項目,參建各方如何進行檔案管理,目前國家,行業還沒有明確地的制度,規定和辦法.本文結合開展電力工程總承包建設的實踐,對總承包方如何進行檔案管理進行了分析,探討,提出了電力工程建設總承包檔案管理的思路和具體管理辦法.關鍵詞:電力;工程建設;總承包;檔案管理中圖分類號:g275文獻標識碼:b文章編號:16719913(2005)040076-05discussionandpracticeonarchivesmanagementgeneralofpowerelectricconstructioncontractprojectyejian(shandongelectricpowerengineeringconsultinginstitute,jinan250013,china)abstract:thegeneralcontractofprojectconstructionisoneofconstructionmanagementmodewithrapiddevelopmentinthefieldofchineseconstruction.atpresentthereisnospecificrules,regulationsandwaystocarryoutarchivesmanagementforthepowerelectricprojectbasedonthegeneralcontract.thispaperanalyzes,discussesandpracticesthewayhowtorealizearchivesmanagementtothegeneralcontractorandbringsforwardtheideaandidiographicmanagementmethodaboutthegeneralcontractarchivesmanagementofthepowerelectricproject.keywords:powerelectric;projectconstruction;generalcontract;archivesmanagement工程項目總承包,指建設單位僅提出工程項目的使用要求,而將勘察設計,設備選購,工程施工,材料供應,試車驗收等全部工作委托一家承包公司來做的建設項目管理方式.在實際中,有單項工程項目的總承包和完整的工程項目總承包方式.如電力工程項目建設,有勘察設計(一e階段),施工(包括設備材料選購)(一p階段),調試(一c階段)等階段過程,若是全過程的總承包,亦稱之為*收稿日期:2005一作者簡介:葉健(1963一),男,山東濟南人,76電力勤設計299,5年月第4期epc總承包項目;若是其中某個階段,某個單項工程的總承包,則屬單項的總承包方式.l山東院總承包業務的發展1989年,山東院率先在同行業中開展工程總承包試點工作,1992年完成了220kv淄乙線的工程總承包,對開展總承包工作進行了初步的探索,1995年至2000年,我院陸續完成了電除塵改造,基礎工程,灰場,消防等單項工程總承包.建設部于1999年下發了建設1999218號文關于推進大型工程設計單位創建國際型工程公司的指導意見,為勘測設計單位深化體制改革明確了方向.1999年8月,我院與成武熱電有限責任公司簽訂成武熱電廠工程建設總承包合同.該項目于2002年5月竣工投產,是第一個完整的發電工程epc總承包項目,為開展epc工程總承包積累了經驗.之后,先后承攬了甘肅酒鋼熱電(2125mw),陜西榆林熱電(2140mw),甘肅嘉峪關宏晟電熱二期(2300mw)等十多項發電工程;220kv德郭線工程,22okv東明輸變電工程等送變電工程.總裝機容量127.7萬千瓦,已投產機組容量65.2萬千瓦,總投資額近5o億元,總承包業務得到快速發展.2工程總承包檔案管理的探索與工程總承包業務的快速發展相比,在檔案管理方面則存在巨大反差,為改進這一現狀,山東院自2002年末起,開始研究解決工程總承包檔案管理的問題.2.1存在的問題對已竣工的和在建的總承包工程檔案資料管理,根據建設單位反映的問題意見,結合檔案管理的要求,進行了綜合分析,存在的主要問題有:(1)工程總承包檔案管理基本是個空白,沒有專責檔案管理人員,沒有建立正常的檔案資料管理工作流程.(2)缺少工程總承包檔案管理的制度與辦法,國家主管部門,行業都沒有關于總承包檔案管理的有關制度,規定和辦法.(3)積壓了自山東院開展工程總承包以來至2002年多個工程的文件材料未整理.(4)已完成的總承包工程形成的資料,由于當時沒有統一的制度與辦法,文件材料的系統性,完整性,規范性,準確性存在嚴重問題.(5)缺少工程總承包檔案管理方面的業務管理平臺.(6)建設單位對移交的工程資料不滿意,并有因此而拒收資料,不付或少付工程款的情況.電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐隨著業務的發展,總承包工程檔案管理嚴重滯后的問題日益突出,亟需對工程總承包檔案管理工作進行探討與實踐.2.2確定工程總承包檔案管理思路一是對總承包項目建設單位進行調研,二是對施工單位進行調研,三是對發電廠和供電公司等電力生產單位進行調研,四是到我院在建的總承包項目工地實地考察,與本院技術管理等有關人員進行討論,五是對國家和行業發布的有關檔案管理的標準,規定進行認真研究,分析.通過調研和對國家,行業標準,規定的學習研究,明確了管理的思路:作為總承包方,其定位應該是臨時建設單位,既要對所服務的建設單位負責,又要擔負一定的建設單位責任;在檔案資料的管理與移交上,最后形成的工程項目檔案資料要系統,完整,規范,準確,要體現以顧客為關注焦點的理念,為建設單位提供方便,同時也要方便實際操作.第一,明確檔案資料管理的范圍.總承包項目建設檔案管理,貫穿工程項目建設的全過程,按照國家基本建設項目檔案資料管理的有關規定,要包括工程前期文件,設計基礎材料,設計文件,工程管理文件,施工文件,竣工文件,生產技術準備試生產,工藝設備,涉外文件,工程財物和物資管理,科研項目,其他資料.第二,明確資料的來源.從資料來源的地點分,有在總部形成,有在項目部施工現場形成;從資料來源的單位分,有總承包方的(包括總部各職能部門形成的不同類別的),各分包方的,設備提供商的,建設單位的,設計單位的,施工單位的,等等,對此也需要做出明確的規定.第三,作為總承包方,在工程項目建設完成后要向建設單位移交系統,完整的檔案資料.第四,為建設單位著想,移交到建設單位手中的資料要盡可能方便建設單位管理.第五,總承包方要留有完整的工程檔案資料.2.3制定管理程序.全面規范工程總承包檔案管理2.3.1建立工程總承包相關檔案管理文件體系工程總承包檔案管理在資料的形成過程,電力勤設計2995年第期77電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐資料的來源,資料的范圍,涉及的相關方職責,組卷編目等方面,與勘察設計檔案管理相比都有很大的不同,但我們又是勘測設計單位開展工程總承包業務,勘察設計業務主要由本院來承擔,還要結合電力勘測設計行業的檔案管理.因此,我們在制定管理文件時,統籌考慮了工程總承包項目現場的檔案資料管理,總部的總承包業務檔案資料管理,總部的勘察設計業務檔案資料管理三個方面,建立了我院總承包檔案管理的文件體系見表1.表1山東院總承包檔案管理的文件體系序號文件名稱功能備注l工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法工程總承包檔案管理總部2電力勘測設計科技文件材料立卷歸檔辦法勘測設計檔案管理總部3工程竣工移交檔案資料編制規定項目部檔案管理項目部4文件資料編碼規定項目部檔案管理項目部5圖紙資料管理規定項目部檔案管理項目部6信函管理規定項目部檔案管理項目部工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法,電力勘測設計科技文件材料立卷歸檔辦法由檔案管理部門負責制定,使用,其他規定由檔案部門參與制定,項目部現場使用.2.3.2工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法的制定與使用該辦法于2003年4月底編寫完成,為山東院工程總承包項目檔案管理提供了規范,可操作的制度依據.2.3.2.1工程總承包檔案管理的職責分工根據工程總承包特點,按照epc工程總承包機構設置和分工,確定了總承包各職能部門以及項目部,分包商的職責:(1)根據國檔發19884號基本建設項目檔案資料管理暫行規定中的規定,工程項目實行總承包時,各分包商負責收集,整理,編制分包范圍內的檔案資料,交總承包商匯總,整理,工程竣工時向工程建設單位整體移交.總承包商對工程竣工移交檔案資料的完整性,準確性全面負責.(2)檔案管理部門負責工程總承包項目科技文件材料的接收,整理,歸檔工作;對各歸檔部門文件材料的收集,整理,預立卷,歸檔工作進行監督指導.配合工程總承包各有關部門,項目部向建設單位移交檔案資料.(3)項目經理負責組織工程項目建設過程中施工,安裝,驗收,調試,啟動,試生產各階段的科技文件材料歸檔,并對其完整性,準78電力勘測設計2rjrj5年b月第4別確性負責.(4)項目綜合部是現場檔案資料的歸口管理部門,并具體實施工程竣工檔案資料移交.(5)質安部對現場檔案管理情況進行監督檢查,并負責安全文明施工竣工移交檔案資料的收集與編制工作.(6)控制部,物資部,設計部,施工部/開車部等部門按照職責分工,負責總承包項目的勘測設計,施工,安裝,調試,采購等各個過程文件材料的收集,立卷,歸檔,并對其完整性,準確性負責.2.3.2.2工程總承包檔案立卷歸檔范圍,保管期工程總承包項目文件材料保管單位,歸檔范圍和保管期限,根據<國檔發-19884號文基本建設項目檔案資料管理暫行規定><能源部能源辦1991231號文電力工業企業檔案分類規則><gb/ts03282001建設工程文件歸檔整理規范>制定2.3.2.3工程總承包檔案分類及編號說明(1)檔案的案卷編號由全宗號+目錄代號+案卷分類號+案卷號組成,均采用阿拉伯數字標識,各類號之間用號表示.(2)目錄代號由六位數組成,用以代表總承包,工程代號,工程期數.(3)案卷分類號由一,二,三,四級號組成,一級(大類)號為8-13,采用我國電力行業現行的電力工業企業檔案分類規則(3)火電企業檔案分類表(6-9大類),(4)供電企業檔案分類表(69大類)當中的基本建設類8和設備類9為基礎,與國家其他相關文件規定進行整合,并結合工程總承包的實際工作需要,對大類號進行擴展,形成813大類,每一大類細分為14級類目不等.89類,一級分類號使用89標識,二四級分類號各由o9標識;1o13類,一,二級分類號分別使用兩位數標識.(4)案卷號由二位數組成,使用o1至99標識.圖示如下:圈匪圃壓至區圃圖l案卷號圖示案卷號級分類號級分類號二線分類號一級分類號工程期數_代號總承包f_干旱代字宗號電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐(5)對于既由本院總承包,同時也由本院進行設計的工程項目,其工程代號按勘察設計工程項目編號;勘測設計階段范圍的科技文件材料檔案的分類及編號,執行電力勘測設計科技文件材料立卷歸檔辦法,分別保管.2.3.2.4建立各種信息表為便于辦法在實際工作中簡便,快捷,高效應用,將編號,分類名稱,歸檔文件,保管單位及期限,歸檔時間,歸檔責任部門,責任人等相關信息整合在一張表中(見附表所示),將有關分類內容與編號以附錄的形式集中在這一個辦法中.3工程總承包檔案管理的實踐工程總承包項目檔案立卷歸檔管理辦法頒發使用后,顯示了操行性強的特點,工作開展順利.目前,我院已整編入庫工程總承包原始檔案6900卷,工程總承包項目檔案資料管理已建立起正常,有序的工作流程.依據辦法指導整理,移交資料工作,并對現場資料管理人員進行檔案知識培訓,受到項目部,建設單位及有關人員的歡迎和肯定.通過兩年多的實際工作,建立了我院在工程總承包檔案管理中的主要操作程序.表2發電工程總承包項目文件材料歸檔范圍和保管期限保管期限序號分類號分類名稱歸檔文件建設施工設計總包歸檔時間歸檔部門,備注責任人單位單位單位單位8基本建設18o綜合28oo工程前期文件38ooo項目建議書及批復永久長期永久48001可行性研究永久長期永久58002項目評估永久長期永久工作結束項目經理環境預測,后三個月(副經理)68oo3永久長期永久內歸檔項目負調查報告責人設計任務書,78oo4永久永久永久計劃任務書8o1設計基礎材料工程地質,水文地質,勘察設計,勘察報告,地質工作結束勘測部門18o1o圖,勘察記錄,化驗,試永久永久永久后三個月項目負驗報告,重要巖土樣及內歸檔責人說明電力勘測設計995年第4期79電力工程建設總承包項目檔案管理的探討與實踐(1)工程開工前及初期,檔案人員要及早介入,對項目現場有關方的資料人員進行,培訓,主要內容是工程總承包項目檔案立卷歸檔管理辦法,工程竣工移交檔案資料編制規定等檔案管理文件,統一歸檔標準.幫助項目部編制竣工資料移交程序等文件.對移交內容,份數,時間,分類以及單位工程數量,編號統一做出規定,使項目部有據可依.如,要求土建工程完成后一個半月內即歸檔,而不是等整個工程完成再歸檔,這樣就有效的避免施工完成后資料移交不完整的現象.幫助項目部建立起各類管理文件,收發文簿,指導現場資料員如何排放資料,借閱,如何處理修改通知單等基礎工作,從一開始就細化分類,在計算機內建帳,對應好裝具編號,便于日后查詢,打印目錄組卷.(2)跟蹤施工情況,檔案專業人員經常去現場與建設單位,施工單位資料員溝通,各項目部資料員在施工過程中至少一個月去施工單位一次,要求各施工隊伍以單位工程為單位組成文件包,按照我們文件中的分類要求排放,資料收集到一定的厚度后隨時組卷.(3)定期對現場資料進行檢查,對整理已完成工程資料時發現的常見問題,及時反饋給各項目部,避免出現重復錯誤.(4)項目現場形成的聲象檔案要隨時整理,注明六要素,按各類專題組成卷冊,如:安全,質量,領導視察,土建,鍋爐安裝,汽機安裝等,一般相同內容最多不超過四張,說明文字不超過200字.(5)檔案管理人員隨時解答各項目部提出的問題及要求,協助各項目部配備檔案裝具等.(6)工程臨近尾聲時,檔案人員去現場幫助項目部協調各方關系,檢查移交的資料是否準確完整,幫助項目部準備向建設單位移交.(7)及時催歸有關檔案資料的歸檔.如工程合同,在合同貼完印花稅后及時歸檔正本(補充協議,變更盡量跟著原合同),副本待工80電力勤測設計25年芻月