行政事務(wù)管理制度 中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度 (一)總 則 第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理等。 (二)檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條 檔案的借閱與索取： 1.總經(jīng)理辦公室借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔.2.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。 第六條 檔案的銷毀： 1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料； 2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。 3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 (三)印章管理 第七條 公司印章由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。 第八條 公司印章的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印章人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。 第九條 公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。 (四)公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3對外傳真、公函秘書須復印存檔。4文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人（五） 復印1公司復印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印4秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復印機碼、批準人、保密標識等） 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。 （六） 收發(fā)文1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。每一位員工都負有文件管理的責任或義務(wù)。2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復印和留檔。4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。6.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。7.每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表8 公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。9.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術(shù)處理。（七） 用印1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。 （八） 客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當天歸還，不得攜出司外4特殊情況需復印時，須填報復印申請報批5服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任（九） 訪客接待1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。（十） 辦公用品（一）文具1行政部負責辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行（二）茶、水1行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記2定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行（十一） 固定資產(chǎn)管理1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。公司福利1.公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。5.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務(wù)部支付。 禮儀紀律：1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3.行政部確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4.對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二 工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。三 會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。四 會議安排1公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4秘書負責會場安排與整理5開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 辦公設(shè)備管理1電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼。辦公及勞保用品的管理 第十五條 辦公用品的購發(fā)： 1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室； 2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回； 3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用； 4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； 5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好； 6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字； 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 第十六條 勞保用品的購發(fā)： 勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。 庫房管理 第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。 第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。 第十九條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。 第二十條 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。 第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。 第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。 第二十三條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。 第二十四條 公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。 (一)私人信件，一律實行自費，交辦公室或自己發(fā)送。 (二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)； (三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。 第二十八條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復。 第二十九條 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。 行政部各職務(wù)詳細崗位職責描述1 行政經(jīng)理直接上司：總經(jīng)理主要工作：規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責：（具體工作）（1）組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案；（2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；（3）組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照；（4）起草及歸檔公司相關(guān)文件；（5）搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記；（6）管理公司重要資質(zhì)證件；（7）組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；（8）主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；（9）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；（10）對控制成本的方法提出建議。（11）. 負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)；（12）. 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關(guān)部門協(xié)作配合；（13）. 負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；（14）. 負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作；（15）. 做好公司生活用房及財產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊；（16）. 負責公司內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發(fā)生；（17）. 負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和維修計量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作；（18）. 負責組織部門人員的培訓教育工作。協(xié)同人事部做好各項工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動；（19）. 有權(quán)向主管領(lǐng)導提議下屬人選，并對其工作考核評價；（20）. 按時完成公司領(lǐng)導交辦其他工作任務(wù)。2 總經(jīng)理秘書主要工作：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作崗位職責：（具體工作）（1）起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；（