精選資料百事成機電設備總公司文件 司字（2011）號 配件倉庫管理制度一、 總則為使配件倉庫管理規范化，保證財產物資的完好無損，根據百事成總公司配件管理和財務管理的一般要求，結合公司具體情況，特制訂本規定。二、 適用范圍本規定適用于百事成總公司各保障中心所轄區域設有專職庫管的配件倉庫，區域劃分如下：廣西保障中心南區南寧總庫及所轄桂南網點庫、北區柳州分庫及所轄桂北網點庫云南保障中心區域昆明總庫及所轄云南網點庫貴州保障中心區域貴陽總庫及所轄貴州網點庫三、 崗位職責1. 配件經理 全面負責督促配件倉庫的規范管理；2. 配件管理員（可兼） 協調處理庫存配件的調配、報廢等事宜；3. 配件庫管員 負責配件的驗收入庫及手續，出庫及登記工作； 做好配件的保管工作，做到賬、卡、物相符；做好各種庫房防患工作，確保配件保管完好、安全； 每月盤點；為財務部門成本核算提供表單依據。3. 配件業務員 編制銷售單，協助配件庫管員辦理備件出庫。四、 工作流程1. 訂貨入庫流程工作內容與要求責任部門（人）驗收反饋驗 貨 驗貨憑證： 中聯：根據配件發貨記帳單（登陸中聯OA下載。） 配套廠：根據提供的發貨憑證。 驗貨要求：到貨即開始驗收；如當天不能驗收完畢，須入庫區別存放，不得遺留庫房外。有外包裝的均必須拆包裝，檢查每一個配件名稱、規格、數量的正確性，及質量完好性。 驗完貨一日內，將配件實收數量和到貨日期填寫于原計劃單，交配件業務員。 若存在實物與發貨記帳單數量、型號不符及質量問題，庫管員于即日內填寫配件收、發問題反饋表，與計劃單一并反饋給配件管理員（可兼）處理。通過公司OA交配件管理部備案。入 庫 配件入庫，擺放到位，系統開具入庫單一式四聯，第一聯網點交總庫庫管員；第二、三聯交財務部；第四聯倉庫自留。庫管員庫管員庫管員2. 維修臨時采購入庫流程工作內容與要求責任部門（人）驗收反饋入 庫收 貨 依據采購人員提供的購物清單或發票驗貨，驗貨標準同訂貨入庫第條。 如采購的產品不合格或不正確，拒絕入庫，立即反饋采購員查明原因。如無任何問題而申購人員無故拒領，造成積壓庫存，及時報配件經理批示處理； 驗收合格后系統開具入庫單，根據增值稅票、有普通票、無票的三種情況，要求依次在配件名稱前加“WZ”、“ WP”、“ WW”以示區分；第二、三聯交財務；第一聯交配件管理員（可兼）；第四聯自留。庫管員庫管員庫管員3. 銷售出庫流程工作內容與要求責任部門（人）發 貨接 單 庫管員收到銷售單后，須檢查客戶回款信息，如屬信用銷售，按配件銷售管理辦法，須有相關領導審批簽字，無審批簽字不予發貨。 根據銷售單明細備貨，仔細檢查，妥善包裝，嚴防多發、漏發、錯發，再行交予客戶或交收發員托運至收貨人，銷售單上必須有庫管員、收發員或客戶現場提貨人簽字。庫管員庫管員4. 維修出庫流程工作內容與要求責任部門（人）接單發貨 接待內勤開具維修領料單一式兩聯報庫管員，注明領用配件的名稱、型號數量、客戶名稱、維修車輛車牌號及車型，回款情況。 發貨后，領料單第二聯交接待內勤，庫管員以第一聯錄入系統開銷售訂單，備注：“車牌號+進廠日期”，車輛完工后，經接待內勤核對，業務員轉開銷售單一式五聯,單號后加“WX”標示，第一、二、三、五聯交接待內勤，第四聯倉庫留；接待內勤庫管員庫管員5. 三包出庫流程工作內容與要求責任部門（人）結 算還 件開單發貨 系統開借出單一式四聯，單上要求庫管員、服務經理、收發員或服務人員必須簽字。第一聯交各區域總庫，第三聯交各區域三包內勤，第二、四聯自留。 三包部門返還新件時，必須檢查其名稱、規格及數量，有外包裝的均必須拆包裝檢查，確認質量完好，型號與原借出時一致，開借出還回單；型號與原借出不一致時，將原借出件先做借出還回單再做采購退貨單，再將還回新件按實際型號辦入庫手續，價格同原借出件。 三包結算：三包內勤根據廠家月末發送的三包結算匯總表進行核對確認無誤后，通知總庫庫管員辦理結算： 基價200元以上的，刪除原借出單后，按基價1.1開銷售單開具發票與廠家結算； 基價200元以下的，刪除原借出單后，按基價開銷售單，開具發票與各區域三包部門結算。 銷售單第一聯交各總庫，第四聯倉庫自留，第二聯交財務，第三聯交三包內勤。對 賬 建立三包件領用記錄臺帳，以便隨時查詢，每月底與三包內勤核對確認；每月2號下午4點前核對后通過公司OA發財務部及配件管理部備案。庫管員庫管員庫管員三包內勤庫管員三包內勤6. 贈送出庫流程工作內容與要求責任部門（人）發 貨接 單 贈送配件或折讓銷售時，庫管員必須持有廠家或保障中心領導簽字的文件，或公司制定的其它有效憑證作為依據才能給予發貨（如贈送協議、代金券） 原則上每次贈送配件須一次性發放完不能留倉庫代管。庫管員庫管員7. 調撥出庫流程工作內容與要求責任部門（人）開 單 各倉庫之間需調配件前，需求方發調撥申請表至發貨方。 各保障中心區域內所轄倉庫之間調撥開同價調撥單一式四聯，第一聯收貨倉庫財務存，第二聯發貨倉庫財務存，第三聯收貨倉庫存，第四聯自留。 保障中心之間調撥配件時，此配件屬發貨區域采購時自行與供應商結算的，發貨方直接開銷售單及發票給收貨區域公司；價格按配件銷售管理辦法執行。對 賬 保障中心之間調撥配件的，每月底將調撥配件未開票明細發給收貨區域總庫倉管核對，每月2號下午4點前此明細的核對結果必須發回發貨方倉庫及財務和配件管理部。庫管員庫管員8. 銷售退貨流程工作內容與要求責任部門（人）入 庫收 貨 如因型號不符退回的配件，查出原銷售單及回款情況，檢查配件名稱、規格是否與原出庫時一致，檢查質量完好性，反饋業務員辦理退貨手續； 配件入庫單獨存放，做好標識，便于重新銷售時優先出庫。庫管員庫管員9. 盤點流程工作內容與要求責任部門（人）盤 點 月末盤點 每月最后一天前必須對實物盤點一次，盤點前先檢查系統單據，保證賬目結余正確。 財務人員抽查或監盤，完畢后庫管員制作盤點表一式二份，部門領導確認簽字，一份倉庫留存，一份交財務部，電子文檔于每月3日上午12點前交與配件管理部與財務部。 盤點發現串貨、盤盈盤虧，報保障中心財務部，未經批準不得擅自調帳，配件管理部與保障中心財務部監督倉庫查明原因，給出處理意見，于次月10日前報保障中心領導做處理決定。 日常盤點 日常自行抽盤倉庫物資，檢查賬、卡、物一致；發現有貨物已過保質期或已壞，請服務人員鑒定，不能進行銷售的，立即自查，分析原因，并對同類、同期配件進行排查，申請報廢； 報廢流程如下：l 將情況填寫公司報請事項呈批表，列明貨物種類、數量、金額、存放時間、及產生質變的詳細原因，準備照片，提交配件管理員（可兼）。l 配件管理員（可兼）復查該貨物的質變原因是否屬未遵循先進先出原則，存放時間過長，或屬于未進行保護措施等人為原因，針對復查結果提出處理建議。l 將復查結果及處理建議報保障中心領導審批，審批表報配件管理部備案。予以報廢的物品，每季度末倉庫將明細匯總報財務部清賬。對 賬 財務部于每季度末月20日前與倉管員核對財務賬與倉庫賬，發現差異，次月月底前解決不得滯留。庫管員庫管員庫管員五、 倉庫內部管理1 日常管理 倉庫通道出入口要保持暢通，倉庫內要及時清理，保持地面、貨架及配件整潔。 嚴禁將易燃易爆及強酸強堿等危險物品帶入倉庫。 倉庫內消防、通風設備由專人管理、維修，無關人員不得操作 倉庫鑰匙不得隨意借給他人，未經倉管員允許任何人不得私自進入庫房 每次發貨完畢立即關閉門、窗、鎖及電源。每日上、下班前，要檢查倉庫及周圍是否存在不安全隱患，門、窗、鎖、電源是否關閉，如有異常應立即采取措施并向上級領導反映,做到早發現早處理。2 配件存放管理根據物品的用途、特性、類別的不同分類上架存放，要求擺放整齊，倉位通暢。具體存放標準和保管要求詳見附件一配件倉庫物資分類擺放和存放維護要求。3 倉庫6S管理評測配件部門嚴格按照配件倉庫6S管理要求（附件二）進行內部自檢，綜合管理部不定期對備件倉庫6S管理進行檢查，并跟蹤整改過程效果。六 單據及報表管理1各區域網點每周寄單一次至其區域總庫，包括：采購入庫的入庫單、采購退貨單第一、二、三聯；銷售、維修或贈送出庫的銷售單、銷售退貨單第一、二聯；三包出庫的銷售單第一、二、三聯；借出單、借出還回單第一、三聯；調撥出庫的銷售單、同價調撥單第二聯；2. 表單存檔： 庫管員每月對當月內所有單據第四聯綜合統一按日期排序裝訂； 采購入庫入庫單、采購退貨單第一聯由各區域總庫庫管員每月按倉庫區分按日期排序裝訂； 三包借出單、借出還回單第一聯由各區域總庫庫管員按倉庫區分按日期排序，按月裝訂，第二聯各倉庫按日期排序，按月裝訂； 調撥出庫的銷售單、同價調撥單第一聯各倉庫自行按日期排序，按月裝訂； 盤點表每月裝訂；三包領用明細調撥配件未開票明細等表每月存檔電子文檔。七、 庫管員工作交接1倉管員工作調動時，必須辦理移交手續，將全部交接內容填制交接清單。2交接前，原倉管員先整理好倉庫配件實物、配件往來賬目、全部單據、全部電子文檔、數據、全部配件資料及其它待辦事項，要求準確、完整。3. 配件管理部或財務部作為監盤部門先核定其賬存數據準確后，開始交接配件實物。由交接人、接收人、監盤人三方同時認真逐一盤點。盤點完畢制配件交接盤點表三方復核不誤后簽字。 配件往來賬目需制表經財務審核，交接人、接收人、財務三方簽字；三包借件清單需制表經三包部核對，交接人、接收人、三包部門三方簽字； 對于盤點出現的盈虧問題，配件管理部協同財務部立即核實，查明責任，上報部門領導，15個工作日內落實處理意見。 只有當交接手續全部辦妥之后，原倉管員才能離開工作崗位。八、 考核處罰規定1. 配件出、入庫方面 發現配件入庫或出庫時未按要求檢查，或手續不全，造成賬、卡、物不一致的，相關責任人罰款50元/次；造成公司經濟損失的，由相關責任人直接承擔。 凡非現款結算的配件銷售出庫，未按銷售協議執行或未經相關領導審批擅自發貨的，處相關責任人罰款100元/次；造成公司經濟損失的，由相關責任人直接承擔。 配件入庫后對相關人員的反饋動作延遲超過三天無正當理由或反饋情況錯誤的，處相關責任人罰款50元/次；造成公司經濟損失的，由相關責任人直接承擔。 倉管員私自違規轉移或變賣庫存物資的，一經發現，一律依據有關法律法規處理。2. 倉庫內部管理方面 對違反“五、倉庫內部管理”五條中的任意一條，處相關責任人罰款50元/次。串貨、盤盈盤虧相抵后仍造成經濟損失的，另由相關責任人直接承擔； 因當事人原因造成保管不當損壞的或丟失的，損失由當事人全部承擔。損失計算按貨物成本價計算。3. 單據報表管理方面 當月發生的業務單據，網點不按時寄單或漏交單的，無正當理由的，按責任原因處各相關責任人罰款20元/份。 所有配件出、入庫單據上，存在相關人員簽署情況不符合要求的，處相關責任人罰款20元/份。 所有單據因保管不善造成丟失的，處相關責任人罰款20元/份。 所有數據報表不按相應時間提交，處相關責任人罰款50元/份。九、針對配件庫管員未普及的機構及網點，按網點配件倉庫管理辦法執行。十、 本制度由配件管理部負責制訂、解釋并檢查、考核。十一、本制度自頒布之日起施行。 百事成機電設備總公司 二O一一年一月十日 本管理辦法附件附件一：配件倉庫物資分類擺放和存放維護要求附件二:備件倉庫6S檢查標準附件三:盤點表調撥未開票明細三包領用明細配件收發問題反饋表調撥申請表附加說明：本制度主要起草人: 胡靜娟本制度審核人： 黃耀榮本制度批準人：可修改編輯附件一：配件倉庫物資分類擺放標準和存放要求一、配件分類倉庫分類序 號分 類底盤1轉向類、離合類、制動類、2車橋類、傳動軸、半軸、3膠管類、鋼管類4發動機零部件類、底盤標準件5保險杠6支腳、履帶板、拉板、支座輪7輪胎、輪輞、上車1閥類、回轉馬達、卷揚馬達、泵類2滑輪類、滑塊3濾芯、回油濾油器4密封件、燈具、接頭、電器類等小件5吊鉤綜合1專用油品、玻璃、鋼絲繩2卷揚減速機、回轉減速機3垂直油缸、水平油缸、回轉支承4伸縮油缸、變幅油缸、活動支腿、固定支腿、5發動機、分動箱、變速箱、轉臺二、物資存放維護管理1. 倉庫應對庫位劃分區域、貨位標簽清晰；配件分區分類碼垛，必須做到：碼放整齊、成行成列、檢點方便、走道通暢，物料卡填寫完整，執行簽號定位，隨時填寫收、發、存數量。2. 同類物資堆放時，為先進先出的原則，要擺放合理，先進在前，后進在后，方便發貨；不同類物資之間間隔合理，有利存取。3. 嚴禁在倉庫堆放雜物、廢品、私人物品。4. 庫房容貌須做到“兩齊”：料架在庫房擺放整齊，物資在料架上擺放整齊；物資做到“三清”：數量清、質量清、規格型號清；物資管理做到“四一致”：帳、卡、物、資金四一致；物資存放做到“五號定位”：區號、架號、層號、位號、料號齊全，對號入座；物資貯存做到“十防”：防銹、防腐、防蛀、防潮、防凍、防震、防混、防漏、防火、防盜。5. 按不同物資保管技術要求，對物資適當進行加墊、通風、清洗、干燥、定期涂油或重新包裝等措施，準備殺蟲劑等防蟲，用老鼠藥或老鼠夾等防鼠咬，準備干燥劑等防潮。發現存放不當應及時改進，高溫、高濕、高寒季節，要加強檢查，防止疏漏。6. 缸、泵、閥等物資的貯存，須保持原包裝或盛器完好，保證零、部件不落地；液壓件的安裝連接面采取防銹措施，并至少每三個月檢查一次；缸、泵、閥的接頭防護罩、帽、套防止脫落，有缺件的及時補全，對無防護罩、帽、套的缸泵不準轉入生產現場。7. 電器元件、焊絲焊條等物資，必須室內離地存放，并采取防潮、防霉變措施。8. 有保管期限的物資，如：橡膠制品、塑料制品、油料、油漆以及帶有橡膠制品的配套物資（泵帶密封圈）等物資入庫時，應將該物資出廠日期、保質期限記錄在該物資的物資卡片上，以便加以控制管理，針對此類物資建立預警機制，加強管理。發現過期物資，應立即從該庫房剔出，按相關程序隔離申報報廢，等候處理。9. 玻璃類易碎品，應用特殊貨架存放，使用保護套角等固定保護，玻璃與貨架板之間及多塊玻璃之間用紙、布、泡沫等柔軟物質隔開，搬動時必須輕拿輕放。搬運周圍其它物資時，不靠近玻璃存放架，以免碰傷劃傷。10. 大件物資的存放須有相應工裝，尤其是對橋、駕駛室、葉子板、機棚等容易擠壓變形的物資，必須配備相應工裝；對離合器等物資不能堆放過高，易擠壓變形。對于鋼圈等粗大笨重的物資，不能堆放過高，造成安全隱患。11. 易燃易爆等特殊危險物資，必須根據安全技術說明書分類存放，遠離高溫火種場所，嚴禁吸煙或攜帶火種進入庫房，注意防止物品碰撞，同時，倉庫應做好相關防火宣傳工作，配備并懂得使用消防器材，確保消防通道暢通。附件二：備件倉庫6S檢查標準項次檢查內容配分標準得分創新點（一）整理1.現場無積存不用物資2.合格品與不合格品嚴格區分3.物資按使用頻率合理存放4.待處理物資有明確標識，在指定區域并及時清理5.現場物資無凌亂放置，分類清晰可辨6.通道暢通無阻7.物架上所有物品擺放整齊8.現場無散落零部件、手套、抹布等雜物（二） 整頓1.區域劃線具體到位、標識清晰無剝落2.物品定置擺放，無壓線現象3.物資擺放整齊，容易收發4.物品都有明確的標識、責任人，且標識正確，清晰5.所有物資的帳、卡、物對應一致 6.運輸、搬運設備在使用后歸回原位，并擺放整齊7.物資嚴格按照“先進先出”原則使用（三）清掃1.地面干凈，無垃圾2.物料上無附著灰塵3.無衛生死角4.清掃用具擺放整齊（四） 清潔1.責任區域落實到人，隨時保持清潔2.現場的整理、整頓、清掃每日進行3.管理看板內容完整并處于動態管理狀態4.建立起清掃標準，并嚴格執行5.建立獎懲制度，堅持并嚴格執行（五） 素養1.員工上班穿工裝，且整潔得體2.上班時間無員工抽煙、吃零食、嚼檳榔、聊天等不良行為3.無隨地扔垃圾，吐痰現象4.看板及時更新，內容完整5.無違章違紀現象5.垃圾分類存放，不混淆7.開展晨會或班會活動8.無違章違紀現象（六）安全1.消防、電器設備處于良好狀態2.安全標識齊全，危險部位有警示和防護措施3.電源開關及電線無損壞和裸露現象4.按安全操作規定，進行作業5.危險品進行了妥善管理6.物資堆放不超高7.門窗無損壞，下班后關牢水電和門窗可修改編輯附件三： 庫 月工起配件盤點表賬存截止日期:序號名稱及圖號 規格型號單位不含稅單價帳存數實存數三包在修 南寧賬存金額 盤盈盤虧備注數量金額數量金額12345合計0 0 0 0 0 0 0 0 盤點人：審盤人：審核人：* 賬存數、三包數、在修