人員信息存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司人員信息存檔管理，確保人員信息的準確性、完整性和安全性，規范人員信息的收集、整理、存儲、使用和銷毀等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及與公司建立勞動關系的各類人員的信息存檔管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規，確保人員信息存檔管理活動合法合規。2.準確性原則：保證人員信息的真實、準確，避免虛假或錯誤信息的錄入和存檔。3.完整性原則：全面收集和保存與人員相關的各類信息，確保信息的完整性。4.安全性原則：采取有效措施保護人員信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對涉及人員隱私的信息嚴格保密，未經授權不得泄露。二、人員信息的內容（一）基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式（電話、郵箱等）、身份證號碼、家庭住址等。（二）教育背景學歷層次、畢業院校、所學專業、入學時間、畢業時間等。（三）工作經歷入職公司時間、離職時間、歷任職位、工作職責、工作業績等。（四）培訓經歷培訓課程名稱、培訓時間、培訓機構等。（五）技能證書專業技能證書、職業資格證書等的名稱、頒發機構、頒發時間等。（六）薪酬福利信息工資、獎金、津貼、補貼、社會保險、住房公積金等。（七）績效考核信息考核周期、考核結果、績效評價等。（八）獎懲情況獎勵類型、獎勵時間、獎勵原因；處罰類型、處罰時間、處罰原因等。（九）其他信息如健康狀況、緊急聯系人信息等。三、人員信息的收集（一）收集渠道1.新員工入職時：由人力資源部門提供統一的入職信息登記表，員工如實填寫相關信息。2.日常工作中：各部門根據工作需要，及時收集員工的各類信息變動情況，并反饋至人力資源部門。3.定期更新：人力資源部門定期組織員工對個人信息進行更新確認。（二）收集要求1.信息收集人員應向信息提供者說明信息收集的目的、范圍和用途，確保信息提供者理解并同意提供相關信息。2.收集的信息應真實、準確、完整，不得強迫或誘導信息提供者提供虛假信息。3.對涉及個人隱私的信息，應采取適當的保密措施，保護信息提供者的權益。四、人員信息的整理（一）信息審核1.人力資源部門收到人員信息后，應及時進行審核，確保信息的真實性、準確性和完整性。2.對于審核中發現的問題，應及時與信息提供者溝通核實，要求其補充或更正相關信息。（二）信息分類按照人員信息的內容，將其分為基本信息、教育背景、工作經歷等不同類別，并建立相應的信息檔案。（三）信息編碼為便于信息的存儲和查詢，對人員信息進行編碼管理。編碼應具有唯一性和系統性，能夠準確反映人員信息的類別和內容。（四）信息錄入將審核通過的人員信息錄入公司的信息管理系統，確保信息的電子化存儲。錄入過程中應認真核對，避免錄入錯誤。五、人員信息的存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。電子存儲使用公司的信息管理系統，紙質存儲建立專門的檔案柜。2.定期對電子信息進行備份，備份數據存儲在不同的存儲介質上，并分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。（二）存儲環境1.電子信息存儲環境應具備良好的安全性和穩定性，采取防火、防潮、防盜、防病毒等措施。2.紙質檔案應存放在干燥、通風、安全的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列，便于查找和管理。（三）存儲期限1.員工在職期間，其信息應長期保存。2.員工離職后，其基本信息、工作經歷等重要信息應保存[X]年，其他信息保存[X]年，期滿后按照規定進行銷毀。六、人員信息的使用（一）使用原則1.人員信息的使用應遵循合法、正當、必要的原則，僅限于公司內部管理和業務開展需要。2.未經信息所有者同意，不得將人員信息用于其他目的或提供給第三方。（二）使用范圍1.人力資源部門用于員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利管理等人力資源管理工作。2.其他部門根據工作需要，在授權范圍內查詢和使用相關人員信息。（三）使用流程1.內部人員因工作需要查詢和使用人員信息時，應填寫信息使用申請表，注明使用目的、信息內容和使用期限等，經部門負責人審批后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對信息使用申請表進行審核，審核通過后，按照規定提供相應的人員信息。3.使用人員應妥善保管所獲取的人員信息，不得擅自復制、傳播或泄露。使用完畢后，應及時歸還人力資源部門。七、人員信息的保密（一）保密措施1.對涉及人員信息的工作場所進行限制訪問，設置必要的門禁系統。2.對接觸人員信息的工作人員進行保密培訓，簽訂保密協議，明確保密責任。3.在信息存儲和傳輸過程中，采取加密等安全技術措施，防止信息泄露。（二）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守公司的保密制度，對人員信息予以保密。2.因工作需要接觸人員信息的工作人員，如違反保密規定，導致信息泄露的，應承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。八、人員信息的銷毀（一）銷毀條件1.達到存儲期限的人員信息，經審批后可進行銷毀。2.因信息錯誤、重復等原因需要銷毀的人員信息，經核實后可進行銷毀。（二）銷毀方式1.電子信息采用數據擦除等技術手段進行銷毀，確保數據無法恢復。2.紙質檔案采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。（三）銷毀流程1.由人力資源部門提出人員信息銷毀申請，注明銷毀信息的類別、數量、存儲期限等，經部門負責人審核后，提交至公司分管領導審批。2.審批通過后，由人力資源部門會同相關部門按照規定的銷毀方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀信息清單等，保存[X]年。九、監督與檢查（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，定期對人員信息存檔管理工作進行監督檢查。2.人力資源部門應定期對人員信息存檔管理情況進行自查，及時發現和糾正存在的問題。（二）檢查內容1.人員信息的收集、整理、存儲、使用和銷毀等環節是否符合本辦法的規定。2.人員信息的準確性、完整性和安全性是否得到保障。3.保密制度的執行情況，是否存在信息泄露等問題。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，認真進行整改，并將整改情況及時反饋至監督小