企業檔案出境管理辦法一、總則（一）目的為加強企業檔案出境管理，規范企業檔案出境行為，確保國家機密安全，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規，結合本企業實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本企業及所屬各部門涉及檔案出境的活動，包括但不限于檔案的整理、存儲、運輸、查閱、利用等環節。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規，依法依規開展企業檔案出境管理工作。2.安全保密原則：確保檔案在出境過程中的安全，防止國家機密泄露。3.分類管理原則：根據檔案的密級、重要性等進行分類管理，采取相應的管理措施。二、檔案出境的定義與范圍（一）定義檔案出境是指將企業檔案通過郵寄、攜帶、運輸等方式轉移至中華人民共和國境外的行為。（二）范圍1.涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案。2.對企業生產經營、技術研發、市場競爭等具有重要價值的檔案。3.按照國家法律法規和國際條約規定需要進行管理的檔案。三、檔案出境的審批程序（一）申請1.各部門如需將檔案出境，應提前填寫《企業檔案出境申請表》，詳細說明檔案的名稱、數量、內容、密級、出境原因、目的地等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至企業檔案管理部門。（二）初審1.企業檔案管理部門收到申請表后，對申請材料進行初審，核實檔案的真實性、完整性、準確性以及密級標注是否正確。2.初審通過后，檔案管理部門將申請表及相關材料提交至企業保密管理部門進行保密審查。（三）保密審查1.企業保密管理部門依據國家保密法律法規和企業保密制度，對申請出境的檔案進行保密審查。2.審查內容包括檔案是否涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息，以及是否采取了必要的保密措施。3.保密審查通過后，保密管理部門在申請表上簽署意見，并將申請表及相關材料提交至企業分管領導審批。（四）審批1.企業分管領導對檔案出境申請進行審批，根據檔案的重要性、敏感性等因素，做出批準或不予批準的決定。2.如申請獲得批準，分管領導在申請表上簽署審批意見，并注明批準文號和有效期。（五）備案1.經批準的檔案出境申請，企業檔案管理部門應在批準之日起[X]個工作日內，將申請表及相關材料復印件報送至當地檔案行政管理部門和保密行政管理部門備案。2.備案內容包括檔案出境的目的、內容、數量、密級、出境時間、目的地等信息。四、檔案出境的準備工作（一）檔案整理1.申請部門按照檔案管理部門的要求，對擬出境的檔案進行整理，確保檔案的齊全、完整、準確。2.整理后的檔案應按照一定的分類標準進行編號、編目，編制檔案清單，注明檔案的名稱、數量、內容、密級等信息。（二）保密措施1.對涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、加密傳輸等保密措施。2.在檔案整理、存儲、運輸等過程中，應安排專人負責，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。（三）運輸安排1.根據檔案出境的目的地、數量、運輸方式等因素，選擇具有資質的運輸機構進行運輸。2.運輸機構應具備良好的信譽和保密措施，確保檔案在運輸過程中的安全。3.在運輸前，應與運輸機構簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。五、檔案出境的實施（一）出境手續辦理1.申請部門憑批準文件和備案證明，按照國家有關規定辦理檔案出境的相關手續，如報關、報檢等。2.在辦理出境手續過程中，應如實提供檔案的相關信息，不得隱瞞、虛報。（二）運輸過程監控1.運輸機構在運輸檔案過程中，應采取必要的安全措施，確保檔案的安全運輸。2.企業檔案管理部門應安排專人對運輸過程進行監控，及時掌握檔案的運輸情況。3.如發現檔案在運輸過程中出現異常情況，應及時采取措施進行處理，并向企業分管領導報告。（三）目的地接收1.檔案到達目的地后，接收方應按照約定的方式和時間接收檔案，并對檔案的數量、質量等進行核對。2.如發現檔案存在問題，應及時與運輸機構或申請部門聯系，協商解決辦法。六、檔案出境后的管理（一）定期檢查1.企業檔案管理部門應定期對出境檔案的使用情況進行檢查，確保檔案的安全和合理利用。2.檢查內容包括檔案是否按照規定的用途使用、是否存在泄露等情況。（二）回收處理1.檔案使用完畢后，接收方應按照約定的時間和方式將檔案回收，并交還給企業檔案管理部門。2.企業檔案管理部門對回收的檔案進行檢查，如發現檔案存在損壞、丟失等情況，應及時與接收方協商解決辦法。3.對于不再需要的出境檔案，企業檔案管理部門應按照國家有關規定進行銷毀或妥善保管。七、監督與責任（一）監督檢查1.企業檔案管理部門、保密管理部門等應定期對企業檔案出境管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.監督檢查內容包括檔案出境審批程序是否合規、保密措施是否落實、運輸過程是否安全等。（二）責任追究1.對于違反本辦法規定，導致檔案出境過程中出現國家機密泄露、檔案