會議記錄歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司會議記錄的規范化管理，確保會議記錄的完整性、準確性和可追溯性，充分發揮會議記錄在公司決策、執行和溝通中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、經理辦公會、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.真實準確原則：會議記錄應如實反映會議內容，不得歪曲、篡改會議發言和決議。2.完整全面原則：涵蓋會議的基本信息、議程、討論內容、決議事項及責任人等關鍵要素，確保記錄無遺漏。3.及時歸檔原則：會議結束后，應在規定時間內完成記錄整理和歸檔，以便及時查閱和利用。4.保密原則：對涉及公司機密的會議記錄，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、會議記錄的內容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“[年度/季度/月度]董事會會議”“[部門名稱]第[X]次例會”等。2.會議時間：記錄會議開始和結束的具體時間，精確到分鐘。3.會議地點：詳細記錄會議召開的具體地點。4.參會人員：列出出席會議、列席會議和缺席會議的人員名單，并注明其職務。（二）會議議程按照會議實際進行的順序，記錄各項議程的主題和內容要點。（三）會議討論內容1.發言記錄：詳細記錄每位發言人的姓名、職務及發言內容，包括提出的觀點、建議、疑問、討論焦點等。對于重要發言，應盡量記錄原話；對于一般性發言，可概括提煉其核心要點。2.討論過程：記錄會議討論的過程，包括不同觀點之間的交鋒、妥協和共識達成的過程。重點記錄討論中的關鍵決策點和分歧點，以及各方的主要論據和理由。（四）會議決議事項1.決議內容：明確記錄會議最終形成的決議事項，包括決策結果、工作安排、責任分工、時間節點等關鍵要素。決議內容應具體、明確、可操作，避免模糊不清或歧義。2.決議依據：簡要說明決議形成的依據，如法律法規、政策要求、公司戰略規劃、實際工作需要等。（五）其他事項記錄會議中提出的其他重要事項，如需要跟進的問題、下一步工作計劃、對相關部門或人員的要求等。三、會議記錄的人員職責（一）會議主持人職責1.負責會議的組織和主持工作，確保會議按照預定議程進行。2.引導會議討論方向，控制會議節奏，避免出現偏離主題或討論混亂的情況。3.對會議討論的結果進行總結和歸納，形成明確的決議事項，并明確責任人和時間節點。（二）會議記錄人職責1.提前熟悉會議議程和相關資料，準備好會議記錄所需的工具和材料，如筆記本、錄音設備（如有需要）等。2.認真傾聽會議發言，準確、完整地記錄會議內容，包括發言要點、討論過程、決議事項等。3.及時對會議記錄進行整理和核對，確保記錄內容準確無誤。如有疑問，應及時向相關發言人或主持人進行核實。4.在會議結束后，按照本辦法的規定，及時完成會議記錄的整理、歸檔和保管工作。（三）參會人員職責1.按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退或無故缺席。2.積極參與會議討論，發表真實、客觀的意見和建議，為會議決策提供參考依據。3.認真落實會議決議事項，按照責任分工和時間節點完成工作任務，并及時向相關負責人匯報工作進展情況。四、會議記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.內容整理：會議結束后，會議記錄人應及時對記錄內容進行整理，去除無關信息和重復表述，使記錄內容更加簡潔明了、條理清晰。2.格式規范：統一會議記錄的格式，包括字體、字號、排版等，確保記錄的規范性和美觀性。一般情況下，標題采用[具體字體、字號]，正文采用[具體字體、字號]，段落間距為[具體數值]。3.審核校對：整理后的會議記錄應進行審核校對，由會議記錄人自行檢查無誤后，提交給會議主持人或相關負責人進行審核。審核人應認真核對記錄內容的準確性、完整性和規范性，如有問題及時反饋給記錄人進行修改。（二）歸檔流程1.電子文檔歸檔：將整理好的會議記錄以電子文檔的形式進行保存，文件名應按照“會議名稱+時間+記錄人”的格式進行命名，如“董事會會議2023年10月15日記錄人XXX”。電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照公司文件分類管理的要求進行分類存放，便于查詢和檢索。2.紙質文檔歸檔：對于需要留存紙質文檔的會議記錄，應打印一式兩份，一份由會議記錄人簽字后交公司檔案室存檔，另一份由會議主持人或相關負責人留存備用。紙質文檔應按照時間順序進行裝訂，并在封面注明會議名稱、時間、記錄人等信息。3.歸檔時間：會議記錄整理完成后，應在[具體時間期限]內完成歸檔工作。對于重要會議或緊急事項的會議記錄，應優先進行歸檔處理，確保記錄的及時性和完整性。五、會議記錄的查閱與借閱（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部員工因工作需要查閱會議記錄的，應填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時間、查閱目的等信息，經所在部門負責人審批后，到公司檔案室查閱。查閱時，應在檔案室工作人員的監督下進行，不得擅自復印、拍照或傳播會議記錄內容。2.外部查閱：因特殊情況需要向公司外部提供會議記錄查閱的，應經公司分管領導審批同意，并按照國家有關法律法規和公司保密制度的要求進行操作。外部查閱人員應與公司簽訂保密協議，明確查閱范圍、使用方式和保密責任等事項。（二）借閱規定1.借閱申請：公司內部員工因工作需要借閱會議記錄紙質文檔的，應填寫《會議記錄借閱申請表》，注明借閱會議的名稱、時間、借閱期限等信息，經所在部門負責人審批后，到公司檔案室辦理借閱手續。2.借閱期限：會議記錄紙質文檔的借閱期限一般不得超過[具體天數]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案室提出申請，并經檔案室負責人批準。3.歸還要求：借閱人應在規定的借閱期限內歸還會議記錄紙質文檔，歸還時應確保文檔完好無損。如發現文檔有損壞或丟失的情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、會議記錄的保管與保密（一）保管期限會議記錄的保管期限應根據公司檔案管理的相關規定執行。一般情況下，重要會議記錄的保管期限為[具體年限]，普通會議記錄的保管期限為[具體年限]。保管期限屆滿后，經公司檔案管理部門審核批準，可按照規定進行銷毀處理。（二）保管方式1.電子保管：會議記錄的電子文檔應定期進行備份，存儲在不同的存儲介質上，并分別存放于不同的物理位置，以防止數據丟失或損壞。同時，應建立電子文檔的索引目錄，便于快速查詢和檢索。2.紙質保管：會議記錄的紙質文檔應存放在公司檔案室的專用檔案柜中，按照檔案管理的要求進行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施，確保紙質文檔的安全保存。（三）保密措施1.人員保密：接觸會議記錄的人員應嚴格遵守公司保密制度，不得向無關人員泄露會議記錄內容。如有違反保密規定的行為，公司將依法追究其責任。2.環境保密：公司檔案室應具備必要的保密設施，如門禁系統、監控設備等，確保檔案存放環境的安全。同時，應對檔案室進行定期檢查和維護，防止發生安全事故。3.技術保密：對于存儲會議記錄電子文檔的服務器和存儲設備，應采取必要的安全防護措施，如設置訪問權限、加密存儲等，防止數據被非法獲取或篡改。七、會議記錄的銷毀（一）銷毀條件會議記錄保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應按照公司檔案管理的相關規定進行審批。經審批同意銷毀的會議記錄，應確保其內容已不再具有保存價值，且不會對公司造成不利影響。（二）銷毀方式1.電子文檔銷毀：對于需要銷毀的會議記錄電子文檔，應采用專業的數據擦除軟件進行多次擦除處理，確保數據無法恢復。擦除處理完成后，應將存儲介質進行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。2.紙質文檔銷毀：對于需要銷毀的會議記錄紙質文檔，應在公司檔案室工作人員的監督下進行粉碎處理，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括會議記錄的名稱、時間、數量、銷毀方式、銷毀日期等信息。（三）銷毀記錄會議記錄銷毀后，應將銷毀記錄整