信息公司采購管理辦法一、總則（一）目的為規范信息公司采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于信息公司及所屬各部門的采購活動，包括但不限于信息技術設備、軟件、服務、辦公用品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規和相關政策要求。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰略和政策，監督采購活動的執行情況。（二）采購執行部門公司設立采購部，作為采購活動的執行部門。采購部負責具體采購項目的實施，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執行、采購款項支付等工作。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求、交貨時間等，并對采購需求的合理性和準確性負責。2.財務部：負責審核采購預算，監督采購款項的支付，確保采購資金的合理使用和安全。3.法務部：負責審查采購合同的合法性和合規性，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風險。4.審計部：負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況，發現問題及時提出整改意見。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據公司年度經營計劃和業務發展需要，提前編制采購預算，明確采購項目、數量、金額等內容。2.采購預算應經部門負責人審核后，報財務部匯總審核，最后提交采購決策委員會審議批準。（二）預算執行1.采購部應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.財務部應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購預算執行情況進行分析和通報，確保采購預算的嚴格執行。（三）預算調整1.在采購預算執行過程中，如遇市場價格波動、政策變化、業務需求調整等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，需求部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容、調整的金額等，并經部門負責人審核后，報財務部匯總審核，最后提交采購決策委員會審議批準。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、預算金額等內容，并經部門負責人簽字確認后提交給采購部。2.《采購申請表》應附相關的技術文件、需求說明等資料，以便采購部準確理解采購需求。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、預算的準確性、采購方式的適用性等。2.對于金額較小的采購項目，由采購部負責人審批；對于金額較大的采購項目，采購部應提交采購決策委員會審議批準。（三）采購方式選擇1.根據采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目；邀請招標適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的項目；詢價采購適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（四）供應商選擇與管理1.采購部根據采購項目的需求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產經營許可證、資質證書、業績情況、信譽狀況等。3.選擇合格的供應商參與采購項目的投標或報價，并組織相關部門對供應商進行實地考察或評估。4.建立供應商評價機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等進行評價，根據評價結果對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。（五）采購合同簽訂1.采購部與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同應經法務部審查后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章生效。（六）采購驗收1.采購物品或服務到貨后，采購部應及時通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準對采購物品或服務的數量、質量、規格等進行驗收，填寫《采購驗收單》。3.對于驗收合格的采購物品或服務，驗收人員應在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的采購物品或服務，驗收人員應及時通知采購部與供應商協商解決，如協商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（七）采購付款1.采購部根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，經部門負責人審核后，報財務部審核。2.財務部審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、法律風險等。2.根據風險識別和評估的結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動情況，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式規避市場風險。2.供應商風險應對措施：加強對供應商的管理和監督，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行評估和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，防范供應商違約風險。3.質量風險應對措施：加強對采購物品或服務的質量檢驗，嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，對于質量不合格的采購物品或服務，及時與供應商協商解決，如協商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。4.法律風險應對措施：加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動的合法性和合規性，在采購合同簽訂前，由法務部對合同進行審查，防范法律風險。六、采購監督與審計（一）內部監督1.審計部應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況，發現問題及時提出整改意見。2.采購部應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的管理和監督，防止采購人員濫用職權、謀取私利。（二