單位電腦打印機管理辦法一、引言在當今數字化辦公的時代，電腦和打印機已成為我們日常工作中不可或缺的工具。它們的高效運行對于保障各項工作的順利開展起著至關重要的作用。為了確保單位電腦和打印機得到妥善的管理與合理的使用，提高設備的使用壽命和辦公效率，同時遵循相關法律法規及行業標準，結合本公司實際運營情況，特制定本管理辦法。希望大家能夠認真學習并遵守本辦法，共同營造一個良好的辦公環境，讓這些設備更好地為我們的工作服務。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有部門及員工所使用的單位配備的電腦和打印機設備。無論是辦公室日常辦公，還是各項目組在工作過程中使用的相關設備，均在此管理范疇內。三、管理職責（一）行政管理部門1.全面負責單位電腦和打印機設備的統籌管理工作。包括設備的采購規劃、選型評估等前期工作，確保所采購的設備能夠滿足公司各部門的實際工作需求，同時在性能和質量上達到一定標準。2.制定并完善電腦和打印機的管理制度，并監督制度的執行情況。定期對制度進行審查，根據實際使用情況和行業發展進行修訂和更新，以保證制度的有效性和適應性。3.協調解決電腦和打印機在使用過程中出現的各類問題，如跨部門設備調配、重大故障處理等。當遇到設備沖突或資源緊張的情況時，要合理安排，最大限度地滿足工作需要。4.組織對員工進行電腦和打印機使用相關的培訓，包括新設備的操作方法、常見故障的簡單處理、安全使用規范等內容。我們鼓勵行政管理部門根據員工的實際需求，制定多樣化、實用性強的培訓課程，提高員工的設備使用技能。（二）信息技術部門1.承擔單位電腦和打印機的技術支持與維護工作。負責設備的安裝調試、系統配置、網絡連接等技術工作，確保設備能夠正常投入使用。對于新采購的設備，要及時進行檢測和安裝，保證其迅速融入辦公環境。2.定期對電腦和打印機進行巡檢，及時發現并處理潛在的硬件故障和軟件問題。建立設備維護檔案，詳細記錄設備的維修歷史、更換部件等信息，為后續的維護和管理提供參考依據。希望信息技術部門能夠加強巡檢的力度和頻率，盡可能將問題扼殺在萌芽狀態，減少對工作的影響。3.為員工提供電腦和打印機使用過程中的技術咨詢服務，解答員工在操作、軟件使用等方面遇到的疑問。同時，協助員工解決一些較為復雜的技術問題，確保員工能夠順利開展工作。我們鼓勵信息技術部門建立便捷的溝通渠道，如在線咨詢平臺、技術支持熱線等，方便員工隨時獲取幫助。4.根據公司業務發展和技術更新的需要，提出電腦和打印機設備的升級和更新建議。關注行業最新技術動態，評估新技術對公司業務的適用性，為公司設備的合理更新提供專業的參考意見。（三）各部門負責人1.負責本部門電腦和打印機設備的日常使用管理，監督本部門員工按照規定使用設備，確保設備的安全和正常運行。引導部門員工愛護設備，養成良好的使用習慣，避免因人為因素造成設備損壞。2.根據本部門工作需求，合理安排設備的使用，提高設備的使用效率。當部門內設備出現資源緊張的情況時，要進行合理調配，優先保障重要工作的開展。3.及時向行政管理部門和信息技術部門反饋本部門電腦和打印機在使用過程中出現的問題和需求，協助相關部門做好設備的維修和管理工作。希望各部門負責人能夠積極與相關管理部門溝通，共同解決設備管理中的難題。（四）員工個人1.要嚴格遵守本管理辦法，正確使用和愛護所分配的電腦和打印機設備。熟悉設備的操作方法，按照規范流程進行操作，避免因操作不當導致設備損壞或數據丟失。我們鼓勵大家積極學習設備的使用知識，提高自身的操作技能。2.不得擅自拆卸、改裝電腦和打印機設備，不得隨意安裝未經授權的軟件。如有特殊需求，需向信息技術部門提出申請，經批準后方可進行相關操作。希望大家能夠理解這是為了保障設備的穩定性和系統安全，共同維護公司的辦公環境。3.在使用過程中，如發現設備出現故障或異常情況，應及時向部門負責人報告，并配合信息技術部門進行維修和處理。不得隱瞞設備故障或強行繼續使用，以免造成更嚴重的后果。四、設備采購與配置（一）采購流程1.各部門根據實際工作需要，填寫《設備采購申請表》，詳細說明所需電腦或打印機的型號、配置、數量等信息，并注明采購原因和預計使用時間。申請表需經部門負責人簽字審核后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對各部門提交的采購申請進行匯總和初審，結合公司整體預算、設備使用情況以及未來發展規劃，評估采購的必要性和合理性。對于不合理的采購申請，行政管理部門應與申請部門進行溝通，協商調整采購方案。3.初審通過后，行政管理部門將采購申請提交至公司管理層審批。經管理層批準后，行政管理部門會同信息技術部門進行設備的選型工作。信息技術部門根據專業知識和公司實際需求，提供設備的技術參數和推薦品牌型號等信息，行政管理部門綜合考慮價格、性能、售后服務等因素，確定最終的采購方案。4.行政管理部門按照公司采購制度，通過正規渠道選擇供應商進行采購。在采購過程中，要簽訂詳細的采購合同，明確設備的規格、價格、交貨時間、售后服務等條款，確保采購的設備符合公司要求，并保障公司的合法權益。（二）配置原則1.電腦配置應根據不同崗位的工作需求進行合理配置。對于以文字處理、日常辦公軟件使用為主的崗位，配置能夠滿足基本辦公需求的電腦即可；對于需要處理圖形圖像、視頻編輯等對性能要求較高的崗位，應配備相應高性能的電腦設備。我們希望通過合理配置，既能滿足工作需要，又能避免資源浪費。2.打印機配置應結合部門打印量和打印需求進行選擇。對于打印量較小的部門，可配備普通的噴墨或激光打印機；對于打印量較大且有雙面打印、網絡打印等需求的部門，應考慮配置功能更強大的一體機設備。同時，要考慮打印機的耗材成本和后期維護費用，選擇性價比高的設備。3.在設備配置過程中，要充分考慮設備的兼容性和可擴展性。電腦操作系統、辦公軟件等要與公司現有系統和軟件兼容，打印機要能與電腦及網絡環境良好適配。此外，為適應未來業務發展的需要，設備應具備一定的可擴展性，便于進行升級和維護。五、設備使用與管理（一）電腦使用規范1.員工在使用電腦時，應設置個人專用賬號和密碼，并妥善保管。密碼應具有一定的強度，避免使用簡單易猜的字符組合，防止賬號被盜用。這不僅是保護個人工作數據的需要，也是保障公司信息安全的重要措施，希望大家高度重視。2.不得在辦公電腦上安裝與工作無關的軟件，如游戲軟件、影視播放軟件等。如有特殊軟件需求，需向信息技術部門提出申請，經審核批準后，由信息技術部門統一安裝。這樣做可以避免因安裝未經授權的軟件導致系統不穩定或感染病毒，影響正常工作。3.在使用電腦過程中，要養成定期備份重要數據的習慣。可以利用公司提供的網絡存儲設備或外部存儲介質進行數據備份，避免因電腦故障、病毒感染等原因造成數據丟失。我們鼓勵大家制定合理的數據備份計劃，確保重要數據的安全性和完整性。4.禁止在辦公電腦上瀏覽非法網站、下載非法文件或傳播有害信息。遵守國家法律法規和公司的信息安全政策，維護公司的良好形象和網絡環境。一旦發現違規行為，公司將嚴肅處理。5.長時間不使用電腦時，應及時關閉電腦或設置為待機、休眠狀態，以節約能源。離開座位時，應鎖定電腦屏幕，防止他人未經授權訪問電腦中的數據。這不僅是環保意識的體現，也是保護工作信息安全的必要操作，希望大家自覺遵守。（二）打印機使用規范1.員工應熟悉打印機的操作方法，按照打印機的使用說明進行操作。在打印前，要仔細核對打印內容、紙張規格、打印份數等信息，避免因錯誤操作造成紙張浪費。對于不熟悉的打印功能，可向信息技術部門咨詢或尋求幫助。2.提倡雙面打印和共享打印，以節約紙張資源。在非必要情況下，盡量采用雙面打印方式進行文件打印。同時，對于多人需要打印相同文件的情況，鼓勵大家通過共享打印的方式，減少打印份數。這是我們踐行環保理念，降低辦公成本的重要舉措，希望大家積極響應。3.嚴禁使用打印機打印與工作無關的資料，如個人文件、學習資料等。公司的打印機資源是為了滿足工作需要而配備的，希望大家能夠自覺遵守這一規定，共同維護設備的合理使用。4.如發現打印機出現卡紙、缺紙、墨水或碳粉不足等常見故障，應按照打印機操作指南進行簡單處理。如無法解決，應及時向信息技術部門報告，并在打印機上張貼故障標識，避免其他員工繼續使用造成更嚴重的損壞。（三）設備借用與調配1.因工作需要，員工之間需借用電腦或打印機設備時，應填寫《設備借用申請表》，注明借用設備的名稱、型號、借用時間、借用原因等信息，經借用人和出借人雙方部門負責人簽字同意后，方可借用。借用期間，借用人應妥善保管和使用設備，如有損壞應承擔相應的賠償責任。2.公司根據業務發展和工作調整的需要，可能會對電腦和打印機設備進行跨部門調配。行政管理部門在進行設備調配時，會提前與相關部門溝通協調，確保調配工作的順利進行。各部門應積極配合，按照要求及時移交設備，并做好相關的交接記錄。六、設備維護與保養（一）日常維護1.員工在日常使用電腦和打印機時，應保持設備的清潔。定期使用干凈柔軟的布擦拭電腦屏幕、主機外殼、打印機機身等部位，避免灰塵積累影響設備性能。對于打印機的內部部件，如硒鼓、墨盒等，如需清潔，應按照操作說明或在信息技術部門的指導下進行，避免因不當操作造成損壞。2.電腦和打印機周圍應保持良好的通風環境，避免在高溫、潮濕或灰塵較多的環境中使用設備。同時，要注意電源的穩定，避免因突然停電或電壓波動對設備造成損害。有條件的情況下，可以為設備配備不間斷電源（UPS），以保障在停電時設備能夠正常關閉，保護數據安全。3.定期更新電腦操作系統的補丁程序、殺毒軟件的病毒庫以及打印機的驅動程序等，以提高設備的安全性和穩定性。信息技術部門會定期發布相關的更新信息和操作指南，希望大家及時關注并按照要求進行更新。（二）定期巡檢與維護1.信息技術部門應制定詳細的電腦和打印機設備巡檢計劃，定期對公司內的設備進行全面檢查。巡檢內容包括設備的硬件運行情況、軟件系統狀態、網絡連接狀況等，及時發現并處理潛在的問題。每次巡檢后，要填寫《設備巡檢記錄表》，詳細記錄巡檢情況和發現的問題。2.根據設備的使用情況和維護需求，信息技術部門定期對電腦進行系統優化，如清理磁盤空間、優化開機啟動項、修復系統漏洞等。對于打印機，要定期進行打印頭校準、墨盒或硒鼓的清潔保養等工作，確保打印機的打印質量和性能。3.在設備使用一定年限后，信息技術部門應根據設備的性能和運行狀況，提出設備的維護升級建議。對于一些關鍵部件老化、性能下降嚴重的設備，可考慮進行部件更換或整體升級，以延長設備的使用壽命，滿足工作需求。（三）故障維修1.當電腦或打印機出現故障時，使用人應及時向信息技術部門報修，并描述故障現象和出現故障前的操作情況。信息技術部門接到報修后，應及時響應，根據故障的嚴重程度和影響范圍，安排維修人員進行處理。2.對于一些簡單的故障，信息技術部門維修人員可通過遠程協助或電話指導的方式，幫助使用人解決問題。對于需要現場維修的故障，維修人員應盡快到達現場進行檢測和維修。在維修過程中，要盡量縮短維修時間，減少對工作的影響。3.如設備故障較為嚴重，需要更換部件或送外維修，信息技術部門應及時與相關部門溝通，說明情況，并協調做好工作安排。對于送外維修的設備，要選擇正規的維修機構，并簽訂維修協議，確保設備維修后的質量和數據安全。維修完成后，要對設備進行測試，確認故障已排除，設備能夠正常使用。七、設備報廢與處置（一）報廢條件1.電腦和打印機設備達到規定的使用年限，且設備性能嚴重下降，無法通過維修和升級滿足工作需要的，可以申請報廢。具體使用年限可根據設備的類型、品牌和實際使用情況，由信息技術部門和行政管理部門共同確定。2.設備因意外事故、自然災害等原因造成嚴重損壞，維修成本過高，且維修后仍無法正常使用或性能無法滿足工作要求的，可申請報廢。3.因技術更新換代，設備已被淘汰，且無使用價值和改造升級意義的，可申請報廢。（二）報廢流程1.設備使用部門填寫《設備報廢申請表》，詳細說明設備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關的證明材料，如設備損壞照片、維修報告等。申請表經部門負責人簽字審核后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門會同信息技術部門對報廢申請進行鑒定和審核。信息技術部門對設備進行技術評估，確認設備是否符合報廢條件；行政管理部門對設備的資產情況進行核實，確保設備的報廢處理符合公司資產管理規定。3.經審核通過的報廢申請，提交至公司管理層審批。管理層根據公司的整體情況和設備報廢的必要性，做出最終的審批決定。4.對于批準報廢的設備，行政管理部門應按照公司的資產處置規定進行處理。可以采取捐贈、拆解、出售給有資質的回收公司等方式，確保設備的合理處置，避免造成環境污染和資源浪費。同時，要做好相關的資產核銷工作，更新公司的固定資產臺賬。八、監督與考核1.行政管理部門和信息技術部門將定期對各部門電腦和打印機的使用管理情況進行監督檢查。檢查內容包括設備的使用規范、維護保養情況、設備借用與調配記錄等方面。對于檢查中發現的問題，及時向相關部門反饋，并要求限期整改。2.將電腦和打印機的使用管理情況納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴格遵守本管理辦法，設備使用和管理良好的部門和個人，公司將給