局文書檔案管理辦法規定一、引言親愛的同事們，文書檔案管理工作在我們局的日常運營和長遠發展中扮演著至關重要的角色。它不僅是對過去工作的記錄和沉淀，更是我們未來決策和工作開展的重要依據。在過去的二十年里，我見證了文書檔案管理從傳統方式向數字化、規范化轉變的過程，深刻體會到了規范管理帶來的高效與便利。為了進一步提升我們局文書檔案管理的水平，確保檔案的完整、安全和有效利用，結合相關法律法規和行業標準，我們制定了本管理辦法規定，希望大家認真遵守和執行。二、適用范圍本辦法規定適用于我們局內所有部門和員工在工作過程中形成的各類文書檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報告、會議紀要、圖表等紙質和電子形式的檔案。三、管理原則（一）完整性原則我們鼓勵大家在工作中及時、全面地收集和整理相關文書資料，確保檔案的完整性。每一份檔案都應包含文件的正文、附件、審批意見等所有相關內容，避免遺漏重要信息。（二）準確性原則希望大家在檔案的形成和整理過程中，保證信息的準確無誤。對文件的內容、日期、簽字等關鍵信息要仔細核對，避免出現錯誤或歧義。（三）安全性原則檔案的安全是我們管理工作的重中之重。大家要嚴格遵守檔案保密制度，采取必要的安全措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發生。無論是紙質檔案還是電子檔案，都要妥善保管。（四）便利性原則我們希望檔案管理工作既能夠保證檔案的規范存儲，又能夠方便大家在需要時快速查找和使用。因此，在檔案的分類、編號、存儲等方面，我們將采用科學合理的方法，提高檔案的利用效率。四、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門我們局設立專門的檔案管理部門，負責全局文書檔案的統一管理工作。該部門配備專業的檔案管理人員，他們具備豐富的檔案管理知識和經驗，將為我們的檔案管理工作提供專業的支持和保障。（二）職責1.檔案收集與整理檔案管理部門要定期與各部門溝通，督促各部門及時將形成的文書檔案移交至檔案管理部門。在接收檔案時，要對檔案的完整性、準確性進行檢查，對不符合要求的檔案及時退回相關部門進行補充和修正。同時，要按照一定的分類標準和方法對檔案進行整理，確保檔案的有序存放。2.檔案存儲與保管負責選擇合適的檔案存儲場所，確保檔案存儲環境的安全、適宜。對于紙質檔案，要配備專門的檔案柜、書架等存儲設備，做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作；對于電子檔案，要建立安全可靠的電子檔案管理系統，進行定期備份，防止數據丟失。3.檔案檢索與利用建立完善的檔案檢索體系，方便大家快速查找所需檔案。當員工需要查閱檔案時，檔案管理部門要及時提供服務，按照規定的程序辦理檔案借閱手續。同時，要對檔案的利用情況進行記錄和統計，以便更好地了解檔案的使用需求和使用頻率。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和保管期限，確定哪些檔案可以繼續保存，哪些檔案可以進行銷毀。對于需要銷毀的檔案，要按照規定的程序進行審批和處理，確保銷毀過程的安全和合規。五、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的與我們局工作相關的各類文件、通知、指示等。2.我們局制定的規章制度、工作計劃、工作總結、報告等。3.各類合同、協議、項目文件等。4.會議紀要、會議記錄等。5.人事檔案、財務檔案等其他重要檔案。（二）收集時間各部門應在文件形成后的[具體時間]內，將相關文書檔案移交至檔案管理部門。對于一些時效性較強的文件，如緊急通知、重要會議紀要等，應在文件形成后的[較短時間]內及時移交。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質和用途，將檔案分為行政管理類、業務工作類、財務類、人事類等幾大類別。每個大類別下再根據具體情況進行細分，如行政管理類可分為文件通知、會議紀要等小類。2.編號為每一份檔案賦予唯一的編號，編號要具有系統性和規律性，便于識別和查找。編號可以采用年度、類別、順序號等組合的方式，例如：[年份][類別代碼][順序號]。3.裝訂與編目對于紙質檔案，要進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。同時，要編制檔案目錄，記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等基本信息，方便檔案的檢索和管理。六、檔案的存儲與保管（一）紙質檔案存儲1.存儲場所選擇干燥、通風、防火、防盜的房間作為紙質檔案存儲室。存儲室要配備必要的消防設備、報警裝置等安全設施，確保檔案的安全。2.存儲設備使用標準的檔案柜、書架等存儲設備，按照檔案的分類和編號順序進行存放。檔案柜要貼上標簽，注明檔案的類別和存放范圍，方便查找。3.存儲環境要求保持存儲室內的溫度和濕度適宜，溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。定期對存儲環境進行檢查和維護，發現問題及時處理。（二）電子檔案存儲1.電子檔案管理系統建立專門的電子檔案管理系統，對電子檔案進行集中管理。該系統要具備安全可靠的訪問控制功能，只有經過授權的人員才能登錄和使用。2.數據備份定期對電子檔案進行備份，備份數據要存儲在不同的存儲介質和存儲地點，以防止因單一存儲設備故障或自然災害等原因導致數據丟失。備份周期可以根據檔案的重要性和更新頻率確定，一般為每周或每月進行一次全量備份。3.數據安全采取必要的技術手段保障電子檔案的數據安全，如加密技術、防火墻技術等。同時，要對電子檔案的操作記錄進行審計，及時發現和處理異常情況。七、檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.手工檢索檔案管理部門要編制紙質的檔案檢索目錄，包括檔案的分類目錄、卷內目錄等。員工可以通過查閱這些目錄來查找所需檔案。2.電子檢索利用電子檔案管理系統提供的檢索功能，員工可以通過關鍵詞、日期、文號等多種方式進行快速檢索。電子檢索具有速度快、準確性高的優點，能夠大大提高檔案的查找效率。（二）利用程序1.查閱檔案員工需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門根據申請表的內容提供相應的檔案，并對查閱情況進行記錄。2.借閱檔案對于需要借出檔案的情況，員工應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[具體天數]，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人要妥善保管借出的檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，歸還時要保證檔案的完整和整潔。（三）利用限制對于涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，要嚴格限制查閱和利用范圍。只有經過相關部門批準的人員才能查閱和使用這些檔案，并且要遵守嚴格的保密規定。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門要定期組織相關人員對檔案進行鑒定。鑒定工作要依據檔案的保存價值、保管期限、歷史意義等因素進行綜合評估。對于一些已經失去保存價值的檔案，要及時進行清理和銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出需要銷毀的檔案名稱、數量、保管期限等信息。2.組織相關部門和人員對銷毀申請進行審核，審核內容包括檔案的鑒定是否準確、銷毀程序是否合規等。3.經審核同意后，按照規定的程序對檔案進行銷毀。對于紙質檔案，要采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子檔案，要進行徹底的數據刪除和格式化處理。4.銷毀過程要有專人監督，確保銷毀過程的安全和合規。銷毀完成后，要在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況進行記錄和存檔。九、檔案管理的監督與考核（一）監督機制建立檔案管理監督小組，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和監督。監督小組由檔案管理部門、審計部門等相關人員組成，檢查內容包括檔案的收集、整理、存儲、利用等各個環節是否符合本辦法規定的要求。對于發現的問題，要及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）考核制度將檔案管理工作納入員工的績效考核體系，對在檔案管理工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎