小額信貸合同管理辦法一、引言親愛的同事們，大家好！在我們小額信貸業務不斷發展壯大的過程中，合同管理的重要性愈發凸顯。小額信貸合同，作為我們與客戶之間權利義務的書面憑證，它不僅關乎每一筆業務的順利開展，更與公司的穩健運營和長遠發展緊密相連。一份規范、嚴謹且有效的小額信貸合同，能夠保障我們的合法權益，降低業務風險，同時也為客戶提供清晰明確的指引，提升客戶對我們的信任度。所以，制定一套完善的小額信貸合同管理辦法，是我們當下極為重要的工作，希望大家能夠充分認識到它的意義，并在日常工作中認真執行。二、適用范圍本辦法適用于公司所有小額信貸業務合同的管理，這里的小額信貸業務，主要是指向符合一定條件的個人或小微企業提供額度相對較小的貸款服務所涉及的合同。無論是新客戶首次申請貸款，還是老客戶的續貸業務，只要是在公司既定的小額信貸業務范疇內，所簽訂的相關合同均需按照本辦法進行管理。三、合同簽訂前管理（一）客戶資質審查1.基本信息核實在與客戶接觸并有意向開展小額信貸業務時，我們的業務人員要對客戶的基本信息進行全面且細致的核實。這包括客戶的身份信息，如姓名、身份證號碼、聯系方式等，確保這些信息真實有效且能夠準確聯系到客戶。對于企業客戶，要核實其營業執照、法定代表人信息等，確認企業處于正常經營狀態。我們鼓勵大家通過多種渠道進行核實，比如與公安系統聯網核實個人身份信息，通過工商部門網站查詢企業經營狀況等，務必保證客戶基本信息的真實性。2.信用狀況評估客戶的信用狀況是決定是否給予貸款以及貸款額度、利率等關鍵要素的重要依據。我們要借助專業的信用評估機構或自身建立的信用評估體系，對客戶的信用記錄進行深入分析。查看客戶在銀行、其他金融機構以及相關信用平臺上的借貸記錄、還款情況等。對于信用記錄良好的客戶，可以適當給予更優惠的貸款條件；而對于信用記錄存在瑕疵的客戶，要謹慎評估風險，希望大家在評估過程中保持客觀、公正，不能因為急于促成業務而忽視信用風險。（二）合同文本擬定1.標準文本使用公司已制定了統一的小額信貸合同標準文本，這份文本是經過專業法律團隊和業務專家共同研討制定的，符合國家法律法規以及行業標準。在一般情況下，業務人員應直接使用標準文本與客戶簽訂合同。這樣做既能保證合同條款的合法性和規范性，又能提高工作效率，減少因合同條款不一致可能帶來的風險。希望大家嚴格按照標準文本執行，不要隨意更改文本內容。2.特殊條款添加在某些特殊情況下，如針對特定客戶群體或特殊業務需求，可能需要在標準文本基礎上添加一些特殊條款。但這些特殊條款必須經過公司法律合規部門的審核同意。業務人員應詳細說明添加特殊條款的原因、目的以及可能產生的影響，由法律合規部門從法律風險角度進行評估。我們鼓勵大家在遇到特殊業務情況時積極與法律合規部門溝通，共同探討如何在保障公司利益的前提下滿足客戶需求。（三）合同審核1.內部初審合同擬定完成后，首先由業務部門負責人進行內部初審。初審的重點在于合同內容是否與業務實際情況相符，客戶信息填寫是否準確，貸款金額、期限、利率等關鍵條款是否明確且符合公司業務政策。業務部門負責人要認真核對每一項內容，確保合同不存在明顯的錯誤或疏漏。希望大家在初審過程中秉持認真負責的態度，把好合同審核的第一關。2.法律合規審核經過內部初審后的合同，必須提交給公司法律合規部門進行全面審核。法律合規部門將從法律法規、行業監管要求等方面對合同進行細致審查，確保合同條款不存在法律風險，符合相關法律規定和監管要求。法律合規部門在審核過程中，如果發現問題，會及時與業務部門溝通反饋，業務部門應積極配合進行修改。我們希望大家理解法律合規審核的重要性，不要因為審核流程可能會花費一些時間而產生抵觸情緒，只有經過嚴格審核的合同，才能為我們的業務保駕護航。四、合同簽訂管理（一）簽訂主體確認1.個人客戶對于個人客戶，業務人員必須確認簽訂合同的主體為客戶本人。在簽訂現場，要仔細核對客戶的身份證件原件，確保與合同中填寫的身份信息一致。同時，要觀察客戶的精神狀態和行為能力，確保客戶具備完全民事行為能力，能夠獨立承擔合同責任。如果客戶因特殊原因無法親自到場簽訂合同，必須提供經過公證的授權委托書，由受托人代為簽訂。希望大家在確認個人客戶簽訂主體時務必謹慎，避免出現冒名簽訂等風險。2.企業客戶對于企業客戶，簽訂合同的主體應為企業的法定代表人或其授權代表。業務人員要查看企業的授權委托書，確認授權代表的身份和權限范圍。授權委托書應明確授權事項、授權期限等關鍵內容，并加蓋企業公章。在簽訂合同時，要確保授權代表在授權范圍內行事，同時要核實企業公章的真實性。我們鼓勵大家在與企業客戶簽訂合同前，對企業的印章管理情況進行一定了解，避免因印章問題引發合同糾紛。（二）簽訂過程見證1.現場簽訂原則上，小額信貸合同應在公司辦公場所或雙方約定的合適地點進行現場簽訂。在簽訂現場，至少要有兩名公司業務人員在場見證，確保簽訂過程的真實性和合法性。見證人員要仔細觀察客戶簽訂合同的全過程，確認客戶是在自愿、真實的意思表示下簽訂合同，不存在欺詐、脅迫等違法行為。希望大家在現場見證過程中認真履行職責，不要走過場，切實保障合同簽訂的有效性。2.遠程簽訂隨著信息技術的發展，在某些特殊情況下，經公司批準，也可以采用遠程簽訂的方式。但遠程簽訂必須采用可靠的電子簽名技術，并通過視頻連線等方式進行實時見證。業務人員要提前向客戶詳細說明遠程簽訂的流程和注意事項，確保客戶能夠正確操作。在遠程簽訂過程中，要對整個過程進行錄音錄像，留存相關證據。希望大家在采用遠程簽訂方式時，嚴格按照規定的流程操作，保證遠程簽訂合同的法律效力。（三）合同蓋章1.公司印章管理公司的合同專用章由專門的印章管理部門負責保管和使用。業務人員在合同簽訂完成后，應按照公司印章使用規定，填寫印章使用申請表，注明合同名稱、編號、簽訂日期等相關信息，經部門負責人和分管領導審批同意后，到印章管理部門加蓋合同專用章。印章管理部門在蓋章前，要再次核對合同內容和審批手續，確保無誤后予以蓋章。希望大家嚴格遵守公司印章管理規定，不得私自加蓋印章或違規使用印章。2.客戶蓋章（簽字）對于企業客戶，要確保合同上加蓋企業公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。對于個人客戶，要確保客戶本人簽字并按手印。業務人員要在客戶蓋章（簽字）后，仔細核對蓋章（簽字）的真實性和完整性，如有疑問，應及時與客戶溝通確認。我們希望大家在這一環節認真負責，避免因客戶蓋章（簽字）問題導致合同效力存在瑕疵。五、合同履行管理（一）貸款發放1.發放條件審核在合同簽訂完成后，貸款發放前，業務人員要對貸款發放條件進行再次審核。這包括確認客戶是否已經按照合同約定提供了必要的擔保措施，如抵押物是否已辦理抵押登記手續，保證人是否已簽訂保證合同等。同時，要核實客戶的貸款用途是否符合合同約定，確保貸款資金不被挪作他用。只有在所有發放條件都滿足的情況下，才能進行貸款發放操作。希望大家在貸款發放審核過程中嚴格把關，確保貸款資金安全發放。2.發放流程執行貸款發放應按照公司既定的流程進行操作。業務人員要準確錄入客戶信息和貸款數據到公司的業務系統中，經系統自動校驗和人工復核無誤后，提交財務部門進行放款操作。財務部門在收到放款指令后，要及時核對相關信息，確保放款金額、收款賬戶等準確無誤，然后按照規定的方式將貸款資金發放到客戶指定的賬戶。希望大家在貸款發放流程中各負其責，密切配合，確保貸款能夠及時、準確地發放到客戶手中。（二）還款管理1.還款提醒在還款日前，我們要通過短信、電話等方式向客戶發送還款提醒信息。提醒內容應包括還款金額、還款日期、還款方式等關鍵信息，確保客戶清楚了解還款事宜。業務人員要建立還款提醒記錄臺賬，記錄每次提醒的時間、方式、客戶反饋等情況。對于多次提醒后仍未還款的客戶，要及時進行跟蹤調查，了解客戶未還款的原因，積極協助客戶解決還款困難。我們鼓勵大家在還款提醒過程中，以友好、耐心的態度與客戶溝通，提高客戶的還款意愿。2.逾期處理如果客戶未能在合同約定的還款日期按時足額還款，即構成逾期。一旦發現客戶逾期，業務人員要立即啟動逾期處理程序。首先，要與客戶取得聯系，了解逾期原因，并要求客戶盡快還款。對于逾期時間較短且客戶有還款意愿的，可以給予一定的寬限期，并協商制定還款計劃。對于逾期時間較長且客戶還款意愿較低的，要按照合同約定采取相應的催收措施，如發送催收函、上門催收等。在催收過程中，要注意方式方法，遵守相關法律法規，不得采用暴力、威脅等非法手段進行催收。希望大家在逾期處理過程中，既要維護公司的利益，又要避免與客戶發生不必要的沖突。（三）合同變更與轉讓1.合同變更在合同履行過程中，如果客戶因特殊原因需要對合同條款進行變更，如變更還款期限、調整貸款利率等，客戶應向公司提出書面申請。業務人員收到申請后，要對變更原因進行調查核實，并評估變更對公司利益可能產生的影響。如果變更申請符合公司政策和相關規定，業務人員應按照合同簽訂前的審核流程，重新擬定變更協議，經內部初審、法律合規審核等環節通過后，與客戶簽訂變更協議。希望大家在處理合同變更事宜時，要謹慎對待，確保變更后的合同仍然能夠保障公司的合法權益。2.合同轉讓小額信貸合同一般不得隨意轉讓，但在符合法律法規和公司規定的特定情況下，如公司進行業務重組、不良資產處置等，可以將合同權利義務轉讓給第三方。合同轉讓必須經過公司高層領導審批同意，并按照相關法律法規的要求，通知客戶。在轉讓過程中，要確保客戶的知情權和選擇權得到充分保障，同時要妥善處理好與第三方的交接事宜，避免因合同轉讓給客戶帶來不必要的困擾。我們希望大家在涉及合同轉讓業務時，嚴格按照規定的程序操作，維護公司和客戶的合法權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.及時收集合同簽訂完成后，業務人員要及時將合同及相關資料收集整理。這些資料包括客戶的申請材料、信用評估報告、合同審批文件、擔保文件等與合同相關的所有資料。收集工作要做到全面、準確，確保檔案資料的完整性。希望大家養成及時收集合同資料的好習慣，不要拖延，避免因時間過長導致資料丟失或遺漏。2.審核把關在將合同資料移交檔案管理部門之前，業務部門負責人要對資料進行審核把關。審核內容包括資料是否齊全、填寫是否規范、簽字蓋章是否完整等。對于不符合要求的資料，要及時退回業務人員進行補充或修正。只有經過審核合格的合同資料，才能移交檔案管理部門進行歸檔。希望業務部門負責人認真履行審核職責，確保移交的合同檔案質量。（二）檔案整理與分類1.整理要求檔案管理部門收到業務部門移交的合同資料后，要按照一定的標準進行整理。對資料進行排序、編號，去除不必要的空白頁和重復頁，確保檔案資料整齊有序。對于紙張大小不一致的資料，要進行粘貼或折疊處理，使其規格統一。同時，要對資料進行裝訂，裝訂要牢固，便于長期保存和查閱。希望檔案管理部門的同事們在整理過程中認真細致，按照規范要求操作。2.分類方式合同檔案應根據不同的分類標準進行分類管理。可以按照貸款客戶類型，分為個人客戶合同檔案和企業客戶合同檔案；也可以按照貸款期限，分為短期貸款合同檔案、中期貸款合同檔案和長期貸款合同檔案；還可以按照業務類型，分為信用貸款合同檔案、抵押貸款合同檔案、保證貸款合同檔案等。通過合理分類，便于檔案的查詢和管理。希望大家在分類過程中，結合公司實際業務情況，選擇合適的分類方式，提高檔案管理效率。（三）檔案存儲與保管1.存儲環境公司要為合同檔案提供專門的存儲場所，存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。檔案架要擺放整齊，便于檔案的存放和取用。同時，要定期對存儲環境進行檢查和維護，確保檔案存儲環境符合要求。希望大家重視檔案存儲環境的建設和維護，為合同檔案提供一個安全、穩定的存放空間。2.保管期限小額信貸合同檔案的保管期限應根據相關法律法規和公司規定執行。一般情況下，合同履行完畢后，檔案應保存一定的年限，如五年或十年等。在保管期限內，要確保檔案的完整性和安全性，不得隨意銷毀或丟失。超過保管期限的檔案，應按照規定的程序進行銷毀處理。希望檔案管理部門嚴格按照保管期限規定執行，做好檔案的保管和銷毀工作。（四）檔案查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人審批同意后，到檔案管理部門進行查閱。檔案管理部門要對查閱人員的身份和查閱申請進行核實，符合要求的方可提供查閱服務。查閱過程中，查閱人員要遵守檔案管理規定，不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案。希望大家在查閱檔案時，嚴格遵守查閱規定，愛護檔案資料。2.借閱流程如果因工作需要借閱合同檔案，借閱人員應填寫借閱申請表，經部門負責人和分管領導審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過規定的時間，如一周或兩周等。借閱人員要妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理部門要對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。希望大家在借閱檔案時，嚴格按照借閱流程操作，按時歸還檔案，保障檔案的正常流轉和安全。七、監督與檢查1.定期檢查公司應定期對小額信貸合同管理情況進行全面檢查，檢查周期可以設定為每季度或每半年一次。檢查內容包括合同簽訂前的審查情況、合同簽訂過程的合規性、合同履行情況、合同檔案管理等各個環節。檢查人員要制定詳細的檢查清單，按照清單內容逐一進行檢查，并做好檢查記錄。希望大家積極配合定期檢查工作，通過檢查發現問題，及時改進