銀行小額采購(gòu)管理辦法一、前言在銀行日常運(yùn)營(yíng)中，除了大型項(xiàng)目采購(gòu)，小額采購(gòu)活動(dòng)也頻繁發(fā)生。這些小額采購(gòu)雖然單筆金額相對(duì)較小，但數(shù)量眾多，涉及銀行運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面，如辦公用品、小型設(shè)備、低值易耗品等。為了規(guī)范銀行小額采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，合理控制采購(gòu)成本，同時(shí)確保采購(gòu)活動(dòng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)監(jiān)管要求，特制定本《銀行小額采購(gòu)管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)銀行采購(gòu)工作的規(guī)范與高效。二、適用范圍本辦法適用于我行各部門、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的，單次采購(gòu)金額在[X]元以下（含[X]元）的小額采購(gòu)活動(dòng)。若采購(gòu)項(xiàng)目雖單次金額未達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)，但預(yù)計(jì)在一定時(shí)期內(nèi)（如一年）累計(jì)金額可能超過(guò)該標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按照銀行大額采購(gòu)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、采購(gòu)原則1.合規(guī)性原則：所有小額采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及我行內(nèi)部相關(guān)制度，確保采購(gòu)流程合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，要對(duì)所有潛在供應(yīng)商提供平等的機(jī)會(huì)，不得偏袒或歧視任何一方，保證采購(gòu)活動(dòng)的公平性和公正性。3.效益性原則：在滿足采購(gòu)需求的前提下，追求最佳性價(jià)比，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。4.及時(shí)性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)各部門業(yè)務(wù)需求，確保業(yè)務(wù)正常開展，避免因采購(gòu)延誤影響工作進(jìn)度。四、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定和完善小額采購(gòu)管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。組織實(shí)施小額采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂等工作。建立和維護(hù)小額采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理。協(xié)調(diào)處理小額采購(gòu)過(guò)程中的爭(zhēng)議和糾紛。2.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出小額采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及交付時(shí)間等。參與采購(gòu)項(xiàng)目的論證、驗(yàn)收等工作，對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理，反饋供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量等情況。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核小額采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排和使用。參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用的支付進(jìn)行管理和監(jiān)督。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本分析和控制。4.審計(jì)部門對(duì)小額采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的真實(shí)性和效益性。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，并提出改進(jìn)建議。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并說(shuō)明采購(gòu)理由。《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到需求部門提交的《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、預(yù)算合理性、是否符合采購(gòu)政策等。對(duì)于金額較小、采購(gòu)內(nèi)容簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對(duì)于金額較大或采購(gòu)內(nèi)容較為復(fù)雜的項(xiàng)目，需提交至銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門將審批結(jié)果反饋給需求部門。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇至少[X]家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。若供應(yīng)商庫(kù)中無(wú)合適供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)公開渠道（如網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)推薦等）尋找潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行資格審查。采購(gòu)部門向供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)通知書》，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、報(bào)價(jià)截止時(shí)間等信息。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)價(jià)單密封后提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。若報(bào)價(jià)明顯偏離市場(chǎng)價(jià)格，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商作出合理說(shuō)明或重新報(bào)價(jià)。4.合同簽訂確定成交供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人信息、采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同需經(jīng)采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)部門審核后，由銀行授權(quán)代表簽字并加蓋公章。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。5.采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付采購(gòu)物品或提供服務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員、需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。若驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商，協(xié)商解決辦法，如換貨、退貨、降價(jià)等。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。6.付款結(jié)算需求部門將《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》、《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》、采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，分期支付款項(xiàng)，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)具備獨(dú)立法人資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄。供應(yīng)商需向我行提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一的營(yíng)業(yè)執(zhí)照）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，經(jīng)采購(gòu)部門審核通過(guò)后，方可進(jìn)入供應(yīng)商庫(kù)。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部門應(yīng)定期（每半年或一年）組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。需求部門應(yīng)積極配合采購(gòu)部門，提供供應(yīng)商在實(shí)際供貨過(guò)程中的相關(guān)表現(xiàn)情況。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在同等條件下可優(yōu)先選擇合作；對(duì)于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)從供應(yīng)商庫(kù)中清除，并在一定期限內(nèi)禁止其參與我行采購(gòu)活動(dòng)。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰我們鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。對(duì)于長(zhǎng)期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，我行可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先參與新的采購(gòu)項(xiàng)目等。對(duì)于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨嚴(yán)重延遲、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)視情節(jié)輕重，采取警告、暫停合作、淘汰等措施，以保證采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行和采購(gòu)質(zhì)量的穩(wěn)定。七、檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立小額采購(gòu)檔案，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸檔。檔案內(nèi)容包括《小額采購(gòu)申請(qǐng)表》、《詢價(jià)通知書》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、《小額采購(gòu)驗(yàn)收單》、發(fā)票復(fù)印件等。2.小額采購(gòu)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和項(xiàng)目類別進(jìn)行分類管理，便于查詢和調(diào)閱。檔案保管期限按照銀行檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)小額采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、供應(yīng)商管理是否有效等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.銀行內(nèi)部員工如發(fā)現(xiàn)小額采購(gòu)活動(dòng)中有違規(guī)行為，有權(quán)向?qū)徲?jì)部門或其他相關(guān)部門舉報(bào)