圖書館期刊訂購續訂變更制度

一、總則1.目的本制度旨在規范圖書館期刊的訂購、續訂及變更流程，確保圖書館能夠及時、準確地獲取所需期刊資源，滿足讀者的閱讀需求，同時優化資源配置，提高運營效益。體現圖書館“以讀者為中心，提供優質知識服務”的經營理念。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體工作人員以及涉及期刊訂購、續訂、變更相關業務的所有環節。包括但不限于采購部門、采編部門、讀者服務部門等工作人員，同時也對與圖書館有期刊訂購業務往來的供應商具有一定的約束作用。3.基本原則-需求導向原則：以讀者的需求為出發點，結合圖書館的館藏發展規劃，合理訂購、續訂及變更期刊。-質量優先原則：確保所訂購、續訂及變更的期刊具有較高的學術價值、信息質量和權威性。-經濟合理原則：在滿足讀者需求的前提下，充分考慮圖書館的經費預算，實現資源的優化配置，提高運營效益。-公開透明原則：期刊訂購、續訂及變更過程應保持公開透明，接受圖書館內部監督以及讀者的監督。二、組織架構與職責劃分1.采購部門-負責制定期刊采購計劃，根據圖書館的館藏發展規劃和讀者需求，收集、整理期刊信息，篩選合適的期刊品種。-與供應商進行商務談判，簽訂期刊訂購合同，明確雙方的權利和義務，確保期刊的及時供應和質量保證。-跟蹤期刊的到貨情況，及時處理未到貨、錯發等問題，與供應商協商解決。-負責對采購經費的預算編制和控制，定期對采購成本進行分析，提出優化建議，以提高運營效益。2.采編部門-對新到期刊進行驗收、登記、分類、編目等處理，確保期刊能夠及時上架流通，為讀者提供服務。-對期刊的館藏信息進行維護和更新，包括期刊的館藏位置、狀態等信息，方便讀者查詢和借閱。-協助采購部門進行期刊的續訂和變更工作，提供有關期刊使用情況和館藏狀況的統計數據，為決策提供依據。3.讀者服務部門-收集讀者對期刊的需求和反饋信息，及時反饋給采購部門，作為期刊訂購、續訂及變更的重要參考依據，體現人文關懷。-在期刊上架后，負責向讀者宣傳和推薦新到期刊，提高期刊的利用率。-處理讀者在期刊借閱過程中遇到的問題，如期刊破損、丟失等情況，按照相關規定進行處理。4.監督小組由圖書館管理層、讀者代表等組成監督小組，負責對期刊訂購、續訂及變更過程進行全程監督。確保各項工作符合本制度的要求，防止出現違規操作和利益輸送等問題。定期對采購工作進行檢查和評估，提出改進意見和建議。三、管理流程1.期刊訂購流程-需求調研：讀者服務部門通過問卷調查、讀者座談會、在線反饋等方式收集讀者對期刊的需求信息，并整理形成需求清單。同時，采購部門結合圖書館的館藏發展規劃，對各學科領域的期刊需求進行分析和評估。-供應商選擇：采購部門通過市場調研、供應商推薦等方式，建立合格供應商名錄。對供應商的信譽、服務質量、價格等方面進行綜合評估，選擇合適的供應商進行合作。-采購計劃制定：采購部門根據需求調研結果和供應商信息，制定期刊采購計劃。明確采購的期刊品種、數量、預算等內容，并提交圖書館管理層審批。-合同簽訂：采購計劃經審批通過后，采購部門與供應商簽訂期刊訂購合同。合同中應明確期刊的名稱、刊號、出版周期、價格、交貨方式、質量標準、付款方式等條款，確保雙方的權利和義務得到明確界定。-期刊驗收：期刊到貨后，采編部門按照合同要求對期刊進行驗收。檢查期刊的品種、數量、質量等是否符合要求，如發現問題及時與采購部門溝通，由采購部門與供應商協商解決。驗收合格的期刊進行登記、分類、編目等處理后上架流通。2.期刊續訂流程-使用情況統計：每年年底，采編部門對本年度期刊的使用情況進行統計分析，包括期刊的借閱量、讀者預約量、文獻引用量等數據。同時，讀者服務部門收集讀者對期刊的反饋意見，了解讀者對期刊的滿意度和續訂需求。-續訂評估：采購部門根據采編部門提供的使用情況統計數據和讀者服務部門收集的反饋意見，結合圖書館的經費預算和館藏發展規劃，對期刊進行續訂評估。評估內容包括期刊的學術價值、讀者需求、性價比等方面。-續訂決策：采購部門根據續訂評估結果，提出續訂建議，提交圖書館管理層審批。對于具有較高學術價值和讀者需求的期刊，優先考慮續訂；對于使用頻率較低、讀者反饋不佳的期刊，可根據情況進行調整或停止續訂。-合同續簽：續訂決策經審批通過后，采購部門與供應商進行合同續簽談判。在續簽合同過程中，根據市場行情和圖書館的實際需求，對期刊價格、服務條款等進行協商調整。合同續簽后，按照期刊訂購流程進行后續管理。3.期刊變更流程-變更申請：因讀者需求變化、期刊質量問題、經費預算調整等原因需要對期刊進行變更時，相關部門（如采購部門、讀者服務部門等）可提出變更申請。變更申請應詳細說明變更的原因、變更的內容（如期刊品種、刊期、供應商等）以及對圖書館業務的影響。-評估審核：變更申請提交后，由采購部門組織相關人員（如采編部門、讀者服務部門、監督小組等）對變更申請進行評估審核。評估內容包括變更的必要性、可行性、對讀者的影響、經費預算等方面。審核通過的變更申請提交圖書館管理層審批。-變更實施：變更申請經審批通過后，采購部門負責與供應商協商變更事宜，簽訂變更協議。采編部門根據變更協議對期刊的館藏信息進行相應調整，讀者服務部門及時向讀者宣傳和告知期刊變更情況，確保讀者能夠及時了解期刊的變化。四、權利與義務1.員工權利與義務-權利-有權對期刊訂購、續訂及變更工作提出意見和建議，參與圖書館的管理決策過程，體現扁平化管理理念。-有權獲得與期刊業務相關的培訓和學習機會，提高自身業務水平和綜合素質。-有權要求圖書館提供必要的工作條件和支持，以確保工作的順利開展。-義務-嚴格遵守本制度及圖書館的其他相關規章制度，認真履行工作職責，確保期刊訂購、續訂及變更工作的準確、及時完成。-保守工作中涉及的商業秘密和讀者信息，不得泄露給無關人員。-積極配合圖書館的各項工作安排，如接受監督檢查、參與績效考核等。2.讀者權利與義務-權利-有權向圖書館提出期刊需求和建議，圖書館應認真對待并及時回復。-有權公平、公正地借閱圖書館訂購的期刊資源，享受優質的服務。-有權對圖書館的期刊服務工作進行監督和評價，提出改進意見。-義務-遵守圖書館的借閱規定，愛護期刊資源，不得損壞、丟失期刊。-按照規定的借閱期限歸還期刊，如有逾期應按照規定繳納逾期費用。-尊重圖書館工作人員的勞動成果，配合工作人員的管理工作。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部監督：圖書館建立內部監督機制，由監督小組定期對期刊訂購、續訂及變更工作進行檢查和評估。檢查內容包括工作流程的執行情況、合同簽訂與執行情況、經費使用情況等。發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-讀者監督：鼓勵讀者對圖書館的期刊服務工作進行監督，設立讀者意見箱、在線反饋平臺等渠道，方便讀者提出意見和建議。對于讀者反映的問題，圖書館應及時調查處理，并將處理結果反饋給讀者。-審計監督：定期邀請專業審計機構對圖書館的期刊采購經費進行審計，確保經費使用的合規性和合理性。審計結果作為績效考核和獎懲的重要依據。2.獎勵機制-對于在期刊訂購、續訂及變更工作中表現突出的員工，如提出創新性建議并取得顯著成效、有效降低采購成本、提高讀者滿意度等，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極參與圖書館期刊建設，提供有價值的需求信息和建議的讀者，給予一定的獎勵，如借閱優先權、禮品等，以鼓勵讀者參與圖書館管理。3.懲罰機制-對于違反本制度規定，在期刊訂購、續訂及變更工作中出現失誤或違規行為的員工，視情節輕重給予批評教育、扣發績效獎金、警告、辭退等處罰。對于因違規行為給圖書館造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。-對于違反圖書館期刊借閱規定的讀者，按照相關規定進行處理，如收取逾期費用、限制借閱權限等。對于故意損壞、丟失期刊等嚴重違規行為，要求讀者照價賠償，并視情節輕重限制其借閱資格。六、附則1.