制藥廠大客戶(hù)協(xié)議簽署流程制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范制藥廠與大客戶(hù)之間協(xié)議簽署的流程，確保協(xié)議簽署過(guò)程的合法性、規(guī)范性和高效性，保障雙方的合法權(quán)益，促進(jìn)雙方長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，提升制藥廠的運(yùn)營(yíng)效益，更好地貫徹制藥廠“質(zhì)量至上，服務(wù)客戶(hù)，創(chuàng)新發(fā)展，共筑健康”的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念。2.適用范圍本制度適用于制藥廠全體涉及與大客戶(hù)協(xié)議簽署相關(guān)工作的員工以及與制藥廠進(jìn)行合作的大客戶(hù)。3.原則-合法性原則：協(xié)議簽署必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，確保協(xié)議內(nèi)容合法有效。-平等互利原則：在協(xié)議簽署過(guò)程中，充分尊重雙方的意愿和權(quán)益，實(shí)現(xiàn)雙方的共同發(fā)展。-誠(chéng)實(shí)守信原則：雙方應(yīng)秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，如實(shí)提供相關(guān)信息，履行各自的義務(wù)。-高效便捷原則：優(yōu)化協(xié)議簽署流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和時(shí)間浪費(fèi)，以適應(yīng)市場(chǎng)的快速變化和客戶(hù)的需求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.銷(xiāo)售部門(mén)-職責(zé)：負(fù)責(zé)與大客戶(hù)進(jìn)行前期溝通、需求調(diào)研，了解大客戶(hù)的合作意向和具體要求；起草初步的協(xié)議條款，與大客戶(hù)進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取有利的合作條件；及時(shí)向其他相關(guān)部門(mén)反饋大客戶(hù)的需求和意見(jiàn)，協(xié)調(diào)各方資源以推進(jìn)協(xié)議簽署工作。-崗位設(shè)置及職責(zé)：-銷(xiāo)售經(jīng)理：整體負(fù)責(zé)與大客戶(hù)的對(duì)接工作，制定銷(xiāo)售策略，主導(dǎo)商務(wù)談判，確保協(xié)議條款符合公司利益和客戶(hù)需求。-銷(xiāo)售代表：協(xié)助銷(xiāo)售經(jīng)理開(kāi)展工作，具體執(zhí)行客戶(hù)溝通、信息收集、協(xié)議文本傳遞等工作。2.法務(wù)部門(mén)-職責(zé)：對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行法律審核，確保協(xié)議內(nèi)容符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；為協(xié)議簽署過(guò)程中的法律問(wèn)題提供專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)和指導(dǎo)；參與重大協(xié)議的談判，從法律角度保障公司權(quán)益。-崗位設(shè)置及職責(zé)：-法務(wù)主管：統(tǒng)籌法務(wù)審核工作，對(duì)重要協(xié)議進(jìn)行重點(diǎn)審查，參與關(guān)鍵談判環(huán)節(jié)。-法務(wù)專(zhuān)員：具體負(fù)責(zé)協(xié)議文本的法律條款審核，整理相關(guān)法律法規(guī)資料。3.質(zhì)量部門(mén)-職責(zé)：審核協(xié)議中涉及產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證等方面的條款，確保公司能夠滿(mǎn)足大客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求；提供產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的技術(shù)支持和信息，協(xié)助銷(xiāo)售部門(mén)與大客戶(hù)進(jìn)行溝通。-崗位設(shè)置及職責(zé)：-質(zhì)量經(jīng)理：把控協(xié)議中質(zhì)量條款的審核，協(xié)調(diào)質(zhì)量部門(mén)內(nèi)部資源，確保質(zhì)量保障措施的可行性。-質(zhì)量工程師：具體負(fù)責(zé)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的解讀和審核，對(duì)質(zhì)量相關(guān)條款提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)-職責(zé)：對(duì)協(xié)議中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括價(jià)格、付款方式、結(jié)算周期等，評(píng)估協(xié)議對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響；提供財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，協(xié)助公司管理層做出決策。-崗位設(shè)置及職責(zé)：-財(cái)務(wù)經(jīng)理：負(fù)責(zé)整體財(cái)務(wù)條款的審核和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，參與重要協(xié)議的商務(wù)談判，提供財(cái)務(wù)方面的專(zhuān)業(yè)建議。-財(cái)務(wù)專(zhuān)員：具體負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核算和分析，協(xié)助財(cái)務(wù)經(jīng)理完成相關(guān)報(bào)告。5.管理層-職責(zé)：對(duì)重大協(xié)議進(jìn)行最終決策，審批協(xié)議文本；協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，確保協(xié)議簽署工作順利進(jìn)行；代表公司與大客戶(hù)簽署協(xié)議。三、管理流程1.前期溝通與需求調(diào)研階段-銷(xiāo)售部門(mén)主動(dòng)與大客戶(hù)取得聯(lián)系，通過(guò)電話(huà)、郵件、面對(duì)面拜訪等方式，了解大客戶(hù)的基本情況、業(yè)務(wù)需求、合作意向等信息。-銷(xiāo)售代表詳細(xì)記錄大客戶(hù)的需求和意見(jiàn)，及時(shí)反饋給銷(xiāo)售經(jīng)理。銷(xiāo)售經(jīng)理組織銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分析討論，制定針對(duì)性的合作方案。-銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)與大客戶(hù)進(jìn)行進(jìn)一步溝通，就合作方案的框架和主要內(nèi)容進(jìn)行初步交流，收集大客戶(hù)的反饋意見(jiàn)，對(duì)合作方案進(jìn)行優(yōu)化。2.協(xié)議起草階段-銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)與大客戶(hù)溝通的結(jié)果，結(jié)合公司的業(yè)務(wù)政策和標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議模板，起草初步的協(xié)議文本。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)涵蓋合作范圍、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、交貨期、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。-在起草過(guò)程中，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)與法務(wù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保協(xié)議條款符合各部門(mén)的專(zhuān)業(yè)要求和公司的整體利益。-初步協(xié)議文本完成后，銷(xiāo)售部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行審核，檢查協(xié)議條款的完整性、準(zhǔn)確性和邏輯性。審核通過(guò)后，將協(xié)議文本提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。3.法律審核階段-法務(wù)部門(mén)收到銷(xiāo)售部門(mén)提交的協(xié)議文本后，按照法律法規(guī)和公司的法律風(fēng)險(xiǎn)防控要求，對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行全面審核。-法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查協(xié)議的合法性、有效性、條款的完整性和準(zhǔn)確性、雙方權(quán)利義務(wù)的平衡性、違約責(zé)任的明確性等方面。-法務(wù)部門(mén)對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出修改意見(jiàn)，以書(shū)面形式反饋給銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)對(duì)協(xié)議文本進(jìn)行修改完善。如存在重大法律問(wèn)題或分歧，由法務(wù)部門(mén)牽頭組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論協(xié)商，必要時(shí)可咨詢(xún)外部法律顧問(wèn)。4.商務(wù)談判階段-銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)修改后的協(xié)議文本，與大客戶(hù)進(jìn)行商務(wù)談判。談判過(guò)程中，銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)充分了解大客戶(hù)的需求和關(guān)注點(diǎn)，爭(zhēng)取在保證公司利益的前提下，滿(mǎn)足大客戶(hù)的合理要求。-商務(wù)談判涉及價(jià)格、付款方式、交貨期等重要條款的調(diào)整時(shí)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保調(diào)整后的條款不會(huì)對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況產(chǎn)生不利影響。-談判達(dá)成一致后，銷(xiāo)售部門(mén)整理談判結(jié)果，形成最終的協(xié)議文本草案，并組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。5.內(nèi)部會(huì)簽階段-銷(xiāo)售部門(mén)將協(xié)議文本草案發(fā)送給法務(wù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。各部門(mén)在收到協(xié)議文本后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核并簽署意見(jiàn)。-各部門(mén)主要從自身專(zhuān)業(yè)角度對(duì)協(xié)議文本進(jìn)行審核，檢查協(xié)議條款是否符合本部門(mén)的工作要求和公司的整體利益。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有不同意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通協(xié)商，提出修改建議。-銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的會(huì)簽意見(jiàn)對(duì)協(xié)議文本進(jìn)行修改完善，確保協(xié)議條款得到各部門(mén)的認(rèn)可。修改后的協(xié)議文本再次提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行確認(rèn)。6.審批決策階段-經(jīng)過(guò)內(nèi)部會(huì)簽且各部門(mén)意見(jiàn)一致的協(xié)議文本，提交給公司管理層進(jìn)行審批。對(duì)于重大協(xié)議，管理層應(yīng)組織召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行討論決策。-管理層在審批過(guò)程中，綜合考慮公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、市場(chǎng)形勢(shì)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、風(fēng)險(xiǎn)承受能力等因素，對(duì)協(xié)議進(jìn)行全面評(píng)估。-管理層審批通過(guò)后，協(xié)議文本正式生效。如管理層提出修改意見(jiàn)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)對(duì)協(xié)議文本進(jìn)行修改，再次提交審批。7.協(xié)議簽署階段-協(xié)議經(jīng)公司管理層審批通過(guò)后，銷(xiāo)售部門(mén)與大客戶(hù)確定協(xié)議簽署的時(shí)間、地點(diǎn)和參與人員等細(xì)節(jié)。-公司管理層或授權(quán)代表與大客戶(hù)代表按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)舉行協(xié)議簽署儀式。簽署儀式應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄和拍照，留存相關(guān)資料。-協(xié)議簽署完成后，銷(xiāo)售部門(mén)將協(xié)議文本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)存檔，并跟進(jìn)協(xié)議的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決協(xié)議執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。四、權(quán)利與義務(wù)1.制藥廠的權(quán)利-有權(quán)要求大客戶(hù)按照協(xié)議約定支付款項(xiàng)，享受公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)。-有權(quán)對(duì)大客戶(hù)的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理評(píng)估，根據(jù)公司的實(shí)際情況決定是否接受合作。-在大客戶(hù)違反協(xié)議約定時(shí)，有權(quán)依法追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.制藥廠的義務(wù)-按照協(xié)議約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等要求，為大客戶(hù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)。-對(duì)大客戶(hù)的商業(yè)秘密和敏感信息予以保密，不得泄露給第三方。-及時(shí)響應(yīng)大客戶(hù)的需求和反饋，為大客戶(hù)提供必要的技術(shù)支持和售后服務(wù)。3.大客戶(hù)的權(quán)利-有權(quán)要求制藥廠按照協(xié)議約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品或服務(wù)。-有權(quán)對(duì)制藥廠提供的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出合理的改進(jìn)意見(jiàn)和建議。-在制藥廠違反協(xié)議約定時(shí)，有權(quán)依法追究其違約責(zé)任，維護(hù)自身的合法權(quán)益。4.大客戶(hù)的義務(wù)-按照協(xié)議約定的付款方式和時(shí)間，按時(shí)向制藥廠支付款項(xiàng)。-向制藥廠提供真實(shí)、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)需求和相關(guān)信息，協(xié)助制藥廠開(kāi)展工作。-對(duì)制藥廠的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密予以保密，不得擅自使用或泄露給第三方。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-建立協(xié)議簽署流程的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由行政部門(mén)定期對(duì)協(xié)議簽署過(guò)程進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括協(xié)議簽署流程的執(zhí)行情況、各部門(mén)的職責(zé)履行情況、協(xié)議文本的規(guī)范性等。-銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期向管理層匯報(bào)協(xié)議簽署工作的進(jìn)展情況，及時(shí)反饋在協(xié)議簽署過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難。-設(shè)立客戶(hù)反饋渠道，鼓勵(lì)大客戶(hù)對(duì)協(xié)議簽署過(guò)程中存在的問(wèn)題和意見(jiàn)進(jìn)行反饋。行政部門(mén)對(duì)客戶(hù)反饋的信息進(jìn)行收集、整理和分析，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在協(xié)議簽署過(guò)程中表現(xiàn)突出的員工，如成功爭(zhēng)取到重要大客戶(hù)、優(yōu)化協(xié)議條款為公司帶來(lái)顯著經(jīng)濟(jì)效益、有效解決協(xié)議簽署過(guò)程中的重大問(wèn)題等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)、晉升機(jī)會(huì)等。-對(duì)在協(xié)議簽署工作中積極配合、協(xié)作良好的團(tuán)隊(duì)，給予團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)勵(lì)，如團(tuán)隊(duì)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等，以鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員之間的合作精神。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于在協(xié)議簽署過(guò)程中違反公司制度、工作流程或法律法規(guī)的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。-因員工個(gè)人原因?qū)е聟f(xié)議簽署出現(xiàn)失誤或給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸制藥廠所有。如有未盡事宜或需要對(duì)制度進(jìn)行修訂，由行政部門(mén)牽頭組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論和修訂，報(bào)公司管理層審批后生效。2.制度的生效與實(shí)施本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)