檔案安全風險評估指標自查表第一章評估背景與目的

1.檔案安全風險評估的重要性

檔案安全是組織管理中不可忽視的一環，它不僅關系到組織的歷史記錄完整性，更直接影響到組織的決策質量、法律責任履行以及聲譽維護。隨著信息化時代的到來，檔案的存儲介質和形式日趨多樣化，紙質檔案、電子檔案、數字檔案并存，這給檔案安全管理帶來了新的挑戰。風險評估能夠幫助組織識別、分析和應對潛在的安全威脅，確保檔案信息的機密性、完整性和可用性。

2.自查表的目的與適用范圍

本自查表旨在通過系統化的評估流程，幫助組織全面審視檔案安全管理現狀，發現存在的風險點，并提出改進建議。適用范圍涵蓋所有類型的檔案，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案等，適用于所有涉及檔案管理的部門和個人。

第一章檔案安全風險評估指標體系

1.檔案實體安全評估

檔案實體安全主要指檔案存儲場所的安全防護措施。評估時需檢查檔案庫房的物理環境是否滿足溫濕度、防火、防潮、防蟲鼠等要求，門窗、消防設施是否完好，是否設置門禁系統等。同時，要關注檔案的存放是否規范，是否存在混放、錯放等問題。

2.檔案信息安全評估

檔案信息安全評估主要針對電子檔案和數字檔案，需檢查數據備份是否定期進行，備份介質是否安全存放；訪問權限設置是否合理，是否做到最小權限原則；系統是否存在漏洞，是否定期進行安全加固；數據加密措施是否到位，特別是涉密檔案的加密標準是否符合國家要求。

3.檔案管理流程安全評估

檔案管理流程安全評估關注檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環節的規范性。需檢查是否存在檔案流轉記錄不完整、借閱審批手續不全等問題；檔案的鑒定銷毀是否遵循相關規定，是否存在違規銷毀或私自留存的情況；檔案工作人員是否經過專業培訓，是否具備相應的安全意識和技能。

4.檔案安全制度與責任評估

檔案安全制度與責任評估主要檢查組織是否建立健全檔案安全管理制度，制度是否涵蓋所有檔案類型和管理環節；是否明確各部門和人員的職責，是否存在責任不清或缺失的情況；是否定期開展安全檢查和培訓，提升全員安全意識。

第二章檔案實體安全評估細則

1.庫房環境條件檢查

要看看檔案放的地方是不是靠譜。首先，溫度和濕度得合適，不能太熱也不能太潮，否則檔案容易壞。其次，要看防火、防潮、防蟲鼠這些措施有沒有做好。比如，庫房是不是遠離火源，有沒有安裝防火設備，地上是不是鋪了防潮墊，有沒有定期檢查有沒有蟲子或老鼠。這些都要仔細檢查，確保檔案存放的環境是安全的。

2.庫房物理防護設施檢查

庫房的門窗是不是結實，有沒有安裝防盜鎖。消防設施是不是齊全有效，比如滅火器是不是在有效期內，消防通道是不是暢通。有沒有設置門禁系統，只有授權的人才能進入庫房。這些物理防護措施是不是都到位了，能有效防止外人非法進入或檔案被偷盜。

3.檔案存放規范檢查

檔案是不是按類別、按順序擺放整齊，不能亂堆亂放。檔案盒是不是完好無損，有沒有破損或變形的。檔案是不是擺放得穩固，不能隨便被碰到或者移動。這些都是為了防止檔案在存放過程中被損壞或丟失，所以要逐一檢查。

第三章檔案信息安全評估細則

1.電子檔案備份與恢復檢查

要看看電子檔案是不是有備份，備份是不是經常做。備份的硬盤或者光盤是不是存放在安全的地方，會不會被水泡了或者丟了。還要測試一下備份的數據能不能恢復，能不能正常打開，確保萬一路上壞了還能用備份的恢復過來。

2.訪問權限控制檢查

要看看誰能看誰不能看，是不是只有需要的人才能看相關的檔案。系統里設置的用戶賬號和密碼是不是安全的，是不是每個人用的都是自己獨特的賬號密碼。還要檢查一下，是不是有人亂進別人的賬戶看不該看的東西，這些都要有記錄并且不允許。

3.系統安全防護檢查

要看看電腦系統是不是有漏洞，有沒有被黑客攻擊的風險。是不是經常給系統打補丁，防止被病毒或者黑客攻擊。還要檢查一下，重要的檔案是不是用了加密，別人沒密碼是打不開的，確保數據不被別人隨便看。

4.數據傳輸與存儲介質安全檢查

要看看檔案在電腦之間傳的時候，是不是安全，有沒有被別人偷看或者修改。存檔案的硬盤、U盤這些小設備是不是保管得好，是不是誰拿走就亂放了，會不會丟失或者被病毒感染帶進檔案里。

第四章檔案管理流程安全評估細則

1.檔案收集與接收流程檢查

要看檔案剛進來的時候是怎么處理的，是不是有明確的登記手續，誰送來、什么時間、有什么檔案，都要記清楚。收進來之后是不是馬上檢查一下檔案是不是完整、有沒有損壞，合格了才入庫，不合格的要問清楚原因。

2.檔案整理與分類歸檔流程檢查

檔案是不是按規定的類別和順序來整理歸檔的，不能隨便亂放。是不是有專門的整理標準，不同類型的檔案是不是分開了放。歸檔的過程是不是有記錄，誰整理的、什么時候整理的，都要有痕跡可查。

3.檔案保管與利用流程檢查

檔案在庫房里是不是定期檢查，看看環境是不是還合適，檔案是不是有損壞的跡象。需要別人查閱檔案的時候，是不是有嚴格的借閱手續，是不是要登記誰借的、借走多少、什么時候還。特別重要的或者涉密的檔案，是不是有更嚴格的查閱審批流程。

4.檔案鑒定與銷毀流程檢查

要看檔案是不是到了該看齊或者該銷毀的時候，是怎么判斷的，有沒有依據相關的規定。需要銷毀的檔案，是不是辦理了正式的銷毀手續，是不是有專人監督銷毀過程，確保檔案被徹底銷毀，不會被人偷偷拿走或者恢復。沒到銷毀期的檔案，是不是有明確的保管期限規定。

第五章檔案安全制度與責任評估細則

1.檔案安全管理制度健全性檢查

要看組織里是不是有專門管檔案安全的規矩，這些規矩是不是寫下來了，是不是比較全面。規矩里是不是規定了怎么保管檔案、怎么防止丟失或被別人看，是不是涵蓋了所有類型的檔案和所有管理環節。這些制度是不是不是隨便寫的，是真正能指導實際工作的。

2.檔案安全責任落實情況檢查

要看看誰是負責檔案安全的，是哪個部門或者哪個人。是不是每個人都清楚自己在檔案安全上要負什么責任，是不是知道做錯了會有什么后果。是不是把責任具體分到了每個人頭上，不是大家都不管或者都管。

3.檔案安全培訓與意識提升情況檢查

要看組織是不是定期給管檔案的人或者所有員工講檔案安全知識，教他們怎么保護檔案。是不是經常提醒大家注意安全，比如不要把涉密檔案放在不安全的地方，電腦密碼要復雜等。大家是不是真的有安全意識了，知道保護檔案的重要性。

第六章風險評估結果分析與改進建議

1.風險點匯總與等級判定

要把前面檢查出的所有問題都列出來，看看哪些是比較嚴重的問題，哪些是一般問題。根據問題的嚴重程度和可能造成的影響，給每個問題定一個風險等級，比如是高風險、中風險還是低風險。這樣就能清楚知道哪些是重點要解決的。

2.風險原因分析

對于每個找出來的問題，要分析一下為什么會這樣，是制度沒做好，還是工作人員不小心，或者是設備有問題。找到問題的根本原因，才能更好地想辦法解決，避免同樣的問題再發生。

3.制定改進措施建議

針對每個風險點，提出具體的改進辦法。比如，如果庫房門窗不結實，就建議換更好的鎖或者安裝監控；如果備份做得不及時，就建議制定更嚴格的備份計劃；如果制度不完善，就建議重新修訂制度并組織學習。建議要具體可行，最好能明確由誰來做，什么時候完成。

4.建立持續改進機制

檔案安全不是一次檢查就能搞定的，要建立一個長期跟蹤和改進的機制。比如，定期重新做一次風險評估，看看之前的問題是不是解決了，是不是又有了新的風險。還要鼓勵大家發現問題時能及時報告，不斷把檔案安全工作做得更好。

第七章檔案安全風險評估執行與監督

1.評估任務分工與責任落實

要明確這次風險評估由誰牽頭負責，誰具體執行，誰提供支持。每個人都要清楚自己的任務是什么，要負什么責任，確保評估工作有人管、有人做，不會推諉扯皮。可以成立一個評估小組，明確組長和成員，分工合作。

2.評估流程規范與時間安排

要制定一個清晰的評估步驟和時間表，比如什么時候開始，要檢查哪些地方，怎么記錄發現的問題，什么時候提交報告。整個過程要按照這個計劃來，確保評估有條不紊地進行，按時完成。

3.評估過程監督與質量控制

要有專門的人或者部門負責監督評估是不是按計劃進行，檢查評估的質量怎么樣，發現的問題是不是都記錄準確了。如果發現評估人員理解有偏差或者工作不認真，要及時糾正，保證評估結果的可靠性和有效性。

4.評估結果溝通與確認

評估結束后，要把發現的問題和初步的分析結果跟相關部門和人員溝通一下，聽聽他們的意見。確保大家對這個評估結果都有一個共識，為后續制定改進措施打下基礎。溝通時要注意方式方法，讓大家能坦誠地交流。

第八章檔案安全風險改進措施實施與管理

1.改進計劃制定與資源保障

根據評估出的風險點和改進建議，要制定一個詳細的行動計劃。這個計劃要說明具體要做什么，怎么做，誰負責，什么時候完成。同時，要確保有足夠的人手、錢和設備來支持這些改進措施的實施，不能光說不動。

2.改進措施落地執行與過程監控

要按照制定的計劃，一步一個腳印地去落實那些改進措施。比如，該換設備的換設備，該訂制度的訂制度，該培訓的人就培訓。在執行的過程中，要有人跟著看，定期檢查進度，確保改進措施真的被做了，并且做得到位。

3.改進效果評估與驗證

改進措施做完之后，不能馬上就認為問題解決了，要過一段時間看看效果怎么樣。是不是之前發現的問題真的得到了改善，風險是不是降低了。可以通過再次檢查、測試或者問相關人員來驗證改進措施是不是真的有效。

4.建立長效改進機制與持續優化

改進工作不能一陣風，要把它變成一個長期堅持的制度。比如，把定期的風險評估和改進工作固定下來，每年或者每半年做一次。同時，要根據實際情況的變化，不斷調整和優化改進措施，確保檔案安全工作能持續做得更好。

第九章檔案安全風險評估報告與記錄管理

1.評估報告編制與內容要求

要把這次風險評估的所有過程和結果整理成一份正式的報告。報告里要清楚地說明評估的目標、范圍、方法，發現了哪些主要風險，風險有多大，原因是什么，提出了哪些改進建議，以及最終的評估結論。報告的語言要簡單明了，讓人一看就懂。

2.評估記錄的收集與整理

評估過程中產生的所有記錄都要收集起來，比如檢查表、訪談記錄、照片、發現問題清單等。這些記錄要按照一定的順序整理好，方便以后查閱。記錄要真實、完整，能反映評估的全過程。

3.評估報告與記錄的歸檔保管

評估報告和收集到的所有記錄，都要像保管檔案一樣，妥善地保管起來。要指定專門的地方和人員負責保管，確保它們安全、不被丟失、不被篡改。要明確保管期限，重要的評估報告和記錄可能需要長期保存。

4.報告與記錄的利用與查閱權限控制

評估報告和記錄雖然要保管好，但也要方便需要的人查閱。要建立查閱的規矩，不是誰想看就能看。只有跟評估工作直接相關，或者需要根據評估結果做決策的人，在履行了必要的審批手續后，才能按規定查閱這些報告和記錄。

第十章檔案安全風險評估表應用與更新維護

1.評估表在日常管理中的應用

這張評估表不只是做一次檢查用的，平時管檔案的時候也可以經常拿出來用。比如，某個部門覺得自己的檔案管理可能有點問題，就可以對照著表自己先檢查一下，看看哪里做得不好，及時改正。也可以用它來培訓新員工，讓他們一開始就了解檔案安全的要求。

2.評估表的持續更新與完善

隨著組織的變化或者技術的發展，當初做的評估表可能就不完全適合了。比如，組織結構調整了，或者換了新的檔案管理系統，就需要重新審視評估表里的內容。要定期或者根據實際情況，對評估表進行修改和完善，確保它能準確