注冊執業印章管理辦法一、引言在我們公司所處的行業領域中，注冊執業印章具有至關重要的作用。它不僅是執業人員身份和專業資格的象征，更是在各類業務文件、報告等上蓋章確認，賦予文件法律效力的關鍵工具。隨著公司業務的不斷拓展和規范運營的要求，為了確保注冊執業印章的使用合法、安全、規范，依據相關法律法規及行業標準，特制定本《注冊執業印章管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同維護公司的正常運營秩序和良好形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有需要使用注冊執業印章的部門及相關執業人員。無論是從事[具體業務1]的同事，還是負責[具體業務2]的團隊，只要涉及注冊執業印章的使用，都應遵循本辦法的規定。三、印章的種類及用途1.種類公司涉及的注冊執業印章主要包括[印章名稱1]、[印章名稱2]等。其中，[印章名稱1]通常為圓形，直徑[X]厘米，印章上刻有公司名稱、執業類別及印章編號等信息；[印章名稱2]一般為方形，邊長[X]厘米，同樣刻有相應的關鍵識別信息。2.用途[印章名稱1]主要用于各類對外出具的專業報告，如[列舉報告類型1]、[列舉報告類型2]等，以證明報告的真實性和專業性，代表公司對報告內容負責。[印章名稱2]則多用于與客戶簽訂的合同、協議等重要法律文件，賦予文件法律效力，保障公司和客戶的合法權益。四、印章的刻制與啟用1.刻制申請當公司有新的執業人員加入，或因業務發展需要新增印章類型時，相關部門應填寫《注冊執業印章刻制申請表》。申請表中需詳細注明印章的種類、用途、使用部門、擬刻制印章的具體信息（如印章上的文字內容）等。申請部門負責人需對申請表內容進行審核并簽字確認。2.審批流程申請表提交至公司印章管理部門后，印章管理部門將對申請內容進行初審。初審主要檢查申請表填寫是否完整、申請理由是否合理等。初審通過后，將申請表提交至公司管理層進行最終審批。公司管理層會綜合考慮業務需求、合規性等因素，做出是否批準刻制的決定。3.刻制單位選擇經批準刻制印章后，印章管理部門應選擇具有合法資質的印章刻制單位。在選擇刻制單位時，要考察其信譽、刻制質量、價格等因素。優先選擇在行業內口碑良好、有豐富經驗且能嚴格遵守相關法律法規的刻制單位。4.印章啟用新刻制的印章完成后，印章管理部門應進行驗收。驗收內容包括印章的外觀、尺寸、文字清晰度等是否符合要求。驗收合格后，需在公司內部發布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。同時，將印章的印模留存備案，以便日后核對。五、印章的保管1.保管原則注冊執業印章應遵循專人保管、專柜存放的原則。每枚印章都應指定一名責任心強、熟悉印章管理規定的專人負責保管。保管人員要確保印章始終處于安全可控狀態，不得隨意轉借他人。2.保管設施公司應為印章保管配備專門的保險柜或文件柜，并設置在安全、可靠的辦公場所。保險柜或文件柜應具備一定的防盜、防火、防潮功能，以保護印章的安全。同時，要定期對保管設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.交接手續當保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，必須辦理嚴格的印章交接手續。交接雙方應填寫《注冊執業印章交接登記表》，詳細記錄印章的名稱、交接日期、交接雙方姓名等信息。交接過程需有監交人在場，監交人一般由印章管理部門負責人或其指定人員擔任。交接完成后，交接雙方和監交人都應在登記表上簽字確認。六、印章的使用1.使用申請公司內各部門或執業人員需要使用注冊執業印章時，應提前填寫《注冊執業印章使用申請表》。申請表中要清晰注明使用印章的文件名稱、文號、用途、使用份數等信息。如果是對外出具的重要文件，還需附上文件的草稿或樣本，以便審核。2.審核流程申請表提交至部門負責人處，部門負責人要對申請內容進行嚴格審核。審核重點包括文件內容是否合規、使用印章的必要性、申請使用份數是否合理等。審核通過后，將申請表提交至印章管理部門。印章管理部門會再次對申請進行復核，主要檢查申請表填寫是否規范、相關審批手續是否齊全等。對于涉及重大事項的文件用印申請，印章管理部門還需提交公司管理層進行最終審批。3.使用登記經審核批準后，印章保管人員在使用印章前，應在《注冊執業印章使用登記簿》上進行詳細登記。登記內容包括申請部門、申請人、文件名稱、文號、使用日期、印章名稱、使用份數等。每次使用印章后，保管人員都要及時在登記簿上簽字確認。4.使用規范印章保管人員在使用印章時，要確保印章使用的位置準確、端正，印跡清晰完整。對于多頁文件，應加蓋騎縫章，以防止文件被篡改。同時，要嚴格按照批準的用途和份數使用印章，不得擅自擴大使用范圍或增加使用份數。七、印章的停用與銷毀1.停用情形當出現以下情形時，注冊執業印章應予以停用：執業人員離職且不再從事相關業務；印章所代表的業務范圍發生重大變更，原印章不再適用；印章損壞無法正常使用等。2.停用申請與審批相關部門或人員發現印章需要停用時，應填寫《注冊執業印章停用申請表》，說明停用原因。申請表提交至印章管理部門，印章管理部門進行核實后，提交公司管理層審批。經批準后，在公司內部發布《印章停用通知》，明確停用印章的名稱、停用日期等信息。3.印章銷毀對于停用且不再需要保留的印章，由印章管理部門負責組織銷毀。銷毀前，應再次核對印章信息，并做好記錄。銷毀方式可選擇切割、粉碎等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程需有專人監督，并在《注冊執業印章銷毀登記表》上記錄銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，參與人員均需簽字確認。八、監督與檢查1.定期檢查公司印章管理部門應定期對注冊執業印章的保管、使用情況進行檢查。檢查周期一般為每季度一次，檢查內容包括印章保管設施是否安全、《注冊執業印章使用申請表》《注冊執業印章使用登記簿》等記錄是否完整準確、印章使用是否符合規定等。2.不定期抽查除定期檢查外，公司管理層或內部審計部門有權對印章管理情況進行不定期抽查。抽查可以不提前通知，直接對印章保管現場、相關記錄等進行檢查。通過不定期抽查，及時發現和糾正印章管理過程中可能存在的問題。3.問題處理在檢查或抽查過程中，如果發現印章管理存在問題，印章管理部門應及時下達《整改通知書》，明確問題所在及整改要求和期限。相關部門或人員應在規定期限內完成整改，并將整改情況反饋給印章管理部門。對于因印章管理不善導致公司遭受損失或產生不良影響的，將按照公司相關規定追究責任人的責任。九、附則1.解釋權本辦法的解釋權歸公司印章管理