會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范會議組織與管理，提高會議效率和質量，確保會議決策得到有效執(zhí)行，節(jié)約會議成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、跨部門協(xié)調會等。（三）基本原則必要性原則：召開會議需有明確的議題和目標，避免無意義的會議。可通過書面溝通、線上交流解決的事項，原則上不召開會議。效率性原則：控制會議時長和參會人數(shù)，聚焦核心議題，避免議而不決。一般會議時長不超過90分鐘，特殊會議可適當延長，但需提前說明理由。規(guī)范性原則：會議組織、流程、記錄等環(huán)節(jié)需遵循統(tǒng)一標準，確保會議有序開展。執(zhí)行力原則：會議形成的決議需明確責任人和完成時限，并跟蹤落實情況，確保決策落地。二、會議組織（一）會議發(fā)起會議發(fā)起部門需填寫《會議申請單》，注明會議名稱、議題、擬召開時間、地點、參會人員（主辦部門、協(xié)辦部門、列席人員）、預計時長、所需資源（如投影設備、材料打印等），經(jīng)部門負責人審批后，提前至少2個工作日提交至行政部（或會議管理部門）。行政部收到申請后，審核會議的必要性和可行性，協(xié)調會議室資源并反饋給發(fā)起部門。若涉及跨部門高層參會，需提前與相關人員確認時間是否沖突。（二）參會人員確定參會人員應與會議議題直接相關，避免無關人員參與。發(fā)起部門需根據(jù)議題重要性確定參會層級，如部門級會議由部門負責人及相關崗位人員參加，公司級會議由高管及各部門負責人參加。參會人員收到會議通知后，需在1個工作日內反饋是否參會。若無法參會，需說明原因并安排授權代表參加（授權代表需熟悉議題內容，具備決策或反饋能力）。（三）會議通知行政部（或發(fā)起部門）需在會議召開前1個工作日發(fā)出會議通知，通知形式可采用郵件、企業(yè)微信、書面通知等，內容包括會議時間、地點、議題、參會人員、需提前準備的材料（如匯報PPT、數(shù)據(jù)報表等）。若會議時間、地點、議題發(fā)生變更，需提前至少2小時重新通知所有參會人員，并說明變更原因。三、會議流程規(guī)范（一）會前準備發(fā)起部門需提前準備會議材料，包括議題背景、相關數(shù)據(jù)、備選方案等，重要會議材料需提前1個工作日分發(fā)至參會人員，便于參會人員提前研究。行政部（或會場負責人）需提前30分鐘布置會場，檢查設備（投影儀、麥克風、音響、網(wǎng)絡等）是否正常，準備簽到表、筆、飲用水等物品。參會人員需提前閱讀會議材料，針對議題準備意見或建議，必要時攜帶相關資料參會。（二）會議召開簽到環(huán)節(jié)：參會人員需在會議開始前10分鐘簽到，由行政部（或發(fā)起部門專人）負責記錄。未按時簽到的人員，由簽到負責人提醒；無故缺席的，會后由發(fā)起部門向其所在部門負責人反饋。主持環(huán)節(jié)：會議由發(fā)起部門負責人或指定主持人主持。主持人需開場說明會議議題、議程、時長及紀律要求，引導參會人員圍繞議題發(fā)言，控制發(fā)言時間（一般每人每次發(fā)言不超過5分鐘，重要議題可適當延長）。討論環(huán)節(jié)：參會人員需針對議題積極發(fā)言，觀點明確、條理清晰，避免偏離議題或重復發(fā)言。主持人需及時制止與議題無關的討論，協(xié)調不同意見，推動達成共識。決策環(huán)節(jié)：對于需要決策的議題，主持人需匯總各方意見，按照“少數(shù)服從多數(shù)”或“民主集中制”原則形成決議（特殊議題如涉及重大投資、戰(zhàn)略調整等，需按公司章程規(guī)定的決策權限執(zhí)行）。決議需明確事項內容、責任部門、負責人、完成時限。（三）會后跟進發(fā)起部門需在會議結束后24小時內整理形成《會議紀要》，經(jīng)主持人審核后，分發(fā)至參會人員及相關部門?！稌h紀要》需包含會議時間、地點、參會人員、議題、討論情況、決議事項、待辦清單（責任部門、負責人、完成時限）等內容。責任部門需按照《會議紀要》中的待辦清單推進工作，定期向發(fā)起部門反饋進展。發(fā)起部門需在決議事項完成時限前3個工作日進行提醒，確保任務按時完成。對于跨部門協(xié)作的事項，由會議主持人或指定協(xié)調人跟蹤進度，協(xié)調解決執(zhí)行過程中的問題。四、會議記錄管理會議記錄由發(fā)起部門指定專人負責，記錄需客觀、準確、完整，重點記錄討論要點、不同意見、決議事項及待辦清單，避免遺漏關鍵信息。記錄人員需在會議結束后12小時內完成初稿整理，經(jīng)主持人審核無誤后，按公司檔案管理要求存檔。電子記錄需命名規(guī)范（如“202507XX-XX部門-XX會議紀要”），紙質記錄需裝訂成冊，保存期限不少于3年。參會人員若對《會議紀要》內容有異議，需在收到紀要后1個工作日內向發(fā)起部門提出，經(jīng)核實后確需修改的，由發(fā)起部門重新修訂并再次分發(fā)。五、會議紀律要求參會人員需按時參會，不得無故缺席、遲到、早退。確需請假的，需提前向會議主持人或發(fā)起部門負責人申請，經(jīng)批準后方可缺席。會議期間需將手機調至靜音或關機狀態(tài)，禁止接打電話、玩手機、處理與會議無關的工作；如需臨時離場，需向主持人示意。發(fā)言需尊重他人，不打斷他人講話，不發(fā)表與議題無關的言論，不傳播未經(jīng)證實的信息。涉及公司商業(yè)秘密、未公開決策的會議內容，參會人員需嚴格保密，不得向外部泄露，違者按公司保密制度處理。六、特殊會議管理緊急會議：因突發(fā)事件需召開緊急會議的，發(fā)起部門可簡化申請流程，直接通知參會人員，會后補辦《會議申請單》。緊急會議通知需注明“緊急”字樣，參會人員需優(yōu)先參會。視頻會議：跨地區(qū)、跨部門的會議可采用視頻會議形式。發(fā)起部門需提前測試視頻系統(tǒng)，確保參會人員網(wǎng)絡通暢；參會人員需在安靜環(huán)境參會，開啟攝像頭，保持畫面清晰，發(fā)言時先自報姓名。年度/半年度會議：此類會議需提前1個月策劃，明確會議主題、議程、表彰環(huán)節(jié)等，由行政部牽頭協(xié)調場地、住宿、餐飲等事宜，確保會議規(guī)模與體驗匹配。七、監(jiān)督與改進行政部每季度對會議情況進行統(tǒng)計分析，包括會議數(shù)量、平均時長、決議事項完成率等，形成《會議管理分析報告》，報公司管理層。對長期存在“議而不決”“效率低下”的會議，由行政部約談發(fā)起部門負責人，共同分析原因并整改