設(shè)計公司印章管理辦法一、引言親愛的同事們，印章在我們設(shè)計公司的運(yùn)營中扮演著至關(guān)重要的角色，它代表著公司的權(quán)力、責(zé)任和信譽(yù)。無論是與客戶簽訂設(shè)計合同，還是提交重要的設(shè)計方案文件，印章的使用都賦予了這些文件法律效力。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，印章的使用頻率日益增加，為了確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，避免因印章管理不善給公司帶來法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失，我們制定了本套印章管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益和良好形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章以及各部門專用章等。無論是公司總部，還是各分公司、辦事處，只要涉及公司印章的相關(guān)事務(wù)，均需按照本辦法執(zhí)行。三、印章的種類與用途1.公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。主要用于公司各類重要文件、證明材料、對外報送的報表等，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等證照的辦理與變更，以及向政府部門提交的重要報告等。2.合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，包括設(shè)計項目合同、采購合同、合作協(xié)議等。在涉及公司經(jīng)濟(jì)利益的合同簽署過程中，合同專用章的使用確保了合同的有效性和公司權(quán)益的保障。3.財務(wù)專用章財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)往來的結(jié)算、票據(jù)處理等。例如，開具發(fā)票、支票、匯票等各類財務(wù)票據(jù)時，都需要加蓋財務(wù)專用章，以明確財務(wù)責(zé)任和確保財務(wù)交易的合法性。4.法定代表人章法定代表人章通常與財務(wù)專用章配合使用，用于特定的財務(wù)事項，如銀行預(yù)留印鑒等。同時，在一些需要法定代表人授權(quán)的重要文件上，也可能會加蓋法定代表人章。5.各部門專用章各部門專用章用于部門內(nèi)部業(yè)務(wù)往來和特定事項的確認(rèn)，如設(shè)計部門的設(shè)計圖紙確認(rèn)章、行政部門的文件收發(fā)章等。這些印章僅在部門職責(zé)范圍內(nèi)有效，不能對外代表公司行使權(quán)力。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制申請因工作需要刻制新印章時，由相關(guān)部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的原因、名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《印章刻制申請表》后，進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請信息的完整性和合理性。然后將申請表提交至公司管理層審批，審批通過后，方可進(jìn)行印章刻制。對于重要印章（如公司公章、合同專用章等）的刻制，需經(jīng)法定代表人簽字批準(zhǔn)。3.印章刻制經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。在刻制過程中，行政部門應(yīng)與刻制單位保持密切溝通，確保印章的規(guī)格、樣式符合國家法律法規(guī)和公司要求。印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模備案。4.印章啟用新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并將印章印模分發(fā)給相關(guān)部門備案。同時，將印章移交至指定的保管人，并辦理交接手續(xù)。五、印章的保管1.保管原則印章保管遵循“專人負(fù)責(zé)、安全存放”的原則，確保印章的安全性和可追溯性。每個印章都應(yīng)指定專人保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管人員職責(zé)保管人負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放在安全可靠的地方，如保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱，并妥善保管好鑰匙或密碼。嚴(yán)格按照規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限，對印章的使用進(jìn)行審核和登記，不得擅自使用印章或委托他人代為使用。定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)立即向行政部門報告，并采取相應(yīng)的措施。3.保管人員變更當(dāng)印章保管人員因離職、調(diào)崗等原因發(fā)生變更時，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。交接時，原保管人應(yīng)將印章及相關(guān)文件（如印章使用登記簿、印模等）一并移交給新保管人，并填寫《印章交接登記表》，由雙方簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)派人監(jiān)督交接過程，確保交接工作的順利進(jìn)行。六、印章的使用1.使用申請需要使用印章時，由使用人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的文件名稱、內(nèi)容摘要、使用原因、使用次數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件的電子版或紙質(zhì)版。對于涉及重大事項或經(jīng)濟(jì)利益的文件，還需提供相關(guān)的審批文件或會議紀(jì)要等作為附件。2.審批流程一般文件：對于一般性文件的印章使用申請，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至印章保管人處蓋章。重要文件：涉及重要業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)合同、法律文件等重要文件的印章使用申請，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，再提交至法定代表人或其授權(quán)代表審批。審批通過后，方可到印章保管人處蓋章。緊急情況：如遇緊急情況需要立即使用印章，但相關(guān)負(fù)責(zé)人無法及時簽字審批時，使用人可先通過電話、微信等方式向負(fù)責(zé)人請示，經(jīng)同意后，可先使用印章，但事后必須及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。3.使用登記印章保管人在蓋章前，應(yīng)對《印章使用申請表》及相關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)審批手續(xù)齊全、文件內(nèi)容無誤后，方可蓋章。同時，在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用的日期、申請人、文件名稱、用途、蓋章次數(shù)等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以確保文件的完整性和真實性。4.異地使用如因業(yè)務(wù)需要，需將印章帶至異地使用時，應(yīng)提前填寫《印章異地使用申請表》，說明異地使用的原因、地點、時間、使用人等信息，按照上述審批流程進(jìn)行審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人攜帶印章前往異地，并負(fù)責(zé)印章的使用和保管。在異地使用期間，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的使用流程進(jìn)行操作，并及時記錄印章使用情況。使用完畢后，應(yīng)及時將印章交回公司，辦理歸還手續(xù)。七、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞或遺失等原因，需要停用印章時，由行政部門發(fā)布《印章停用通知》，明確停用印章的名稱、停用日期等信息，并通知各相關(guān)部門。同時，收回停用印章，如無法收回，應(yīng)聲明該印章作廢，并采取相應(yīng)的法律措施。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應(yīng)進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行清理。對于確實不再使用且無保留價值的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司管理層審批同意后，選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并留存相關(guān)證明材料。銷毀完成后，行政部門應(yīng)發(fā)布《印章銷毀通知》，告知各部門印章已銷毀。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門應(yīng)定期對公司印章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管、使用、登記等方面。檢查頻率為每季度一次，檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查公司管理層有權(quán)對印章管理情況進(jìn)行不定期抽查，以確保印章管理辦法的有效執(zhí)行。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、未按審批流程使用印章、保管不當(dāng)導(dǎo)致印章丟失或損壞等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評