貨物審核管理辦法大學一、前言在大學的運營與發展過程中，涉及到大量貨物的采購、使用與管理。從教學設備、實驗器材到辦公用品、后勤物資等，種類繁多。為確保大學所涉及的各類貨物質量可靠、價格合理、符合使用需求，同時保障采購流程的公平、公正、公開，維護學校的合法權益，特制定本貨物審核管理辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同為學校營造良好的貨物管理環境。二、適用范圍本辦法適用于大學內各學院、部門、研究機構等為履行教學、科研、管理及后勤保障等職能，所進行的各類貨物采購及相關審核工作。三、職責分工（一）采購需求部門1.負責明確本部門的貨物采購需求，詳細描述貨物的規格、型號、技術參數、數量、使用時間等要求。在提出需求時，希望大家能夠充分結合實際工作需要，避免過度采購或采購不符合實際需求的貨物。2.對擬采購貨物的市場情況進行初步調研，提供至少三家不同供應商的相關信息，包括但不限于供應商名稱、聯系方式、產品報價、產品質量及售后服務情況等。我們鼓勵大家積極收集市場信息，為后續的審核工作提供全面的參考依據。3.配合審核部門完成對采購貨物的審核工作，提供必要的協助與支持。（二）審核部門1.組建審核小組：由學校財務、資產管理、相關專業技術人員等組成審核小組。財務人員負責對采購預算及價格合理性進行審核；資產管理人員負責對貨物的資產屬性、配置標準等進行審核；專業技術人員則依據自身專業知識，對貨物的技術參數、質量標準等進行審核。希望各位小組成員能夠充分發揮自身專業優勢，認真履行審核職責。2.審核工作開展：對采購需求部門提交的采購申請及相關資料進行全面審核，包括采購需求的合理性、市場調研情況、供應商資質等。必要時，組織實地考察供應商，對供應商的生產能力、質量控制體系、售后服務能力等進行評估。我們鼓勵審核小組在審核過程中，采取多種方式確保審核結果的準確性與可靠性。根據審核情況，出具審核意見，明確是否同意采購申請，若不同意，需詳細說明理由，并提出相應的改進建議。（三）監督部門1.負責對貨物審核工作的全過程進行監督，確保審核工作嚴格按照本辦法及相關法律法規、學校制度執行。2.受理有關貨物審核工作的投訴與舉報，對違規行為進行調查處理，并及時反饋處理結果。希望大家積極參與監督工作，共同維護審核工作的公正性與嚴肅性。四、審核流程（一）采購申請提交采購需求部門應提前制定采購計劃，并填寫《貨物采購申請表》，詳細注明采購貨物的名稱、規格型號、技術參數、數量、預算金額、預計使用時間、采購理由等信息，同時附上初步市場調研資料，提交至審核部門。在填寫申請表時，請務必確保信息準確、完整，以便審核工作的順利開展。（二）形式審核審核部門收到采購申請后，首先進行形式審核。主要檢查申請表填寫是否規范、資料是否齊全等。若存在問題，及時通知采購需求部門補充或修正。希望采購需求部門能夠積極配合，盡快完善相關資料，以提高審核效率。（三）實質審核1.預算及價格審核：財務人員對采購預算進行審核，判斷預算編制是否合理，是否符合學校財務規定及相關經費管理辦法。同時，結合市場調研資料，對供應商報價進行分析，評估價格的合理性。若發現預算過高或價格不合理的情況，及時與采購需求部門溝通，共同商討解決方案。2.技術參數及質量審核：專業技術人員依據采購需求部門提供的技術參數，結合行業標準及實際使用需求，對貨物的技術參數進行審核。判斷技術參數是否科學合理，是否存在過高或過低的情況，以確保貨物能夠滿足實際工作需要。同時，對貨物的質量標準進行審核，要求供應商提供相關質量證明文件，如產品合格證、質量檢測報告等。3.供應商資質審核：資產管理人員對供應商的資質進行審核，包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（已完成三證合一的提供統一社會信用代碼證）、相關行業資質證書等，確保供應商具備合法經營資格及相應的供貨能力。同時，查詢供應商的信用記錄，了解其商業信譽情況，避免與存在不良信用記錄的供應商合作。（四）實地考察（如需）對于金額較大、技術復雜或對學校發展具有重要影響的貨物采購項目，審核小組認為有必要時，可組織對供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量控制流程、售后服務體系等。考察結束后，考察人員應撰寫實地考察報告，詳細記錄考察情況及結論，作為審核決策的重要依據。希望考察人員能夠認真負責，如實反映考察情況。（五）審核意見出具審核小組根據各項審核情況，綜合分析后出具審核意見。審核意見分為同意采購、不同意采購及整改后重新提交審核三種。若同意采購，應明確采購方式、采購金額等相關信息；若不同意采購，需詳細說明理由；若要求整改后重新提交審核，應指出具體整改內容及要求。審核意見將及時反饋給采購需求部門。（六）申訴處理采購需求部門若對審核意見有異議，可在收到審核意見后的[X]個工作日內，向審核部門提出申訴。審核部門應在收到申訴后的[X]個工作日內，組織相關人員進行復核，并將復核結果及時反饋給采購需求部門。希望大家能夠理性對待審核意見，若有不同看法，通過合理途徑解決。五、審核要點（一）采購需求合理性1.審核采購需求是否與學校的教學、科研、管理等工作實際需求緊密相關，是否存在盲目采購、重復采購等情況。例如，某些設備是否已經有足夠數量且能滿足現有工作，是否因新技術出現而確實需要更新換代等。希望采購需求部門在提出需求時，能夠充分論證其必要性。2.對于特殊需求的貨物，需審核其特殊需求的依據是否充分，是否有相關的項目支撐或業務發展規劃。（二）市場調研充分性1.審核采購需求部門提供的市場調研資料是否全面，是否涵蓋了至少三家不同供應商的信息。供應商信息應包括基本情況、產品特點、報價、售后服務等方面。2.調研資料中的價格是否具有代表性，是否與市場行情相符。審核小組可通過查詢行業報告、咨詢其他院校或相關機構等方式，對市場價格進行核實。（三）供應商資質合規性1.供應商的營業執照經營范圍應涵蓋所供應貨物的相關業務，確保其具備合法的經營資格。2.對于一些特定行業的貨物，供應商應具備相應的行業資質證書，如醫療器械供應商需具備醫療器械生產或經營許可證等。3.供應商的信用記錄應良好，無重大違法違規行為、無拖欠貨款等不良記錄。審核小組可通過國家企業信用信息公示系統、信用中國等平臺查詢供應商信用情況。（四）技術參數科學性1.技術參數應明確、具體，能夠準確描述貨物的性能、質量等要求。避免使用模糊不清或過于寬泛的表述。2.技術參數應符合行業標準及實際使用需求，既不能過高導致采購成本增加，也不能過低影響貨物的正常使用。例如，計算機的配置參數應根據教學、科研的實際軟件運行需求來確定。（五）價格合理性1.審核采購價格是否與市場同類產品價格相當，是否存在明顯高于市場平均水平的情況。對于價格偏高的，需采購需求部門提供合理的解釋或說明。2.考慮貨物的全生命周期成本，不僅關注采購價格，還要綜合考慮后期的維護、維修、耗材等費用。例如，某些設備雖然采購價格較低，但后期維護成本高昂，從長期來看并不經濟。六、檔案管理（一）檔案內容1.采購需求部門提交的《貨物采購申請表》及相關市場調研資料。2.審核部門的審核記錄，包括形式審核記錄、實質審核記錄、實地考察報告（如需）等。3.審核意見及申訴處理記錄。（二）檔案保管1.審核部門負責對貨物審核相關檔案進行整理、歸檔，并指定專人負責檔案管理工作。檔案保管期限應按照學校檔案管理相關規定執行，一般不少于[X]年。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整性與安全性。對損壞、丟失的檔案應及時采取補救措施。希望檔案管理人員能夠認真履行職責，做好檔案管理工作。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱貨物審核檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經審核部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。2.查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應進行核對，確保檔案完好無損。七、培訓與宣傳1.審核部門應定期組織貨物審核相關培訓，培訓對象包括采購需求部門工作人員、審核小組成員及其他相關人員。培訓內容包括本辦法的解讀、審核流程與要點、市場調研方法、相關法律法規及行業標準等。希望大家積極參加培訓，不斷提升自身業務能力。2.通過學校內部網站、公告欄等渠道，對貨物審核管理辦法進行