貨物審核管理辦法大學一、前言在大學的運營與發(fā)展過程中，涉及到大量貨物的采購、使用與管理。從教學設(shè)備、實驗器材到辦公用品、后勤物資等，種類繁多。為確保大學所涉及的各類貨物質(zhì)量可靠、價格合理、符合使用需求，同時保障采購流程的公平、公正、公開，維護學校的合法權(quán)益，特制定本貨物審核管理辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同為學校營造良好的貨物管理環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于大學內(nèi)各學院、部門、研究機構(gòu)等為履行教學、科研、管理及后勤保障等職能，所進行的各類貨物采購及相關(guān)審核工作。三、職責分工（一）采購需求部門1.負責明確本部門的貨物采購需求，詳細描述貨物的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、使用時間等要求。在提出需求時，希望大家能夠充分結(jié)合實際工作需要，避免過度采購或采購不符合實際需求的貨物。2.對擬采購貨物的市場情況進行初步調(diào)研，提供至少三家不同供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括但不限于供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品報價、產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)情況等。我們鼓勵大家積極收集市場信息，為后續(xù)的審核工作提供全面的參考依據(jù)。3.配合審核部門完成對采購貨物的審核工作，提供必要的協(xié)助與支持。（二）審核部門1.組建審核小組：由學校財務(wù)、資產(chǎn)管理、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成審核小組。財務(wù)人員負責對采購預算及價格合理性進行審核；資產(chǎn)管理人員負責對貨物的資產(chǎn)屬性、配置標準等進行審核；專業(yè)技術(shù)人員則依據(jù)自身專業(yè)知識，對貨物的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準等進行審核。希望各位小組成員能夠充分發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，認真履行審核職責。2.審核工作開展：對采購需求部門提交的采購申請及相關(guān)資料進行全面審核，包括采購需求的合理性、市場調(diào)研情況、供應(yīng)商資質(zhì)等。必要時，組織實地考察供應(yīng)商，對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)能力等進行評估。我們鼓勵審核小組在審核過程中，采取多種方式確保審核結(jié)果的準確性與可靠性。根據(jù)審核情況，出具審核意見，明確是否同意采購申請，若不同意，需詳細說明理由，并提出相應(yīng)的改進建議。（三）監(jiān)督部門1.負責對貨物審核工作的全過程進行監(jiān)督，確保審核工作嚴格按照本辦法及相關(guān)法律法規(guī)、學校制度執(zhí)行。2.受理有關(guān)貨物審核工作的投訴與舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查處理，并及時反饋處理結(jié)果。希望大家積極參與監(jiān)督工作，共同維護審核工作的公正性與嚴肅性。四、審核流程（一）采購申請?zhí)峤徊少徯枨蟛块T應(yīng)提前制定采購計劃，并填寫《貨物采購申請表》，詳細注明采購貨物的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預算金額、預計使用時間、采購理由等信息，同時附上初步市場調(diào)研資料，提交至審核部門。在填寫申請表時，請務(wù)必確保信息準確、完整，以便審核工作的順利開展。（二）形式審核審核部門收到采購申請后，首先進行形式審核。主要檢查申請表填寫是否規(guī)范、資料是否齊全等。若存在問題，及時通知采購需求部門補充或修正。希望采購需求部門能夠積極配合，盡快完善相關(guān)資料，以提高審核效率。（三）實質(zhì)審核1.預算及價格審核：財務(wù)人員對采購預算進行審核，判斷預算編制是否合理，是否符合學校財務(wù)規(guī)定及相關(guān)經(jīng)費管理辦法。同時，結(jié)合市場調(diào)研資料，對供應(yīng)商報價進行分析，評估價格的合理性。若發(fā)現(xiàn)預算過高或價格不合理的情況，及時與采購需求部門溝通，共同商討解決方案。2.技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量審核：專業(yè)技術(shù)人員依據(jù)采購需求部門提供的技術(shù)參數(shù)，結(jié)合行業(yè)標準及實際使用需求，對貨物的技術(shù)參數(shù)進行審核。判斷技術(shù)參數(shù)是否科學合理，是否存在過高或過低的情況，以確保貨物能夠滿足實際工作需要。同時，對貨物的質(zhì)量標準進行審核，要求供應(yīng)商提供相關(guān)質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢測報告等。3.供應(yīng)商資質(zhì)審核：資產(chǎn)管理人員對供應(yīng)商的資質(zhì)進行審核，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（已完成三證合一的提供統(tǒng)一社會信用代碼證）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格及相應(yīng)的供貨能力。同時，查詢供應(yīng)商的信用記錄，了解其商業(yè)信譽情況，避免與存在不良信用記錄的供應(yīng)商合作。（四）實地考察（如需）對于金額較大、技術(shù)復雜或?qū)W校發(fā)展具有重要影響的貨物采購項目，審核小組認為有必要時，可組織對供應(yīng)商進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制流程、售后服務(wù)體系等。考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫實地考察報告，詳細記錄考察情況及結(jié)論，作為審核決策的重要依據(jù)。希望考察人員能夠認真負責，如實反映考察情況。（五）審核意見出具審核小組根據(jù)各項審核情況，綜合分析后出具審核意見。審核意見分為同意采購、不同意采購及整改后重新提交審核三種。若同意采購，應(yīng)明確采購方式、采購金額等相關(guān)信息；若不同意采購，需詳細說明理由；若要求整改后重新提交審核，應(yīng)指出具體整改內(nèi)容及要求。審核意見將及時反饋給采購需求部門。（六）申訴處理采購需求部門若對審核意見有異議，可在收到審核意見后的[X]個工作日內(nèi)，向?qū)徍瞬块T提出申訴。審核部門應(yīng)在收到申訴后的[X]個工作日內(nèi)，組織相關(guān)人員進行復核，并將復核結(jié)果及時反饋給采購需求部門。希望大家能夠理性對待審核意見，若有不同看法，通過合理途徑解決。五、審核要點（一）采購需求合理性1.審核采購需求是否與學校的教學、科研、管理等工作實際需求緊密相關(guān)，是否存在盲目采購、重復采購等情況。例如，某些設(shè)備是否已經(jīng)有足夠數(shù)量且能滿足現(xiàn)有工作，是否因新技術(shù)出現(xiàn)而確實需要更新?lián)Q代等。希望采購需求部門在提出需求時，能夠充分論證其必要性。2.對于特殊需求的貨物，需審核其特殊需求的依據(jù)是否充分，是否有相關(guān)的項目支撐或業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃。（二）市場調(diào)研充分性1.審核采購需求部門提供的市場調(diào)研資料是否全面，是否涵蓋了至少三家不同供應(yīng)商的信息。供應(yīng)商信息應(yīng)包括基本情況、產(chǎn)品特點、報價、售后服務(wù)等方面。2.調(diào)研資料中的價格是否具有代表性，是否與市場行情相符。審核小組可通過查詢行業(yè)報告、咨詢其他院校或相關(guān)機構(gòu)等方式，對市場價格進行核實。（三）供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性1.供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍應(yīng)涵蓋所供應(yīng)貨物的相關(guān)業(yè)務(wù)，確保其具備合法的經(jīng)營資格。2.對于一些特定行業(yè)的貨物，供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書，如醫(yī)療器械供應(yīng)商需具備醫(yī)療器械生產(chǎn)或經(jīng)營許可證等。3.供應(yīng)商的信用記錄應(yīng)良好，無重大違法違規(guī)行為、無拖欠貨款等不良記錄。審核小組可通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、信用中國等平臺查詢供應(yīng)商信用情況。（四）技術(shù)參數(shù)科學性1.技術(shù)參數(shù)應(yīng)明確、具體，能夠準確描述貨物的性能、質(zhì)量等要求。避免使用模糊不清或過于寬泛的表述。2.技術(shù)參數(shù)應(yīng)符合行業(yè)標準及實際使用需求，既不能過高導致采購成本增加，也不能過低影響貨物的正常使用。例如，計算機的配置參數(shù)應(yīng)根據(jù)教學、科研的實際軟件運行需求來確定。（五）價格合理性1.審核采購價格是否與市場同類產(chǎn)品價格相當，是否存在明顯高于市場平均水平的情況。對于價格偏高的，需采購需求部門提供合理的解釋或說明。2.考慮貨物的全生命周期成本，不僅關(guān)注采購價格，還要綜合考慮后期的維護、維修、耗材等費用。例如，某些設(shè)備雖然采購價格較低，但后期維護成本高昂，從長期來看并不經(jīng)濟。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購需求部門提交的《貨物采購申請表》及相關(guān)市場調(diào)研資料。2.審核部門的審核記錄，包括形式審核記錄、實質(zhì)審核記錄、實地考察報告（如需）等。3.審核意見及申訴處理記錄。（二）檔案保管1.審核部門負責對貨物審核相關(guān)檔案進行整理、歸檔，并指定專人負責檔案管理工作。檔案保管期限應(yīng)按照學校檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整性與安全性。對損壞、丟失的檔案應(yīng)及時采取補救措施。希望檔案管理人員能夠認真履行職責，做好檔案管理工作。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱貨物審核檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)審核部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)進行核對，確保檔案完好無損。七、培訓與宣傳1.審核部門應(yīng)定期組織貨物審核相關(guān)培訓，培訓對象包括采購需求部門工作人員、審核小組成員及其他相關(guān)人員。培訓內(nèi)容包括本辦法的解讀、審核流程與要點、市場調(diào)研方法、相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準等。希望大家積極參加培訓，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。2.通過學校內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等渠道，對貨物審核管理辦法進行