部門印章管理暫行辦法一、引言在我們公司的日常運營中，部門印章作為各部門行使職權、開展工作的重要憑證，其使用和管理的規范性直接關系到公司的合法權益和正常運轉。為了進一步加強部門印章的管理，維護公司的利益，結合相關法律法規和公司的實際情況，特制定本暫行辦法。希望大家認真遵守本辦法的各項規定，共同做好部門印章的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內各部門印章的刻制、啟用、使用、保管、停用及銷毀等管理活動。這里所說的部門印章，是指公司各部門為履行職責而刻制的冠以部門名稱的印章，不包括公司公章、合同專用章、財務專用章等公司級印章。三、管理原則（一）歸口管理原則公司行政部門作為部門印章的歸口管理部門，負責對各部門印章的管理工作進行指導、監督和檢查。各部門應指定專人負責本部門印章的日常管理工作，并接受行政部門的統一管理。（二）嚴格審批原則部門印章的刻制、啟用、使用、停用及銷毀等都必須經過嚴格的審批程序。未經批準，任何部門和個人不得擅自刻制、使用或銷毀部門印章。（三）安全保密原則各部門應采取必要的安全措施，確保部門印章的安全。印章保管人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露印章使用的相關信息。四、印章的刻制與啟用（一）刻制申請各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《部門印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報行政部門審核。申請刻制印章時，我們鼓勵大家充分考慮工作的實際需求，避免不必要的印章刻制。（二）審核批準行政部門收到《部門印章刻制申請表》后，應進行認真審核。審核內容包括申請理由是否充分、印章名稱和規格是否符合規定等。對于符合要求的申請，行政部門應報公司領導審批；對于不符合要求的申請，應及時通知申請部門并說明理由。（三）刻制與備案經公司領導批準后，行政部門應按照規定的程序和要求，到公安機關指定的印章刻制單位刻制印章。印章刻制完成后，行政部門應及時將印章交付申請部門，并做好印章的備案工作，包括印章的印模、啟用時間等信息。同時，行政部門應建立部門印章管理檔案，對印章的刻制、啟用、使用、停用及銷毀等情況進行詳細記錄。（四）啟用通知新印章啟用前，行政部門應發布《部門印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用時間、使用范圍等信息，并將通知發送至公司各部門。各部門應在收到通知后，及時做好相關工作的銜接和調整。五、印章的使用（一）使用范圍部門印章主要用于本部門職責范圍內的一般性業務往來、文件資料的確認等。不得用于對外簽訂合同、協議等具有法律約束力的文件，也不得用于以公司名義對外發布重要信息。在使用印章時，大家一定要明確印章的使用范圍，避免越權使用。（二）使用審批各部門使用印章時，應填寫《部門印章使用申請表》，詳細說明用印的文件名稱、內容、份數等信息，并經部門負責人簽字批準。對于涉及重要事項或金額較大的用印申請，還應報公司領導審批。我們希望大家在填寫用印申請表時，能夠如實、準確地填寫相關信息，以便于審核和管理。（三）用印登記印章保管人員在用印前，應認真審核《部門印章使用申請表》，檢查用印文件的內容和審批手續是否齊全。對于符合要求的用印申請，應在《部門印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印的時間、文件名稱、用印人等信息，并加蓋印章。用印登記是一項重要的工作，它可以為我們日后的查詢和審計提供依據，希望大家能夠認真做好這項工作。（四）用印要求用印時，印章保管人員應確保印章清晰、端正，不得模糊、殘缺。對于多頁文件，應加蓋騎縫章。同時，用印人員應妥善保管用印文件，不得隨意丟棄或泄露文件內容。（五）特殊情況處理在緊急情況下，如因不可抗力或其他特殊原因無法及時辦理用印審批手續時，印章保管人員可根據部門負責人的電話或短信指示先行用印，但事后應及時補辦審批手續。這種特殊情況的處理只是一種應急措施，我們還是希望大家盡量按照正常的審批程序使用印章。六、印章的保管（一）保管人員各部門應指定專人負責本部門印章的保管工作。印章保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理的相關規定。印章保管人員如有變動，應及時辦理印章交接手續，并報行政部門備案。（二）保管要求印章保管人員應將印章存放在專用的保險柜或文件柜中，確保印章的安全。保險柜或文件柜應放置在安全可靠的地方，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。同時，印章保管人員不得將印章隨意放置或委托他人代管，確因工作需要暫時離開崗位時，應將印章鎖好。（三）定期檢查行政部門應定期對各部門印章的保管情況進行檢查，檢查內容包括印章的存放位置是否安全、保管人員是否遵守規定等。對于檢查中發現的問題，應及時通知相關部門并要求其限期整改。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形部門印章出現以下情形之一時，應予以停用：1.部門名稱變更；2.部門撤銷或合并；3.印章損壞或丟失；4.其他需要停用印章的情形。（二）停用手續當部門印章需要停用時，部門負責人應及時通知印章保管人員，并填寫《部門印章停用申請表》，報行政部門審核。行政部門審核通過后，應發布《部門印章停用通知》，明確印章的停用時間和相關要求。（三）印章回收印章停用后，部門應及時將印章交回行政部門。行政部門應做好印章回收的登記工作，并妥善保管回收的印章。（四）銷毀處理對于停用的印章，行政部門應按照規定的程序和要求進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《部門印章銷毀申請表》，報公司領導審批。經公司領導批準后，行政部門應到公安機關指定的銷毀單位進行銷毀，并做好銷毀記錄。八、監督與責任追究（一）監督檢查行政部門應定期對各部門印章的管理和使用情況進行監督檢查。檢查內容包括印章的刻制、啟用、使用、保管、停用及銷毀等是否符合本辦法的規定。同時，鼓勵公司員工對印章管理工作進行監督，如發現問題可及時向行政部門反映。（二）責任追究對于違反本辦法規定的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰。具體如下：1.對于未經批準擅自刻制、使用或銷毀印章的，公司將追究相關人員的責任，情節嚴重的，將給予紀律處分；2.對于因保管不善導致印章丟失或被盜用的，印章保管人員應承擔相應的責任，并及時采取措施挽回損失；3.對于泄露印章使用相關信息的，將按照公司的保密規定進行處理。九、附則（一）解釋權