郴州街道文件管理辦法一、前言在郴州街道日常運(yùn)營(yíng)與管理過程中，文件作為信息傳遞、決策記錄、工作指導(dǎo)的重要載體，其規(guī)范管理至關(guān)重要。一份清晰、準(zhǔn)確且妥善保存的文件，不僅能提升工作效率，避免重復(fù)勞動(dòng)，還能為街道各項(xiàng)工作的開展提供有力依據(jù)，確保工作的連貫性與可追溯性。同時(shí)，遵循相關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行管理，也是街道依法依規(guī)開展工作的必然要求。作為在街道管理領(lǐng)域擁有二十年工作經(jīng)驗(yàn)的管理者，深知文件管理工作的復(fù)雜性與重要性，特制定本《郴州街道文件管理辦法》，希望大家認(rèn)真遵守，共同做好文件管理工作。二、適用范圍本辦法適用于郴州街道辦事處及其下轄各社區(qū)、各部門在日常工作中形成或接收的各類文件，包括但不限于上級(jí)部門下發(fā)文件、街道自行制定文件、與其他單位往來的函件、會(huì)議文件、報(bào)告、通知等紙質(zhì)及電子文件。三、文件分類1.按文件來源分類上級(jí)文件：指由上級(jí)政府部門、主管單位等下發(fā)至郴州街道的各類文件，如政策法規(guī)、工作指示、規(guī)劃要求等。此類文件是街道開展工作的重要依據(jù)，需重點(diǎn)關(guān)注與妥善保管。街道自制文件：郴州街道辦事處及各部門、社區(qū)根據(jù)工作需要自行制定的文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、實(shí)施方案、內(nèi)部管理制度等。這些文件反映了街道自身的工作思路與安排，對(duì)街道工作的有序推進(jìn)起著關(guān)鍵作用。外來文件：與街道有業(yè)務(wù)往來的其他單位發(fā)送的文件，如合作協(xié)議、商洽函、咨詢回復(fù)等。此類文件涉及街道與外部單位的溝通協(xié)作，同樣需要規(guī)范管理。2.按文件性質(zhì)分類政策法規(guī)類：包含國(guó)家、省、市出臺(tái)的各類與街道工作相關(guān)的政策法規(guī)文件，這類文件具有權(quán)威性與指導(dǎo)性，要求全體工作人員深入學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行。行政管理類：涉及街道行政管理工作的文件，如人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面的規(guī)定與通知，旨在保障街道日常管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。業(yè)務(wù)工作類：與街道具體業(yè)務(wù)工作直接相關(guān)的文件，如社區(qū)建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理、民生服務(wù)等方面的計(jì)劃、方案、報(bào)告等，是街道開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體指導(dǎo)與記錄。會(huì)議文件類：包括街道各類會(huì)議的通知、議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等，這些文件記錄了街道工作決策過程與工作部署，對(duì)工作的落實(shí)與跟進(jìn)具有重要意義。四、文件的收發(fā)管理1.文件的接收街道指定專人負(fù)責(zé)文件接收工作，每日定時(shí)查看上級(jí)部門、外部單位的文件傳輸渠道，包括但不限于郵政快遞、政務(wù)平臺(tái)、電子郵箱等，確保文件及時(shí)收取，不遺漏。接收文件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、文號(hào)、來文單位等信息，如有不符或文件存在破損、缺頁(yè)等情況，及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系確認(rèn)。對(duì)接收的文件進(jìn)行初步登記，記錄文件的基本信息，如接收日期、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)等，形成《文件接收登記表》，以便后續(xù)查詢與管理。2.文件的分發(fā)文件接收登記后，根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容及涉及部門，由負(fù)責(zé)文件管理的人員提出擬辦意見，呈送街道領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人閱批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后，按照批示意見及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)過程中，要確保文件準(zhǔn)確送達(dá)，并做好簽收記錄，明確文件去向。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，采用電話、短信等方式及時(shí)通知相關(guān)人員領(lǐng)取，并跟蹤文件處理進(jìn)度，確保緊急事項(xiàng)得到及時(shí)響應(yīng)與處理。五、文件的制作與發(fā)布1.文件的起草街道各部門、社區(qū)根據(jù)工作需要起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件的目的、主題與主要內(nèi)容，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，邏輯清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。起草文件應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、政策要求及街道的規(guī)章制度，不得與上級(jí)精神相抵觸。同時(shí)，要結(jié)合街道實(shí)際情況，具有可操作性。文件起草過程中，涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的一致性與協(xié)調(diào)性。2.文件的審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行初審，確保文件質(zhì)量。初審?fù)ㄟ^后，將文件提交給街道辦公室進(jìn)行復(fù)審。街道辦公室重點(diǎn)審核文件是否符合街道整體工作思路與要求，是否與現(xiàn)行政策法規(guī)、規(guī)章制度相沖突，格式是否規(guī)范等。對(duì)于不符合要求的文件，及時(shí)反饋給起草部門進(jìn)行修改完善。涉及重要事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，還應(yīng)組織相關(guān)專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方意見，進(jìn)一步優(yōu)化文件內(nèi)容。3.文件的簽發(fā)經(jīng)過審核的文件，根據(jù)文件的重要程度與審批權(quán)限，由街道相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般性文件，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件，需經(jīng)街道主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見與姓名、日期。對(duì)存在問題的文件，可提出修改意見，退回起草部門修改后再行簽發(fā)。4.文件的編號(hào)與排版文件簽發(fā)后，由街道辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性與系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別與管理。文件排版應(yīng)符合規(guī)范要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。標(biāo)題應(yīng)醒目，正文層次分明，段落清晰，圖表、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，要注重文件的整體美觀與可讀性。5.文件的發(fā)布根據(jù)文件的性質(zhì)與受眾范圍，選擇合適的發(fā)布方式。對(duì)于一般性通知、工作安排等文件，可通過街道內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信群、公告欄等方式發(fā)布；對(duì)于重要政策文件、規(guī)范性文件等，應(yīng)正式印發(fā)紙質(zhì)文件，并通過政務(wù)公開平臺(tái)等渠道向社會(huì)公開，確保文件的知曉度與透明度。文件發(fā)布時(shí)，要明確文件的生效日期、適用范圍等關(guān)鍵信息，避免產(chǎn)生歧義。同時(shí)，要做好文件發(fā)布記錄，記錄文件發(fā)布的時(shí)間、方式、范圍等信息。六、文件的存儲(chǔ)與保管1.紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)街道設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲設(shè)備等，為紙質(zhì)文件提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類整理，按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行排列編號(hào)，建立相應(yīng)的檢索目錄，便于文件的查找與調(diào)閱。定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，檢查文件的完整性與保存狀況，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.電子文件的存儲(chǔ)建立街道電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文件的安全性與保密性。電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檢索目錄，方便快速檢索。對(duì)于重要的電子文件，可打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套保存，以提高文件的安全性與可靠性。加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)與管理，定期進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)升級(jí)等工作，保障電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.文件的保管期限根據(jù)文件的重要性與性質(zhì)，確定不同的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（110年）三種。政策法規(guī)類、重要會(huì)議文件、涉及街道重大決策與歷史沿革的文件等應(yīng)永久保存；行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等文件，根據(jù)其對(duì)街道工作的參考價(jià)值，確定長(zhǎng)期或短期保存期限。文件保管期限屆滿后，由檔案管理人員提出鑒定意見，經(jīng)街道領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)確無保存價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀處理。銷毀文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，做好銷毀記錄，確保文件信息的安全。七、文件的借閱與查閱1.內(nèi)部借閱查閱街道內(nèi)部工作人員因工作需要借閱或查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱查閱申請(qǐng)表》，注明借閱查閱的文件名稱、文號(hào)、借閱查閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理人員辦理借閱查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)借閱查閱人員的權(quán)限，如符合要求，及時(shí)提供文件。對(duì)于涉密文件，借閱查閱人員還需簽署保密承諾書，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。借閱文件應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性，如有損壞或丟失，追究借閱人員的責(zé)任。2.外部借閱查閱外單位因工作需要借閱或查閱街道文件時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，注明借閱查閱的目的、文件范圍等，經(jīng)街道相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱查閱手續(xù)。外部借閱查閱文件的手續(xù)與內(nèi)部借閱查閱類似，但應(yīng)更加嚴(yán)格把控，確保文件的安全與保密。對(duì)于涉及街道機(jī)密或不宜公開的文件，應(yīng)婉拒外單位的借閱查閱申請(qǐng)。在外部借閱查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，監(jiān)督外單位人員對(duì)文件的使用，防止文件被不當(dāng)復(fù)制、傳播。八、文件的保密管理1.保密文件的確定根據(jù)文件內(nèi)容涉及的敏感程度與保密要求，按照國(guó)家相關(guān)保密法律法規(guī)，確定文件的密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。對(duì)保密文件應(yīng)在文件首頁(yè)或封面顯著位置標(biāo)注密級(jí)與保密期限。確定文件密級(jí)時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，既不能隨意提高密級(jí)，也不能降低密級(jí)，確保文件密級(jí)的準(zhǔn)確性與嚴(yán)肅性。2.保密文件的管理保密文件的制作、收發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)、借閱查閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。保密文件的制作應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，使用專用設(shè)備，對(duì)制作過程中的廢紙、廢料等應(yīng)及時(shí)銷毀。保密文件的收發(fā)應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)。傳遞保密文件應(yīng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信或?qū)Ｈ俗o(hù)送等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞或互聯(lián)網(wǎng)等非保密渠道傳遞。保密文件的存儲(chǔ)應(yīng)使用專門的保密設(shè)備，如保密柜、保密計(jì)算機(jī)等，并采取加密措施。對(duì)保密文件的借閱查閱，應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，經(jīng)特殊審批程序后方可進(jìn)行。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播保密文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)保密文件有丟失、泄露等情況，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定的人員，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查街道成立文件管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門、社區(qū)的文件管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收發(fā)、制作、存儲(chǔ)、借閱查閱、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)。監(jiān)督小組在檢查過程中，應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，如實(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門或社區(qū)。對(duì)存在問題較多或問題嚴(yán)重的部門或社區(qū)，下達(dá)整改通知書，要求限期整改。2.考核評(píng)價(jià)將文件管理工作納入街道各部門、社區(qū)的年度績(jī)效考核