部門電腦資產管理辦法一、前言在當今數字化時代，電腦作為公司運營不可或缺的工具，其合理有效的管理對于保障部門工作的順利開展、提高工作效率以及確保公司資產安全至關重要。咱們公司各個部門日常辦公對電腦的依賴程度越來越高，每一臺電腦都承載著大量重要的工作數據與業務流程。為了規范部門電腦資產管理，使其有章可循，參考相關法律法規以及行業通行標準，結合公司實際運營情況，特制定本辦法。希望大家認真閱讀并遵守本辦法的各項規定，共同維護好公司電腦資產的管理秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有部門所使用的電腦資產，無論是公司統一采購配置給部門的，還是因特殊工作需求由部門申請單獨購置的電腦設備，均在此管理范疇內。三、管理原則1.責任明確原則每臺電腦都需明確對應的使用人、保管人和責任人。使用人對電腦的日常使用及維護負責；保管人在使用人變動或其他特殊情況下，臨時承擔電腦的妥善保管職責；責任人通常為部門負責人，對部門整體電腦資產的管理情況進行監督與把控，確保資產的安全與合理利用。咱們鼓勵大家主動承擔起與自己相關的責任，遇到問題積極溝通解決，這樣才能讓電腦資產管理更加有序。2.安全第一原則保障電腦中存儲數據的安全性以及電腦設備本身的物理安全是重中之重。數據涉及公司商業機密、客戶信息等重要內容，必須采取必要的安全防護措施，防止數據泄露、丟失或損壞。同時，要注意電腦設備所處環境的安全性，避免因自然因素或人為破壞造成資產損失。希望大家時刻把安全意識放在首位，這不僅是對公司負責，也是對自己的工作負責。3.合理配置原則根據部門工作實際需求，合理配置電腦的數量、性能等參數，避免資源浪費與閑置。在采購新電腦時，要充分調研，結合工作任務量和未來發展規劃，選擇性價比高、適用性強的設備。咱們盡量做到花最少的錢，辦最多的事，讓每一份資產都能發揮最大的價值。四、管理職責1.資產管理部門統籌規劃：負責制定公司整體電腦資產的采購計劃、更新換代計劃等，根據各部門業務發展需求，合理安排預算，確保電腦設備能夠滿足公司運營的整體需求。例如，每年末收集各部門下一年度電腦需求信息，綜合考慮公司財務狀況和技術發展趨勢，制定出科學合理的采購方案。采購與驗收：按照采購流程，選擇合格供應商，完成電腦設備的采購工作。在設備到貨后，組織相關技術人員和使用部門共同進行驗收，檢查設備的規格、配置、外觀等是否符合采購要求，確保設備質量與性能達標。登記與盤點：建立詳細的電腦資產臺賬，記錄每臺電腦的基本信息，包括購置日期、品牌型號、配置參數、采購價格、使用部門、使用人等。定期組織對公司電腦資產進行盤點，核實資產的實際狀況，確保賬實相符。對于盤點過程中發現的問題，及時查明原因并進行處理。處置管理：對于達到使用年限、損壞無法修復或因其他原因需報廢處理的電腦，負責按照規定的流程進行處置。組織技術鑒定，確定電腦是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的電腦，通過公開招標、拍賣等方式進行處理，確保資產處置過程合法合規，回收殘值最大化。2.使用部門需求提報：部門負責人根據本部門工作任務和人員變動情況，及時向資產管理部門提報電腦采購或配置調整需求。提報需求時，要詳細說明所需電腦的用途、性能要求等，以便資產管理部門準確制定采購計劃。日常管理：監督本部門員工正確使用和維護電腦設備，確保設備的正常運行。定期對部門內電腦進行自查，發現問題及時通知相關維修人員進行處理。同時，配合資產管理部門做好電腦資產的盤點工作。例如，每周可以安排專人檢查一下部門內電腦的外觀是否有損壞、設備運行是否正常等。人員變動處理：當部門內員工崗位變動或離職時，及時通知資產管理部門，并協助辦理電腦資產的交接手續。確保電腦資產能夠順利交接給新的使用人，避免因人員變動導致資產流失或管理混亂。3.信息技術部門技術支持：為公司電腦設備提供技術支持與維護服務，包括操作系統安裝與配置、軟件安裝與調試、網絡連接設置等。及時解決電腦使用過程中出現的技術問題，確保設備正常運行。例如，設立技術咨詢熱線或在線平臺，方便員工遇到問題時能夠及時得到幫助。安全管理：制定并實施公司電腦設備的安全策略，包括網絡安全防護、數據備份與恢復、防病毒措施等。定期對電腦系統進行安全檢測與評估，及時發現并處理安全隱患。同時，對員工進行安全意識培訓，提高員工的安全防范能力。技術指導：協助資產管理部門對新采購電腦的技術參數進行把關，確保所采購設備符合公司技術標準和業務需求。在電腦資產處置過程中，提供技術鑒定支持，判斷設備是否具備繼續使用價值或是否符合報廢條件。五、采購管理1.需求申報各部門根據工作需要，填寫《電腦采購申請表》，詳細注明申請采購電腦的用途、數量、預計使用人、性能配置要求等內容。部門負責人對申請表進行審核簽字后，提交至資產管理部門。例如，如果是設計部門申請采購電腦，就需要明確說明用于圖形設計，對顯卡、處理器等性能方面有較高要求。2.審核與審批資產管理部門收到《電腦采購申請表》后，對各部門提報的需求進行匯總與審核。結合公司整體預算、現有電腦資產狀況以及技術發展趨勢等因素，提出審核意見。對于審核通過的申請，報公司相關領導審批。領導審批通過后，方可進入采購流程。3.采購實施資產管理部門依據審批通過的采購申請，按照公司采購管理制度，選擇合適的采購方式，如公開招標、競爭性談判、詢價采購等。確定供應商后，簽訂采購合同，明確雙方的權利與義務，包括設備規格、價格、交貨時間、售后服務等條款。在采購過程中，要嚴格遵守相關法律法規，確保采購活動的公平、公正、公開。4.驗收與入賬電腦設備到貨后，資產管理部門組織使用部門和信息技術部門共同進行驗收。根據采購合同和技術標準，對設備的外觀、規格、配置、性能等進行逐一檢查，確保設備與合同要求相符。驗收合格后，填寫《電腦驗收單》，相關人員簽字確認。資產管理部門根據驗收單和采購發票等憑證，及時辦理資產入賬手續，將新采購的電腦納入公司資產臺賬進行管理。六、日常使用管理1.使用登記每臺電腦在交付使用前，資產管理部門需在資產臺賬中詳細記錄使用人信息，并由使用人簽字確認。使用人應妥善保管所使用的電腦，不得擅自轉借、調換或拆卸設備零部件。如果因為特殊情況需要轉借他人使用，需提前向部門負責人和資產管理部門報備。2.使用規范希望大家能夠正確操作電腦設備，嚴格按照操作規程開啟、使用和關閉電腦，避免因不當操作導致設備損壞。在使用過程中，不得安裝與工作無關的軟件，不得訪問非法網站，防止電腦感染病毒或遭受網絡攻擊。同時，要注意保持電腦設備及周邊環境的清潔衛生，定期清理電腦表面灰塵，為設備創造良好的運行環境。例如，不要隨意插拔電腦的電源線和數據線，避免在電腦運行時劇烈晃動設備。3.數據管理大家在使用電腦過程中產生的各類工作數據，要及時進行分類整理和備份。重要數據應采用多種方式進行備份，如外部存儲設備、網絡云盤等，并定期對備份數據進行檢查，確保數據的完整性和可用性。對于涉及公司商業機密、客戶信息等敏感數據，要嚴格遵守公司的數據保密制度，采取加密等安全措施進行保護，防止數據泄露。咱們鼓勵大家養成良好的數據管理習慣，這不僅能保障工作的順利進行，也是對公司信息安全負責。七、維護與維修管理1.日常維護電腦使用人應做好日常維護工作，包括定期清理電腦系統垃圾文件、查殺病毒、更新系統補丁等，保持電腦系統的良好運行狀態。同時，注意觀察電腦設備的運行情況，如發現異常聲音、氣味、運行速度明顯變慢等問題，應及時向部門負責人和信息技術部門報告。咱們每個人都是電腦的第一“守護者”，及時發現并反饋問題，有助于提高電腦的使用壽命和工作效率。2.維修申請當電腦出現故障無法正常使用時，使用人需填寫《電腦維修申請表》，詳細描述故障現象、出現故障的時間等信息，提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表轉交給信息技術部門。例如，如果電腦開機無顯示，就需要在申請表中說明開機時的具體情況，是否有報警聲等。3.維修處理信息技術部門收到《電腦維修申請表》后，安排專業技術人員對故障電腦進行檢測和維修。對于簡單故障，技術人員應盡快在公司內部進行修復；對于較為復雜或需要更換零部件的故障，如無法在公司內部解決，應聯系設備供應商或專業維修機構進行維修。在維修過程中，要做好維修記錄，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。維修完成后，由電腦使用人對維修結果進行確認。4.維修費用管理對于在質保期內的電腦設備，因質量問題產生的維修費用由供應商承擔。超出質保期的電腦維修費用，根據公司財務管理制度進行報銷。維修費用報銷時，需提供維修申請單、維修發票、維修明細等相關憑證，經資產管理部門、財務部門等審核通過后，方可報銷。咱們要嚴格按照規定處理維修費用，確保每一筆費用都合理合規。八、資產變更管理1.使用人變更當部門內員工崗位變動或離職時，需辦理電腦資產使用人變更手續。原使用人應將電腦設備及相關配件整理齊全，與新使用人進行當面交接，并填寫《電腦資產交接單》，注明交接電腦的基本信息、設備狀況等。交接完成后，原使用人、新使用人、部門負責人分別在交接單上簽字確認。資產管理部門根據交接單，及時更新資產臺賬中的使用人信息。2.部門間調撥因公司業務調整等原因，需要在部門間調撥電腦資產時，由調出部門填寫《電腦資產調撥申請表》，說明調撥原因、調入部門、調撥電腦的詳細信息等內容。調出部門負責人、調入部門負責人和資產管理部門負責人審核簽字后，方可進行調撥。調撥完成后，資產管理部門及時調整資產臺賬中電腦的所屬部門信息。咱們在進行資產變更時，一定要嚴格按照流程操作，這樣才能保證資產信息的準確無誤。九、報廢與處置管理1.報廢鑒定電腦設備達到規定使用年限，或因損壞無法修復、維修成本過高失去使用價值等情況，由使用部門提出報廢申請。資產管理部門組織信息技術部門等相關人員對申請報廢的電腦進行技術鑒定，判斷是否符合報廢條件。對于確實無法繼續使用的電腦，填寫《電腦報廢鑒定表》，詳細說明報廢原因、鑒定意見等內容。例如，如果一臺電腦使用年限已超過5年，且頻繁出現硬件故障，維修成本接近購置新設備的成本，就可以考慮申請報廢。2.審批與處置經鑒定符合報廢條件的電腦，由資產管理部門將《電腦報廢鑒定表》報公司相關領導審批。領導審批通過后，資產管理部門按照規定的程序進行處置。對于報廢電腦的處置，優先考慮環保因素，選擇有資質的回收企業進行回收處理。在處置過程中，要確保電腦中存儲的數據已被徹底清除，防止數據泄露。處置完成后，資產管理部門及時更新資產臺賬，核銷報廢電腦的資產信息。咱們在報廢與處置電腦資產時，一定要嚴謹對待，這既是對公司資產負責，也是對社會環境負責。十、監督與考核1.監督檢查資產管理部門定期對公司各部門電腦資產的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資產臺賬的準確性、日常使用與維護情況、資產變更手續的合規性、報廢處置的規范性等。同時，鼓勵員工對發現的資產管理問題進行監督和舉報。咱們通過加強監督檢查，可以及時發現并解決問題，不斷完善電腦資產管理工作。2.考核評價建立電腦資產管理考核機制，將各部門電腦資產管理情況納入部門績效考核體系。對資產管理規范、設備使用維護良好、積極配合公司資產管理工作的部門和個人，給予適當的獎勵；對資產管理不善，如資產臺賬混亂、設備丟失損壞嚴重、不按規定辦理資產變更或報廢手續等情況的部門和個人，進行相應的處罰。希望大家都能夠重視電腦