部門(mén)檔案集中管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們，檔案是我們公司發(fā)展歷程的重要見(jiàn)證，記錄著各項(xiàng)工作的關(guān)鍵信息與成果，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)追溯等有著不可或缺的作用。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，各部門(mén)檔案數(shù)量不斷增加，分散管理時(shí)出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，如查找不便、標(biāo)準(zhǔn)不一、安全隱患等。為了提升檔案管理效率與質(zhì)量，確保檔案的完整性與安全性，我們特制定本部門(mén)檔案集中管理辦法，希望大家積極配合，共同做好檔案管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門(mén)檔案的集中管理，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料、記錄等，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，均納入此管理范疇。三、管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)與管理情況，我們鼓勵(lì)大家在整理檔案時(shí)務(wù)必保證信息真實(shí)可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全完整，一份檔案應(yīng)包含與之相關(guān)的所有重要內(nèi)容，從文件起草到最終執(zhí)行記錄等，都應(yīng)完整保存。希望大家在日常工作中養(yǎng)成及時(shí)收集、整理檔案相關(guān)材料的好習(xí)慣。3.規(guī)范性原則：檔案管理需遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從文件格式、分類(lèi)方式到保管期限設(shè)定等，都要嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性和一致性。4.安全性原則：要充分保障檔案的物理安全與信息安全。物理上，防止檔案遭受自然災(zāi)害、人為損壞等；信息層面，做好保密措施，防止檔案內(nèi)容泄露，尤其是涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的檔案。四、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.制定與完善制度：負(fù)責(zé)本檔案集中管理辦法的起草、修訂與解釋工作，并根據(jù)公司發(fā)展及實(shí)際管理需求，及時(shí)更新完善制度，確保其科學(xué)性與有效性。2.組織培訓(xùn)：定期組織檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，向各部門(mén)人員普及檔案管理知識(shí)與技能，提升全員檔案管理意識(shí)與水平。希望大家積極參加培訓(xùn)，不斷提升自身檔案管理能力。3.指導(dǎo)與監(jiān)督：對(duì)各部門(mén)檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，確保各部門(mén)檔案管理工作符合規(guī)范要求。我們會(huì)定期檢查各部門(mén)檔案管理情況，及時(shí)提供幫助與支持，共同解決遇到的問(wèn)題。4.檔案集中管理：負(fù)責(zé)檔案的集中接收、分類(lèi)、編目、保管、利用等工作，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作高效運(yùn)行。（二）各部門(mén)1.兼職檔案員配置：各部門(mén)應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理、預(yù)立卷及移交工作。希望各部門(mén)挑選責(zé)任心強(qiáng)、對(duì)本部門(mén)業(yè)務(wù)熟悉的同事?lián)渭媛殭n案員，為檔案管理工作提供有力支持。2.檔案收集整理：按照檔案管理部門(mén)要求，定期收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，并進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、分類(lèi)合理。在收集過(guò)程中，如果遇到疑問(wèn)，可隨時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通咨詢。3.按時(shí)移交檔案：根據(jù)規(guī)定的檔案移交時(shí)間，將整理好的檔案按時(shí)移交至檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)，確保檔案交接清晰、準(zhǔn)確。（三）公司員工1.積極參與：全體員工都應(yīng)積極參與檔案管理工作，在日常工作中注意文件資料的形成與積累，按照要求及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料移交本部門(mén)兼職檔案員。希望大家將檔案管理視為自己工作的一部分，共同為公司檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。2.遵守規(guī)定：嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)移檔案，不得泄露檔案中的機(jī)密信息，共同維護(hù)檔案的安全性與嚴(yán)肅性。五、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、來(lái)往信函等。這些文件記錄了公司的管理決策過(guò)程與日常運(yùn)營(yíng)情況，對(duì)公司發(fā)展具有重要參考價(jià)值。2.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：涉及公司簽訂的各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書(shū)等，是公司業(yè)務(wù)開(kāi)展的重要依據(jù)。大家在合同執(zhí)行過(guò)程中如有變更等情況，相關(guān)材料也應(yīng)一并收集歸檔。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等，反映公司財(cái)務(wù)狀況與經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)公司財(cái)務(wù)管理與決策至關(guān)重要。4.人事檔案類(lèi)：包含員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)文件，是人力資源管理的基礎(chǔ)資料。各部門(mén)在員工發(fā)生相關(guān)人事變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集相應(yīng)材料，移交人力資源部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。5.項(xiàng)目檔案類(lèi)：從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、實(shí)施過(guò)程到驗(yàn)收總結(jié)等各階段形成的文件資料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，是項(xiàng)目全過(guò)程的記錄，對(duì)公司項(xiàng)目管理與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)意義重大。6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：涉及公司技術(shù)研發(fā)過(guò)程中的方案設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專(zhuān)利成果等，是公司技術(shù)創(chuàng)新的體現(xiàn)，對(duì)提升公司核心競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。技術(shù)部門(mén)應(yīng)尤其重視此類(lèi)檔案的收集工作。7.宣傳資料類(lèi)：公司宣傳冊(cè)、產(chǎn)品手冊(cè)、新聞報(bào)道、活動(dòng)照片與視頻等，有助于展示公司形象與產(chǎn)品服務(wù)，對(duì)公司品牌建設(shè)有重要作用。各部門(mén)在開(kāi)展宣傳活動(dòng)或?qū)ν饨涣鬟^(guò)程中形成的此類(lèi)資料，都應(yīng)及時(shí)收集歸檔。（二）收集時(shí)間與方式1.定期收集：各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)每月定期收集本部門(mén)文件資料，進(jìn)行初步整理。在每月最后一周，對(duì)當(dāng)月產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行集中梳理，確保無(wú)遺漏。2.隨時(shí)收集：對(duì)于重要緊急文件、時(shí)效性強(qiáng)的資料或因工作需要隨時(shí)形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集，避免延誤或丟失。特別是一些突發(fā)業(yè)務(wù)或重要決策形成的文件，應(yīng)在文件生成后第一時(shí)間移交兼職檔案員。3.移交收集：對(duì)于外部單位來(lái)文或公司內(nèi)部跨部門(mén)流轉(zhuǎn)完成的文件，由最后處理部門(mén)負(fù)責(zé)收集歸檔。如果涉及多個(gè)部門(mén)共同完成的工作，牽頭部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)及時(shí)將文件匯總整理，移交檔案管理部門(mén)。六、檔案的整理（一）整理要求1.分類(lèi)清晰：檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。例如，先按行政管理、業(yè)務(wù)合同等大類(lèi)別劃分，再在每個(gè)類(lèi)別下按年度細(xì)分，同一年度內(nèi)可根據(jù)保管期限進(jìn)一步排列。分類(lèi)應(yīng)便于查找與管理，各部門(mén)兼職檔案員在整理時(shí)要嚴(yán)格按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.組件合理：以每份文件為基本組件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件等。對(duì)于同一問(wèn)題或同一項(xiàng)目形成的系列文件，應(yīng)集中整理在一起，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.編目準(zhǔn)確：對(duì)每份檔案進(jìn)行準(zhǔn)確編目，編制檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等基本信息，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查詢檢索。（二）紙質(zhì)檔案整理1.文件修復(fù)：對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)處理，確保文件內(nèi)容完整、清晰可讀。如使用紙張修補(bǔ)技術(shù)對(duì)破損處進(jìn)行粘貼，采用適宜的方法對(duì)褪色字跡進(jìn)行恢復(fù)等。2.裝訂成冊(cè)：將整理好的文件按照一定順序裝訂成冊(cè)，一般采用左側(cè)裝訂或左上角裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時(shí)要注意避免訂到文件內(nèi)容，影響閱讀。3.裝盒存放：裝訂好的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒封面與脊背標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止檔號(hào)等信息，方便查找與存取。檔案盒應(yīng)選擇質(zhì)量合格、符合檔案保管要求的產(chǎn)品。（三）電子檔案整理1.格式規(guī)范：電子檔案應(yīng)采用通用、穩(wěn)定的格式存儲(chǔ)，如文本文件以.docx、.pdf格式為主，圖像文件以.jpg、.tif格式為主，確保電子檔案能夠長(zhǎng)期可讀可用。各部門(mén)在形成電子文件時(shí)，盡量使用推薦格式。2.元數(shù)據(jù)采集：除電子文件本身外，還應(yīng)采集與電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、文件大小等信息，以便更好地管理與利用電子檔案。3.存儲(chǔ)備份：電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，可采用移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)，防止因存儲(chǔ)設(shè)備故障或自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。七、檔案的移交1.移交時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)在次年第一季度末，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。如遇特殊情況需要延期移交，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因，經(jīng)同意后方可延期。2.移交手續(xù)：移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的類(lèi)別、數(shù)量、起止日期、檔號(hào)等信息。移交清單一式兩份，由移交部門(mén)與檔案管理部門(mén)雙方簽字確認(rèn)，各留存一份，作為檔案交接的憑證。在移交過(guò)程中，雙方要仔細(xì)核對(duì)檔案數(shù)量與質(zhì)量，確保移交檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。八、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等基本條件。配備必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗及遮光窗簾等設(shè)施，為檔案保管提供適宜的環(huán)境。2.檔案裝具：選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、有序。檔案裝具應(yīng)定期檢查維護(hù)，如有損壞及時(shí)更換，以保障檔案的物理安全。（二）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)公司具有重要?dú)v史意義、涉及公司核心利益、反映公司發(fā)展歷程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、公司成立批文、重要業(yè)務(wù)合同、重大項(xiàng)目檔案等，這些檔案是公司發(fā)展的寶貴財(cái)富，需長(zhǎng)期保存以供查閱。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度與使用價(jià)值，定期保管期限分為3年、5年、10年等不同檔次。一般行政管理文件、一般性業(yè)務(wù)資料等可根據(jù)情況設(shè)定相應(yīng)的定期保管期限。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定與處置。（三）檔案保管要求1.排列有序：檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案與編號(hào)順序排列存放，保持整齊有序，便于查找利用。在檔案架或檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別與存放范圍，方便快速定位檔案位置。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、溫濕度記錄等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、查找與處理，并做好記錄。3.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案室鑰匙與相關(guān)電子系統(tǒng)密碼，防止檔案信息泄露。對(duì)涉及機(jī)密的檔案，要采取嚴(yán)格的保密措施，按照規(guī)定的借閱程序辦理借閱手續(xù)。九、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案，查閱檔案應(yīng)在檔案室指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱：確因工作需要借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后方可借出。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借出檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要仔細(xì)檢查檔案完整性與完好程度，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（二）利用登記無(wú)論查閱還是借閱檔案，都應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的等信息。通過(guò)登記，便于掌握檔案利用情況，同時(shí)也為日后追溯提供依據(jù)。希望大家在利用檔案時(shí)積極配合做好登記工作。（三）檔案開(kāi)放與限制利用1.開(kāi)放檔案：對(duì)于不涉及機(jī)密、可公開(kāi)的檔案，可向公司內(nèi)部員工或經(jīng)批準(zhǔn)的外部人員開(kāi)放利用，以發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，促進(jìn)公司信息共享與業(yè)務(wù)交流。2.限制利用檔案：涉及公司商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)限制利用范圍。確需利用此類(lèi)檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密要求辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息安全。十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與職責(zé)1.鑒定小組：公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及公司管理層代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.職責(zé)分工：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理到期檔案清單，提供檔案基本信息與保管情況；各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)從業(yè)務(wù)角度對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；公司管理層代表綜合考慮公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求等因素，做出最終鑒定決策。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與程序1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案保管期限規(guī)定、檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)價(jià)值、是否涉及未了事項(xiàng)等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷(xiāo)毀；對(duì)仍有一定參考價(jià)值或涉及未結(jié)清事項(xiàng)的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。2.鑒定程序：檔案管理部門(mén)定期將到期檔案清單提交鑒定小組，鑒定小組成員對(duì)清單中的檔案逐件進(jìn)行審查，提出鑒定意見(jiàn)。經(jīng)鑒定小組集體討論后，形成鑒定報(bào)告，明確需要銷(xiāo)毀的檔案范圍與數(shù)量。（三）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀審批：鑒定報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)再次核對(duì)需銷(xiāo)毀檔案的清單與實(shí)物，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.銷(xiāo)毀方式：檔案銷(xiāo)毀可采用粉碎、焚燒等適宜方式，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行