部門檔案集中管理辦法一、引言親愛的同事們，檔案是我們公司發展歷程的重要見證，記錄著各項工作的關鍵信息與成果，對公司運營決策、業務追溯等有著不可或缺的作用。隨著公司規模的擴大，各部門檔案數量不斷增加，分散管理時出現了諸多問題，如查找不便、標準不一、安全隱患等。為了提升檔案管理效率與質量，確保檔案的完整性與安全性，我們特制定本部門檔案集中管理辦法，希望大家積極配合，共同做好檔案管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有部門檔案的集中管理，涵蓋公司運營過程中產生的各類文件、資料、記錄等，無論是紙質檔案還是電子檔案，均納入此管理范疇。三、管理原則1.真實性原則：檔案內容應如實反映公司業務活動與管理情況，我們鼓勵大家在整理檔案時務必保證信息真實可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全完整，一份檔案應包含與之相關的所有重要內容，從文件起草到最終執行記錄等，都應完整保存。希望大家在日常工作中養成及時收集、整理檔案相關材料的好習慣。3.規范性原則：檔案管理需遵循統一標準與規范，從文件格式、分類方式到保管期限設定等，都要嚴格按照本辦法執行，以實現檔案管理的有序性和一致性。4.安全性原則：要充分保障檔案的物理安全與信息安全。物理上，防止檔案遭受自然災害、人為損壞等；信息層面，做好保密措施，防止檔案內容泄露，尤其是涉及商業機密、敏感信息的檔案。四、管理職責（一）檔案管理部門1.制定與完善制度：負責本檔案集中管理辦法的起草、修訂與解釋工作，并根據公司發展及實際管理需求，及時更新完善制度，確保其科學性與有效性。2.組織培訓：定期組織檔案管理相關培訓，向各部門人員普及檔案管理知識與技能，提升全員檔案管理意識與水平。希望大家積極參加培訓，不斷提升自身檔案管理能力。3.指導與監督：對各部門檔案收集、整理、移交等工作進行指導與監督，確保各部門檔案管理工作符合規范要求。我們會定期檢查各部門檔案管理情況，及時提供幫助與支持，共同解決遇到的問題。4.檔案集中管理：負責檔案的集中接收、分類、編目、保管、利用等工作，建立完善的檔案管理系統，確保檔案管理工作高效運行。（二）各部門1.兼職檔案員配置：各部門應指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的日常收集、整理、預立卷及移交工作。希望各部門挑選責任心強、對本部門業務熟悉的同事擔任兼職檔案員，為檔案管理工作提供有力支持。2.檔案收集整理：按照檔案管理部門要求，定期收集本部門在業務活動中形成的各類文件資料，并進行初步整理，確保資料齊全、分類合理。在收集過程中，如果遇到疑問，可隨時與檔案管理部門溝通咨詢。3.按時移交檔案：根據規定的檔案移交時間，將整理好的檔案按時移交至檔案管理部門，辦理交接手續，確保檔案交接清晰、準確。（三）公司員工1.積極參與：全體員工都應積極參與檔案管理工作，在日常工作中注意文件資料的形成與積累，按照要求及時將應歸檔的材料移交本部門兼職檔案員。希望大家將檔案管理視為自己工作的一部分，共同為公司檔案管理工作貢獻力量。2.遵守規定：嚴格遵守檔案管理相關規定，不得擅自銷毀、涂改、轉移檔案，不得泄露檔案中的機密信息，共同維護檔案的安全性與嚴肅性。五、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司各類規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示報告、來往信函等。這些文件記錄了公司的管理決策過程與日常運營情況，對公司發展具有重要參考價值。2.業務合同類：涉及公司簽訂的各類業務合同、協議、意向書等，是公司業務開展的重要依據。大家在合同執行過程中如有變更等情況，相關材料也應一并收集歸檔。3.財務審計類：如財務報表、審計報告、稅務資料、預算決算文件等，反映公司財務狀況與經營成果，對公司財務管理與決策至關重要。4.人事檔案類：包含員工入職、離職、晉升、培訓等相關文件，是人力資源管理的基礎資料。各部門在員工發生相關人事變動時，應及時收集相應材料，移交人力資源部門統一整理歸檔。5.項目檔案類：從項目立項、規劃設計、實施過程到驗收總結等各階段形成的文件資料，如項目可行性研究報告、項目計劃書、項目進度報告、項目驗收報告等，是項目全過程的記錄，對公司項目管理與經驗總結意義重大。6.技術研發類：涉及公司技術研發過程中的方案設計、實驗數據、技術文檔、專利成果等，是公司技術創新的體現，對提升公司核心競爭力至關重要。技術部門應尤其重視此類檔案的收集工作。7.宣傳資料類：公司宣傳冊、產品手冊、新聞報道、活動照片與視頻等，有助于展示公司形象與產品服務，對公司品牌建設有重要作用。各部門在開展宣傳活動或對外交流過程中形成的此類資料，都應及時收集歸檔。（二）收集時間與方式1.定期收集：各部門兼職檔案員應每月定期收集本部門文件資料，進行初步整理。在每月最后一周，對當月產生的檔案材料進行集中梳理，確保無遺漏。2.隨時收集：對于重要緊急文件、時效性強的資料或因工作需要隨時形成的檔案，應及時收集，避免延誤或丟失。特別是一些突發業務或重要決策形成的文件，應在文件生成后第一時間移交兼職檔案員。3.移交收集：對于外部單位來文或公司內部跨部門流轉完成的文件，由最后處理部門負責收集歸檔。如果涉及多個部門共同完成的工作，牽頭部門應協調各相關部門及時將文件匯總整理，移交檔案管理部門。六、檔案的整理（一）整理要求1.分類清晰：檔案應按照類別、年度、保管期限等進行科學分類。例如，先按行政管理、業務合同等大類別劃分，再在每個類別下按年度細分，同一年度內可根據保管期限進一步排列。分類應便于查找與管理，各部門兼職檔案員在整理時要嚴格按照分類標準執行。2.組件合理：以每份文件為基本組件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件等。對于同一問題或同一項目形成的系列文件，應集中整理在一起，保持文件之間的有機聯系。3.編目準確：對每份檔案進行準確編目，編制檔案目錄應包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數等基本信息，確保檔案信息準確無誤，便于查詢檢索。（二）紙質檔案整理1.文件修復：對破損、褪色的文件應進行必要的修復處理，確保文件內容完整、清晰可讀。如使用紙張修補技術對破損處進行粘貼，采用適宜的方法對褪色字跡進行恢復等。2.裝訂成冊：將整理好的文件按照一定順序裝訂成冊，一般采用左側裝訂或左上角裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時要注意避免訂到文件內容，影響閱讀。3.裝盒存放：裝訂好的檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒封面與脊背標明檔案類別、年度、起止檔號等信息，方便查找與存取。檔案盒應選擇質量合格、符合檔案保管要求的產品。（三）電子檔案整理1.格式規范：電子檔案應采用通用、穩定的格式存儲，如文本文件以.docx、.pdf格式為主，圖像文件以.jpg、.tif格式為主，確保電子檔案能夠長期可讀可用。各部門在形成電子文件時，盡量使用推薦格式。2.元數據采集：除電子文件本身外，還應采集與電子文件相關的元數據，如文件創建者、創建時間、修改記錄、文件大小等信息，以便更好地管理與利用電子檔案。3.存儲備份：電子檔案應定期進行備份，可采用移動硬盤、光盤等存儲介質，并分別存儲在不同地點，防止因存儲設備故障或自然災害等原因導致數據丟失。定期對備份數據進行檢查，確保數據可恢復。七、檔案的移交1.移交時間：各部門應在次年第一季度末，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。如遇特殊情況需要延期移交，應提前向檔案管理部門說明原因，經同意后方可延期。2.移交手續：移交檔案時，應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、數量、起止日期、檔號等信息。移交清單一式兩份，由移交部門與檔案管理部門雙方簽字確認，各留存一份，作為檔案交接的憑證。在移交過程中，雙方要仔細核對檔案數量與質量，確保移交檔案準確無誤。八、檔案的保管（一）保管環境1.檔案室建設：公司應設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等基本條件。配備必要的消防設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品、防盜門窗及遮光窗簾等設施，為檔案保管提供適宜的環境。2.檔案裝具：選用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、有序。檔案裝具應定期檢查維護，如有損壞及時更換，以保障檔案的物理安全。（二）保管期限劃分1.永久保管：對公司具有重要歷史意義、涉及公司核心利益、反映公司發展歷程關鍵節點的檔案，應永久保管。如公司章程、公司成立批文、重要業務合同、重大項目檔案等，這些檔案是公司發展的寶貴財富，需長期保存以供查閱。2.定期保管：根據檔案的重要程度與使用價值，定期保管期限分為3年、5年、10年等不同檔次。一般行政管理文件、一般性業務資料等可根據情況設定相應的定期保管期限。檔案管理部門應嚴格按照保管期限規定，對檔案進行定期鑒定與處置。（三）檔案保管要求1.排列有序：檔案應按照分類方案與編號順序排列存放，保持整齊有序，便于查找利用。在檔案架或檔案柜上應標明檔案類別與存放范圍，方便快速定位檔案位置。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案數量、保管狀況、溫濕度記錄等。如發現檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行修復、查找與處理，并做好記錄。3.安全保密：嚴格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室。檔案管理人員應妥善保管檔案室鑰匙與相關電子系統密碼，防止檔案信息泄露。對涉及機密的檔案，要采取嚴格的保密措施，按照規定的借閱程序辦理借閱手續。九、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要可申請查閱檔案，查閱檔案應在檔案室指定區域內進行，不得將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復制檔案內容，需經檔案管理部門負責人批準。2.借閱：確因工作需要借出檔案的，應辦理借閱手續，填寫借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等信息，經部門負責人與檔案管理部門負責人審批同意后方可借出。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。借出檔案要妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。歸還檔案時，檔案管理人員要仔細檢查檔案完整性與完好程度，如發現問題應及時查明原因并處理。（二）利用登記無論查閱還是借閱檔案，都應進行登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、利用目的等信息。通過登記，便于掌握檔案利用情況，同時也為日后追溯提供依據。希望大家在利用檔案時積極配合做好登記工作。（三）檔案開放與限制利用1.開放檔案：對于不涉及機密、可公開的檔案，可向公司內部員工或經批準的外部人員開放利用，以發揮檔案的最大價值，促進公司信息共享與業務交流。2.限制利用檔案：涉及公司商業機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應限制利用范圍。確需利用此類檔案的，需經公司高層領導特別批準，并嚴格按照保密要求辦理相關手續，確保檔案信息安全。十、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與職責1.鑒定小組：公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、各相關業務部門及公司管理層代表組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.職責分工：檔案管理部門負責整理到期檔案清單，提供檔案基本信息與保管情況；各相關業務部門從業務角度對檔案的價值進行評估；公司管理層代表綜合考慮公司發展戰略、業務需求等因素，做出最終鑒定決策。（二）鑒定標準與程序1.鑒定標準：根據檔案保管期限規定、檔案內容的現實價值、是否涉及未了事項等因素進行鑒定。對于已過保管期限且無繼續保存價值的檔案，可考慮銷毀；對仍有一定參考價值或涉及未結清事項的檔案，應延長保管期限。2.鑒定程序：檔案管理部門定期將到期檔案清單提交鑒定小組，鑒定小組成員對清單中的檔案逐件進行審查，提出鑒定意見。經鑒定小組集體討論后，形成鑒定報告，明確需要銷毀的檔案范圍與數量。（三）檔案銷毀1.銷毀審批：鑒定報告經公司領導批準后，方可進行檔案銷毀。銷毀前應再次核對需銷毀檔案的清單與實物，確保準確無誤。2.銷毀方式：檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等適宜方式，確保檔案內容無法恢復。對于電子檔案，應采用數據擦除等技術手段進行