定點采購管理辦法廣東廣東地區定點采購管理辦法前言在企業日常運營中，采購環節至關重要。對于廣東地區的業務開展而言，為了規范采購行為，提高采購資金的使用效益，確保采購活動公開、公平、公正，結合廣東地區實際情況以及相關法律法規要求，特制定本定點采購管理辦法。希望大家通過遵循本辦法，能夠使公司在采購流程上更加順暢、高效，實現資源的合理配置，共同為公司的發展貢獻力量。一、適用范圍本辦法適用于公司在廣東地區開展的各類定點采購活動。這里所指的定點采購，是針對一些經常需要采購且規格、標準相對統一的貨物或服務，通過招標等方式確定供應商，并在一定時期內與之進行定點交易的采購模式。無論是辦公設備、辦公用品的采購，還是某些特定服務如印刷服務等，只要符合定點采購特征，均應按照本辦法執行。二、職責分工1.采購部門負責制定廣東地區定點采購計劃，根據公司業務需求，結合過往采購數據及市場情況，合理規劃定點采購的項目、時間及預算。組織實施定點采購的招標、詢價等工作。在招標過程中，要嚴格按照相關法律法規及公司規定，編制招標文件，發布招標信息，確保招標流程的公開透明。與中標供應商簽訂定點采購合同，明確雙方的權利義務，包括采購貨物或服務的規格、價格、質量要求、交貨時間、售后服務等內容。定期對定點供應商進行考核評估，建立供應商檔案，記錄其供貨情況、服務質量等，為后續的合作決策提供依據。2.使用部門根據實際工作需要，及時向采購部門提出定點采購申請，詳細說明所需貨物或服務的具體要求，包括技術參數、數量、使用時間等。參與采購項目的驗收工作，對采購貨物或服務的質量、規格等進行檢驗，確保符合實際使用需求。若發現問題，應及時向采購部門反饋。3.財務部門負責審核定點采購預算，確保采購資金的合理安排與使用。按照合同約定，及時辦理采購款項的支付手續。同時，對采購費用進行核算與監督，確保費用支出合規。協助采購部門對定點采購項目進行成本分析，為公司采購決策提供財務方面的建議。4.監督部門對定點采購活動全過程進行監督，包括招標、合同簽訂、供貨及驗收等環節。確保采購活動遵循本辦法及相關法律法規的要求，杜絕違規行為發生。受理對定點采購活動的投訴舉報，及時進行調查處理，并將處理結果反饋給相關部門和人員。三、定點供應商的確定1.供應商資格要求具有獨立承擔民事責任的能力，即供應商應為依法設立的法人或其他組織，能夠獨立承擔法律責任。具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度。這意味著供應商在經營過程中應誠實守信，無重大違法違規記錄，且具備完善的財務管理制度，能夠提供準確的財務報表。具有履行合同所必需的設備和專業技術能力。不同的采購項目對供應商的設備和技術能力要求不同，例如辦公設備采購供應商應具備相應的生產或供應設備，服務類供應商應擁有專業的服務團隊。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。供應商應能提供近期的納稅證明和社保繳納記錄，以證明其經營的合法性與規范性。參加本次定點采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄。重大違法記錄包括但不限于因違法經營受到刑事處罰或責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰。2.確定方式公開招標：對于采購金額較大、影響范圍較廣的定點采購項目，應采用公開招標的方式。采購部門在廣東省內指定的媒體上發布招標公告，邀請符合資格條件的供應商參與投標。在開標、評標過程中，要嚴格遵循公平、公正、公開的原則，由評標委員會根據招標文件規定的評審標準和方法，對投標文件進行評審，確定中標供應商。詢價采購：對于一些采購金額較小、規格標準相對統一的項目，可采用詢價采購方式。采購部門向不少于三家符合相應資格條件的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內提交報價。采購部門根據供應商的報價、質量、服務等因素進行綜合比較，確定成交供應商。競爭性談判：當采購項目技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求，或者招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，以及重新招標未能成立的等情況，可采用競爭性談判方式。采購部門與符合資格條件的供應商就采購貨物或服務的技術、價格、質量等進行談判，最終確定成交供應商。四、定點采購合同管理1.合同簽訂采購部門應在中標（成交）通知書發出之日起三十日內，與中標（成交）供應商簽訂定點采購合同。合同應采用書面形式，明確雙方的權利義務，內容應包括但不限于采購貨物或服務的名稱、規格型號、數量、單價、總價、交貨時間、交貨地點、質量要求、驗收標準、售后服務、違約責任等條款。合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給公司法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規要求，維護公司的合法權益。2.合同履行供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求，及時提供貨物或服務。采購部門應跟蹤供應商的履約情況，督促其按時履行合同義務。在合同履行過程中，若因特殊情況需要變更合同內容，如調整采購數量、更改交貨時間等，應由采購部門與供應商協商一致，并簽訂書面補充合同。補充合同的簽訂應遵循原合同簽訂的審批流程，確保變更內容合法有效。3.合同存檔采購部門應將簽訂的定點采購合同原件及相關附件（如中標通知書、投標文件、詢價記錄等）進行整理歸檔，妥善保存。合同檔案的保存期限應按照公司檔案管理制度的規定執行，一般不少于采購項目驗收合格后五年。五、定點采購執行與驗收1.采購執行使用部門在提出定點采購申請并經審批通過后，采購部門應及時向定點供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購貨物或服務的詳細信息，如規格、數量、交貨時間等，并與定點采購合同的條款保持一致。供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產或提供服務，并及時反饋訂單執行情況。若因特殊原因無法按照訂單要求執行，應提前書面通知采購部門，并協商解決方案。2.驗收貨物或服務交付后，使用部門應及時組織驗收。驗收小組應由使用部門、采購部門及相關專業人員組成，根據合同約定的質量標準、驗收方法等對采購貨物或服務進行檢驗。對于驗收合格的貨物或服務，驗收小組應出具驗收報告，由驗收人員簽字確認。若驗收發現貨物或服務存在質量問題，驗收小組應及時與供應商溝通，要求其按照合同約定進行整改或更換。整改或更換后應再次進行驗收，直至符合要求為止。對于大型設備、復雜服務等采購項目，可邀請第三方專業機構進行驗收，以確保驗收結果的公正性和專業性。第三方機構的驗收費用由公司與供應商在合同中約定，一般情況下由責任方承擔。六、定點供應商的考核與管理1.考核指標供貨及時性：以供應商按照采購訂單約定時間交貨的次數占總訂單次數的比例作為考核指標。希望供應商都能按時交貨，確保公司業務不受影響。若因不可抗力等特殊原因導致交貨延遲，供應商應及時通知采購部門并提供相關證明。產品質量：根據驗收情況，統計驗收合格的貨物或服務數量占總采購數量的比例，以及出現質量問題的頻次和嚴重程度。我們鼓勵供應商提供高質量的產品和服務，對于連續多次出現嚴重質量問題的供應商，將予以嚴肅處理。服務質量：包括售后服務響應速度、解決問題的能力等方面。使用部門可對供應商的服務質量進行評價打分，例如售后服務是否及時響應、技術支持是否專業等。希望供應商能夠提供及時、高效、優質的服務，提升公司使用體驗。價格合理性：定期對定點供應商提供的貨物或服務價格進行市場調研和比較，判斷其價格是否符合市場行情。若發現供應商價格明顯高于市場同類產品或服務，應要求其作出合理說明并進行價格調整。2.考核周期對定點供應商的考核原則上每季度進行一次。采購部門應在每個季度末收集各部門對定點供應商的評價意見，結合日常監控數據，完成對定點供應商的考核評分。3.考核結果應用對于考核優秀（得分在90分及以上）的定點供應商，公司將在后續的定點采購項目中優先考慮續簽合同，并在其他采購項目中給予一定的優惠政策，如在同等條件下優先選擇等。考核合格（得分在6089分）的定點供應商，可繼續合作，但采購部門應向其反饋考核中發現的問題，督促其進行整改。若連續兩個季度考核合格但存在相同問題未整改的，將視情況暫停其部分業務或降低其在公司供應商名錄中的等級。考核不合格（得分在60分以下）的定點供應商，公司將終止與其簽訂的定點采購合同，并在一定期限內（一般為一年）不再邀請其參與公司的采購項目。同時，將其列入公司不良供應商名單，向相關行業協會或平臺進行通報。七、監督與投訴處理1.監督檢查監督部門應定期對定點采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購流程的合規性、合同履行情況、供應商考核情況等。檢查方式可以采用查閱文件資料、實地走訪、問卷調查等多種形式。在監督檢查過程中，若發現采購部門、使用部門或供應商存在違規行為，監督部門應及時下達整改通知書，要求其限期整改，并對整改情況進行跟蹤復查。對于情節嚴重的違規行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，涉及違法犯罪的，將依法移送司法機關處理。2.投訴處理任何單位或個人對定點采購活動中的違規行為，均有權向公司監督部門進行投訴舉報。投訴舉報應以書面形式提出，內容應包括投訴人的姓名、聯系方式、被投訴人的名稱、投訴事項的具體內容及相關證據等。監督部門在收到投訴舉報后，應在五個工作日內進行審查，決定是否受理。對于符合受理條件的投訴，監督部門應在三十個工作日內進行調查處理，并將處理結果及時反饋給投訴人。若投訴事項復雜，需要延長調查處理時間的，應及時告知投訴人延長的原因和期限，但延長時間一般不超過三十個工作日。在投訴處理過程中，監督部門應保護投訴人的合法權益，對投訴人的信息嚴格保密。同時，要求被投訴人積