資質印章使用管理辦法一、引言大家好！我在咱們這個行業摸爬滾打已經二十年啦，深知資質印章對于咱們公司/組織的重要性。資質印章就像是咱們公司/組織的“身份證”和“信用名片”，它的使用和管理直接關系到公司/組織的信譽、權益和正常運營。所以，制定一套完善的資質印章使用管理辦法是非常必要的。希望大家認真閱讀并遵守這個管理辦法，共同維護公司/組織的良好形象和利益。二、適用范圍本管理辦法適用于公司/組織內所有與資質印章使用和管理相關的部門、人員以及各類業務活動。這里所說的資質印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財務專用章、資質證書專用章等具有法律效力的印章。三、管理原則（一）合法合規原則我們必須嚴格遵守國家相關法律法規和行業標準來使用和管理資質印章。在進行任何與印章相關的操作時，都要確保其符合法律規定，避免因違規使用印章而給公司/組織帶來法律風險。（二）專人負責原則為了保證印章使用的安全性和規范性，我們將指定專門的人員負責印章的保管、使用和登記工作。這些人員需要具備高度的責任心和保密意識，嚴格按照管理辦法的要求進行操作。（三）嚴格審批原則所有涉及資質印章使用的事項都需要經過嚴格的審批流程。未經審批，任何人不得擅自使用印章。審批過程要確保公正、透明，充分考慮事項的合理性和必要性。（四）安全保密原則資質印章涉及公司/組織的重要信息和商業機密，我們要采取有效的安全措施確保印章的安全。同時，對于印章使用過程中涉及的文件和信息，也要嚴格保密，防止信息泄露。四、印章的刻制與啟用（一）刻制申請當公司/組織因業務發展需要刻制新的資質印章時，相關部門需要填寫《印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、樣式等信息，并附上相關的證明材料。申請表需要經過部門負責人審核、分管領導審批后，報公司/組織法定代表人批準。（二）刻制流程經批準后，由公司/組織指定的專人負責到公安機關指定的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，刻制單位會出具印章刻制證明，我們要妥善保存該證明以備查。（三）印章啟用新刻制的印章在啟用前，需要進行備案登記。我們會將印章的印模、啟用時間、使用范圍等信息記錄在《印章管理臺賬》中，并發布印章啟用通知，告知公司/組織內部各部門及相關外部單位。五、印章的保管（一）保管人員我們會為每一枚資質印章指定專門的保管人員。保管人員一般由責任心強、工作認真負責的員工擔任，并且要經過嚴格的背景審查。保管人員需要簽訂《印章保管責任書》，明確其保管責任。（二）保管要求1.印章要存放在專門的保險柜或安全的保管柜中，保險柜或保管柜要放置在有監控設備的房間內，確保印章的安全。2.保管人員要定期檢查印章的保管情況，確保印章無損壞、無丟失。如發現異常情況，要及時報告上級領導。3.保管人員不得擅自將印章帶出保管場所。如因工作需要必須帶出，需要經過嚴格的審批手續，并采取必要的安全措施。（三）交接管理當保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，要辦理正式的交接手續。交接過程要有監交人在場，三方共同在《印章交接登記表》上簽字確認，確保印章交接清楚、責任明確。六、印章的使用（一）使用申請員工需要使用資質印章時，要填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用途等信息。申請表需要經過部門負責人審核，對于重要事項還需要分管領導審批。（二）審批流程1.一般事項的用印申請，由部門負責人審核簽字后即可使用印章。2.重要事項的用印申請，如涉及重大合同簽訂、大額資金支付、重要文件發布等，需要經過分管領導審批，必要時還需要報公司/組織法定代表人批準。3.對于涉及法律糾紛、對外擔保等特殊事項的用印申請，要經過公司/組織法務部門審核，并報法定代表人批準。（三）用印操作1.保管人員在接到經審批通過的《印章使用申請表》后，要認真核對用印事項與申請表內容是否一致。如發現不符，要及時與申請人溝通核實。2.用印時，要確保印章清晰、完整，避免出現模糊、重影等情況。對于多頁文件，要加蓋騎縫章。3.用印完成后，保管人員要在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印人、用印事項、文件名稱、份數等信息，并將《印章使用申請表》與相關文件一并存檔。（四）特殊情況處理在緊急情況下，如無法及時辦理用印審批手續，申請人可以通過電話、短信等方式向相關審批人員請示，經同意后可以先使用印章，但事后要及時補辦審批手續。七、印章的停用與銷毀（一）停用情形當出現以下情形時，資質印章需要停用：1.公司/組織名稱變更、重組、分立等導致印章不再適用。2.印章損壞、丟失或被盜。3.因業務調整，該印章不再需要使用。（二）停用流程當印章需要停用時，相關部門要及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因。申請表經過部門負責人審核、分管領導審批后，報公司/組織法定代表人批準。批準后，要發布印章停用通知，告知公司/組織內部各部門及相關外部單位。（三）印章銷毀對于停用的印章，我們要進行妥善處理。一般情況下，會選擇將印章銷毀。銷毀印章時，要由公司/組織指定的專人負責，到公安機關指定的銷毀單位進行銷毀。銷毀過程要有監交人在場，并出具印章銷毀證明。同時，要在《印章管理臺賬》中記錄印章銷毀的時間、方式等信息。八、監督與檢查（一）內部監督公司/組織內部審計部門或相關監督部門要定期對資質印章的使用和管理情況進行檢查。檢查內容包括印章的保管情況、使用審批流程是否合規、用印記錄是否完整等。對于發現的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部監督我們要積極配合政府相關部門的監督檢查工作。對于政府部門提出的意見和建議，要認真對待，及時進行整改。九、責任追究（一）違規行為界定以下行為屬于違規使用資質印章的行為：1.未經審批擅自使用印章。2.超越審批范圍使用印章。3.偽造、變造印章。4.私自外借、轉讓印章。5.因保管不善導致印章丟失、被盜或損壞。6.泄露印章使用過程中涉及的機密信息。（二）責任承擔對于違規使用資質印章的人員，我們將根據情節輕重追究其相應的責任。情節較輕的，給予批評教育、警告等處分；情節嚴重的，給予記過、降職、辭退等處分；構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。同時，因違規使用印章給公司/組