部門業務印章管理辦法一、引言在公司的日常運營中，部門業務印章的使用頻繁且廣泛，它代表著部門在業務活動中的承諾和責任。為了確保印章使用的安全性、規范性和有效性，維護公司的合法權益，我們制定了本管理辦法。希望大家認真閱讀并遵守這些規定，共同為公司的穩健發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內各部門業務印章的管理，包括但不限于合同專用章、業務專用章、財務專用章等用于業務活動的印章。這里的業務活動涵蓋了與外部合作伙伴的商務往來、內部文件的確認等各類工作場景。三、管理原則（一）安全性原則我們鼓勵大家始終將印章的安全放在首位。印章是公司業務活動的重要憑證，一旦丟失或被盜用，可能會給公司帶來嚴重的經濟損失和法律風險。所以，要采取必要的安全措施，確保印章的妥善保管。（二）規范性原則希望大家嚴格按照規定的流程和要求使用印章。規范的操作可以避免因使用不當而引發的糾紛和問題，保證業務活動的順利進行。（三）授權性原則印章的使用必須經過授權。只有獲得相應授權的人員才能使用印章，這有助于明確責任，防止濫用印章的情況發生。四、印章的刻制（一）申請各部門如有刻制業務印章的需求，應填寫《印章刻制申請表》。在申請表中，要詳細說明刻制印章的原因、用途、印章類型等信息。例如，如果是因為新開展了一項業務，需要專門的業務專用章，就要在申請表中清晰描述該業務的情況。申請部門需將申請表提交給行政部門進行審核。（二）審核行政部門在收到申請后，會對申請的合理性和必要性進行審核。審核的內容包括是否符合公司的業務發展需求、是否存在重復刻制等情況。同時，行政部門會與相關部門進行溝通，確保申請的印章不會與現有印章產生沖突。審核通過后，行政部門將申請表提交給公司領導審批。（三）刻制公司領導審批通過后，由行政部門負責聯系具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。在刻制過程中，行政部門要對刻制單位的工作進行監督，確保印章的質量和規格符合公司的要求。刻制完成后，印章刻制單位應提供印章的印模和相關的刻制證明文件。（四）備案新刻制的印章在啟用前，行政部門要將印章的印模、刻制證明文件等資料進行備案。備案的目的是為了便于公司對印章的管理和查詢，同時也為了在發生糾紛時能夠提供有效的證據。備案資料應妥善保存，以備后續查閱。五、印章的保管（一）保管人各部門業務印章應由專人負責保管。保管人應具備良好的責任心和保密意識，能夠嚴格遵守印章管理的相關規定。一般來說，保管人可以是部門的負責人或指定的業務骨干。保管人在接受印章保管任務時，要簽訂《印章保管責任書》，明確自己的責任和義務。（二）保管要求1.印章應存放在專門的保險柜或帶鎖的抽屜中，確保印章的安全。保險柜或抽屜的鑰匙應由保管人妥善保管，不得隨意交給他人。2.保管人要定期對印章進行檢查，查看印章是否有損壞、丟失等情況。如果發現問題，應及時向部門負責人和行政部門報告。3.印章保管人在離開辦公場所時，要確保印章妥善存放，不得將印章隨意放置在桌面上或其他容易被他人接觸到的地方。（三）交接如果保管人因工作調動、離職等原因需要更換，應辦理印章交接手續。交接時，應由部門負責人或行政部門的相關人員進行監交。交接雙方要在《印章交接清單》上簽字確認，清單中應詳細記錄印章的名稱、規格、交接時間等信息。交接完成后，新的保管人要繼續履行印章保管的職責。六、印章的使用（一）使用范圍部門業務印章只能用于與本部門業務相關的活動。例如，合同專用章只能用于簽訂合同，業務專用章只能用于業務文件的確認等。不得將印章用于與業務無關的事項，如私人事務等。（二）使用流程1.用印申請需要使用印章的人員應填寫《印章使用申請表》。在申請表中，要詳細說明用印的文件名稱、用印原因、用印份數等信息。例如，如果是用于簽訂合同，要注明合同的名稱、對方單位名稱、合同金額等內容。申請人員應將申請表提交給部門負責人進行審批。2.部門審批部門負責人在收到用印申請后，要對申請的內容進行審核。審核的重點包括用印的事項是否符合公司的業務規定、是否經過了必要的審批流程等。如果申請符合要求，部門負責人應在申請表上簽字批準；如果不符合要求，應及時與申請人員溝通，說明原因并要求其補充或修改相關資料。3.印章使用申請人員在獲得部門負責人的批準后，持《印章使用申請表》到印章保管人處使用印章。印章保管人在使用印章前，要再次核對申請表的內容與實際用印的文件是否一致。如果發現不一致，應拒絕用印，并要求申請人員重新辦理申請手續。用印時，要確保印章清晰、端正地加蓋在文件上，不得出現模糊、重疊等情況。（三）特殊情況處理1.緊急用印如果遇到緊急情況需要使用印章，而無法及時辦理完整的申請審批手續時，申請人員可以先通過電話或其他方式向部門負責人說明情況，獲得口頭批準后使用印章。但在使用印章后的一個工作日內，申請人員必須補齊《印章使用申請表》等相關手續。2.外出用印如果因業務需要將印章帶出公司使用，申請人員應填寫《印章外出使用申請表》，詳細說明外出用印的時間、地點、用途等信息。申請表需經部門負責人和公司領導審批同意。外出用印時，必須由印章保管人親自攜帶印章，并確保印章的安全。用印完成后，印章保管人應及時將印章帶回公司，并向行政部門報告用印情況。七、印章的停用與銷毀（一）停用當部門業務發生變更、印章損壞或其他原因導致印章不再使用時，部門應及時向行政部門提出印章停用申請。行政部門在收到申請后，會對印章的停用情況進行核實。核實無誤后，行政部門會發布印章停用通知，通知各相關部門該印章已停止使用。停用的印章應及時交回行政部門進行封存保管。（二）銷毀對于停用的印章，在一定期限后可以進行銷毀。銷毀印章前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，說明印章的名稱、規格、停用時間等信息，并提交給公司領導審批。經公司領導審批同意后，行政部門應安排專人對印章進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀的時間、地點、方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。銷毀后的印章殘骸應妥善處理，防止被他人利用。八、監督與檢查（一）定期檢查行政部門應定期對各部門業務印章的管理和使用情況進行檢查。檢查的內容包括印章的保管情況、使用記錄、備案資料等。檢查的周期可以根據公司的實際情況確定，一般為每季度或每半年進行一次。（二）不定期抽查除了定期檢查外，行政部門還可以進行不定期的抽查。抽查的目的是為了及時發現印章管理中存在的問題，防止出現違規使用印章的情況。抽查的范圍可以是部分部門或全部部門，具體由行政部門根據實際情況決定。（三）問題處理如果在檢查或抽查中發現印章管理存在問題，行政部門應及時向相關部門發出整改通知，要求其限期整改。整改完成后，相關部門應向行政部門提交整改報告，行政部門會對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。對于違反印章管理規定的行為，公司將根據情節輕重給予相應的處罰。九、責任追究（一）保管人責任如果保管人因保管不善導致印章丟失、被盜用或損壞，保管人應承擔相應的責任。保管人應及時向部門負責人和行政部門報告情況，并協助公司采取相應的措施進行處理。如果因保管人的失誤給公司造成了經濟損失，保管人應根據公司的相關規定進行賠償。（二）使用人責任如果使用人未按照規定的流程和要求使用印章，導致公司遭受損失或產生糾紛，使用人應承擔相應的責任。使用人應積極配合公司的調查和處理工作，并根據情節輕重接受公司的處罰。（三）審批人責任如果審批人在審批用印申請時未認真審核，導致不符合規定的用印申請通過審批，審批人應承擔相應的領導責任。審批人